Cách sử dụng Microsoft Access (với Hình ảnh)

Mục lục:

Cách sử dụng Microsoft Access (với Hình ảnh)
Cách sử dụng Microsoft Access (với Hình ảnh)

Video: Cách sử dụng Microsoft Access (với Hình ảnh)

Video: Cách sử dụng Microsoft Access (với Hình ảnh)
Video: 3+ Cách tạo Email không cần số điện thoại đơn giản, nhanh chóng 2024, Có thể
Anonim

Microsoft Access là một chương trình xây dựng cơ sở dữ liệu cho phép mọi người tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Chương trình này phù hợp cho các dự án nhỏ đến các doanh nghiệp lớn, và hoạt động rất trực quan. Điều này làm cho nó tuyệt vời cho việc nhập dữ liệu, vì bạn không phải làm việc với các bảng hoặc trang tính. Hãy xem các bước đầu tiên bên dưới để bắt đầu khai thác tối đa Microsoft Access.

Bươc chân

Phần 1/6: Tạo cơ sở dữ liệu mới

Sử dụng Microsoft Access Bước 1
Sử dụng Microsoft Access Bước 1

Bước 1. Nhấp vào tab Tệp và chọn "Mới"

Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ dữ liệu của bạn dưới nhiều dạng khác nhau. Bạn có thể chọn tạo một cơ sở dữ liệu trống hoặc chọn từ một mẫu hiện có.

  • Cơ sở dữ liệu trống là cơ sở dữ liệu Access tiêu chuẩn và được khuyến nghị sử dụng cục bộ. Tạo cơ sở dữ liệu cục bộ sẽ bao gồm một bảng.
  • Cơ sở dữ liệu web được thiết kế để tương thích với các thiết bị web Access. Tạo cơ sở dữ liệu web sẽ bao gồm một bảng.
  • Mẫu là cơ sở dữ liệu đã được thiết kế cho các mục đích sử dụng khác nhau. Chọn một mẫu nếu bạn không muốn mất thời gian thiết kế cơ sở dữ liệu.
Sử dụng Microsoft Access Bước 2
Sử dụng Microsoft Access Bước 2

Bước 2. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu

Khi bạn đã chọn loại cơ sở dữ liệu, hãy đặt cho nó một cái tên phản ánh nội dung của nó. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn sẽ làm việc với nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau. Nhập tên cơ sở dữ liệu của bạn vào hộp "Tên tệp". Chọn "Tạo" để tạo tệp cơ sở dữ liệu mới.

Phần 2/6: Thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

Sử dụng Microsoft Access Bước 3
Sử dụng Microsoft Access Bước 3

Bước 1. Xác định cấu trúc tốt nhất cho dữ liệu của bạn

Nếu bạn đang tạo một cơ sở dữ liệu trống, bạn sẽ cần phải suy nghĩ về cách tổ chức dữ liệu của mình và thêm các cấu trúc dữ liệu thích hợp. Có nhiều cách khác nhau để định dạng và tương tác với dữ liệu của bạn trong Access:

  • Bảng - Bảng là cách chính để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bảng có thể được so sánh với trang tính trong Excel: dữ liệu được tổ chức theo cột và bảng. Do đó, nhập dữ liệu từ Excel và các chương trình xử lý số khác là một quá trình dễ dàng.
  • Biểu mẫu - Biểu mẫu là một cách thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn. Mặc dù bạn có thể thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu trực tiếp trong các bảng, nhưng việc sử dụng biểu mẫu sẽ tăng tốc độ nhập dữ liệu trực quan.
  • Báo cáo - Báo cáo hữu ích để tóm tắt và hiển thị dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn. Báo cáo được sử dụng để phân tích dữ liệu và trả lời các câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như lợi nhuận thu được là bao nhiêu hoặc nơi có nhiều khách hàng nhất. Các báo cáo được thiết kế để in.
  • Truy vấn - Truy vấn là cách bạn nhận và sắp xếp dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nó để hiển thị các mục nhập cụ thể từ các bảng khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng các truy vấn để thêm và cập nhật dữ liệu.
Sử dụng Microsoft Access Bước 4
Sử dụng Microsoft Access Bước 4

Bước 2. Tạo bảng đầu tiên của bạn

Nếu bạn bắt đầu một cơ sở dữ liệu trống, bạn sẽ bắt đầu với một bảng trống. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng này, theo cách thủ công hoặc bằng cách sao chép nó từ một nguồn khác.

