Chắc hẳn ai cũng cảm thấy thất vọng vì đã mua hoặc đặt món gì đó nhưng lại không được như ý muốn. Những sự cố như thế này đôi khi không đáng phải làm ầm lên, nhưng cũng có lúc khiếu nại là điều nên làm. Nếu bạn muốn khiếu nại, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng khiếu nại được đền đáp, cho dù đó là một khoản tiền hoàn lại, một món hàng thay thế hay một lời xin lỗi. Đọc hướng dẫn bên dưới để biết cách phàn nàn ít cảm xúc nhưng hiệu quả.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Bắt đầu khiếu nại
Bước 1. Đảm bảo rằng khiếu nại của bạn được lắng nghe
Nếu bạn cảm thấy mình không đạt được điều mình muốn hoặc bị đối xử tệ bạc, bạn nên lên tiếng để vấn đề của mình được giải quyết. Hãy chuẩn bị để có một chút đề cao và bảo vệ lập luận của bạn. Nếu bạn không làm cho mình được lắng nghe, rất có thể khiếu nại của bạn sẽ được bỏ qua.
Bước 2. Khiếu nại ngay lập tức
Hãy khiếu nại khi sự việc vẫn còn mới trong trí nhớ của bạn và những người liên quan vẫn đang ở hiện trường. Nếu bạn chờ đợi và làm điều đó sau đó, việc khiếu nại sẽ trở nên khó khăn hơn một chút. Cố gắng khiếu nại cùng ngày với ngày xảy ra sự cố hoặc sự cố. Nếu không thể, hãy thực hiện trong cùng một tuần hoặc trong tháng. Về bản chất, càng sớm càng tốt.
Bước 3. Tìm một người thực sự có thể giúp đỡ
Đừng là người buông lời đả kích các tiếp viên hàng không vì bạn sẽ bị lỡ chuyến bay quá cảnh của mình. Tiếp viên hàng không không thể làm bất cứ điều gì về nó, và bạn đang làm cho tình hình trở nên tồi tệ hơn. Thay vì ngay lập tức phàn nàn với người đầu tiên bạn gặp, trước tiên hãy nghĩ về tình huống của bạn và ai có thể làm điều gì đó để giải quyết vấn đề của bạn, hoặc ít nhất hãy liên hệ với người có thể giúp bạn.
- Nhiều cửa hàng có quầy thông tin hoặc trợ giúp với một nhân viên luôn túc trực để giúp bạn khi bạn gặp khó khăn. Trước khi bạn ngay lập tức phàn nàn với nhân viên thu ngân của cửa hàng, hãy tìm hiểu trước xem có người nào thích hợp hơn để bạn nói chuyện trực tiếp hay không.
- Bạn có thể bắt đầu từ người ghi âm hoặc người phục vụ nhà hàng phục vụ bạn. Nhưng những người này thường chỉ có thể giúp bạn những vấn đề nhỏ. Nếu vấn đề của bạn lớn hơn lỗi trong món súp của bạn hoặc bạn muốn khôi phục lại đồ đạc bị hỏng, bạn có thể cần phải nói chuyện với quản lý cửa hàng.
- Nếu bạn gọi đến bộ phận dịch vụ khách hàng, hãy đảm bảo rằng bạn có khiếu nại và yêu cầu được nói chuyện với đúng người.
Bước 4. Mô tả vấn đề và giải pháp mong muốn của bạn
Khi bạn đã tìm được người thích hợp để nói chuyện, hãy giải thích rõ ràng tình huống hoặc khiếu nại của bạn và cách giải quyết mong muốn. Nếu bạn muốn lấy lại tiền, vui lòng ghi rõ số tiền. Nếu vấn đề là dịch vụ và bạn muốn được giải thích, hãy nói như vậy. Những người lắng nghe lời phàn nàn của bạn có thể giải quyết vấn đề dễ dàng hơn nếu bạn có thể giải thích nó một cách đầy đủ và cụ thể.
- Nêu tên của người bạn đang trò chuyện và giới thiệu cả bản thân bạn. Lời giới thiệu chính thức là một cách tuyệt vời để khiến đối phương dừng việc họ đang làm và lắng nghe bạn một cách cẩn thận. “Xin chào, ông Arif, tôi là Budi. Bạn khỏe không? Hãy nhìn xem, đó không phải là lỗi của Pak Arif, mà là…”
- Nói chuyện với anh ấy như thể anh ấy là một người bạn tâm tình và bạn muốn nói cho anh ấy biết một bí mật. Bắt đầu bằng cách nói rằng bạn không đổ lỗi cá nhân cho anh ấy về vấn đề hoặc lỗi, nhưng sẽ rất vui nếu anh ấy có thể giúp giải quyết nó.
Bước 5. Mỉm cười
Điểm này không thể được nhấn mạnh rõ ràng hơn. Bạn sẽ không bao giờ được gọi là nụ cười quá thường xuyên. Mọi người có nhiều khả năng đáp lại một ai đó đang mỉm cười. Bạn được đảm bảo sẽ nhận được phản ứng tử tế và dịu dàng hơn khi bạn cười.
Bước 6. Đừng xúc động
Đừng tiếp tục lặp đi lặp lại và giải thích rằng bạn tức giận như thế nào về điều này. Đừng cao giọng hoặc có những cử chỉ tức giận. Chìa khóa để đạt được những gì bạn muốn trong tình huống này là yêu cầu người nhận khiếu nại của bạn giúp tìm ra giải pháp có lợi cho bạn. Nếu hành động của bạn có vẻ đe dọa, bạn sẽ ít có khả năng đạt được điều mình muốn.
- Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể và nét mặt để bạn có thể tỏ ra bình tĩnh và tỉnh táo. Không thực hiện các cử chỉ và biểu hiện như đảo mắt, khoanh tay và các cử chỉ khác cho thấy rằng bạn sắp mất bình tĩnh.
- Hãy kiên nhẫn chờ đợi. Để lấy lại tiền, nhận được lời xin lỗi hoặc bất kỳ điều gì khác được yêu cầu, bạn có thể cần đợi cho đến khi đại diện dịch vụ khách hàng được người giám sát của họ cho phép. Tạo thêm căng thẳng bằng cách thiếu kiên nhẫn là hành vi thô lỗ và không phù hợp. Hãy bình tĩnh và kiên nhẫn chờ đợi trong khi vấn đề của bạn đang được giải quyết.
Bước 7. Cảm ơn người đã dành thời gian làm việc với bạn
Nếu bạn cố gắng đạt được những gì bạn muốn, một lời cảm ơn chân thành là điều bắt buộc. Nếu bạn không đạt được những gì bạn muốn, bạn sẽ phải quyết định xem mình có nên khiếu nại thêm hay không.
Đảm bảo rằng bạn nhớ và / hoặc ghi lại tên của người hoặc người đại diện đã nhận được khiếu nại để người đó biết rằng bạn nghiêm túc và người đó có thể phải chịu trách nhiệm sau này
Phương pháp 2/2: Khiếu nại thêm
Bước 1. Viết ra các chi tiết
Nếu bạn đã quyết định rằng đã đến lúc khiếu nại này phải liên quan đến người có thẩm quyền hơn trong công ty, hãy bắt đầu bằng cách viết ra tất cả các chi tiết và chi tiết của sự việc được đề cập. Ghi lại ngày tháng, số tiền đã chi và bất kỳ thông tin nào liên quan đến sự việc. Viết ra tên của nhân viên hoặc nhân viên dịch vụ khách hàng đã nhận được khiếu nại của bạn, và mô tả cuộc trò chuyện và kết quả bạn nhận được từ đó.
Bước 2. Viết một lá thư khiếu nại chính thức
Tìm địa chỉ hoặc email của công ty tiếp nhận và xử lý các khiếu nại. Viết một bức thư thân thiện nhưng chắc chắn về những gì đã xảy ra và giải pháp của bạn sẽ là gì. Hãy rõ ràng về mọi thứ và yêu cầu phản hồi trong một khung thời gian nhất định - nói chung, một tuần là giới hạn thời gian tốt nhất. Bao gồm thông tin liên hệ của bạn và khi nào bạn có thể liên hệ được.
- Email thường là cách nhanh nhất để liên hệ với ai đó bằng văn bản. Nhưng bạn cũng có thể in thư của mình và gửi qua đường bưu điện.
- Ghi chép thư từ về vấn đề này từ thời điểm này trở đi.
- Nếu bạn hài lòng với câu trả lời mà bạn nhận được, hãy viết thư cảm ơn và nói rằng vấn đề của bạn đã được giải quyết. Nếu bạn không nhận được câu trả lời hoặc câu trả lời có vẻ tầm thường và không phù hợp, hãy tiếp tục phàn nàn và ở mức độ cao hơn.
Bước 3. Gửi email cho Giám đốc điều hành của công ty
Đừng ngại khiếu nại lên công ty cấp cao nếu bạn thực sự không thể liên lạc được hoặc không thể nhận được những gì bạn muốn từ nhân viên hoặc người quản lý của công ty. Nếu những sai lầm của công ty tồi tệ đến mức khiến bạn gặp rủi ro, thì chắc chắn CEO của công ty cần phải biết về điều đó. Kiên trì. Gửi email cho Giám đốc điều hành của công ty hàng tuần cho đến khi bạn nhận được thư trả lời.
Bước 4. Đăng trên Facebook hoặc Twitter
Đây ngày càng trở thành một cách hiệu quả để thu hút sự chú ý của các công ty khó liên hệ hoặc tiếp cận. Tạo một bài đăng hoặc tweet giải thích những gì đã xảy ra và yêu cầu trợ giúp. Đảm bảo rằng tài khoản Facebook hoặc Twitter của công ty có thể nhìn thấy nó (ví dụ: với thẻ hoặc đề cập). Vì khiếu nại của bạn được chuyển đến một diễn đàn công khai, bạn có thể nhận được phản hồi rất nhanh.
- Không sử dụng phương pháp này cho đến khi bạn đã cố gắng liên hệ cá nhân với công ty nhưng không có kết quả.
- Bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn nếu bạn không nói xấu công ty trên các diễn đàn công khai. Đảm bảo rằng bài đăng hoặc tweet của bạn bình tĩnh và trực tiếp. Đừng cằn nhằn.
Bước 5. Nhờ cố vấn giúp đỡ
Nếu bạn thực sự cảm thấy rằng vấn đề bạn đang gặp phải là nghiêm trọng và cảm thấy rằng công ty đang tước đi những quyền mà bạn đáng có, hãy tìm một bên ngoài có thể giúp bạn giải quyết vấn đề mà bạn đang gặp phải. Nếu than phiền một mình không hiệu quả, có thể kết quả sẽ khác nếu có sự giúp đỡ của người ngoài.
Lời khuyên
- Mô tả vấn đề của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn.
- Luôn lịch sự.
- Nụ cười.
- Kết bạn hoặc đồng minh, không phải kẻ thù.
- Bình tĩnh.
- Không sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ phổ biến
- Đồng thời mô tả giải pháp bạn muốn.
