Thông tin dễ dàng thu thập, sắp xếp và chỉnh sửa hơn với sự trợ giúp của các biểu mẫu. Biểu mẫu đặc biệt hữu ích nếu bạn cần nhập nhiều dữ liệu từ một danh sách hoặc lấy kết quả khảo sát. Mỗi biểu mẫu có một số trường (ô để nhập dữ liệu). Biểu mẫu có thể có nhiều loại trường khác nhau, cả đơn giản và phức tạp. Các trường đơn giản cho phép bạn nhập dữ liệu mong muốn. Các trường phức tạp có thể là “hộp danh sách” cho phép bạn chọn từ một số tùy chọn trong danh sách và “nút xoay” cho phép bạn chọn các giá trị bạn muốn nhập. Bài viết này giúp bạn tạo biểu mẫu bằng Excel hoặc Google Biểu mẫu, là các thành phần của Google Docs (chương trình xử lý văn bản dựa trên web trực tuyến của Google).
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Tạo biểu mẫu nhập dữ liệu bằng Excel
Bước 1. Xác định xem biểu mẫu nhập dữ liệu có phù hợp nhất với nhu cầu của bạn hay không
Biểu mẫu nhập dữ liệu được sử dụng khi bạn cần các biểu mẫu hộp văn bản đơn giản mà mỗi biểu mẫu có tiêu đề ở dạng nhãn. Biểu mẫu nhập dữ liệu cho phép bạn dễ dàng xem và nhập dữ liệu mà không cần chuyển đổi các trường, đặc biệt khi không phải tất cả các trường đều có thể hiển thị trên màn hình điều khiển. Ví dụ: có thể danh sách thông tin liên hệ và đơn đặt hàng của khách hàng của bạn vượt quá 10 cột. Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nhập tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày đặt hàng, loại đơn hàng, v.v. bằng biểu mẫu nhập dữ liệu thay vì nhập từng thông tin vào các trường riêng.
Bước 2. Thêm tiêu đề được sử dụng trong biểu mẫu nhập dữ liệu
Nhập tiêu đề ở đầu mỗi cột mà bạn muốn sử dụng trong biểu mẫu nhập dữ liệu. Excel sử dụng các tiêu đề này để tạo các trường trên biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Ví dụ: nếu bạn cung cấp các tiêu đề “Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Ngày đặt hàng và Loại Đơn hàng” trong các cột tương ứng của chúng bắt đầu từ trái sang phải trên trang tính, những tiêu đề đó sẽ xuất hiện trong hộp thoại (dữ liệu biểu mẫu nhập) theo thứ tự từ trên xuống dưới.
- Trước khi bạn tiếp tục quy trình tiếp theo, hãy kiểm tra xem có nút Biểu mẫu trong nhãn Dữ liệu hay không. Nếu không, hãy thêm nút Biểu mẫu vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Nhấp vào Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh và chọn tùy chọn Lệnh khác. Thay đổi các Lệnh Phổ biến thành Tất cả các Lệnh, cuộn xuống cuối danh sách và bấm Biểu mẫu. Sau đó, nhấp vào nút Thêm và tiếp theo là nút OK.
Bước 3. Mở biểu mẫu nhập dữ liệu để bắt đầu nhập dữ liệu
Bấm vào tất cả các ô bên dưới tiêu đề và chuyển đến nhãn Dữ liệu. Xác định vị trí và nhấp vào nút Biểu mẫu. Excel sẽ hiển thị một hộp thoại hiển thị từng tiêu đề cột đã được nhập trước đó trong trang tính dưới dạng danh sách trường dọc. Hộp thoại hoạt động như một biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Nút Biểu mẫu nằm trên nhãn Thanh công cụ truy cập nhanh hoặc dữ liệu.
- Nếu bạn đã đặt tên cho trang tính đang làm việc, hộp thoại (biểu mẫu nhập dữ liệu) sẽ có tiêu đề. Văn bản trong tiêu đề sẽ giống như tên của giấy làm việc. Nếu trang tính không có tên, tiêu đề của hộp thoại (biểu mẫu nhập dữ liệu) sẽ có từ 'Trang tính' theo sau là số của trang tính.