  • Mỗi phần dữ liệu phải được lưu trữ trong cột (trường) riêng của nó, trong khi dữ liệu phải được đặt trong hàng riêng của nó. Ví dụ: dữ liệu của mỗi khách hàng được lưu trữ trong một hàng, trong khi các trường có sẵn là thông tin khác nhau về người tiêu dùng đó (tên, họ, địa chỉ email, v.v.)
  • Bạn có thể đặt tên cho các nhãn cột để biết tên của từng trường dễ dàng hơn. Bấm đúp vào tiêu đề cột để đổi tên nó.
Sử dụng Microsoft Access Bước 5
Sử dụng Microsoft Access Bước 5

Bước 3. Nhập dữ liệu từ các nguồn khác

Nếu bạn muốn nhập từ một tệp hoặc vị trí được hỗ trợ, bạn có thể đặt Access để chấp nhận thông tin và thêm thông tin đó vào cơ sở dữ liệu của bạn. Điều này rất hữu ích để nhận dữ liệu từ máy chủ web hoặc các nguồn được chia sẻ khác.

  • Nhấp vào tab Dữ liệu Bên ngoài
  • Chọn loại tệp bạn muốn nhập. Trong phần "Nhập và Liên kết", bạn sẽ thấy một số tùy chọn cho các loại dữ liệu. Bạn có thể nhấp vào Thêm để xem thêm các tùy chọn. ODBC là viết tắt của Open Database Connectivity, và bao gồm các cơ sở dữ liệu như SQL.
  • Duyệt qua các vị trí dữ liệu. Nếu dữ liệu nằm trên máy chủ, bạn cần nhập địa chỉ máy chủ.
  • Trong cửa sổ tiếp theo, chọn "Chỉ định cách thức và vị trí bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện tại". Chọn "OK". Làm theo các bước để nhập dữ liệu của bạn.
Sử dụng Microsoft Access Bước 6
Sử dụng Microsoft Access Bước 6

Bước 4. Thêm một bảng khác

Bạn sẽ muốn lưu trữ các bản ghi khác nhau trong các cơ sở dữ liệu khác nhau. Điều này sẽ làm cho cơ sở dữ liệu của bạn chạy trơn tru. Ví dụ: bạn có thể có một bảng thông tin khách hàng và một bảng khác cho thông tin đặt hàng. Sau đó, bạn có thể liên kết bảng thông tin khách hàng với bảng thông tin đơn hàng.

Trong phần "Tạo" của tab Trang chủ, nhấp vào nút "Bảng". Một bảng mới sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể nhập thông tin theo cách tương tự như bảng đầu tiên

Phần 3/6: Quản lý mối quan hệ giữa các bảng

Sử dụng Microsoft Access Bước 7
Sử dụng Microsoft Access Bước 7

Bước 1. Hiểu cách hoạt động của ổ khóa

Mỗi bảng sẽ có một khóa chính duy nhất cho mỗi mục nhập. Ban đầu, Access tạo một cột ID có số lượng tăng dần theo mỗi mục nhập. Cột này sẽ hoạt động như "khóa chính". Các bảng cũng có thể có các trường "khóa ngoại", là các trường được liên kết từ các bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Các trường được liên kết sẽ có cùng một dữ liệu.

  • Ví dụ: trong bảng Đơn đặt hàng, bạn có thể có trường ID Khách hàng để ghi lại những gì khách hàng đã đặt hàng. Bạn có thể tạo mối quan hệ cho trường đó với trường ID trong bảng Khách hàng.
  • Sử dụng mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và dễ dàng truy cập dữ liệu của bạn.
Sử dụng Microsoft Access Bước 8
Sử dụng Microsoft Access Bước 8

Bước 2. Nhấp vào tab Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó nhấp vào nút Mối quan hệ trong phần Mối quan hệ

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với bản xem trước của tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu. Mỗi trường sẽ được hiển thị dưới tên của mỗi bảng.

