WikiHow này hướng dẫn bạn cách tạo hóa đơn bằng phiên bản Microsoft Excel dành cho Windows hoặc Mac. Bạn có thể tạo hóa đơn theo cách thủ công hoặc sử dụng các mẫu thanh toán có sẵn.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Sử dụng Mẫu trên Windows
Bước 1. Nhấp đúp vào biểu tượng màu xanh lục có dấu "X" màu trắng để mở màn hình chính của Microsoft Excel
Bước 2. Tìm kiếm các mẫu hóa đơn bằng cách nhập từ khóa hóa đơn vào thanh tìm kiếm ở đầu trang
Sau đó, nhấn Enter.
Để tìm kiếm các mẫu, máy tính của bạn phải được kết nối với internet
Bước 3. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng
Mẫu sẽ mở trong một cửa sổ mới.
Bước 4. Nhấp vào nút Tạo ở bên phải của bản xem trước mẫu để mở mẫu trong Microsoft Excel
Bước 5. Chỉnh sửa mẫu nếu cần
Ví dụ: thay thế văn bản "Công ty" ở đầu mẫu bằng tên công ty của bạn.
Để chỉnh sửa văn bản trong mẫu, hãy bấm đúp vào văn bản bạn muốn chỉnh sửa, sau đó xóa hoặc ghi đè văn bản
Bước 6. Điền vào hóa đơn
Nhập thông tin mà mẫu yêu cầu để đảm bảo rằng mẫu hiển thị số tiền thanh toán chính xác.
- Ví dụ: một số mẫu thanh toán yêu cầu bạn nhập giá theo giờ hoặc giá cố định.
- Hầu hết các mẫu thanh toán đều có công thức tính tỷ lệ hàng giờ và số giờ làm việc. Kết quả của các phép tính này sẽ xuất hiện trong cột "Tổng cuối cùng".
Bước 7. Lưu hóa đơn bằng cách nhấp vào Tệp ở góc bên phải của trang
Sau đó, nhấp vào Lưu thành và chọn một vị trí để lưu tệp. Nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Cứu. Bây giờ, tệp thanh toán của bạn đã được lưu và sẵn sàng gửi đi.
Phương pháp 2/3: Sử dụng Mẫu trên Mac
Bước 1. Nhấp đúp vào biểu tượng màu xanh lục có dấu "X" màu trắng để mở màn hình chính của Microsoft Excel
Bước 2. Nhấp vào menu Tệp ở góc trên cùng bên trái của trang để mở menu
Bước 3. Từ menu xuất hiện, nhấp vào Mới từ Mẫu
Một cửa sổ mới với các tùy chọn mẫu sẽ xuất hiện.
Bước 4. Tìm kiếm các mẫu hóa đơn bằng cách nhập từ khóa hóa đơn vào thanh tìm kiếm ở đầu trang
Sau đó, nhấn Enter.
Để tìm kiếm các mẫu, máy tính của bạn phải được kết nối với internet
Bước 5. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng
Mẫu sẽ mở trong một cửa sổ mới.
Bước 6. Nhấp vào nút Tạo ở bên phải của bản xem trước mẫu để mở mẫu trong Microsoft Excel
Bước 7. Chỉnh sửa mẫu nếu cần
Ví dụ: thay thế văn bản "Công ty" ở đầu mẫu bằng tên công ty của bạn.
Để chỉnh sửa văn bản trong một mẫu, hãy bấm đúp vào văn bản bạn muốn chỉnh sửa, sau đó xóa hoặc ghi đè văn bản
Bước 8. Điền vào hóa đơn
Nhập thông tin mà mẫu yêu cầu để đảm bảo rằng mẫu hiển thị số tiền thanh toán chính xác.
- Ví dụ: một số mẫu thanh toán yêu cầu bạn nhập giá theo giờ hoặc giá cố định.
- Hầu hết các mẫu thanh toán đều có công thức tính tỷ lệ hàng giờ và số giờ làm việc. Kết quả của các phép tính này sẽ xuất hiện trong cột "Tổng cuối cùng".
