Khả năng chuyên nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được thành công trong sự nghiệp. Hầu như tất cả nhân viên đều cần trả lời các cuộc điện thoại, bất kể vị trí của họ trong công ty. Để làm cho người gọi cảm thấy thoải mái, hãy học cách tiếp nhận cuộc gọi tốt để tạo ấn tượng tích cực và chuẩn bị trả lời các câu hỏi được đặt ra.
Bươc chân
Phần 1/2: Nhận cuộc gọi điện thoại
Bước 1. Nhận điện thoại CÀNG SỚM CÀNG TỐT
Khi điện thoại văn phòng đổ chuông, sẽ không lịch sự nếu để người gọi tiếp tục chờ. Trước khi đổ chuông thứ ba, hãy ngay lập tức nhấc máy và chào người đang gọi.
Bước 2. Giữ điện thoại trước mặt bạn
Bạn có thể muốn nói ngay lập tức, nhưng trước tiên hãy đảm bảo rằng người nhận trên điện thoại ở ngay trước mặt bạn. Nói khi người nhận ở đúng vị trí để người gọi nhận được thông tin đầy đủ.
Bước 3. Hít thở sâu trước khi nói
Sau khi đặt điện thoại trước mặt, hãy hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh và tập trung tinh thần trước khi chào. Bằng cách này, bạn có thể nói chuyện một cách bình tĩnh trong khi tập trung.
Bước 4. Nêu tên và tên công ty của bạn
Phương thức này cho người gọi biết rằng anh ta đã được kết nối với công ty mà anh ta muốn gọi. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng anh ấy biết tên công ty và tên của bạn. Nêu tên công ty trước. Bạn có thể viết ra những từ bạn muốn nói khi nhận được một cuộc điện thoại để không phải suy nghĩ về những gì sẽ nói khi điện thoại đổ chuông. Từ ngữ có thể được điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện mà bạn làm việc.
- Nếu bạn làm lễ tân, hãy cung cấp thông tin đầy đủ về công ty vì đối với người gọi, bạn là lối vào để có được thứ anh ta cần. Ví dụ: chào người gọi bằng cách nói: "Chào buổi sáng / buổi chiều / buổi tối. Trụ sở chính của WikiHow ở đây. Tôi là Nikita ở đây để trợ giúp." Thông qua thông tin này, người gọi biết tên công ty và tên của bạn nên anh ta cảm thấy thoải mái hơn để tiếp tục cuộc trò chuyện. Nếu bạn là thư ký riêng, hãy cung cấp tên người sử dụng lao động của bạn (ví dụ: "Văn phòng của ông Miller ở đây. Tôi là Nikita.") Vì người gọi muốn liên hệ với sếp của bạn.
- Nếu bạn là thành viên của một bộ phận cụ thể, hãy thông báo cho vị trí của bạn để anh ta có thể hỏi những câu hỏi liên quan, ví dụ: "Chào buổi sáng. Tôi là Yesika ở bộ phận kế toán." Bằng cách này, người gọi biết liệu họ có được kết nối với bộ phận và người cần gọi hay cần nói chuyện với người khác.
Bước 5. Chuẩn bị văn phòng phẩm và sổ ghi chép bên cạnh điện thoại
Bằng cách đó, bạn có thể ghi chú ngay lập tức nếu người gọi muốn để lại tin nhắn hoặc cung cấp thông tin. Đừng để anh ấy chờ đợi vì bạn sẽ phải tìm giấy và bút để viết.
Phần 2/2: Nói chuyện qua điện thoại
Bước 1. Mỉm cười khi bạn nói chuyện
Ngay cả khi bạn đang buồn, việc giả vờ cười sẽ khiến giọng nói của bạn dễ chịu hơn đối với người gọi. Mặc dù bị ép buộc nhưng phương pháp này có thể cải thiện tâm trạng.
Bước 2. Nói rõ ràng và chuyên nghiệp
Khi làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, hãy đảm bảo rằng bạn và người được gọi có thể trao đổi rõ ràng và thẳng thắn. Nói với tốc độ chậm và nói từng từ rõ ràng để người gọi hiểu được thông tin bạn truyền đạt.
- Đừng nói những từ không chuẩn, chẳng hạn như "không", "nhâm nhi" hoặc "nah". Nói rõ ràng từng từ, chẳng hạn như "có" hoặc "không" để cả hai bên hiểu rõ những gì đang được nói. Hãy lịch sự bằng cách nói "Cảm ơn" và "Không có chi" nếu cần.