Bước 4. Nhập dữ liệu cho hàng mới
Sử dụng phím TAB để chuyển sang trường tiếp theo trong biểu mẫu nhập dữ liệu. Nhấn nút QUAY LẠI sau khi nhập dữ liệu vào từng trường trong biểu mẫu nhập dữ liệu. Dữ liệu đã nhập sẽ được thêm vào dòng tiếp theo trong danh sách trên trang tính của bạn.
Bước 5. Nhấn nút Close trong hộp thoại (biểu mẫu nhập dữ liệu) để kết thúc việc nhập dữ liệu
Excel sẽ đóng biểu mẫu nhập dữ liệu. Bạn không cần nhấn nút QUAY LẠI cho hàng cuối cùng.
Phương pháp 2/3: Tạo biểu mẫu bằng Google Tài liệu
Bước 1. Truy cập docs.google.com/forms
Google Biểu mẫu rất hữu ích để lập kế hoạch sự kiện, tạo khảo sát hoặc thu thập thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn trước khi tiếp tục, nếu bạn chưa đăng nhập.
Bạn có thể chia sẻ biểu mẫu với những người khác để họ có thể điền vào biểu mẫu trực tuyến và tất cả các câu trả lời có thể được thu thập trong một trang tính
Bước 2. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+)
Google Biểu mẫu sẽ mở một biểu mẫu mới. Có hai nhãn chính ở đầu biểu mẫu: Câu hỏi và Câu trả lời.
Bước 3. Thêm câu hỏi vào biểu mẫu của bạn
Bạn cần viết ra từng câu hỏi và nêu loại câu trả lời bạn muốn. Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo biểu mẫu, hãy tận dụng nút Tham quan để tự làm quen với tất cả các tùy chọn có sẵn. Bạn có thể nhập 9 loại câu hỏi khác nhau vào biểu mẫu.
- sử dụng Câu trả lời ngắn (câu trả lời ngắn gọn) nếu câu trả lời mong muốn chỉ bao gồm một hoặc hai từ
- sử dụng đoạn văn (đoạn văn) nếu câu trả lời mong muốn là một câu hoặc nhiều hơn. Ví dụ: câu hỏi của bạn có thể là "Lợi ích của việc tập thể dục thường xuyên là gì?"
- sử dụng nhiều lựa chọn (nhiều lựa chọn) nếu bạn muốn một câu trả lời từ một số tùy chọn đã cho. Ví dụ: "Bạn thích môn thể thao nào nhất?" Cung cấp danh sách các môn thể thao để bạn lựa chọn. Mỗi tùy chọn trong danh sách sẽ xuất hiện bên cạnh một nút tròn nhỏ trên biểu mẫu
- sử dụng Hộp kiểm (hộp kiểm) nếu bạn muốn có nhiều câu trả lời từ danh sách các tùy chọn đã cho. Ví dụ: "Bạn thích môn thể thao nào?" Cung cấp danh sách các môn thể thao để bạn lựa chọn. Mỗi tùy chọn trong danh sách sẽ xuất hiện bên cạnh một nút vuông nhỏ trên biểu mẫu.
- sử dụng Trình đơn thả xuống (thả xuống) nếu bạn muốn có câu trả lời dưới dạng lựa chọn từ menu. Ví dụ: "Bạn thường chơi môn thể thao yêu thích nhất của mình vào mùa nào?" cung cấp danh sách các mùa. Một danh sách sẽ xuất hiện trên biểu mẫu dưới dạng một hộp thả xuống. Câu trả lời đầu tiên sẽ xuất hiện trong hộp thả xuống này.
- sử dụng Quy mô tuyến tính (thang đo tuyến tính) nếu bạn muốn câu trả lời ở dạng xếp hạng các tùy chọn ở dạng thang số. Ví dụ: “Bạn quan tâm đến giải đấu của Indonesia như thế nào?” Thang điểm câu hỏi sẽ xuất hiện dưới dạng các số từ 1-5. Bạn có thể tăng hoặc giảm tỷ lệ khi tạo câu hỏi. Thang điểm tối đa có thể được sử dụng là 1 đến 10.
