Trong thời đại ngày nay, tất cả những ai muốn tham gia vào thị trường việc làm đều mong đợi khả năng làm việc hiệu quả và khả năng lãnh đạo một nhóm. Làm việc theo nhóm không chỉ quan trọng trong thế giới công việc chuyên môn mà còn trong trường học, thể thao và các hoạt động nhóm. Một trưởng nhóm giỏi cần phải biết lắng nghe và giao tiếp với tất cả các thành viên trong nhóm, tôn trọng ý kiến và ý kiến đóng góp của những người khác cũng như duy trì tinh thần đồng đội. Với thái độ tích cực, óc sáng tạo và tinh thần cởi mở, bạn có thể trở thành một trưởng nhóm tuyệt vời.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Xây dựng vai trò lãnh đạo
Bước 1. Xây dựng hệ thống phân cấp
Những người lãnh đạo nhóm kém hiệu quả không chỉ ra lệnh cho những người xung quanh và yêu cầu sự tôn trọng mà không cố gắng giành được sự tôn trọng cho bản thân, mà họ cũng không thiết lập hệ thống phân cấp rõ ràng và minh bạch trong toàn bộ nhóm. Là một nhà lãnh đạo, vị trí của bạn là hàng đầu. Bạn đưa ra quyết định cuối cùng và phân công vai trò cho từng thành viên trong nhóm.
- Tổ chức các cuộc họp nhóm, đặc biệt nếu bạn chưa có kinh nghiệm lãnh đạo một nhóm hoặc nhóm của bạn mới được thành lập. Trong cuộc họp, hãy thảo luận về vai trò của từng người trong nhóm và đảm bảo rằng họ biết ai cần báo cáo.
- Lập một biểu đồ với tên của tất cả các thành viên trong nhóm và chức danh của họ. Biểu đồ bạn tạo phải có thứ bậc hiển thị vị trí và vai trò của bạn ở trên cùng, người báo cáo trực tiếp cho bạn, v.v.
- Ngoài ra, bạn cũng phải đảm bảo rằng mỗi thành viên hiểu rằng bạn có ý định tôn trọng vai trò của mọi người và công nhận rằng mọi người là một phần quan trọng và sống còn trong thành công của nhóm.
Bước 2. Dành thời gian để dẫn đầu
Bạn phải giữ cho giao tiếp với nhóm trôi chảy và cởi mở, đồng thời thể hiện sự sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà các thành viên có thể có. Ngoài ra, bạn cũng phải lấp đầy mọi khoảng trống xảy ra, giải quyết mọi vấn đề và phải làm việc chăm chỉ nhất, thường xuyên nhất và lâu dài nhất.
- Một trưởng nhóm tồi sẽ giao các dự án và nhiệm vụ cho người khác và rời đi sớm, trong khi một trưởng nhóm tốt sẽ liên tục đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, theo thứ tự và khắc phục mọi sự chậm trễ.
- Đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể gặp bạn khi họ cần. Tuy nhiên, bạn cũng phải đặt ra những ranh giới mà mọi người phải tuân thủ. Nhóm có thể kêu gọi sự chú ý của bạn khi cần thiết, nhưng hãy đảm bảo rằng họ không tìm đến bạn mỗi khi bạn có thắc mắc. Sử dụng cấu trúc phân cấp để đơn giản hóa chuỗi lệnh và thiết lập ranh giới.
- Ngoài ra, bạn cũng nên đặt ra các giới hạn liên quan đến khối lượng công việc của riêng bạn và của nhóm. Trước khi chấp nhận vị trí trưởng nhóm, hãy thương lượng với sếp của bạn để thảo luận về khối lượng công việc của riêng bạn để bạn có thể dành thời gian nếu nhóm cần sự hiện diện của bạn. Sau đó, làm tương tự cho nhóm.
- Là một trưởng nhóm, bạn có thể phải đi muộn, đến nơi làm việc sớm, hoặc thậm chí làm việc vào cuối tuần. Mục tiêu của bạn là ngăn toàn bộ nhóm làm điều tương tự. Đưa ra giới hạn khối lượng công việc hợp lý cho từng thành viên để họ không cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng.
Bước 3. Đặt một ví dụ
Khái niệm này giống như dành thời gian để dẫn đầu. Với tư cách là trưởng nhóm, bạn có thể nhận được nhiều đặc quyền hơn, mức lương cao hơn và thêm một hoặc hai ngày nghỉ phép, nhưng tất cả những điều đó đều đi kèm với nhiều trách nhiệm hơn. Sai lầm của đội sẽ là lỗi của bạn và trách nhiệm của bạn.
