Kiểm tra hoạt động tài khoản dễ dàng hơn để ghi lại bằng cách sử dụng sổ đăng ký séc được tạo từ Microsoft Excel. Bạn có thể thiết lập sổ séc để phân loại chi phí để có thể theo dõi tất cả các khoản giải ngân bằng tiền mặt. Bạn có thể tạo một công thức để tìm ra số dư tiền trong tài khoản. Ngoài việc hữu ích, bằng cách tạo sổ đăng ký séc trong Excel, bạn cũng có thể biết những điều cơ bản về Excel.
Bươc chân
Phần 1/5: Tạo cột trong Excel
Bước 1. Làm quen với Excel
Excel là một phần mềm bảng tính được sử dụng để quản lý dữ liệu và thực hiện các phép tính với các công thức. Bảng tính Excel được sắp xếp theo cột và hàng.
- Phiên bản dành cho máy tính để bàn của Excel có thể được cài đặt trên PC hoặc Mac. Ngoài ra còn có các ứng dụng trực tuyến miễn phí cho máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại của bạn. Chức năng của mỗi phiên bản chỉ khác nhau một chút.
- Excel đã có từ lâu và luôn có phiên bản mới mỗi năm. Cách thức hoạt động của mỗi phiên bản chỉ khác nhau một chút.
- Trong Excel, các hàng nằm ngang và được sắp xếp theo số. Các cột nằm dọc và được sắp xếp theo chữ cái. Các ô vuông nơi các hàng và cột gặp nhau được gọi là ô. Các ô được đặt tên theo hàng và cột. Ô ở hàng thứ năm trong cột D được đặt tên là D5 (cột D, hàng 5).
- Biết sự khác biệt giữa trang tính và sổ làm việc. Trang tính là một tệp Excel có chứa một hoặc nhiều bảng tính. Mỗi bảng tính nằm trong các tab riêng biệt trong sổ làm việc. Sổ làm việc thường có ba tab, nhưng có thể được thêm vào nếu cần.
- Bạn có thể chỉ cần sử dụng một tab để tạo một sổ đăng ký séc cơ bản.
- Bạn sẽ sử dụng hai tab để tạo một chức năng phân loại tải trong thanh ghi kiểm tra.
Bước 2. Mở một bảng tính trống
Cách mở bảng tính phụ thuộc vào hệ điều hành và loại máy tính bạn đang sử dụng.
- Đối với PC chạy hệ điều hành Windows 7, hãy nhấp vào menu Bắt đầu ở góc dưới bên trái của màn hình. Từ menu xuất hiện, nhấp vào Chương trình. Từ menu xuất hiện tiếp theo, hãy nhấp vào Microsoft Office, sau đó nhấp vào Microsoft Office Excel. Tại thời điểm này, một bảng tính trống sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.
- Đối với PC chạy Windows 7 trở lên, hãy nhấp vào biểu tượng Windows ở góc dưới bên trái của màn hình, sau đó nhấp vào ô Microsoft Excel để mở Excel. Sẽ có một trang hiển thị các tệp mới ở bên trái và các tùy chọn mẫu tài liệu mới ở bên phải. Bấm vào tùy chọn mẫu đầu tiên, Sổ làm việc trống để mở một bảng tính mới.
- Để mở Excel trên Mac, hãy nhấp vào Excel trong thanh công cụ. Nhấp vào "Tệp" trong thanh menu. Nhấp vào "Mở" sau đó nhấp vào "Mới". Bạn sẽ được đưa đến một bảng tính trống mới.
Bước 3. Tạo nhãn cột
Sử dụng nhãn thường có trong sổ séc của sổ đăng ký. Tạo cột cho ngày tháng, không. kiểm tra, người nhận thanh toán và mô tả hoặc bản ghi nhớ. Sau đó, tạo các cột cho ghi nợ (tức là thanh toán hoặc rút tiền), tín dụng (tức là tiền gửi) và số dư kỳ hạn.
- Nhập "NGÀY" vào ô B1 (cột B, hàng 1). Ngày giao dịch được nhập ở đây.
- Di chuyển một ô sang bên phải, ô C1 (cột C, hàng 1). Nhập "ITEM #". Số séc hoặc loại giao dịch được nhập vào đây, chẳng hạn như "ATM" hoặc "tiền gửi".
- Di chuyển một ô sang bên phải, ô D1 (cột D, hàng 1). Nhập "PAYEE". Đây là tên của người nhận séc hoặc người được thanh toán.
