Một công việc toàn thời gian, gia đình, bạn bè, các hoạt động giải trí và hơn thế nữa có thể dẫn đến một cuộc sống đầy đòi hỏi và lộn xộn. Cộng với những bất thường trong đó, nó có thể cảm thấy không thể đạt được mọi thứ trong cuộc sống. Kỹ năng tổ chức rất quan trọng để giúp quản lý nhiều trách nhiệm của bạn, nhưng thường có thể khó thành thạo. Nhưng một khi bạn thành thạo nó, bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn và có lợi thế hơn so với đối thủ, điều này sẽ dẫn bạn đến một cuộc sống hạnh phúc và bền vững.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Tổ chức suy nghĩ của bạn
Bước 1. Lập danh sách việc cần làm
Viết ra mọi việc bạn phải làm ngày hôm nay và gạch bỏ nó khi bạn hoàn thành. Bằng cách viết ra các công việc hàng ngày của bạn, bạn không phải lo lắng về việc phải nhớ thực hiện chúng. Loại bỏ những thứ ra khỏi danh sách sẽ khiến bạn cảm thấy hiệu quả. Đặt những việc bạn đã làm vào danh sách chỉ để gạch bỏ chúng.
- Sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn theo mức độ ưu tiên cao và mức độ ưu tiên thấp. Đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng mục để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên. Hãy nghĩ, “Nếu bạn chỉ có thể làm một việc hôm nay, thì đó sẽ là gì?”. Đó là điều số một trong danh sách việc cần làm của bạn.
- Nếu có thể, hãy lập danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau và xem qua trước khi đi ngủ. Làm như vậy, bạn sẽ thức dậy vào buổi sáng với một kế hoạch hành động.
Bước 2. Tạo một danh sách đang chạy mà bạn thêm vào liên tục
Nếu có một cuốn sách bạn muốn đọc hoặc một nhà hàng bạn muốn thử, hãy lập một danh sách luôn mang theo bên mình. Nếu bạn muốn xem một bộ phim, bạn không phải xem nó hôm nay, và do đó không cần thêm nó vào danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn. Có một danh sách đang chạy sẽ giúp nhắc nhở bản thân về các nhiệm vụ "bổ sung" của bạn.
Bạn có thể tạo một danh sách đang chạy trong một cuốn sổ mà bạn luôn mang theo bên mình hoặc trực tuyến bằng một chương trình như Dropbox để giữ cho nó có thể truy cập suốt ngày đêm
Bước 3. Ghi chú trong khi nói chuyện với mọi người
Ghi chú về các cuộc trò chuyện của bạn với mọi người. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cuộc trò chuyện kinh doanh, nhưng cũng quan trọng trong các tương tác với bạn bè và gia đình. Ghi chép sẽ nhắc nhở bạn về một điều gì đó quan trọng mà ai đó đã nói, một nhiệm vụ đột xuất cần phải hoàn thành, hoặc chỉ là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về những khoảng thời gian vui vẻ với những người thân yêu của bạn.
Bạn không phải lúc nào cũng mang theo một cuốn sổ và ghi chép cẩn thận từng từ ai đó nói. Chỉ cần cố gắng dành thời gian để viết ra một hoặc hai điểm quan trọng trong mỗi cuộc trò chuyện sau đó
Bước 4. Sử dụng bảng lập kế hoạch
Một kế hoạch hàng năm có thể rất hữu ích trong việc thu thập những suy nghĩ khác nhau của bạn. Sử dụng nó để ghi lại các cuộc hẹn, chuyến đi và những thứ quan trọng khác. Nhìn vào các ghi chú mỗi ngày và viết ra những điều sẽ làm trong thời gian dài. Ví dụ, nếu bạn lên lịch cho một cuộc gọi hội nghị trong 6 tháng nữa, hãy ghi nó vào sổ kế hoạch của bạn ngay bây giờ để bạn không quên.
Bước 5. Thu dọn bộ não của bạn
Trong khi loại bỏ những thứ vô ích hoặc không quan trọng trong văn phòng và nhà, bạn cũng nên loại bỏ những suy nghĩ không cần thiết khỏi bộ não của mình. Hãy thử thiền để loại bỏ những suy nghĩ tiêu cực như lo lắng và căng thẳng khỏi tâm trí của bạn.
Phương pháp 2/4: Thực hiện cài đặt tại nhà
Bước 1. Loại bỏ những thứ không cần thiết
Thu dọn là một bước quan trọng đầu tiên trong việc sắp xếp ngôi nhà của bạn. Mở ngăn kéo và loại bỏ những thứ không cần thiết, vứt bỏ thực phẩm đã hết hạn sử dụng, vứt bỏ hoặc quyên góp quần áo và giày dép đã không được sử dụng trong hơn một năm, vứt bỏ đúng cách các loại thuốc hết hạn, vứt bỏ hoặc kết hợp đồ vệ sinh cá nhân đã hết hoặc đã hết, và các đối tượng thực sự không cần thiết khác.
