Nhiều người sử dụng chương trình nghị sự để lên lịch cho các hoạt động cá nhân, nghề nghiệp, xã hội hoặc học tập. Bạn có thể sử dụng sổ tay, sách, lịch treo tường, máy tính hoặc ứng dụng điện thoại làm chương trình làm việc của mình. Dù bằng cách nào, hãy xem một số gợi ý bên dưới để giúp việc sử dụng chương trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng và hữu ích.
Bươc chân
Bước 1. Chọn chương trình làm việc phù hợp
Vì nhu cầu của mọi người là khác nhau, hãy xem xét các khía cạnh sau khi chọn chương trình làm việc:
- Dễ dàng mang theo. Bạn có cần mang theo chương trình làm việc đến một cuộc họp hoặc hoạt động khác không? Nếu vậy, hãy chọn một chương trình làm việc có thể được cất trong túi hoặc túi xách.
- Có không gian để viết. Ngay cả khi bạn thích chương trình nghị sự được trang trí bằng hình ảnh đẹp hoặc câu nói dí dỏm, hãy đảm bảo có đủ không gian để ghi lại lịch trình và kế hoạch hoạt động chi tiết.
- Định dạng khi cần thiết. Có một số định dạng chương trình làm việc, ví dụ: chương trình nghị sự hàng năm (tháng 1 - tháng 12), chương trình học tập (tháng 8 - tháng 7), chương trình làm việc với trang giấy trắng cho ghi chú dài hoặc ở dạng sách in với định dạng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Tìm kiếm chương trình phù hợp nhất trong các hiệu sách, đặc biệt là vào cuối năm hoặc đầu năm học khi các chương trình nghị sự được giảm giá.
- Sẵn có các nơi để lưu trữ thông tin khác. Bạn có cần một trang đặc biệt để ghi số điện thoại? Lưu trữ biên lai thanh toán ở đâu? Trang tính để ghi lại các công việc hàng ngày hay nhật ký?
- Hiển thị. Chương trình nghị sự sẽ được sử dụng cho cả gia đình hay cho mục đích cá nhân?
Bước 2. Tập thói quen mang theo sách chương trình và văn phòng phẩm
Nếu bạn muốn đặt lịch hẹn, nhưng lịch làm việc bị bỏ lại ở nhà, bạn không thể ghi chú hoặc đảm bảo lịch làm việc đã được lấp đầy. Cho dù bạn giữ nó trong túi hay sử dụng ứng dụng điện thoại, hãy đảm bảo rằng chương trình làm việc của bạn luôn ở bên bạn:
- trong lớp học.
- tại bàn làm việc.
- bên cạnh điện thoại.
- trong khi đọc email.
- trong một cuộc họp, cuộc họp hoặc đi du lịch.
- mọi lúc.
Bước 3. Lên lịch các cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ càng sớm càng tốt
Đồng thời ghi hoạt động vào chương trình làm việc một thời gian trước thời hạn như một lời nhắc nhở. Ví dụ: Bạn phải đặt trước cho tháng Tám trong tháng Tư. Bao gồm nhiệm vụ như một lịch trình hoạt động cho tháng 8 và tháng 4 như một lời nhắc nhở. Một ví dụ khác: hãy nhắc nhở bản thân mua tất cả các thẻ chúc mừng cùng một lúc trong một tháng hoặc một năm để bạn có thể tiết kiệm thời gian. Liệt kê cả hai hoạt động trong chương trình nghị sự.
Bước 4. Tận dụng chương trình làm việc thường xuyên nhất có thể
Đọc nó mỗi khi bạn lên lịch cho một hoạt động mới. Dành thời gian vào mỗi buổi sáng hoặc mỗi tối hoặc mỗi sáng và tối để chuẩn bị cho các hoạt động của ngày mai hoặc tuần sau. Tận dụng cơ hội này để ghi lại thông tin bạn thu thập được trong suốt cả ngày và đảm bảo không có xung đột về lịch trình.