- Đối xử với mọi thành viên trong nhóm với sự tôn trọng như nhau. Cố gắng giữ giao tiếp trong nhóm cởi mở và trung thực và cho nhóm thấy rằng vai trò của bạn ở đó là giải quyết mọi vấn đề hoặc thực hiện các điều chỉnh có lợi cho cả nhóm.
- Thể hiện sự tôn trọng đối với các đội khác và những người trong các bộ phận khác. Không bao giờ chỉ trích các cá nhân hoặc bộ phận khác, đặc biệt là trước mặt các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, nếu các thành viên trong nhóm thấy bạn thể hiện một hành vi nào đó, họ sẽ nghĩ rằng họ cũng có thể làm như vậy. Hành vi như vậy không chỉ là thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp, và ấn tượng mà nó tạo ra sẽ là trách nhiệm của bạn với tư cách là trưởng nhóm.
Bước 4. Giao nhiệm vụ nếu cần thiết
Trở thành một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ là giao việc cho người khác mà còn biết khi nào bạn nên giao một số nhiệm vụ nhất định. Đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm biết những gì họ cần làm và hoàn thành. Bạn không cần phải lu mờ mọi hành vi của các thành viên. Tin tưởng nhóm thực hiện các nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm.
- Thể hiện thái độ kiên quyết. Nhóm sẽ tuân theo sự dẫn dắt của bạn và tôn trọng bạn nếu bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Nếu bạn trì hoãn, nhóm sẽ nhận thấy điều đó và có thể coi đó là điểm yếu. Công việc của bạn là lãnh đạo và đưa ra quyết định, vì vậy hãy chuẩn bị tinh thần để làm điều đó.
- Nếu bạn phải đưa ra quyết định ảnh hưởng đến nhóm (một phần hoặc toàn bộ), hoặc bạn không có tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng, hãy hỏi nhóm. Yêu cầu báo cáo cập nhật hoặc thông tin về một phần cụ thể của dự án có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Thảo luận với nhóm về các tùy chọn có sẵn và yêu cầu đầu vào của họ.
Bước 5. Quản lý dự án, dẫn dắt các thành viên trong nhóm
Là một trưởng nhóm giỏi, bạn phải biết cách phân biệt giữa việc quản lý tất cả các dự án mà nhóm đang thực hiện và lãnh đạo các nhóm làm việc trong các dự án đó. Trong khi bạn sẽ phải giám sát tất cả mọi người và tất cả các dự án, bạn cũng sẽ phải để từng thành viên trong nhóm thực hiện công việc được giao theo cam kết ban đầu khi họ được thuê.
- Quản lý là một công việc theo định hướng nhiệm vụ, đảm bảo các cuộc họp và hoạt động diễn ra đúng như mong muốn, thiết lập và duy trì lịch trình của mọi người, đồng thời phân bổ đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành công việc.
- Lãnh đạo một nhóm yêu cầu bạn cung cấp hỗ trợ và động lực cho các thành viên trong nhóm để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm. Các nhà lãnh đạo giỏi không quản lý vi mô và nói với các thành viên trong nhóm cách thực hiện công việc. Thay vào đó, hãy truyền cảm hứng và động lực cho các thành viên trong nhóm để họ có thể đóng góp những ý tưởng và phương pháp phù hợp nhất với mỗi cá nhân.
Phương pháp 2/3: Xây dựng mối quan hệ với nhóm
Bước 1. Kiếm được sự tôn trọng thay vì đòi hỏi nó
Nhiều khả năng bạn có được vị trí lãnh đạo vì bạn xứng đáng. Vị trí không được cho đi như thể đó là quyền của bạn. Hãy coi vai trò trưởng nhóm như một điều gì đó đặc biệt.
- Mặc dù bạn có trách nhiệm với nhóm, nghĩa là bạn có vị trí cao hơn những người còn lại trong nhóm, nhưng với tư cách là trưởng nhóm, bạn phải được các thành viên trong nhóm tôn trọng.
- Kiếm được sự tôn trọng bằng cách trở thành một thành viên tự tin và có năng lực trong nhóm. Thể hiện thái độ tích cực đối với các thành viên trong nhóm nói chung và đối với từng thành viên. Lắng nghe những gì nhóm nói và yêu cầu mọi người đóng góp ý kiến.