Bước 2. Làm chất kết dính cho những điều quan trọng trong cuộc sống của bạn
Làm các bìa có nhãn “Bảo hiểm Xe hơi”, “Kỳ nghỉ”, “Biên lai”, “Ngân sách” và những điều hoặc sự kiện quan trọng khác trong cuộc sống của bạn.
- Thử mã hóa màu cho chất kết dính. Màu xanh lam cho Biên lai (xăng, tạp hóa, quần áo), màu đỏ cho Bảo hiểm (xe hơi, nhà cửa, cuộc sống), v.v.
- Bảo quản chất kết dính trên giá đã được xếp sẵn.
Bước 3. Gắn móc và kệ lên tường
Tận dụng không gian thẳng đứng thường không được sử dụng trong nhà của bạn. Mua móc để treo xe đạp trong nhà để xe và giá treo (nổi) để sắp xếp không gian hiệu quả và trang trí.
Bước 4. Mua không gian lưu trữ
Tương tự như việc sắp xếp trong văn phòng, hãy mua các thùng chứa và giỏ để đựng đồ đạc của bạn. Giữ các vật dụng tương tự ở cùng một nơi và có hệ thống đặt thùng chứa. Mua hộp đựng và giỏ đủ kích cỡ để sắp xếp mọi thứ trong nhà của bạn bao gồm đồ dùng, mỹ phẩm, thú nhồi bông, thực phẩm, giày dép và đồ đan lát.
Phương pháp 3/4: Nâng cấp Cài đặt trong Office
Bước 1. Mua một trường hợp thiết lập
Hãy đến một cửa hàng bán các hộp đựng sắp xếp (Ace Hardware, JYSK, Informa, IKEA, cửa hàng một giá, v.v.) và mua ít nhất mười trong số chúng. Mua hộp đựng có nhiều kích cỡ khác nhau để đựng bút, giấy và các vật dụng lớn hơn.
Mua hộp đựng, giỏ, ngăn kéo đựng hồ sơ và các vật dụng khác có thể cất giữ đồ đạc của bạn
Bước 2. Mua một bộ ghi nhãn
Giữ tất cả đồ đạc của bạn trong những chiếc hộp lưu trữ xinh xắn có ích gì nếu bạn không biết bên trong mỗi thứ có gì? Sử dụng công cụ ghi nhãn để dán nhãn đúng cách cho từng thùng chứa. Ví dụ: có một hộp đựng có nhãn “Dụng cụ viết” làm nơi cất bút, bút chì và bút dạ màu, và một hộp đựng khác có nhãn “Dụng cụ” để đựng kéo, kim bấm, dụng cụ mở ghim và bấm lỗ.
Dán nhãn mọi thứ bao gồm tệp, ngăn kéo và tủ
Bước 3. Sắp xếp tệp chứa thông tin dựa trên “cách sử dụng nó sau này”
Thay vì đặt mọi thứ vào một tệp dựa trên nơi bạn lấy chúng, hãy tạo một tệp với cách bạn sẽ sử dụng nó trong tương lai. Ví dụ: nếu bạn có tài liệu về khách sạn mà bạn sẽ ở tại New York trong một chuyến công tác, hãy đưa nó vào tệp “New York”, không phải tệp “Khách sạn”.
Tạo một tệp con. Có tệp “Khách sạn”, nhưng khác với tệp đó, có nhiều tệp “thành phố” khác nhau cho những nơi bạn thường xuyên ghé thăm
Bước 4. Phác thảo một “Mục lục” có tổ chức của đồ dùng văn phòng
Có thể mọi thứ đều theo thứ tự, nhưng bạn có thể không nhớ nơi đặt từng món. Lập danh sách cho từng hộp hoặc vật chứa bạn tạo và những gì có trong đó để tham khảo nhanh vào một ngày sau đó.
Danh sách này cũng sẽ giúp bạn đặt mọi thứ trở lại vị trí của chúng sau khi nhặt chúng lên
Bước 5. Tạo các phần “cần làm” và “hoàn thành” trên bảng
Chuẩn bị sẵn hai phần cụ thể trên bàn làm việc cho những việc cần phải làm (tài liệu để ký, báo cáo cần đọc, v.v.) và cho hàng đống việc đã được thực hiện. Bằng cách tạo hai phần riêng biệt, bạn sẽ không cảm thấy bối rối về những gì đã được làm và những gì chưa được làm.