- Di chuyển sang phải một ô, ô E1 (cột E, hàng 1). Nhập "DESCRIPTION". Thông tin chi tiết về giao dịch được nhập tại đây.
- Di chuyển sang phải một ô, ô F1 (cột F, hàng 1). Gõ "NỢ". Tiền đi ra khỏi tài khoản (dòng ra) được ghi lại ở đây.
- Di chuyển một ô sang bên phải, ô G1 (cột G, hàng 1). Nhập "EXPENSE CATEGORY". Để trống phần này trước. Các tùy chọn cột này sẽ được tạo ở bước sau.
- Di chuyển sang phải một ô, ô H1 (cột H, hàng 1). Gõ "TÍN DỤNG". Tiền đi vào tài khoản (dòng vào) được ghi lại ở đây.
- Di chuyển một ô sang bên phải, ô J1 (cột J, hàng 1). Gõ "DANH MỤC THU NHẬP". Các tùy chọn cột này cũng sẽ được tạo trong bước sau.
- Di chuyển sang phải một ô, ô K1 (cột K, hàng 1). Gõ "BALANCE". Đây là số tiền trong tài khoản sau khi tất cả các giao dịch đã được ghi nhận.
Bước 4. Định dạng nhãn cột
Thêm định dạng vào cột nhãn bằng phông chữ đậm và cung cấp cho các hàng nhãn đăng ký một màu nền khác để dễ đọc. Đầu tiên, chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng, sau đó chọn một tùy chọn định dạng.
- Tìm kiếm các tùy chọn định dạng trong tab "TRANG CHỦ" của dải băng thanh công cụ. Tab "TRANG CHỦ" này đã được mở khi bạn mở một sổ làm việc mới.
- Chọn ô B1 (DATE) sau đó kéo con trỏ trên tất cả các nhãn cho đến ô K1 (BALANCE).
- Ở góc trên cùng bên trái của thanh công cụ, nhấp vào "B" để chọn định dạng in đậm.
- Nhấp vào biểu tượng thùng sơn để xem bảng màu nền để thay đổi màu nền.
Bước 5. Thay đổi kích thước nhiều cột
Thông thường, kích thước cột quá nhỏ để lưu trữ dữ liệu bạn đã nhập. Ví dụ: cột “PAYEE” và “DESCRIPTION” có thể chứa tên dài hoặc bản ghi nhớ dài. Cột A chỉ đóng vai trò phân cách nên kích thước rất hẹp.
- Bấm vào tiêu đề cột A để chọn toàn bộ cột. Ở góc trên cùng bên phải của thanh công cụ trên ruy-băng "TRANG CHỦ", nhấp vào nút "ĐỊNH DẠNG". Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào "Chiều rộng Cột", nhập 2 rồi nhấp vào OK. Cột A sẽ rất hẹp.
- Mở rộng cột D, "PAYEE". Nhấp vào phần tiêu đề trong cột D để chọn cột đó. Di chuột qua đường viền của cột D và E. Con trỏ sẽ thay đổi thành con trỏ thay đổi kích thước, có hình dạng giống như dấu cộng với mũi tên trỏ. Khi con trỏ này hiển thị, hãy nhấp chuột trái và kéo chuột sang phải để làm cho cột rộng như bạn muốn.
- Lặp lại quy trình tương tự để mở rộng cột E, "DESCRIPTION".
Bước 6. Căn giữa nhãn đăng ký
Chọn toàn bộ hàng đầu tiên. Bấm chuột trái vào số một trên đường viền bên trái của trang. Ở phía trên cùng bên trái của thanh công cụ trên ruy-băng "HOME", nhấp vào nút căn giữa. Tất cả dữ liệu trong các ô đã chọn sẽ được căn giữa. Các nhãn cột trong mỗi ô hiện được căn giữa.
Phần 2/5: Định dạng ô
Bước 1. Nhập một số dữ liệu
Để xem các thay đổi định dạng được thực hiện, hãy nhập bốn hàng dữ liệu vào các ô. Bắt đầu với số dư ban đầu, sau đó nhập ba giao dịch khác.
- Thêm ngày cho số dư đầu kỳ vào ô B2, ví dụ: 27/9/15. Trong cột "PAYEE" ở ô D2, nhập "Số dư đầu kỳ". Trong cột "SỐ CÂN" ở ô K2, nhập số tiền trong tài khoản của bạn theo ngày vào ô B2.