- sử dụng Lưới Nhiều Lựa chọn (lưới nhiều lựa chọn) khi muốn có nhiều câu trả lời cho một câu hỏi. Ví dụ: “Bạn thường chơi các môn thể thao sau vào tháng nào?” Nhập danh sách các tháng dưới dạng hàng và danh sách các môn thể thao dưới dạng cột. Câu hỏi "lưới trắc nghiệm" sẽ xuất hiện dưới dạng lưới với các tùy chọn hàng được liệt kê theo chiều dọc và các tùy chọn cột theo chiều ngang.
- sử dụng Ngày nếu câu trả lời mong muốn là một ngày cụ thể.
- sử dụng Thời gian nếu câu trả lời mong muốn là một thời gian nhất định.
Bước 4. Chọn phương pháp thu thập dữ liệu từ trình điền biểu mẫu
Nhấp vào nhãn Câu trả lời để hiển thị các tùy chọn có sẵn. Chọn Tạo bảng tính mới hoặc Chọn bảng tính hiện có.
- Nếu bạn đang tạo một trang tính mới, hãy nhập tên cho trang tính và nhấp vào Tạo. Google sẽ liên kết trang tính mới với biểu mẫu. Khi mọi người điền vào biểu mẫu, Google sẽ nhập câu trả lời cho các câu hỏi trong biểu mẫu vào trang tính. Mỗi câu trả lời sẽ xuất hiện với một dấu thời gian (timestamp).
- Nếu bạn chọn bảng tính hiện có, hãy chọn một trong các bảng tính bạn đã tạo. Google sẽ liên kết trang tính hiện có với biểu mẫu. Xin lưu ý, phương pháp này sẽ giúp Google định dạng lại các trang tính hiện có. Các câu hỏi trong biểu mẫu sẽ xuất hiện dưới dạng tiêu đề cột.
Phương pháp 3/3: Tạo biểu mẫu quảng cáo của riêng bạn với Excel
Bước 1. Xác định xem loại biểu mẫu này có phù hợp nhất với nhu cầu của bạn hay không
Sử dụng định dạng tùy chỉnh nếu bạn muốn biểu mẫu có bố cục tùy chỉnh và các giới hạn giá trị nhất định mà người khác có thể điền vào. Ví dụ: bạn có thể thu thập dữ liệu liên quan đến một môn thể thao cụ thể và muốn biết các bài tập bạn có thể thực hiện một mình là gì, tần suất trong một tháng, tỷ lệ phần trăm thời gian rảnh để tập thể dục và các chi tiết khác.
-
Bước 2. Bật nhãn Nhà phát triển
Nhãn Nhà phát triển ở bên phải nhãn Chế độ xem. Nhãn Nhà phát triển cho phép bạn sử dụng các công cụ khác nhau cần thiết để tạo các biểu mẫu tùy chỉnh của riêng bạn.
- Nhấp vào nút Microsoft Office, sau đó là nút Tùy chọn Excel.
- Bấm vào hộp kiểm có nhãn Hiển thị nhà phát triển trong Ruy-băng.
- Nhấp vào nhãn Nhà phát triển để xem các công cụ có sẵn. Excel sử dụng thuật ngữ đặc biệt cho các trường phức tạp, chẳng hạn như hộp danh sách. Trường phức tạp này được gọi là "điều khiển". Bạn sẽ cần sử dụng biểu tượng Chèn điều khiển mô tả một chiếc vali có búa và cờ lê.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 12 Bước 3. Nhập tiêu đề chính sẽ được sử dụng trên biểu mẫu
Nhập từng tiêu đề vào ô riêng của nó. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu về những người ở các độ tuổi khác nhau ở các thành phố khác nhau, hãy nhập các tiêu đề Tên, Tuổi, Thành phố.