Bước 5. Nếu bạn muốn sử dụng chương trình làm việc điện tử trên máy tính hoặc điện thoại của mình, hãy đặt ứng dụng hiển thị lời nhắc trước thời hạn một thời gian
Một số ứng dụng có thể được đặt thành âm thanh trước một thời gian để bạn có thời gian chuẩn bị, chẳng hạn như hoàn thành bài tập ở trường, chuẩn bị tài liệu thuyết trình hoặc đi tham dự cuộc họp ở nơi khác.
-
Nếu bạn phải thực hiện nhiều hoạt động, hãy đặt lời nhắc phát ra âm thanh nhiều lần. Ví dụ: đặt lời nhắc đầu tiên đặt bánh sinh nhật một tuần trước bữa tiệc và sau đó đặt lời nhắc thứ hai để bạn có thể mặc quần áo, lấy bánh và đến bữa tiệc đúng giờ.
Giữ lịch Bước 5
Bước 6. Nếu bạn sử dụng chương trình làm việc điện tử, hãy tìm hiểu cách sử dụng ứng dụng lập lịch định kỳ
Một số sự kiện hoặc hoạt động sẽ diễn ra vào cùng một ngày, ví dụ: sinh nhật vợ / chồng, kỷ niệm ngày cưới của cha mẹ, các buổi diễn thuyết hoặc họp vào thứ Ba hàng tuần lúc 3 giờ, tiền thuê nhà phải được thanh toán vào ngày 1. Hãy đặt lời nhắc trên máy tính hoặc điện thoại di động để nhắc bạn các hoạt động thường xuyên hàng ngày. tuần, tháng, hoặc năm.
Bước 7. Nói với người khác về lịch trình thường xuyên hoặc các hoạt động đã lên kế hoạch của bạn
Cũng bao gồm địa điểm của sự kiện. Sau đó, gửi lời mời đến đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình. Chia sẻ lịch trình hoạt động của bạn với đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình để cho họ biết về các hoạt động đã lên kế hoạch của bạn.
Lời khuyên
- Khi lập chương trình cho năm tới, hãy đọc lại chương trình của năm nay. Viết ra tất cả những ngày bạn nghĩ là quan trọng. Đồng thời viết ra các hoạt động thường niên hàng năm, ngay cả khi bạn chưa lập bất kỳ kế hoạch cụ thể nào.
- Lịch trình sẽ dễ thay đổi hơn nếu bạn ghi chú bằng bút chì hoặc sử dụng chương trình làm việc điện tử.
- Tìm chương trình làm việc phù hợp nhất bằng cách khám phá nhiều cách khác nhau và xem xét thói quen của bạn.
- Nếu cần, hãy sử dụng màu sắc và hình dán cho một số thứ cần chú ý, để làm cho chúng có vẻ cá tính hơn hoặc thú vị hơn. Một chương trình làm việc không nhất thiết phải đơn giản và nhàm chán.
- Lập một chương trình nghị sự, nhiều nhất là hai chương trình; một cho bạn, một cho gia đình. Bạn sẽ bối rối nếu sử dụng nhiều chương trình nghị sự.
- Sử dụng màu sắc tươi sáng và đặt chương trình ở nơi dễ nhìn thấy.
- Giữ các tờ thông tin bạn cần trong chương trình làm việc. Nếu bạn nhận được một tệp hoặc giấy có chứa thông tin quan trọng mà bạn cần lên lịch, hãy đưa nó vào chương trình làm việc. Đặt tệp nơi bạn đã ghi lại lịch trình.
- Lên lịch thời gian rảnh cho bản thân. Chúng ta cần thời gian để thực hiện các hoạt động vui chơi, ngủ đủ giấc, vui chơi và đi chơi với bạn bè hoặc các thành viên trong gia đình. Nếu bạn rất bận rộn, hãy sắp xếp thời gian rảnh và tận dụng nó.
