Trong thế giới kinh doanh, đạt được các mục tiêu kinh doanh không có nghĩa là phải hy sinh sự lịch sự hay thân thiện. Trên thực tế, hành vi tốt thường đi kèm với các thực hành kinh doanh khôn ngoan. Lời cảm ơn là một ví dụ điển hình để minh họa điều đó; hành vi tốt cũng hữu ích cho việc củng cố các mối quan hệ, thu hút sự chú ý và tạo ra những kỷ niệm về bạn trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh. Tuy nhiên, cân bằng giữa sự thân thiện và tính chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Các bước sau đây cung cấp một cách đơn giản để thực hiện nhiệm vụ đầy thử thách (nhưng thường hữu ích) này.
Bươc chân
Phương pháp 1 trên 1: Viết lời cảm ơn của riêng bạn
Bước 1. Đừng trì hoãn
Trong hầu hết các tình huống kinh doanh, lợi thế lớn nhất của việc gửi thư cảm ơn là nó tạo ra ấn tượng tích cực lâu dài trong tâm trí các đối tác kinh doanh, nhà tuyển dụng tiềm năng, khách hàng hoặc nhà tài trợ. Bạn càng trì hoãn việc gửi thư cảm ơn sau một cuộc phỏng vấn xin việc, ký hợp đồng hoặc thực hiện công việc, thì hiệu quả của nó sẽ càng kém đi.
Bước 2. Chọn định dạng phù hợp
Nhìn chung, thư giấy tốt hơn thư điện tử. Nếu bạn đại diện cho một công ty cụ thể, nhập thư cảm ơn bằng tiêu đề thư chính thức là lựa chọn chuyên nghiệp nhất. Tuy nhiên, thiệp viết tay tạo ấn tượng cá nhân và có thể là lựa chọn tốt trong một số tình huống nhất định - ví dụ: nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc khi cảm ơn bạn vì một khoản đóng góp lớn. Một lời chào viết tay cũng là một lựa chọn tốt để cảm ơn nhà tuyển dụng tiềm năng sau khi bạn đã được phỏng vấn cho một vị trí cụ thể. Nếu bạn chọn viết lời chúc bằng tay:
- Chọn một thẻ đơn giản và hiện đại. Một tấm thiệp trắng hoặc ngà có ghi "Thank You" ở mặt trước thường là một lựa chọn an toàn. Tránh những tấm thiệp có in lời chúc ở bên trong và những tấm thiệp có thiết kế phóng đại hoặc "dễ thương".
- Xem xét chữ viết tay của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về chất lượng hoặc độ rõ ràng của chữ viết tay của mình, hãy cho bạn bè hoặc đồng nghiệp xem bài viết mẫu. Nếu bạn không thể viết rõ ràng và gọn gàng, hãy luyện tập trước khi viết lên tấm thiệp mà bạn đang gửi. Nếu cần, bạn có thể nhờ người khác viết tin nhắn cho mình (đừng quên tự mình ký tên).
- Nếu bạn không thể tìm thấy một địa chỉ thực, email hoặc email là lựa chọn duy nhất của bạn. Email là một lựa chọn tốt khi - ví dụ, nó được sử dụng làm phương tiện liên lạc chính giữa bạn và người mà bạn đang cảm ơn. Nhược điểm chính của email cảm ơn là nó có nguy cơ không được gửi hoặc bị bỏ qua và có thể không thu hút được sự chú ý. Hãy nhớ rằng một số người (đặc biệt là giám đốc điều hành doanh nghiệp) có thể nhận được hàng trăm email trong một ngày. Với ý nghĩ đó, bạn có thể muốn tạo một email ấn tượng hoặc gửi một thẻ điện tử thông qua trang web của bên thứ ba. Tóm lại, đừng - điều này sẽ làm cho email của bạn trông giống như quảng cáo và làm tăng nguy cơ chúng bị bỏ qua hoặc bị loại bỏ. Giữ cho email của bạn ngắn gọn, đơn giản, kín đáo và một lần nữa, kịp thời. Bạn nên viết một tiêu đề email mô tả thông tin cụ thể về mối quan hệ kinh doanh của bạn hoặc đối tượng cảm ơn của bạn - ví dụ: "Cảm ơn bạn đã xem xét đơn xin việc của tôi."
Bước 3. Chọn lời chào phù hợp
Nếu có một người cụ thể mà bạn đang nói chuyện, hãy xưng hô với người đó bằng chức danh hoặc biệt hiệu và họ thích hợp - ví dụ: "Kính gửi ông Kinkaid." Khi bạn muốn cảm ơn nhiều người, hãy nhập tất cả tên và biệt hiệu hoặc chức danh của họ vào dòng lời chào. Tránh những lời chào thông thường như "Vì sự chú ý của bạn, ông / bà". Mức độ trang trọng của lá thư của bạn phụ thuộc vào mối quan hệ thân thiết của bạn và bản chất công việc bạn đang làm với người đó.
Bước 4. Trong câu mở đầu, hãy nói lời cảm ơn và nói rõ đối tượng cảm ơn của bạn
Không cần phải nói đầu trong câu mở đầu - tránh những câu mở đầu như "Tôi viết thư này để cảm ơn bạn …" hoặc "Tôi muốn cảm ơn bạn vì …" và chọn những câu đơn giản, dễ hiểu, "Cảm ơn bạn để hỗ trợ các dự án dịch vụ cộng đồng của chúng tôi."