- Đôi khi bạn phải sáng tạo và đưa ra quyết định ngay lập tức. Các thành viên trong nhóm có thể không phải lúc nào cũng đồng ý với quyết định. Giải thích rõ ràng lý do bạn đưa ra quyết định và yêu cầu ý kiến đóng góp hoặc phản hồi từ nhóm.
- Lắng nghe những gì nhóm nói và đánh giá cao bất kỳ ý tưởng nào được trình bày cho bạn. Mọi người sẽ thể hiện sự sẵn sàng chấp nhận bạn làm trưởng nhóm nếu họ biết rằng mọi ý kiến đều được coi trọng và cân nhắc.
- Bám sát lịch trình. Nếu nhóm cảm thấy rằng lịch trình làm việc và cuộc sống cá nhân xung đột hoặc không được tôn trọng, điều này sẽ ảnh hưởng đến tinh thần trong nhóm và ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo. Cho nhóm thời gian để sống cuộc sống riêng tư của họ. Thường xuyên thảo luận về lịch trình hàng tuần và lên lịch họp vào thứ Hai hàng tuần để giải quyết các vấn đề xảy ra trong tuần đó. Ngoài ra, hãy dành đủ thời gian để nhóm hoàn thành dự án. Nếu một nhiệm vụ bị gián đoạn vì một tác vụ khác đột nhiên xuất hiện, điều này có thể gây ra xung đột. Khi bạn biết rằng một nhiệm vụ cần phải được thực hiện, hãy cho cả nhóm biết.
- Nếu có một nhiệm vụ hoặc dự án khẩn cấp do bộ phận khác hoặc cấp trên giao, với tư cách là trưởng nhóm nhiệm vụ bạn phải từ chối. Bạn phải là tuyến phòng thủ đầu tiên của nhóm chống lại các bộ phận khác.
Bước 2. Lắng nghe người kia
Trong khi bạn đang ở vai trò lãnh đạo và chịu trách nhiệm ra quyết định, bạn cũng nên lắng nghe ý kiến và ý tưởng đến từ nhóm bất cứ khi nào có thể. Hãy thử xem xét đầu vào này nếu bạn nghĩ nó đáng giá. Khuyến khích nhóm đưa ra các đề xuất về cách giải quyết vấn đề hoặc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
- Xem xét đề xuất từ những người khác. Nếu ai đó đưa ra một ý tưởng, hãy thực hiện phân tích. Nghĩ cách khắc phục. Các nhà lãnh đạo giỏi lắng nghe đề xuất từ người khác chứ không chỉ nói suông. Cho nhóm thấy rằng bạn là người linh hoạt.
- Nếu ai đó đề xuất một giải pháp hoặc ý tưởng, đừng bác bỏ nó bằng cách nói rằng bạn đã thử một cách tiếp cận như vậy. Cũng nên tránh tuyên bố “Chà, nhưng…”. Thay vì gạt bỏ ý tưởng, hãy suy nghĩ kỹ về nó. Có lẽ bây giờ ý tưởng có thể được thực hiện mặc dù nó không phải là trước đây.
- Thảo luận mọi thứ với nhóm. Đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm về một ý tưởng. Công việc của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo không phải là bỏ qua những ý tưởng mà bạn cảm thấy sẽ không hiệu quả, mà là giúp nhóm tìm ra giải pháp.
Bước 3. Thu hút mọi người tham gia
Nếu một thành viên trong nhóm chậm trễ một chút trong một dự án hoặc nhiệm vụ, hãy giúp một tay. Hãy thể hiện thái độ tích cực và dành thời gian để thảo luận với người đó và xem xét điều gì đã khiến nó xảy ra. Tìm kiếm nhiệm vụ cho tất cả mọi người bất kể kỹ năng hay cấp độ của họ.
- Khi hỗ trợ ai đó gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ, hãy tránh xu hướng chỉ cách thực hiện nhiệm vụ. Việc chỉ ra cách hoàn thành nhiệm vụ sẽ không giúp các thành viên trong nhóm học cách tự mình hoàn thành nhiệm vụ, nhưng nó có thể làm giảm tinh thần. Không ai muốn cảm thấy mình kém cỏi hoặc kém cỏi.
- Luôn thể hiện thái độ tích cực và đừng lãng phí cơ hội giúp đỡ. Bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi thấy các thành viên trong nhóm muốn học hỏi và cải thiện. Hướng dẫn các thành viên trong nhóm qua các bước để hoàn thành nhiệm vụ. Sắp xếp thời gian để giúp đỡ nếu bạn bận.