Bạn phải tạo một trường cho "khóa ngoại" trước khi tạo mối quan hệ. Ví dụ: nếu bạn muốn sử dụng ID Khách hàng trong bảng Đơn hàng, hãy tạo trường có tên Khách hàng trong bảng và để trống trường. Đảm bảo rằng định dạng giống với trường bạn đang liên kết đến (ví dụ: số)

Sử dụng Microsoft Access Bước 9
Sử dụng Microsoft Access Bước 9

Bước 3. Kéo trường bạn muốn sử dụng làm khóa ngoại vào trường bạn đã tạo cho khóa ngoại

Nhấp vào Tạo trong cửa sổ xuất hiện để đặt mối quan hệ giữa các trường. Một dòng sẽ xuất hiện giữa hai bảng kết nối hai trường.

Chọn hộp kiểm "Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu" khi tạo mối quan hệ. Điều này có nghĩa là, nếu dữ liệu được thay đổi trong một trường, dữ liệu trong các trường khác cũng sẽ thay đổi. Điều này sẽ làm cho dữ liệu của bạn chính xác hơn

Phần 4/6: Tạo truy vấn

Sử dụng Microsoft Access Bước 10
Sử dụng Microsoft Access Bước 10

Bước 1. Hiểu vai trò của truy vấn

Truy vấn là các hành động cho phép bạn nhanh chóng xem, thêm và chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Có nhiều loại truy vấn, từ tìm kiếm đơn giản đến tạo bảng mới dựa trên dữ liệu hiện có. Truy vấn rất quan trọng trong việc tạo báo cáo.

Truy vấn được chia thành hai loại chính: Chọn và Hành động. Truy vấn đầu tiên lấy dữ liệu từ bảng và có thể tính toán nó, trong khi truy vấn thứ hai có thể thêm, chỉnh sửa và xóa dữ liệu khỏi bảng

Sử dụng Microsoft Access Bước 11
Sử dụng Microsoft Access Bước 11

Bước 2. Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo một truy vấn Chọn cơ bản

Nếu bạn muốn sử dụng truy vấn Chọn cơ bản, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để hướng dẫn bạn qua các bước. Bạn có thể truy cập Trình hướng dẫn Truy vấn từ tab Tạo. Điều này cho phép bạn hiển thị các trường cụ thể từ một bảng.

Tạo một Truy vấn Chọn với Tiêu chí

Sử dụng Microsoft Access Bước 12
Sử dụng Microsoft Access Bước 12

Bước 1. Mở thiết kế truy vấn

Bạn có thể sử dụng các tiêu chí để thu nhỏ truy vấn Chọn của mình và chỉ hiển thị thông tin bạn cần. Để bắt đầu, hãy nhấp vào tab Tạo và chọn Thiết kế Truy vấn.

Sử dụng Microsoft Access Bước 13
Sử dụng Microsoft Access Bước 13

Bước 2. Chọn bảng của bạn

Hộp Hiển thị Bảng sẽ mở ra. Bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng và bấm Đóng.

Sử dụng Microsoft Access Bước 14
Sử dụng Microsoft Access Bước 14

Bước 3. Thêm các trường mà dữ liệu sẽ được trích xuất

Bấm đúp vào từng trường trong bảng mà bạn muốn thêm vào Truy vấn. Trường sẽ được thêm vào danh sách Thiết kế.

Sử dụng Microsoft Access Bước 15
Sử dụng Microsoft Access Bước 15

Bước 4. Thêm tiêu chí

Bạn có thể sử dụng các loại tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như văn bản hoặc hàm. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị giá cao hơn $ 50 từ trường Giá, hãy nhập

=50

trên các tiêu chí. Nếu bạn chỉ muốn cho khách hàng đến từ Vương quốc Anh thấy, hãy nhập

Vương quốc Anh

trong hộp Tiêu chí.