Điều quan trọng là đề cập đến đối tượng cảm ơn của bạn, nhưng tránh đề cập trực tiếp đến tiền nếu đối tượng của lời cảm ơn là một khoản quyên góp. Thay đổi mệnh giá tiền mặt bằng các từ ngữ như "lòng hảo tâm của bạn", "lòng tốt của bạn" hoặc "sự đóng góp của bạn"
Bước 5. Thảo luận về tác dụng tức thời hoặc ý nghĩa của đối tượng cảm ơn của bạn
- Khi giao tiếp với các nhà tài trợ, hãy nêu những gì công ty của bạn có thể đạt được bằng cách sử dụng khoản tài trợ.
- Khi giao tiếp với các nhà tuyển dụng tiềm năng sau cuộc phỏng vấn, bạn có thể muốn nhân cơ hội này để truyền đạt sự quan tâm của mình đến vị trí mà bạn đang tìm kiếm. Tuy nhiên, đừng sử dụng lời cảm ơn như một cái cớ để nhấn mạnh lý do tại sao bạn là “sự lựa chọn đúng đắn cho công việc”. Sử dụng cách tiếp cận thích hợp chẳng hạn như "Tôi rất vui được gặp bạn và rất quan tâm đến công việc này."
- Khi giao tiếp với đối tác kinh doanh hoặc cố vấn, nói những điều như “Rất vui khi được làm việc với bạn” hoặc “những đề xuất của bạn đã giúp chúng tôi đạt được mục tiêu hoạt động hàng năm của bộ phận” có thể thúc đẩy mối quan hệ tích cực và thể hiện mong muốn tiếp tục làm việc cùng nhau.
Bước 6. Hãy khen ngợi, nhưng đừng lạm dụng nó
Phần này đôi khi rất khó thực hiện khi viết lời cảm ơn và không phải lúc nào cũng đúng hoặc cần thiết. Sử dụng các cụm từ khen ngợi chung chung - ví dụ: "Bạn đã làm rất tốt" hoặc "Bạn có kỹ năng quản lý tài khoản rất cao".
Bước 7. Nói về tương lai
Tại đây, bạn có thể bày tỏ mong muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh hoặc thiết lập mối quan hệ làm việc lâu dài. Khi nói chuyện với các nhà tuyển dụng tiềm năng, đây là cơ hội tốt để thể hiện sự tin tưởng của bạn vào những quyết định mà công ty sẽ đưa ra. Bạn có thể nói "Tôi mong nhận được câu trả lời của bạn."
Bước 8. Lặp lại lời cảm ơn của bạn
Sử dụng các câu đơn giản để lặp lại lời cảm ơn bạn đã nói trước đó (nhưng sử dụng các từ khác nhau). Chỉ cần nói "Cảm ơn bạn một lần nữa vì …".
Bước 9. Kết thúc bằng lời chào và chữ ký
Nói chung, sẽ rất thích hợp nếu sử dụng "chân thành" hoặc một cụm từ tương đương để kết thúc lời cảm ơn của bạn. Ngay cả khi lời cảm ơn của bạn được đánh máy, hãy luôn ký tên vào nó bằng bút. Đối với những tình huống nhất định, hãy viết chức danh hoặc chức danh và tên công ty dưới tên của bạn.
Bước 10. Kiểm tra và xem lại lời cảm ơn của bạn
Tùy thuộc vào tình huống, bài phát biểu này nên ngắn và tương đối đơn giản (khoảng nửa trang khi đánh máy). Nếu nó có vẻ dài, hãy kiểm tra xem bạn có đang sử dụng những từ không cần thiết hay không - ngoại trừ cụm từ "cảm ơn", đừng lặp lại bất cứ điều gì khác. Đảm bảo rằng ngữ điệu của bạn nhất quán. Yêu cầu một hoặc hai người kiểm tra câu và chính tả của bạn, vì ngay cả những lỗi nhỏ nhất cũng có thể để lại ấn tượng tiêu cực.
Bước 11. Khi bạn chắc chắn về lời cảm ơn của mình, hãy gửi nó ngay lập tức
Một lần nữa, thời gian là điều cốt yếu - bạn gửi thư cảm ơn càng sớm thì ấn tượng của bạn càng sâu sắc.
Lời khuyên
- Không bao gồm: thông tin cá nhân hoặc tin tức về doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, mục đích của lời chào này là để thể hiện sự đánh giá cao và lòng biết ơn, không phải để tâng bốc thành tích của bạn. Ngoài ra, đừng sử dụng lời cảm ơn như một cơ hội để quảng cáo bản thân hoặc công ty. Nếu bạn viết "Nếu bạn thích sản phẩm X của chúng tôi, bạn cũng có thể quan tâm đến sản phẩm Y và Z (hiện đang được khuyến mãi!)", Lời cảm ơn của bạn sẽ có vẻ thiếu chân thành.
- Bạn có thể muốn gửi kèm danh thiếp với lời chúc của mình, nhưng điều này không cần thiết nếu bạn đã biết rõ về người đó hoặc đã đưa danh thiếp của bạn trước đó. Đôi khi, việc bao gồm danh thiếp khi giao tiếp với các nhà tuyển dụng tiềm năng là rất thích hợp, nhưng có nhiều khả năng bạn sẽ tỏ ra tự phụ. Nếu bạn không chắc chắn, đừng làm điều đó - tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn đã có sẵn. Nếu thư cảm ơn của bạn được đánh máy, bạn có thể điền thông tin này vào phần đầu của bức thư, ở phía bên trái của trang, sau đó là tên và địa chỉ của người nhận vào hai khoảng trống bên dưới.
