Hóa đơn thanh toán, hay thường được gọi là hóa đơn, là một tài liệu chứa thông tin chi tiết về các dịch vụ được cung cấp cũng như yêu cầu thanh toán, được gửi cho người thực hiện giao dịch mua. Ví dụ: nếu bạn là một người làm vườn và đã thêm cây vào trang chủ của khách hàng, hãy bao gồm chi tiết về các dịch vụ của bạn trong hóa đơn để được thanh toán.
Bươc chân
Phần 1/3: Chọn định dạng
Bước 1. Tạo hóa đơn chuyên nghiệp
Nếu bạn viết hóa đơn thường xuyên, bạn nên tạo một mẫu hóa đơn mà bạn có thể sửa đổi mỗi khi gửi hóa đơn mới cho khách hàng. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhà thầu hoặc những người khác cung cấp dịch vụ liên tục. Bạn có thể tạo các mẫu hóa đơn bằng chương trình xử lý văn bản yêu thích của mình hoặc tìm kiếm chúng trên internet.
- Hóa đơn thường bao gồm tiêu đề với tên của bạn hoặc doanh nghiệp của bạn, địa chỉ và số điện thoại, cũng như biểu tượng công ty, cùng với chi tiết về các dịch vụ được cung cấp, số tiền phải thanh toán và hướng dẫn thanh toán.
- Hóa đơn thường được tạo dưới dạng điện tử, được đánh số và lưu vào máy tính. Bằng cách đó, bạn luôn có một bản sao hóa đơn của mình và không phải lo lắng về việc mất giấy thanh toán. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn luôn sao lưu tệp hóa đơn của mình bằng dịch vụ lưu trữ tệp trực tuyến, chẳng hạn như Google Drive hoặc Dropbox. Bằng cách đó, nếu ổ cứng máy tính của bạn bị lỗi, bạn vẫn sẽ có một bản sao hóa đơn của mình.
- Chọn một hệ thống đánh số giúp bạn dễ dàng sắp xếp tài liệu của mình. Một tùy chọn là sử dụng ngày tạo. Vì vậy, "FTR311216" là hóa đơn được tạo vào ngày 31 tháng 12 năm 2016. Nếu bạn tạo nhiều hóa đơn trong một ngày, hãy nhập tên viết tắt của nhà cung cấp.
Bước 2. Chọn sổ hóa đơn
Sách hóa đơn có thể mua ở hiệu sách hoặc cửa hàng văn phòng phẩm. Cuốn sách này đã bao gồm các khoảng trống để liệt kê các dịch vụ được cung cấp và các thông tin thanh toán khác nhau. Mỗi khi viết hóa đơn thanh toán, bạn chỉ cần điền vào chỗ trống được cung cấp.
- Sổ hóa đơn rất hữu ích cho những người viết hóa đơn cho hàng hóa họ bán. Ví dụ: nếu bạn bán bánh tự làm, việc viết hóa đơn thanh toán có thể dễ dàng hơn thay vì tạo hóa đơn trên máy tính mỗi khi bạn bán hàng.
- Chọn một cuốn hóa đơn có một lớp giấy ditto phía sau mỗi hóa đơn trống để bạn và khách hàng của bạn có thể nhận một bản sao.
- Tuy nhiên, bạn vẫn cần một khu vực lưu trữ an toàn. Đảm bảo giữ một bản sao của hóa đơn trong két chống cháy.
Bước 3. Sử dụng hệ thống thanh toán trực tuyến
PayPal hoặc Square cho phép bạn gửi hóa đơn. Tuy nhiên, dịch vụ có tính phí (2,9% + US $ 30 cent cho mỗi hóa đơn tính đến tháng 1 năm 2017), nhưng sự tiện lợi của việc thanh toán điện tử làm cho phương thức này đáng tin cậy hơn.
- Từ trong tài khoản PayPal của bạn, hãy chọn tùy chọn menu "Gửi & Yêu cầu" ở trên cùng. Sau đó, chọn "Create and Manage Invoices" (tạo và quản lý hóa đơn). Cuối cùng, bấm nút "Tạo" để tạo hóa đơn mới.