- Thêm ba giao dịch nữa. Kết hợp các giao dịch ghi nợ (chẳng hạn như thanh toán bằng séc hoặc rút tiền ATM) và giao dịch tín dụng (chẳng hạn như tiền gửi).
- Lưu ý định dạng không nhất quán của mỗi số trong ô. Định dạng cột ngày có thể thay đổi thành "2015/09/27" hoặc "27 tháng 9". Cột số tiền có thể hiển thị sai số vị trí thập phân. Định dạng nó để mọi thứ đều sạch sẽ.
Bước 2. Định dạng ngày
Đảm bảo rằng cột này hiển thị ngày nhất quán. Có nhiều tùy chọn để định dạng ngày tháng trong Excel. Chọn một cái mà bạn muốn.
- Nhấp vào tiêu đề trong cột B, là "DATE". Toàn bộ cột sẽ được chọn.
- Bấm chuột phải vào cột và chọn Định dạng ô. Cửa sổ Định dạng Ô sẽ xuất hiện.
- Chọn tab "Số". Chọn "Ngày" trong "Danh mục". Chọn định dạng ngày bạn muốn và nhấp vào OK ở góc dưới bên phải của cửa sổ.
- Trong khi cột vẫn được chọn, căn giữa dữ liệu trong các ô này bằng cách nhấp vào biểu tượng căn giữa ở góc trên cùng bên trái của thanh công cụ, trong ruy-băng "TRANG CHỦ".
Bước 3. Định dạng Cột "ITEM #"
Dữ liệu trong cột này phải được căn giữa. Đánh dấu toàn bộ cột C bằng cách nhấp vào tiêu đề cột. Nhấp vào biểu tượng căn giữa. Hãy chú ý đến dữ liệu đã được nhập vào cột này. Chữ viết phải được căn giữa.
Kiểm tra định dạng của cột D và E, "PAYEE" và "DESCRIPTION". Excel thường định dạng các ô để dữ liệu được căn trái. Định dạng này sẽ phù hợp với cột này. Kiểm tra kỹ kích thước cột. Hiện có một số dữ liệu trong các ô này, vì vậy hãy điều chỉnh độ rộng cột để làm cho cột rộng hơn hoặc hẹp hơn, nếu cần
Bước 4. Định dạng đơn vị tiền tệ trong các cột F, H và K hoặc "NỢ", "TÍN DỤNG" và "CÂN BẰNG TIỀN TỆ"
Tiền tệ sử dụng số thập phân có hai chữ số. Có một tùy chọn để hiển thị một ký hiệu đô la. Số ghi nợ cũng có thể được tô màu đỏ nếu bạn muốn.
- Chọn cột F. Nhấp chuột phải vào cột F và chọn Định dạng Ô. Cửa sổ Định dạng Ô sẽ xuất hiện. Trên tab "Số", chọn "Kế toán". Chọn "2" trong tùy chọn "Vị trí thập phân". Chọn ký hiệu đô la trong "Biểu tượng".
- Lặp lại các bước trên cho cột H và K.
- Để làm cho số ghi nợ có màu đỏ, hãy nhấp vào tiêu đề trong cột F để chọn toàn bộ cột. Bấm chuột phải vào cột và chọn Định dạng ô. Chọn tab Phông chữ khi cửa sổ Định dạng Ô xuất hiện. Trên tab này, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tùy chọn Màu. Từ bảng màu, nhấp vào màu đỏ.
Phần 3/5: Tạo công thức
Bước 1. Tạo công thức tính số dư hiện tại
Nhập công thức hoạt động toán học để tính số dư hiện tại vào cột K. Bạn không cần công thức trong ô K2. Số dư ban đầu của bạn được nhập vào đây.
- Nhấp vào ô K3. Nhấp vào thanh công thức ở đầu bảng tính. Nhập công thức để thực hiện phép tính. Nhập = SUM (K2-F3 + H3). Công thức này yêu cầu bảng tính lấy số dư đầu kỳ (ô K2), trừ các khoản ghi nợ nếu có (ô F3) và cộng các khoản tín dụng nếu có (ô H3).
- Nếu số dư đầu kỳ là 200 đô la và mục nhập đầu tiên của bạn là séc 35 đô la, hãy ghi 35 đô la làm khoản ghi nợ trong ô F3. Công thức bạn đã nhập trong ô H3 lấy số dư ban đầu và trừ đi khoản ghi nợ để số dư là $ 165.