Bước 4. Tạo động lực cho nhóm
Đôi khi mọi người cảm thấy lo sợ khi phải thử những điều mới, và đây là lúc cần đến vai trò của một nhà lãnh đạo. Cho cả nhóm thấy rằng nhiệm vụ này có thể thực hiện được, ngay cả khi nó khó và cố gắng làm cho nó trông thật vui vẻ. Nếu ai đó hoàn thành tốt nhiệm vụ, hãy ăn mừng thành công đó.
- Sự nhiệt tình dễ lây lan. Nếu bạn thể hiện tinh thần cao, cả nhóm có thể sẽ cảm thấy như vậy về dự án. Nếu nhóm của bạn tôn trọng bạn và ngưỡng mộ bạn với tư cách là người lãnh đạo, niềm đam mê và động lực của bạn sẽ thúc đẩy sự sáng tạo và mong muốn cống hiến hết mình của họ.
- Đưa ra sự công nhận cho thành công của nhóm, ngay cả đối với những thành công nhỏ. Phần thưởng nhỏ và sự công nhận có thể hiệu quả hơn những phần thưởng lớn. Mặc dù bạn không thể thưởng cho thành tích tốt bằng cách tăng lương, nhưng phần thưởng bằng lời nói có thể có tác động đáng kể. Nếu nhóm đang tạo ra kết quả tuyệt vời, hãy cân nhắc đưa mọi người đi ăn trưa cùng nhau để ăn mừng thành quả chăm chỉ đã đạt được. Trong bữa trưa, hãy dành thời gian để có cách tiếp cận riêng với từng người. Quên chuyện nói về công việc bên ngoài văn phòng. Tìm hiểu thêm về từng thành viên trong nhóm bên ngoài văn phòng.
- Một lời “cảm ơn” đơn giản có thể có tác động rất lớn. Nếu bạn dành một hoặc hai giây để cảm ơn một thành viên trong nhóm, điều đó sẽ cho thấy bạn là một nhà lãnh đạo quan tâm và tin tưởng vào đội.
Phương pháp 3/3: Cung cấp hướng dẫn
Bước 1. Biết bạn đang nói về điều gì
Nếu các thành viên trong nhóm cũng bối rối như bạn, làm thế nào họ biết phải làm gì? Với tư cách là người lãnh đạo, chính bạn là người phải thực hiện nghiên cứu trước, có nhiều thông tin nhất về dự án và biết được nhiệm vụ sẽ được giao cho ai.
- Đừng chỉ nghiên cứu về một chủ đề hoặc dự án trong môi trường văn phòng. Bằng cách đó, khi đến lúc lãnh đạo nhóm của mình, bạn có tất cả thông tin cần thiết để trả lời các câu hỏi và thảo luận về các ý tưởng.
- Theo dõi đội của bạn. Lắng nghe những gì mỗi thành viên trong nhóm nói và chú ý đến điểm mạnh và kỹ năng của mỗi cá nhân. Khi xem xét các nhiệm vụ và vai trò, bạn có thể giao nhiệm vụ cho người có khả năng hoàn thành chúng.
- Bằng cách tìm hiểu mọi thứ có thể về toàn bộ nhóm và dự án hiện có, bạn có thể trao quyền và cung cấp các công cụ cần thiết để nhóm làm việc hiệu quả nhất có thể.
Bước 2. Tận hưởng vị trí lãnh đạo của bạn
Mặc dù người lãnh đạo phải thể hiện sự nghiêm túc trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể vui vẻ. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không bị mang đi. Cân bằng công việc kinh doanh nghiêm túc trong tầm tay trong khi vẫn giữ được tinh thần và tinh thần đồng đội.
- Không có gì đảm bảo rằng mọi thứ sẽ luôn hoạt động trơn tru. Bạn cũng sẽ có những khoảng thời gian tồi tệ. Mọi người trong đội cũng vậy. Nếu ai đó đang bối rối hoặc thất vọng với một nhiệm vụ, hãy tận dụng cơ hội này để trở nên nổi bật. Hãy tận dụng tính cách tuyệt vời của bạn cộng với một chút khiếu hài hước để giúp đỡ những thành viên trong nhóm. Thảo luận về điều gì đang khiến cô ấy căng thẳng và giúp bạn đời của bạn tìm ra giải pháp.
- Giúp đỡ nhóm là một phần thú vị trong công việc của bạn. Các nhiệm vụ như lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ và đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thành đúng thời hạn và tiêu chuẩn có thể quá sức. Tận hưởng những lúc bạn có thể giúp ai đó giải quyết vấn đề của họ.