- Bạn sẽ cần biết địa chỉ email của khách hàng để điền vào phần "Thanh toán cho:" của hóa đơn. PayPal hoặc Square sẽ lập hóa đơn cho tài khoản bằng địa chỉ email đó.
Bước 4. Tải ứng dụng hóa đơn tùy chỉnh
Các ứng dụng lập hóa đơn như Invoice2go cho phép bạn gửi và theo dõi hóa đơn từ điện thoại của mình, đồng thời đặt lời nhắc thanh toán tự động. Khách hàng có thể thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
Bước 5. Tạo hóa đơn bằng phần mềm kế toán
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hoạt động kinh doanh của mình, cần có hệ thống lập hóa đơn. Ví dụ: QuickBooks có nút “Hóa đơn” thân thiện với người dùng trên trang tổng quan để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình. Khách hàng của bạn sẽ không có các tùy chọn thanh toán tức thì, nhưng bạn có thể theo dõi trạng thái thanh toán cùng với các hồ sơ kinh doanh khác.
Phần 2/3: Bao gồm thông tin cơ bản
Bước 1. Bao gồm thông tin công ty
Cho dù bạn đang lập hóa đơn trên máy tính hay sử dụng sổ hóa đơn, hãy viết tên công ty ở trên cùng. Bao gồm các thông tin sau ngay bên dưới tên công ty của bạn:
- Địa chỉ đầy đủ của công ty
- Số điện thoại công ty
- Địa chỉ email hoặc bất kỳ thông tin liên hệ nào
Bước 2. Ghi lại ngày tháng
Bạn và khách hàng phải biết ngày lập hóa đơn. Điều này là do ngày đến hạn thanh toán thường dựa trên ngày tạo hóa đơn.
Bước 3. Số hóa đơn, nếu được yêu cầu
Bạn sẽ cần số hóa đơn tuần tự theo số lượng giao dịch được thực hiện với khách hàng. Ví dụ: nếu bạn bán một chiếc bánh cho cùng một khách hàng trong 3 sự kiện khác nhau, hóa đơn cho lần bán thứ ba sẽ được đánh số # 3.
- Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn mua tại cửa hàng văn phòng phẩm, hóa đơn phải được đánh số.
- Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán hoặc PayPal, hóa đơn cũng sẽ được đánh số tự động.
Bước 4. Ghi thông tin khách hàng
Bao gồm tên của khách hàng hoặc khách hàng hoặc công ty. Nếu bạn cung cấp dịch vụ nhà thầu cho khách hàng, bạn cũng nên bao gồm địa chỉ và số điện thoại của công ty.
Phần 3/3: Viết những điều cụ thể
Bước 1. Viết mô tả về các dịch vụ được cung cấp
Bao gồm bất kỳ công việc, dịch vụ hoặc sản phẩm nào mà khách hàng cung cấp. Nếu bạn cung cấp nhiều dịch vụ, hãy liệt kê từng dịch vụ trên một danh sách. Bao gồm các thông tin sau về dịch vụ hoặc sản phẩm trong danh sách liên quan:
- Dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp. Ví dụ: “1 chiếc bánh sinh nhật với đồ trang trí của Thomas.”
- Ngày cung cấp dịch vụ
- Phí dịch vụ
- Sau khi mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được liệt kê, hãy tính tổng và bao gồm số tiền cuối cùng được lập hóa đơn.
Bước 2. Chỉ định các điều khoản thanh toán cụ thể
Nếu bạn muốn hóa đơn được thanh toán trước một ngày nhất định, hãy bao gồm thông tin đó. Nhập thông tin chi tiết về hình thức thanh toán được chấp nhận, là tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng.
Đồng thời tính thuế sẽ được thêm vào chi phí. Tìm kiếm thuế suất áp dụng ở quốc gia của bạn để bạn có thể xác định chính xác số tiền được lập hóa đơn
Bước 3. Cung cấp thông tin bổ sung
Ở cuối hóa đơn, hãy viết mô tả về chính sách hoàn trả. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội này để cảm ơn khách hàng và liệt kê các sản phẩm hoặc dịch vụ khác mà bạn cũng cung cấp.