Chỉ định bố cục tiêu đề mong muốn trên biểu mẫu khi nhập tiêu đề. Bạn nên để một hoặc nhiều ô trống bên dưới hoặc bên phải mỗi tiêu đề. Như vậy, khoảng cách giữa mỗi tiêu đề và trường nhập dữ liệu không quá chật
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 13 Bước 4. Nhập dữ liệu được sử dụng vào trường phức hợp (điều khiển) trên biểu mẫu
Nhập từng dữ liệu vào ô. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu về thể thao, hãy nhập Bóng chày, Bóng đá, Khúc côn cầu, Quần vợt, Chơi gôn.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 14 Bước 5. Sử dụng hàm INDEX
Hàm INDEX có thể trả về giá trị từ một dải dữ liệu được chỉ định. Nhập hàm INDEX vào ô đích để hiển thị lựa chọn điều khiển. Ví dụ: nếu A1 sẽ chứa các tùy chọn và C1: C5 chứa dữ liệu, hãy nhập INDEX (C1: C5, A1, 0) vào A1.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 15 Bước 6. Thêm hộp danh sách bạn muốn xuất hiện trên biểu mẫu
Sử dụng hộp danh sách nếu bạn chỉ muốn cung cấp cho người dùng biểu mẫu những lựa chọn nhất định. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu liên quan đến thể thao, hãy giới hạn lựa chọn ở Bóng chày, Bóng đá, Khúc côn cầu, Quần vợt và Golf. Bất kỳ ai điền vào biểu mẫu chỉ có thể chọn một trong số các môn thể thao này. Đặt vị trí và giá trị của mỗi hộp danh sách.
- Nhấp vào Chèn trong phần Điều khiển. Sau đó, bấm vào Hộp Danh sách (Kiểm soát Biểu mẫu) trong Kiểm soát Biểu mẫu.
- Bấm vào vị trí trên trang tính nơi bạn muốn góc trên bên trái của hộp danh sách xuất hiện, sau đó cuộn đến nơi bạn muốn góc dưới bên phải của hộp danh sách xuất hiện.
- Nhấp vào Thuộc tính trong phần Điều khiển. Trong cửa sổ Định dạng Đối tượng, nhập phạm vi chứa dữ liệu (trong ví dụ này là C1: C5) và ô sẽ trả về kết quả (trong ví dụ này là A1).
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 16 Bước 7. Thêm tất cả các hộp kết hợp bạn muốn xuất hiện trên biểu mẫu
Hộp kết hợp gần giống như hộp danh sách. Tuy nhiên, hộp này kết hợp hộp văn bản với hộp danh sách. Sử dụng hộp kết hợp khi bạn muốn cung cấp các tùy chọn để người dùng chọn từ danh sách hạn chế hoặc nhập các câu trả lời thay thế. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu liên quan đến thể thao, hãy nhập Bóng chày, Bóng đá, Khúc côn cầu, Quần vợt và Golf làm tùy chọn. Tuy nhiên, đối với người dùng có thể chơi Bóng đá và các môn thể thao khác, anh ta có thể chọn Bóng đá và các môn thể thao khác trong danh sách hoặc chọn Bóng đá và điền tên của môn thể thao khác vào hộp văn bản là một phần của hộp kết hợp. Đặt vị trí và giá trị cho mỗi hộp kết hợp.
- Nhấp vào Chèn trong phần Điều khiển. Sau đó, bấm Hộp tổ hợp bên dưới Điều khiển biểu mẫu.
- Bấm vào vị trí trên trang tính nơi bạn muốn góc trên bên trái của hộp kết hợp xuất hiện và kéo nó đến vị trí bạn muốn góc dưới bên phải của hộp kết hợp xuất hiện.
- Bấm chuột phải vào hộp kết hợp rồi bấm Điều khiển định dạng. Trong cửa sổ Điều khiển định dạng, nhập phạm vi chứa dữ liệu của bạn (trong ví dụ này là C1: C5), ô sẽ hiển thị kết quả (trong ví dụ này là A1) và số trong hộp Dòng thả xuống. Số được nhập sẽ xác định số dòng trong hộp kết hợp trước khi bạn phải cuộn xuống để xem phần còn lại của danh sách.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 17 Bước 8. Thêm tất cả các nút chơi bạn muốn xuất hiện trên biểu mẫu
Nút xoay sẽ xuất hiện trên biểu mẫu dưới dạng một biểu tượng có nửa trên là mũi tên hướng lên và nửa dưới là mũi tên hướng xuống. Sử dụng mặt số khi bạn muốn người dùng chọn một số từ một loạt các giá trị số, bao gồm cả ngày hoặc giờ. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu liên quan đến thể thao, có thể bạn muốn biết tần suất người dùng chơi một môn thể thao nhất định trong một tháng, nhưng bạn chỉ muốn nhập kết quả có tổng câu trả lời lớn hơn 20. Trong trường hợp này, bạn có thể đặt giới hạn tối đa của nút phát là 20. Ai Bất kỳ ai điền vào biểu mẫu đều có thể chọn giá trị từ 1 đến 20 bằng cách sử dụng các mũi tên lên và xuống trên nút phát. Đặt vị trí và giá trị cho mỗi nút phát.
- Nhấp vào Chèn trong phần Điều khiển. Sau đó, nhấp vào nút Spin trong Điều khiển biểu mẫu.
- Nhấp vào vị trí trên trang tính nơi góc trên cùng bên trái của nút xoay sẽ xuất hiện và kéo cho đến khi góc dưới cùng bên phải của nút xoay sẽ xuất hiện.
- Nhấp chuột phải vào nút phát và nhấp vào Điều khiển định dạng. Nhập các số vào các trường Giá trị và Thay đổi. Nhập ô sẽ hiển thị kết quả (trong ví dụ này là A1) trong trường Liên kết ô.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 18 Bước 9. Thêm thanh cuộn vào biểu mẫu, nếu cần
Thanh cuộn hỗ trợ một loạt các giá trị bằng cách sử dụng các mũi tên cuộn hoặc hộp cuộn. Sử dụng thanh cuộn nếu bạn muốn người dùng chọn một giá trị từ nhiều giá trị, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm. Ví dụ: nếu bạn đang thu thập dữ liệu liên quan đến thể thao, bạn có thể muốn biết tỷ lệ phần trăm thời gian rảnh của người dùng để chơi môn thể thao đã chọn của họ. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng thanh cuộn dưới dạng phạm vi phần trăm. Người dùng điền vào biểu mẫu có thể di chuyển mũi tên cuộn hoặc hộp cuộn để chọn tỷ lệ phần trăm họ muốn nhập. Đặt vị trí và giá trị cho mỗi thanh cuộn.
- Nhấp vào Chèn trong phần Điều khiển. Sau đó, bấm vào Thanh cuộn bên dưới Điều khiển biểu mẫu.
- Bấm vào vị trí trên trang tính nơi góc trên cùng bên trái của thanh cuộn sẽ xuất hiện và vuốt hết cỡ đến vị trí góc dưới cùng bên phải của thanh cuộn sẽ xuất hiện.
- Bấm chuột phải vào thanh cuộn, sau đó bấm Điều khiển định dạng. Nhập một số vào các trường Giá trị và Thay thế. Nhập ô sẽ hiển thị kết quả (trong ví dụ này là A1) trong trường Liên kết ô.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 19 Bước 10. Tắt nhãn Nhà phát triển
Tùy chọn này xóa quyền truy cập vào thiết bị điều khiển. Làm điều này khi bạn đã hoàn tất việc thêm tất cả các điều khiển mong muốn vào biểu mẫu. Bước này cần được thực hiện để khi bạn gửi biểu mẫu cho người dùng, họ chỉ có thể nhập dữ liệu vào các trường phức tạp (điều khiển) trên biểu mẫu. Người dùng không thể thay đổi phạm vi dữ liệu có thể được nhập vào các trường phức tạp (điều khiển).
- Bấm vào nút Microsoft Office, sau đó bấm vào nút Tùy chọn Excel.
- Bấm vào hộp kiểm có nhãn Hiển thị nhà phát triển trên ruy-băng.
Tạo biểu mẫu trong bảng tính Bước 20 Bước 11. Lưu biểu mẫu dưới dạng mẫu
Nhấp vào nút Microsoft Office, sau đó nhấp vào tùy chọn Lưu dưới dạng. Chọn Sổ làm việc Excel từ danh sách xuất hiện. Chọn Mẫu Excel trong trường cho biết Lưu dưới dạng Loại và nhấp vào nút Lưu. Biểu mẫu tùy chỉnh của bạn đã sẵn sàng để gửi đến đám đông để điền vào.
