Tài liệu đặc điểm kỹ thuật là tài liệu chứa các quy tắc và yêu cầu mà một sản phẩm hoặc quy trình sản xuất phải đáp ứng. Các sản phẩm hoặc quy trình sản xuất không đáp ứng các yêu cầu và quy tắc được liệt kê trong tài liệu sẽ không đáp ứng các thông số kỹ thuật, và thường được gọi là ngoài thông số kỹ thuật. Các thông số kỹ thuật được sử dụng khi phát hành các hợp đồng sản xuất hoặc dịch vụ kỹ thuật, để xác định các quy tắc thực hiện hợp đồng.
Sử dụng các mẹo sau để viết một tài liệu đặc tả kỹ thuật.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Cân nhắc chung
Bước 1. Quyết định xem bạn muốn viết một đặc tả mở hay đóng
- Cân nhắc viết một thông số kỹ thuật mở. Tài liệu đặc điểm kỹ thuật mở chỉ mô tả hiệu suất cần đạt được mà không giải thích cách đạt được hiệu suất đó. Do đó, người triển khai được tự do sử dụng bất kỳ nỗ lực nào để đáp ứng các thông số kỹ thuật. Ví dụ: nếu bạn đang viết đặc tả bộ nhớ máy tính, bạn không cần chỉ định loại bộ nhớ cụ thể sẽ được sử dụng.
- Cân nhắc viết một đặc tả kỹ thuật đóng. Ngoài việc mô tả hiệu suất cần đạt được, tài liệu đặc điểm kỹ thuật khép kín cũng mô tả thiết bị, công nghệ và phương pháp lắp ráp phải được sử dụng trong quá trình thiết kế hoặc sản xuất sản phẩm. Ví dụ, tài liệu đặc điểm kỹ thuật lắp ráp máy có thể yêu cầu người vận hành sử dụng động cơ chạy bằng thủy lực.
Bước 2. Xác định yêu cầu bằng cách đánh giá các thông số kỹ thuật hiện có
Bước 3. Xác định phong cách viết của bạn
- Sử dụng câu trực tiếp ngắn.
- Tránh sử dụng đại từ tương đối. Nêu rõ ý của bạn trong văn bản.
- Giải thích các thuật ngữ kỹ thuật và các từ viết tắt thường được sử dụng trong lĩnh vực này. Để giải thích các thuật ngữ kỹ thuật, hãy thêm chương "định nghĩa" vào đầu tài liệu.
Bước 4. Tạo mục lục
Đặt các yêu cầu chung của sản phẩm hoặc quy trình sản xuất ở đầu tài liệu, sau đó là các phần cụ thể hơn.
Phương pháp 2/3: Tạo thông số kỹ thuật
Bước 1. Viết ra tất cả các nhu cầu phải được đáp ứng của sản phẩm hoặc quá trình sản xuất
Sử dụng từ "phải" để mô tả một nhu cầu. Người thực hiện phải đáp ứng đầy đủ các nhu cầu được mô tả bằng từ "phải". Hãy xem xét các yếu tố sau để xác định nhu cầu và thêm các yếu tố khác nếu cần:
- Xác định trọng lượng và / hoặc kích thước thích hợp của sản phẩm.
- Mô tả đầy đủ các điều kiện môi trường thích hợp để vận hành sản phẩm. Nếu sản phẩm bị suy giảm hiệu suất trong điều kiện độ ẩm hoặc nhiệt độ khắc nghiệt, hãy ghi điều này vào thông số kỹ thuật.
- Đưa ra dung sai đối với hiệu suất của sản phẩm hoặc quá trình sản xuất.
- Xác định tay nghề của bên thứ ba hoặc các tiêu chuẩn an toàn phải được áp dụng cho sản phẩm hoặc quy trình sản xuất. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu sản phẩm của mình đạt chứng nhận UL hoặc CSA.
- Mô tả các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể mà sản phẩm hoặc quá trình sản xuất phải đạt được. Ví dụ: trong thông số kỹ thuật quy trình sản xuất điện tử, bạn có thể chỉ định các yêu cầu về giao diện và tốc độ sản xuất, trong khi đối với thông số kỹ thuật quy trình sản xuất cơ khí, bạn có thể chỉ định mật độ hoặc tiêu chuẩn công suất.
- Xác định tuổi thọ của sản phẩm hoặc quy trình sản xuất. Nếu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất yêu cầu bảo dưỡng định kỳ, hãy bao gồm mô tả chi tiết về quy trình trong thông số kỹ thuật. Trong thông số kỹ thuật, bạn phải liệt kê các điều kiện cần phải bảo trì và tần suất bảo trì nên được thực hiện.
Phương pháp 3/3: Hoàn thiện thông số kỹ thuật
Bước 1. Tạo tiêu đề và số kiểm soát cho đặc điểm kỹ thuật
Đồng thời đảm bảo rằng bạn tạo một tài liệu đặc tả có thể được sửa đổi.
Bước 2. Xác định cơ quan có thể phát hành và sửa đổi các thông số kỹ thuật, đồng thời đưa vào trường chữ ký làm chứng thực
Bước 3. Đọc kỹ các thông số kỹ thuật
Định vị bản thân là một người triển khai thiếu kinh nghiệm hoặc một người thực thi đang tìm cách tiết kiệm tiền bằng cách phá vỡ các thông số kỹ thuật bất cứ khi nào có thể. Sau đó, điều chỉnh các thông số kỹ thuật khi cần thiết để giúp những người mới thực hiện và để đóng các kẽ hở của sự xảo quyệt.