Bạn có thể sử dụng nhiều tiêu chí trong mỗi truy vấn

Sử dụng Microsoft Access Bước 16
Sử dụng Microsoft Access Bước 16

Bước 5. Nhấp vào "Run" để xem kết quả

Nút này nằm trên tab Thiết kế. Kết quả truy vấn của bạn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn..

Tạo một truy vấn chọn với các tham số

Sử dụng Microsoft Access Bước 17
Sử dụng Microsoft Access Bước 17

Bước 1. Mở thiết kế truy vấn

Truy vấn với các tham số cho phép bạn đặt dữ liệu nào bạn muốn nhận mỗi khi chạy truy vấn. Ví dụ: nếu bạn có cơ sở dữ liệu khách hàng từ các thành phố khác nhau, bạn có thể sử dụng truy vấn với các tham số để hỏi thành phố nào bạn muốn hiển thị dữ liệu.

Sử dụng Microsoft Access Bước 18
Sử dụng Microsoft Access Bước 18

Bước 2. Tạo truy vấn Chọn và xác định bảng

Thêm các trường bạn muốn truy xuất dữ liệu trong truy vấn bằng cách nhấp đúp vào bản xem trước bảng.

Sử dụng Microsoft Access Bước 19
Sử dụng Microsoft Access Bước 19

Bước 3. Thêm thông số trong phần Criteria

Các thông số được đánh dấu bằng các ký tự "" xung quanh chúng. Văn bản trong ngoặc sẽ được hiển thị trên truy vấn xuất hiện khi truy vấn được thực thi. Ví dụ: để yêu cầu nhập thành phố, hãy nhấp vào ô Tiêu chí cho trường Thành phố và nhập

[Thành phố nào?]

Bạn có thể kết thúc các tham số bằng? hoặc:, nhưng không phải với! hoặc

Sử dụng Microsoft Access Bước 20
Sử dụng Microsoft Access Bước 20

Bước 4. Tạo một truy vấn với nhiều tham số

Bạn có thể sử dụng nhiều tham số để tạo khoảng cách tùy chỉnh trong kết quả truy vấn của mình. Ví dụ: nếu trường ưa thích của bạn là Ngày, bạn có thể nhận được kết quả giữa các ngày cụ thể bằng cách nhập mã> Giữa [Ngày bắt đầu:] và [Ngày kết thúc:]. Bạn sẽ nhận được hai lời nhắc khi chạy truy vấn.

Tạo truy vấn tạo bảng

Sử dụng Microsoft Access Bước 21
Sử dụng Microsoft Access Bước 21

Bước 1. Nhấp vào tab Tạo và chọn Thiết kế Truy vấn

Bạn có thể sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu cụ thể từ bảng hiện có và tạo bảng mới với dữ liệu đó. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn tách một phần cụ thể của cơ sở dữ liệu của mình hoặc tạo biểu mẫu cho một phần cụ thể của cơ sở dữ liệu. Trước tiên, bạn sẽ tạo một truy vấn Chọn thông thường.

Sử dụng Microsoft Access Bước 22
Sử dụng Microsoft Access Bước 22

Bước 2. Chọn bảng bạn muốn lấy dữ liệu

Bấm đúp vào các bảng. Bạn có thể chọn nhiều bảng cùng một lúc nếu cần.

Sử dụng Microsoft Access Bước 23
Sử dụng Microsoft Access Bước 23

Bước 3. Chọn trường bạn muốn lấy dữ liệu

Bấm đúp vào từng trường bạn muốn thêm từ bản xem trước bảng. Trường này sẽ được thêm vào danh sách truy vấn của bạn.

Sử dụng Microsoft Access Bước 24
Sử dụng Microsoft Access Bước 24

Bước 4. Đặt tiêu chí

Nếu bạn muốn chỉ định dữ liệu nhất định trong một trường, hãy sử dụng phần Tiêu chí để đặt nó. Xem phần "Tạo Truy vấn Chọn với Tiêu chí" để biết chi tiết.