Bước 2. Sao chép công thức
Chọn ô K3. Nhấp chuột phải và chọn Sao chép. Chọn các ô K4 và K5, sau đó nhấp chuột phải và chọn Dán. Bây giờ công thức được sao chép vào các ô này. Bây giờ số dư hiện tại đã được tính toán trong cột K cho tất cả các hàng dữ liệu đã được nhập.
Bước 3. Tạo công thức có điều kiện để xóa cột số dư hiện tại
Bạn có thể sao chép công thức trên vào ô K6. Tuy nhiên, vì bạn chưa nhập bất kỳ dữ liệu nào nên số dư hiện tại từ ô K5 cũng sẽ xuất hiện trong ô K6. Để xóa điều này, hãy tạo một công thức có điều kiện sẽ làm trống ô nếu không có giao dịch nào được nhập, nhưng sẽ hiển thị số dư nếu có.
Trong ô K6, nhập công thức = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Điều này sẽ cho Excel biết rằng nếu ô B6 trong cột "NGÀY" trống, ô H6 phải để trống, nhưng nếu ô B6 không trống, số dư sẽ được tính toán
Bước 4. Mở rộng công thức với Tự động điền
Tính năng Tự động điền sẽ điền công thức của các ô liền kề nên không cần nhập công thức "CÂN BẰNG" nhiều lần.
- Tìm cần gạt Tự động điền trong ô hiện hoạt. Nhìn vào hình chữ nhật nhỏ tối màu ở góc dưới bên phải của ô hiện hoạt. Di chuột qua cho đến khi nó chuyển thành con trỏ Tự động điền, trông giống như một dấu cộng mỏng.
- Bấm vào ô K6. Di chuột qua cần gạt Tự động điền và con trỏ sẽ thay đổi thành dấu cộng mỏng. Nhấp chuột trái và giữ cần gạt Tự động điền. Kéo con trỏ đến ô K100 (cột K, hàng 100).
- Công thức hiện được sao chép vào tất cả các ô từ cột K đến hàng 100. Số hàng và số cột trong mỗi ô được tự động điều chỉnh để công thức có thể tính toán chính xác.
Phần 4/5: Thêm danh mục
Bước 1. Tạo danh mục giao dịch
Các danh mục giao dịch hữu ích để theo dõi dòng tiền và các loại thu nhập. Các danh mục có thể liên quan đến thuế thu nhập, chẳng hạn như thuế tài sản hoặc quyên góp từ thiện. Danh mục cũng có thể được sử dụng để tạo biểu đồ dễ dàng hình dung hoạt động tài chính của tài khoản.
Bước 2. Tạo tab "Danh mục"
Tab này được sử dụng để lưu trữ tất cả các danh mục tiềm năng của séc đăng ký thu nhập và chi phí. Đổi tên một trong các tab trong sổ làm việc "Danh mục". Bấm đúp vào tiêu đề tab hiện có để làm nổi bật tên. Tên sẽ thay đổi thành "Sheet2" hoặc "Sheet3". Khi tên trang tính được đánh dấu, hãy nhập tên mới cho tab, chẳng hạn như "Danh mục".
Trong ô B4, nhập "Danh mục". Định dạng các ô được in đậm và căn giữa chúng
Bước 3. Tạo danh mục thu nhập
Gõ "*** Thu nhập ***" vào ô B5. Tất cả các loại thu nhập mà bạn có hoặc có thể hưởng lợi trong tương lai đều được đưa vào đây. Nhập tất cả các danh mục thu nhập của bạn bắt đầu từ ô B6 và làm việc theo cách của bạn.
- Loại thu nhập phổ biến nhất là "Wages" (tiền công). Chia nhỏ các mức lương khác nhau nếu có nhiều hơn một công việc.
- Tình hình tài chính của bạn là một yếu tố quyết định các loại thu nhập khác. Tạo danh mục "Cổ tức" nếu bạn sở hữu cổ phiếu. Đồng thời tạo các danh mục hỗ trợ trẻ em nếu có. Các danh mục khác như “Thu nhập lãi”, “Quà tặng” và “Linh tinh”.
Bước 4. Tạo danh mục phụ tải
Xóa các ô trong danh mục thu nhập cuối cùng. Di chuyển xuống một ô rồi gõ "*** Chi phí ***". Tất cả các loại tải đều có trong phần này.