Bước 9. Lưu hóa đơn bằng cách nhấp vào menu Tệp
Sau đó, nhấp vào Lưu thành và chọn một vị trí để lưu tệp. Nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Cứu. Bây giờ, tệp thanh toán của bạn đã được lưu và sẵn sàng gửi đi.
Phương pháp 3/3: Thanh toán theo cách thủ công
Bước 1. Nhấp đúp vào biểu tượng màu xanh lục có dấu "X" màu trắng để mở màn hình chính của Microsoft Excel
Bước 2. Bấm vào tùy chọn Sổ làm việc trống ở góc trên bên trái của trang bắt đầu Excel để tạo tài liệu mới
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy bỏ qua bước này nếu Excel ngay lập tức hiển thị một tài liệu mới
Bước 3. Làm đầu đề
Tiêu đề thanh toán của bạn phải có các thông tin sau:
- Tên công ty - Tên công ty phát hành hóa đơn.
- Thông tin - Mô tả chung (ví dụ: "Hóa đơn") hoặc loại hóa đơn. Ví dụ: nếu bạn muốn cung cấp một dịch vụ cụ thể, thay vì tính phí cho công việc, hãy viết "Ưu đãi giá".
- Ngày - Ngày hóa đơn được viết.
- Con số - Số hoá đơn. Bạn có thể sử dụng hệ thống đánh số toàn cầu cho tất cả các máy khách hoặc đánh số tùy chỉnh cho mỗi máy khách. Nếu sử dụng một số cụ thể cho từng khách hàng, bạn có thể bao gồm một phần hoặc toàn bộ tên của khách hàng trên số thanh toán, ví dụ: "JupeFriedChicken-01".
Bước 4. Nhập địa chỉ của người gửi và người nhận ở đầu hóa đơn
Đặt thông tin công ty của bạn lên trên thông tin khách hàng.
- Bao gồm tên của bạn, tên công ty, số điện thoại và địa chỉ email của công ty trên hóa đơn.
- Cũng bao gồm tên công ty của khách hàng, tên của người nhận thanh toán và địa chỉ của khách hàng. Nếu cần, bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại và địa chỉ email của khách hàng.
Bước 5. Nhập thông tin thanh toán
Bạn có thể tạo một cột chứa mô tả ngắn gọn về dịch vụ hoặc sản phẩm, cột số lượng dịch vụ / sản phẩm, cột tỷ lệ / giá và cột tổng giá cho một dịch vụ / sản phẩm.
Bước 6. Hiển thị tổng hóa đơn dưới cột giá / tỷ lệ
Bạn có thể tính tổng hóa đơn bằng hàm SUM tích hợp sẵn của Excel.
- Ví dụ: nếu bạn đặt 200 đô la vào ô B3 và 300.000 IDR trong cột B 4, nhập công thức = SUM (B3, B4) trong phòng giam B5 để hiển thị $ 500 trong ô B5.
- Nếu bạn tính phí dịch vụ theo giờ (ví dụ: 100.000 IDR) trên ô B3 và số giờ làm việc trên ô B 4, nhập công thức = SUM (B3 * B4) trong phòng giam B5.
Bước 7. Bao gồm ngày đến hạn ở đầu hoặc cuối thông tin thanh toán
Nói chung, bạn có thể lập hóa đơn đến hạn thanh toán khi hóa đơn được gửi, 14 ngày sau khi hóa đơn được gửi, 30 ngày sau khi hóa đơn được gửi hoặc 60 ngày sau khi hóa đơn được gửi.
Bạn cũng có thể bao gồm một ghi chú ở cuối hóa đơn. Trong ghi chú này, bạn có thể bao gồm các phương thức thanh toán, thông tin chung hoặc cảm ơn khách hàng
Bước 8. Lưu hóa đơn
Nếu cần, hãy sử dụng tên khác với các hóa đơn khác cho khách hàng. Để tiết kiệm hóa đơn:
- các cửa sổ - Nhấp chuột Tập tin ở góc bên phải của trang. Sau đó, nhấp vào Lưu thành và chọn một vị trí để lưu tệp. Nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Cứu.
- Mac - Nhấp vào menu Tập tin. Sau đó, nhấp vào Lưu thành và chọn một vị trí để lưu tệp. Nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Cứu.