Sử dụng Microsoft Access Bước 25
Sử dụng Microsoft Access Bước 25

Bước 5. Kiểm tra truy vấn của bạn để đảm bảo kết quả phù hợp với nhu cầu của bạn

Trước khi bạn tạo bảng của mình, hãy chạy một truy vấn để đảm bảo rằng nó truy xuất dữ liệu chính xác. Điều chỉnh các tiêu chí và trường cho đến khi bạn nhận được dữ liệu phù hợp.

Sử dụng Microsoft Access Bước 26
Sử dụng Microsoft Access Bước 26

Bước 6. Lưu truy vấn bằng cách nhấn Ctrl + S

Truy vấn sẽ xuất hiện trong khung điều hướng bên trái màn hình. Nhấp vào truy vấn để chọn lại và nhấp vào tab Thiết kế.

Sử dụng Microsoft Access Bước 27
Sử dụng Microsoft Access Bước 27

Bước 7. Nhấp vào "Tạo Bảng" trong phần "Loại Truy vấn"

Một cửa sổ hiện ra yêu cầu đặt tên bảng mới. Nhập tên bảng và bấm OK.

Sử dụng Microsoft Access Bước 28
Sử dụng Microsoft Access Bước 28

Bước 8. Nhấp vào Chạy

Bảng mới của bạn sẽ được tạo dựa trên truy vấn bạn đã tạo. Bảng sẽ xuất hiện trong khung điều hướng bên trái màn hình.

Tạo Truy vấn Nối thêm

Sử dụng Microsoft Access Bước 29
Sử dụng Microsoft Access Bước 29

Bước 1. Mở Truy vấn đã được tạo trước đó

Bạn có thể sử dụng truy vấn Nối để thêm dữ liệu vào bảng hiện có từ một bảng khác. Điều này rất hữu ích nếu bạn cần thêm dữ liệu vào bảng mà bạn đã tạo thông qua truy vấn tạo bảng.

Sử dụng Microsoft Access Bước 30
Sử dụng Microsoft Access Bước 30

Bước 2. Nhấp vào nút Nối trên tab Thiết kế

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Nối. Chọn bảng bạn muốn thêm dữ liệu vào.

Sử dụng Microsoft Access Bước 31
Sử dụng Microsoft Access Bước 31

Bước 3. Thay đổi tiêu chí truy vấn của bạn như mong muốn

Ví dụ: nếu bạn tạo một bảng với tiêu chí "2010" trong trường "Năm", hãy thay đổi nó thành năm bạn muốn thêm, ví dụ "2011".

Sử dụng Microsoft Access Bước 32
Sử dụng Microsoft Access Bước 32

Bước 4. Đặt nơi bạn muốn thêm dữ liệu

Đảm bảo rằng bạn đặt các trường chính xác cho mỗi cột mà bạn thêm dữ liệu vào. Ví dụ: bằng cách sử dụng các thay đổi ở trên, dữ liệu sẽ được thêm vào hộp Năm trong hàng "Nối vào".

Sử dụng Microsoft Access Bước 33
Sử dụng Microsoft Access Bước 33

Bước 5. Chạy truy vấn

Nhấp vào "Chạy" trên tab Thiết kế. Truy vấn sẽ được thực hiện và dữ liệu sẽ được thêm vào bảng. Sau đó, bạn có thể thêm một bảng để kiểm tra xem dữ liệu đã được nhập chính xác hay chưa.

Phần 5/6: Tạo và Sử dụng Biểu mẫu

Sử dụng Microsoft Access Bước 34
Sử dụng Microsoft Access Bước 34

Bước 1. Chọn bảng bạn muốn tạo biểu mẫu

Biểu mẫu cho phép bạn xem dữ liệu trong từng trường và di chuyển giữa các mục nhập và tạo mục nhập mới một cách nhanh chóng và dễ dàng. Biểu mẫu rất quan trọng nếu bạn nhập dữ liệu trong một khoảng thời gian dài, vì nhiều người thấy nó dễ sử dụng hơn bảng.

Sử dụng Microsoft Access Bước 35
Sử dụng Microsoft Access Bước 35

Bước 2. Nhấp vào nút Biểu mẫu trên tab Tạo

Thao tác này sẽ tự động tạo biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng. Access tạo các trường có kích thước đủ lớn, nhưng bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển các phần tử trên biểu mẫu theo ý muốn.