- Nếu bạn cần chia sẻ số hoặc chữ cái, chẳng hạn như tên hoặc số điện thoại, hãy học bảng chữ cái phiên âm (cách phát âm âm thanh giọng nói). Bằng cách này, người gọi không bị nhầm lẫn khi bạn phát âm các chữ cái giống nhau, chẳng hạn như chữ B và P. Khi đánh vần tên Budi, hãy phát âm chữ B bằng cách giải thích "B của từ Bali".
Bước 3. Chào người gọi một cách chuyên nghiệp
Thay vì chào người gọi bằng tên, hãy đảm bảo bạn nói "cha" hoặc "mẹ" trước khi nói tên của họ, chẳng hạn như "Mr. Jon", đặc biệt nếu bạn không biết cá nhân người gọi. Cố gắng nhớ tên và nói nó trong suốt cuộc trò chuyện.
Viết ra tên của người gọi ngay khi anh ta nói với bạn tên của anh ta để bạn không quên
Bước 4. Kết nối người gọi với những người khác nếu cần
Một người nào đó gọi đến công ty hoặc văn phòng thường cần trợ giúp vì họ muốn tìm kiếm thông tin hoặc đang đối mặt với một vấn đề. Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi hoặc đưa ra giải pháp, hãy hỏi xem anh ấy có muốn nói chuyện với người có thể giúp đỡ không. Bước này cho thấy bạn quan tâm đến người gọi và muốn giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
- Điện thoại văn phòng thường sử dụng hệ thống để chuyển cuộc gọi. Tìm hiểu xem điện thoại trong văn phòng của bạn có thể chuyển nhượng được không và tìm hiểu cách chúng hoạt động. Nếu không, hãy tìm số điện thoại của người bạn cần gọi và chia sẻ cho người gọi.
- Hỏi người gọi một cách lịch sự xem bạn có thể kết nối anh ta với người khác không. Ví dụ: "Xin lỗi, tôi không thể trả lời câu hỏi của bạn. Tôi chuyển đường dây điện thoại để bạn có thể nói chuyện trực tiếp với Pak Bambang được không? Anh ấy có thể đưa ra giải pháp." Đảm bảo rằng người gọi đồng ý trước khi bạn chuyển đường dây điện thoại.
- Nếu người có thể giúp đỡ không ở văn phòng, hãy hỏi xem người gọi có muốn để lại tin nhắn không. Đừng quên truyền tải thông điệp đến những người có thẩm quyền.
Bước 5. Kết thúc cuộc trò chuyện một cách chuyên nghiệp
Nói "Cảm ơn" hoặc "Chào buổi sáng / buổi chiều / buổi tối" là cách để người gọi biết rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc và anh ta có thể gác máy. Đừng bối rối về việc liệu cuộc trò chuyện có còn tiếp tục hay không.
Chờ người gọi cúp máy. Nếu bạn là người nhận cuộc điện thoại, hãy để người gọi nói tất cả những gì họ muốn nói cho đến khi họ hoàn thành. Bạn có thể tỏ ra thô lỗ hoặc bạn sẽ mất thông tin nếu bạn cúp máy khi anh ấy chưa nói xong
Lời khuyên
- Đừng nhận các cuộc điện thoại cá nhân tại nơi làm việc. Bạn đang ở văn phòng vì công việc, không phải để tán gẫu với bạn bè. Nếu bạn muốn trò chuyện hoặc nhắn tin cho bạn bè, hãy hoãn lại cho đến khi hết giờ nghỉ trưa hoặc giờ làm việc.
- Tránh phiền nhiễu. Để làm cho người gọi cảm thấy được chăm sóc, hãy hoãn công việc đang thực hiện và tập trung vào người gọi. Đừng để bị phân tâm hoặc có vẻ quá bận rộn để trả lời các câu hỏi hoặc hỗ trợ.
- Không nói chuyện trong khi ăn, uống hoặc nhai kẹo cao su khi đang nghe điện thoại vì bài nói của bạn sẽ khó hiểu và khiến người gọi cảm thấy không được tán thưởng.
- Ngay cả khi người gọi phàn nàn hoặc thô lỗ, hãy thể hiện sự đồng cảm, bình tĩnh và phản hồi chuyên nghiệp.