Bước 6. Loại bỏ những thứ không cần thiết
Trong khi đặt các vật phẩm vào hộp và hộp đựng bạn đã mua, hãy vứt bỏ những vật dụng bạn không cần. Loại bỏ các vật phẩm bạn chưa chạm vào hoặc mở ra trong một năm, bất kỳ vật phẩm nào bị hư hỏng và trả lại bất kỳ vật phẩm nào còn lại.
- Bạn có thể hủy những tờ giấy cũ và hỏi đồng nghiệp xem họ có hứng thú với những món đồ mà bạn sắp vứt bỏ hay không.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi vứt bỏ thứ gì đó, hãy thử tặng nó.
Bước 7. Sắp xếp nội dung của máy tính
Bạn có thể sắp xếp những thứ hữu hình xung quanh mình, nhưng có một máy tính với nội dung vô tổ chức sẽ hạn chế năng suất của bạn và khiến bạn cảm thấy vô tổ chức. Tạo các thư mục và thư mục con mới để lưu trữ tệp, sắp xếp màn hình nền của bạn để dễ dàng tìm thấy các đối tượng, loại bỏ các tệp trùng lặp, đặt tên tài liệu với tiêu đề chi tiết và xóa các ứng dụng và tài liệu không cần thiết.
Phương pháp 4/4: Luôn có tổ chức
Bước 1. Dành 10 phút mỗi ngày để dọn dẹp gọn gàng
Bạn đã dành thời gian để sắp xếp và đặt mọi thứ vào đúng vị trí, vì vậy hãy giữ nó như vậy. Mỗi đêm, hãy đặt báo thức để chỉ ra mười phút để lưu trữ các vật dụng bị thất lạc và đảm bảo các thùng chứa và giỏ của bạn luôn ngăn nắp.
Bước 2. Nếu bạn thêm những điều mới vào cuộc sống của mình, hãy loại bỏ những điều cũ
Trước khi mua một cuốn sách mới, hãy xem qua giá sách của bạn và loại bỏ một cuốn mà bạn chưa hoặc sẽ không đọc. Quyên góp hoặc loại bỏ nó để mặt hàng mới của bạn có thể thay thế vị trí của nó.
Thực hiện nhiều bước hơn và loại bỏ hai hoặc ba đối tượng cho mỗi một đối tượng mới
Bước 3. Luôn giữ ô “Quyên góp”
Có một chiếc hộp để bạn có thể lưu trữ các vật phẩm để quyên góp bất cứ lúc nào. Khi bạn nhận ra mình không còn muốn một thứ gì đó nữa, hãy bỏ nó vào thùng quyên góp ngay lập tức.
Nếu bạn tìm thấy thứ bạn không muốn nữa nhưng không thể quyên góp, hãy bỏ nó vào thùng rác ngay lập tức
Bước 4. Khi bạn thấy một ngăn kéo đang mở, hãy đóng nó lại
Đừng đợi khoảng thời gian mười phút thu dọn của bạn để luôn ngăn nắp. Nếu bạn thấy một cái gì đó không đúng chỗ, hãy trả lại nó ngay lập tức. Nếu bạn vượt qua một thùng đầy, hãy đổ nó đi. Khi bạn thấy giấy không đúng chỗ, hãy vứt nó đi. Tạo thói quen để làm cho nó hiệu quả.
Đừng dành quá nhiều thời gian trong ngày để làm những công việc nhỏ nhặt. Đừng đi quá đà với việc đóng các ngăn kéo đang mở. Nếu bạn đang đi họp và tìm thấy một ngăn kéo đang mở trên đường đi của bạn, hãy đóng nó lại. Nếu bạn làm gián đoạn quy trình làm việc của mình chỉ để đóng một ngăn kéo, năng suất tổng thể của bạn sẽ giảm tới 25%
Bước 5. Tận dụng lợi thế của công nghệ để giữ cho bạn có tổ chức
Có hàng trăm ứng dụng bạn có thể sử dụng để giữ cho bản thân luôn ngăn nắp. Có nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm, như Evernote, ứng dụng nhắc nhở như Beep Me, tổ chức chuyến đi như TripIT và các ứng dụng giúp sắp xếp tầm quan trọng của các nhiệm vụ của bạn, chẳng hạn như Last Time.
Tìm kiếm các ứng dụng sẽ đồng bộ hóa với thiết bị của bạn để bạn có thể truy cập chúng mọi lúc mọi nơi
Bài viết liên quan
- Ngừng lãng phí thời gian
- Chuyển đổi hệ thống ghi thời gian 24 giờ thành hệ thống thời gian 12 giờ
- Tổ chức cuộc sống của bạn
- Quản lý thời gian một cách khôn ngoan