  • Nếu bạn không muốn các trường nhất định xuất hiện trên biểu mẫu, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Xóa.
  • Nếu bảng của bạn có mối quan hệ, một hàng dữ liệu sẽ xuất hiện bên dưới mỗi mục nhập hiển thị dữ liệu được liên kết. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu được liên kết dễ dàng hơn. Ví dụ: mỗi nhân viên bán hàng trong cơ sở dữ liệu của bạn có thể có dữ liệu khách hàng được liên kết với mục nhập của họ.
Sử dụng Microsoft Access Bước 36
Sử dụng Microsoft Access Bước 36

Bước 3. Duyệt đến biểu mẫu của bạn

Các nút định hướng ở phía dưới rất hữu ích để di chuyển giữa các mục nhập. Các ô trên biểu mẫu sẽ chứa đầy dữ liệu của bạn khi bạn di chuyển giữa các mục nhập. Bạn có thể sử dụng các nút ở góc để di chuyển đến bản ghi đầu tiên hoặc cuối cùng.

Sử dụng Microsoft Access Bước 37
Sử dụng Microsoft Access Bước 37

Bước 4. Nhấp vào nút Datasheet để sử dụng bảng

Nút này ở trên cùng bên trái và sẽ cho phép bạn bắt đầu thay đổi nội dung dữ liệu của mình với biểu mẫu.

Sử dụng Microsoft Access Bước 38
Sử dụng Microsoft Access Bước 38

Bước 5. Thay đổi các mục bạn đã thực hiện

Bạn có thể chỉnh sửa văn bản trong toàn bộ hộp cho mỗi mục nhập để thay đổi dữ liệu hiện có trong bảng. Các thay đổi được thực hiện sẽ xuất hiện ngay lập tức trên bảng và dữ liệu được liên kết.

Sử dụng Microsoft Access Bước 39
Sử dụng Microsoft Access Bước 39

Bước 6. Thêm một mục mới

Nhấp vào nút "Thêm Bản ghi" gần các nút điều hướng để tạo một mục mới ở cuối dòng. Bạn có thể sử dụng các hộp để nhập dữ liệu vào các hộp trống trong bảng. Đây là một cách dễ dàng để thêm thông tin, thay vì sử dụng chế độ xem bảng.

Sử dụng Microsoft Access Bước 40
Sử dụng Microsoft Access Bước 40

Bước 7. Lưu biểu mẫu khi hoàn tất

Đảm bảo rằng bạn lưu biểu mẫu bằng cách nhấn Ctrl + S để bạn có thể truy cập vào một ngày sau đó. Biểu mẫu sẽ xuất hiện trong khung điều hướng bên trái màn hình.

Phần 6/6: Lập báo cáo

Sử dụng Microsoft Access Bước 41
Sử dụng Microsoft Access Bước 41

Bước 1. Chọn một bảng hoặc truy vấn

Báo cáo sẽ cho phép bạn hiển thị bản tóm tắt dữ liệu của mình. Báo cáo thường được sử dụng cho báo cáo thanh toán và báo cáo giao hàng, và có thể được tùy chỉnh cho bất kỳ mục đích sử dụng nào. Báo cáo truy xuất dữ liệu từ các bảng hoặc truy vấn mà bạn đã tạo.

Sử dụng Microsoft Access Bước 42
Sử dụng Microsoft Access Bước 42

Bước 2. Nhấp vào tab Tạo

Chọn loại báo cáo bạn muốn tạo. Có một số cách lập báo cáo mà bạn có thể thực hiện. Access có thể tự động tạo báo cáo cho bạn và bạn cũng có thể tạo báo cáo tùy chỉnh.