Số lượng danh mục phụ tải được điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh của bạn, bao gồm “Thế chấp”, “Thuê”, “Bảo hiểm”, “Thanh toán bằng ô tô”, “Gas”, “Điện”, “Điện thoại” hoặc “Giải trí”
Bước 5. Đặt tên cho phạm vi ô chứa danh mục
Chọn ô B5, sau đó đánh dấu từ ô B5 đến tất cả các danh mục thu nhập và chi phí. Tìm hộp tên ô ở góc trên bên trái của cửa sổ, bên trái của hộp công thức. Tên của ô đầu tiên trong phạm vi được đánh dấu sẽ hiển thị "B5". Nhấp vào hộp tên ô và nhập "Danh mục". Đây là tên của phạm vi ô mà bạn có thể sử dụng trong sổ đăng ký kiểm tra.
Bước 6. Sử dụng danh mục chi phí và thu nhập trong sổ đăng ký séc
Quay lại tab bạn đã tạo sổ đăng ký séc. Giờ đây, cột “DANH MỤC CHI PHÍ” và “DANH MỤC THU NHẬP” sẽ được thêm vào menu thả xuống.
- Chọn ô G2 trong kiểm tra tab đăng ký. Đây là ô đầu tiên trong cột "DANH MỤC MỞ RỘNG".
- Chọn dải băng "DỮ LIỆU" trên thanh công cụ. Nhấp vào nút "Xác thực dữ liệu". Chọn “Xác thực dữ liệu” từ menu thả xuống. Cửa sổ “Xác thực dữ liệu” sẽ mở ra.
- Trên tab "Cài đặt" của cửa sổ "Xác thực dữ liệu", tìm hộp thả xuống "Cho phép". Nhấp vào mũi tên xuống và chọn "Danh sách". Nhập "= Danh mục" trong "Nguồn". bấm OK.
- Một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện bên cạnh ô G2. Nhấp vào mũi tên này để hiển thị danh sách các danh mục. Nhấp vào danh mục tương ứng với giao dịch hàng.
- Sao chép công thức từ ô G2 sang ô G100 bằng Tự động điền.
- Chuyển đến ô J2 để lặp lại quy trình trong cột "DANH MỤC THU NHẬP".
Phần 5/5: Bảo vệ sổ đăng ký séc
Bước 1. Khóa các ô công thức và bảo vệ bảng tính
Bảo vệ trang tính có nghĩa là bạn không thể ghi đè dữ liệu trong các ô bị khóa, do đó bạn không phải lo lắng về việc tính toán số dư trong tương lai bị sai do lỗi công thức. Bạn cũng có thể thêm mật khẩu để đăng ký séc của mình được bảo vệ nhiều hơn khỏi những người dùng khác. Đảm bảo mật khẩu dễ nhớ hoặc ghi mật khẩu vào một nơi an toàn. Trang tính sẽ không thể truy cập được nếu bạn quên mật khẩu của mình.
Bước 2. Mở khóa ô
Khi trang tính được bảo vệ, tất cả các ô sẽ bị khóa. Do đó, bạn phải mở khóa các ô dữ liệu cần nhập, ngay cả khi trang tính được bảo vệ.
- Chọn các ô từ B2 đến J100. Đây là tất cả các ô của tất cả các cột thanh ghi séc, ngoại trừ cột cuối cùng, K, là cột "CÂN BẰNG". Dữ liệu vẫn phải được nhập vào các ô này ngay cả khi trang tính được bảo vệ.
- Trong phạm vi ô đã chọn, bấm chuột phải. Chọn Định dạng ô.
- Trong cửa sổ Định dạng Ô, chọn tab Bảo vệ. Bỏ chọn hộp "Đã khóa" rồi nhấp vào OK.
Bước 3. Bật Bảo vệ trên trang tính
Điều này có nghĩa là tất cả các ô sẽ vẫn bị khóa, bao gồm các ô trong cột K ("BALANCE") để chúng không thể bị ghi đè.
- Mở ruy-băng "XEM LẠI" trên thanh công cụ. Nhấp vào “Bảo vệ Trang tính” để hiển thị cửa sổ “Bảo vệ Trang tính”.
- Nếu bạn muốn bảo vệ trang tính, hãy thêm mật khẩu vào đây. Nếu không, hãy để trống.
- bấm OK. Đăng ký kiểm tra bây giờ không được bảo vệ.
Bước 4. Bỏ bảo vệ trang tính để thay đổi các ô bị khóa
Bạn có thể đảo ngược quá trình này sau nếu bạn muốn thay đổi công thức trong một ô bị khóa. Mở ruy-băng "XEM LẠI" trên thanh công cụ. Nhấp vào "Bỏ bảo vệ trang tính" cho đến khi cửa sổ "Bỏ bảo vệ trang tính" xuất hiện. bấm OK.