Bước 3. Chú ý đến tinh thần trong đội
Các đội mất tinh thần sẽ hoạt động không tốt. Bạn phải tạo ra tinh thần tích cực, đặt mục tiêu rõ ràng và chứng minh rằng công việc là xứng đáng và có thể làm được. Không ai muốn làm việc vì một mục tiêu bất khả thi.
- Nếu tinh thần xuống dốc, hãy khuyến khích cả nhóm trao đổi cởi mở để có thể tìm ra nguyên nhân. Có thể nguyên nhân là quy mô lớn và toàn công ty nên bạn không thể giải quyết nhanh chóng. Ít nhất bạn có thể nghĩ ra những ý tưởng sáng tạo để giúp đỡ nhóm của mình, ngay cả ở quy mô nhỏ.
- Tổ chức các cuộc họp đi bộ. Ngồi trong một căn phòng ngột ngạt để thảo luận về chi tiết dự án không có gì vui. Di chuyển sẽ cải thiện lưu thông máu và đầu óc minh mẫn để bạn có thể nảy ra những ý tưởng tuyệt vời. Nếu có thể, hãy mời nhóm họp đi bộ bên ngoài văn phòng, hoặc thậm chí trong văn phòng.
- Chơi trò chơi như một phần thưởng cho sự làm việc chăm chỉ của nhóm hoặc như một cách để trao đổi ý kiến. Hoặc sử dụng một quả bóng được chuyền từ người này sang người khác trong cuộc họp để thảo luận về mục tiêu.
- Đặt các mục tiêu vui vẻ cho đội và thưởng cho họ vì những mục tiêu đó. Bạn có thể có những mục tiêu liên quan đến dự án và phòng ban mà nhóm phải đạt được, nhưng bạn cũng có thể có những mục tiêu của riêng mình. Có thể bạn đặt mục tiêu cho nhóm hoàn thành một phần của dự án vào một ngày nhất định. Nếu nhóm quản lý để đạt được mục tiêu đó, hãy chiêu đãi họ một ly cà phê bằng tiền riêng của bạn hoặc lên kế hoạch cho chuyến du lịch một ngày đến một nơi nào đó thú vị nhưng cũng có thể giúp ích cho dự án. Đừng quá lo lắng, nếu bạn làm việc trong một môi trường sáng tạo hơn, bạn có thể đưa nhóm đi du ngoạn để tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm hoặc nghiên cứu điều gì đó liên quan đến công việc của bạn.
- Đối phó với sự thất vọng càng sớm càng tốt. Nếu bạn nhận thấy ai đó không hài lòng hoặc khó chịu, đừng đợi cho đến khi tình hình trở nên tồi tệ hơn. Nói chuyện với người đó và cùng nhau nghĩ ra giải pháp. Điều này không chỉ cho thấy rằng bạn quan tâm đến hạnh phúc của các thành viên trong nhóm của mình mà bạn còn quan tâm đến họ.
Lời khuyên
- Nếu ai đó mắc sai lầm, đừng phản ứng với điều đó bằng sự tức giận. Các thành viên trong nhóm của bạn cũng là con người và phạm sai lầm là một điều rất con người. Ai cũng mắc sai lầm. Cố gắng tỏ ra hữu ích và tỏ thái độ thân thiện. Nhiệm vụ của bạn bao gồm cố gắng ngăn lỗi xảy ra, chỉ ra các bước thích hợp và sửa lỗi xảy ra.
- Luôn tôn trọng ý kiến của các thành viên trong nhóm.
- Nếu có thể, hãy chọn những thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau. Nếu điều đó là không thể, nhiệm vụ của bạn là cố vấn cho thành viên yếu nhất và giúp họ trở thành một thành viên tốt hơn trong nhóm. Yêu cầu sự giúp đỡ từ các thành viên trong nhóm. Chỉ định các thành viên trong nhóm mạnh hơn làm cộng sự cho các thành viên yếu hơn và để các đồng đội có kỹ năng cao hơn chỉ cho bạn cách thực hiện công việc.
- Luôn thể hiện thái độ thân thiện với các thành viên trong nhóm.
- Một nhà lãnh đạo giỏi luôn nhẹ dạ cả tin và không bao giờ bỏ rơi bất kỳ ai.
- Đừng cố gắng trở nên quá nổi trội. Giữ thân thiện và tôn trọng.