  • Báo cáo - Điều này sẽ tạo một báo cáo tự động với tất cả dữ liệu từ nguồn của bạn. Không có nhóm dữ liệu ở đây, nhưng đối với cơ sở dữ liệu nhỏ, loại báo cáo này có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.
  • Báo cáo trống - Điều này sẽ tạo ra một báo cáo trống mà bạn có thể điền dữ liệu theo ý muốn. Bạn có thể chọn từ các trường có sẵn để tạo báo cáo tùy chỉnh.
  • Trình hướng dẫn Báo cáo - Trình hướng dẫn tạo báo cáo sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình tạo báo cáo, cho phép bạn chọn và nhóm dữ liệu, cũng như định dạng dữ liệu.
Sử dụng Microsoft Access Bước 43
Sử dụng Microsoft Access Bước 43

Bước 3. Chọn nguồn dữ liệu cho báo cáo trống của bạn

Nếu bạn chọn tạo một báo cáo trống, bạn phải chọn nguồn dữ liệu. Đầu tiên, nhấp vào tab Sắp xếp và chọn Trang thuộc tính. Hoặc, bạn cũng có thể nhấn Alt + Enter.

Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Ghi Nguồn. Danh sách các bảng và truy vấn của bạn sẽ xuất hiện. Chọn một bảng hoặc truy vấn và các tùy chọn của bạn sẽ được chọn cho báo cáo

Sử dụng Microsoft Access Bước 44
Sử dụng Microsoft Access Bước 44

Bước 4. Thêm các trường vào báo cáo của bạn

Khi bạn có các nguồn, bạn có thể thêm các trường vào báo cáo của mình. Nhấp vào tab "Định dạng" và nhấp vào "Thêm Trường Hiện có". Danh sách các trường sẽ xuất hiện ở bên phải.

  • Bấm và kéo các trường bạn muốn thêm vào khung Thiết kế. Mục nhập sẽ xuất hiện trên báo cáo của bạn. Khi bạn thêm các trường bổ sung, chúng sẽ được đặt tự động với các trường hiện có.
  • Bạn có thể thay đổi kích thước của một trường bằng cách nhấp vào góc của nó và kéo nó bằng chuột.
  • Xóa một trường khỏi báo cáo bằng cách nhấp vào tiêu đề của trường đó và nhấn Xóa.
Sử dụng Microsoft Access Bước 45
Sử dụng Microsoft Access Bước 45

Bước 5. Nhóm các báo cáo của bạn

Việc phân nhóm cho phép bạn nhanh chóng xử lý thông tin từ các báo cáo, vì dữ liệu liên quan đã được sắp xếp. Ví dụ: bạn có thể muốn nhóm doanh số bán hàng theo khu vực hoặc theo người bán. Phân nhóm cho phép bạn làm điều đó.

  • Nhấp vào tab Thiết kế và nhấp vào "Nhóm và Sắp xếp".
  • Bấm chuột phải vào bất kỳ đâu trong trường bạn muốn nhóm. Chọn "Group On" trên menu.
  • Một người đứng đầu sẽ được tạo cho nhóm. Bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề đầu trang cho các nhóm nhãn.
Sử dụng Microsoft Access Bước 46
Sử dụng Microsoft Access Bước 46

Bước 6. Lưu và chia sẻ báo cáo

Khi báo cáo của bạn hoàn tất, bạn có thể lưu và chia sẻ hoặc in nó giống như bất kỳ tài liệu nào khác. Sử dụng báo cáo để chia sẻ báo cáo hiệu suất với các nhà đầu tư, thông tin liên hệ về người lao động và hơn thế nữa.

Lời khuyên

Microsoft Access mở ở chế độ "Backstage View", chế độ này cung cấp các tùy chọn menu cho phép bạn mở cơ sở dữ liệu, tạo cơ sở dữ liệu mới hoặc truy cập các lệnh để chỉnh sửa cơ sở dữ liệu của bạn

Cảnh báo

Một số tính năng trong Access không phải lúc nào cũng có sẵn, tùy thuộc vào loại cơ sở dữ liệu bạn đang tạo. Ví dụ: bạn không thể chia sẻ cơ sở dữ liệu máy tính để bàn trên Web và một số tính năng máy tính để bàn như số lượng truy vấn không khả dụng trên cơ sở dữ liệu Web

== Nguồn ==

  1. https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
  2. https://www. Chức năngx.com/access/Lesson30.htm
  3. https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
  4. https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf

Đề xuất: