Hóa đơn là danh sách giá của hàng hóa được bán hoặc dịch vụ được cung cấp. Microsoft Word cho phép bạn tạo hóa đơn với các mẫu hiện có hoặc với thiết kế của riêng bạn. Các bước dưới đây hướng dẫn bạn tạo hóa đơn trong Word 2003, 2007 và 2010.
Bươc chân
Phương pháp 1 trên 1: Tải xuống các mẫu làm sẵn
Bước 1. Tạo một tài liệu mới
Mặc dù mẫu làm sẵn không phải là tài liệu mới, hãy bắt đầu thanh toán như thể bạn đang tạo một tài liệu mới.
- Trong Word 2003, chọn "Mới" từ menu Tệp.
- Trong Word 2007, bấm vào nút Office ở góc trên bên trái của cửa sổ, sau đó chọn "Mới" từ menu Tệp.
- Trong Word 2010, bấm vào tab Tệp, sau đó chọn tùy chọn Mới từ danh sách các tùy chọn ở bên trái cửa sổ.
- Không bấm vào thanh công cụ Mới trong Word 2003 hoặc nút Mới trên thanh công cụ truy cập nhanh trong Word 2007/2010. Nút này chỉ cho phép bạn tạo một tài liệu mới với mẫu Normal.dot hoặc Normal.dotx. Sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn tạo hóa đơn từ một tài liệu trống.
Bước 2. Tìm mẫu bạn muốn
- Trong Word 2003 và 2007, chọn Hóa đơn từ tùy chọn "Mẫu Office Sẵn có" ở bên trái ngăn tác vụ Tài liệu Mới. Chọn loại mẫu từ danh sách ở cửa sổ giữa, sau đó chọn một trong các mẫu thanh toán xuất hiện.
- Trong Word 2010, chọn Hóa đơn từ phần Mẫu Office Sẵn có của Mẫu Office.com. Bấm đúp vào thư mục mẫu bạn muốn tạo, sau đó chọn một trong các mẫu thanh toán xuất hiện.
Bước 3. Tải xuống mẫu bằng cách nhấp vào nút "Tải xuống" ở giữa màn hình
Sau đó, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với hóa đơn, với thông tin có sẵn ở cuối bài viết này. Sau khi thực hiện thay đổi, hãy tiết kiệm phí.
Bạn cũng có thể truy cập các mẫu thanh toán cho Word và Excel trực tiếp từ trang web của Microsoft, tại https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Hãy đảm bảo rằng bạn chọn phù hợp hóa đơn. với phiên bản Word của bạn
Bước 4. Cách thứ hai:
Tạo hóa đơn từ tài liệu trống
Bước 5. Tạo đầu hóa đơn
Viết ra tên công ty của bạn và bao gồm mô tả "Thanh toán" thích hợp. Ví dụ: bạn có thể liệt kê "Phiếu mua hàng" nếu tài liệu chỉ đóng vai trò là báo giá, không phải hóa đơn.
- Bạn có thể bao gồm tiêu đề ở đầu trang hoặc sử dụng chức năng tiêu đề của Word. Nếu bạn đang sử dụng chức năng tiêu đề của Word và dự đoán rằng hóa đơn sẽ vượt quá một trang tính, bạn có thể sử dụng tùy chọn Trang Đầu tiên Khác nhau để liệt kê các tiêu đề đầy đủ trên trang đầu tiên và các tiêu đề tóm tắt trên các trang tiếp theo.
- Tên công ty phải có cùng kiểu chữ với các tài liệu khác của công ty bạn.
- Bảng kê thanh toán phải được viết với kích thước đủ lớn để người nhận chứng từ có thể nhận dạng được.
Bước 6. Viết ngày lập hóa đơn ở gần đầu tài liệu, bên phải bảng sao kê thanh toán
Tuy nhiên, bạn không cần phải bao gồm một ngày lớn như mô tả.
Word có tính năng ngày tự động có thể chèn ngày hôm nay cho bạn. Mặc dù khá hữu ích, nhưng không sử dụng tính năng này cho các hóa đơn được gửi điện tử vì ngày sẽ liên tục thay đổi khi tài liệu được mở. Mặc dù ngày lưu giữ sẽ không thay đổi, thanh toán sẽ xem xét ngày trên hóa đơn để biết khi nào bạn được thanh toán
Bước 7. Đánh số hóa đơn
Con số này cũng nên xuất hiện ở đầu hóa đơn. Việc đánh số hóa đơn sẽ giúp bạn theo dõi các hóa đơn dễ dàng hơn nếu bạn có nhiều hóa đơn đang mở. Bạn có thể đánh số hóa đơn của mình theo hai cách sau:
- Đánh số toàn cầu không liên quan đến khách hàng. Do đó, bạn có thể lưu trữ tất cả các tài liệu thanh toán trong một thư mục.
- Đánh số đặc biệt cho mỗi khách hàng. Sử dụng cách đánh số này nếu bạn muốn tạo một thư mục riêng cho từng máy khách. Bạn có thể muốn bao gồm một phần tên của khách hàng trong số thanh toán, chẳng hạn như "Swithin1".
Bước 8. Hiển thị địa chỉ của người gửi và người nhận
Bao gồm địa chỉ và tên của bạn, cũng như địa chỉ của khách hàng trên hóa đơn.
Thông tin liên hệ của bạn nên bao gồm tên công ty, tên người thụ hưởng, địa chỉ khách hàng và địa chỉ điện thoại, fax và e-mail nếu cần
Bước 9. Ghi lại thông tin thanh toán
Tính năng bảng trong Microsoft Word giúp bạn dễ dàng tạo các hàng và cột cho thông tin thanh toán, chẳng hạn như số lượng mặt hàng, mô tả mặt hàng / dịch vụ, đơn giá / phí dịch vụ và tổng giá cho mặt hàng đã mua.
Tính năng bảng trong Word cũng cho phép bạn thực hiện các phép tính. Thay vì tính toán thủ công tổng giá của một mặt hàng đã mua, bạn có thể chỉ cần nhân số lượng với giá. Sau đó, bạn có thể tính tất cả các tổng phụ để tìm ra tổng hóa đơn
Bước 10. Ghi tổng hóa đơn vào phía bên phải của hóa đơn, ngay dưới giá mỗi món
Bạn có thể in đậm tổng thanh toán để xem dễ dàng hơn.
Nếu bạn đang tính thuế bán hàng, hãy hiển thị tổng phụ của tất cả hàng hóa / dịch vụ, sau đó ghi lại thuế đã lập hóa đơn và bao gồm phần trăm thuế ở bên trái giá trị thuế. Sau đó, viết tổng hóa đơn bên dưới nó
Bước 11. Bao gồm các quy tắc thanh toán
Bạn có thể hiển thị các quy tắc thanh toán ở đầu hoặc cuối thông tin thanh toán. Một quy tắc thanh toán thường được sử dụng là "thanh toán khi hóa đơn đến". "đến hạn sau 14 ngày", "đến hạn sau 30 ngày" hoặc "đến hạn trong 60 ngày".
Bạn có thể muốn bao gồm một bản ghi nhớ ở cuối hóa đơn giải thích cách thanh toán, thông tin chung hoặc lời cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ của bạn
Bước 12. Lưu hóa đơn với tên dễ hiểu và mô tả được loại hóa đơn
Bạn cũng có thể bao gồm tên công ty, số thanh toán và tên khách hàng.
Lời khuyên
- Sau khi lưu tài liệu hóa đơn, bạn có thể sử dụng tài liệu làm mẫu để tạo hóa đơn khác bằng cách sử dụng chức năng "Mới từ hiện có" khi tạo hóa đơn mới. Bạn cũng có thể lưu hóa đơn ở định dạng mẫu.dot hoặc.dotx để sử dụng trong tương lai.
- Một cách khác để xem hóa đơn và các thông tin khác là tạo sổ làm việc Microsoft Excel và dán liên kết đến tệp từ hóa đơn ở định dạng Word. Khi bạn cập nhật sổ làm việc, hãy nhấp chuột phải vào trang tính đã dán và chọn "Liên kết Cập nhật" để xem các thay đổi.
