Access là giao diện trình quản lý cơ sở dữ liệu cho phép người dùng nhập một hoặc nhiều phần của cơ sở dữ liệu Excel vào hệ thống để họ có thể tìm thấy các kết quả phù hợp giữa hoặc trong các trường (trường) của họ. Bởi vì một tệp Access duy nhất có thể chứa nhiều bảng tính Excel, chương trình này cũng rất tốt để đối chiếu hoặc phân tích một lượng lớn thông tin bảng tính Excel vào Access. Bạn chỉ cần thực hiện một vài bước chính.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị nhập Excel vào Access
Bước 1. Mở cả hai chương trình vào máy tính
Bạn sẽ cần mua và tải xuống gói Microsoft Office bao gồm Excel và Access. Bạn chỉ có thể thực hiện việc này thông qua trang web của Microsoft.
- Sau khi chương trình hoàn tất tải xuống, hãy nhấp vào "Bắt đầu" trong Windows và chọn "Tất cả các chương trình".
- Nhấp vào "Microsoft Office" và chọn "Access" (hoặc "Excel") từ trình đơn thả xuống. Có lẽ bảng tính Excel đã được gửi qua email hoặc được tải xuống từ một trang web. Tệp sẽ mở một chương trình Office trên máy tính của bạn.
Bước 2. Dọn dẹp bảng tính Excel trước khi nhập vào Access
Để làm mọi thứ dễ dàng hơn cho bạn, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện một vài bước đơn giản trước khi nhập tệp Excel vào Access. Điều quan trọng là dữ liệu giữa các bảng tính được nhập phải nhất quán.
- Bạn nên đảm bảo hàng đầu tiên của bảng tính Excel chứa tiêu đề cột (hoặc tên ô) và có thể được hiểu một cách rõ ràng và dễ dàng. Ví dụ: đối với một cột chứa họ của mọi người, chúng tôi khuyên bạn nên đặt tiêu đề cột là "Họ". Cung cấp các tiêu đề rõ ràng và chính xác để giúp dễ dàng khớp các tiêu đề cột của trang tính Excel này với trang tính Excel khác.
- Access cho phép bạn liên kết hai hoặc nhiều trường giữa nhiều trang tính. Giả sử bạn có một trang tính Excel chứa thông tin về bảng lương. Bảng tính này chứa họ và tên, địa chỉ và số tiền lương của người đó. Giả sử bạn muốn so khớp một trang tính trong Quyền truy cập vào trang tính Excel thứ hai có chứa thông tin liên quan đến chiến dịch đóng góp tài chính. Tờ thứ hai này chứa tên, địa chỉ và khoản đóng góp của người đó. Access cho phép bạn so khớp một tiêu đề cột với một cột khác. Ví dụ: bạn có thể liên kết Tiêu đề Tên để xem những người có cùng tên xuất hiện trong cả hai cơ sở dữ liệu.
- Quét trang tính Excel để đảm bảo mỗi loại dữ liệu được xử lý theo cùng một cách và làm sạch nó trước khi nhập vào Access. Đây là cái được gọi là "quan hệ" trong Access. Ví dụ: nếu bảng tính lương của bạn chứa tên đầu tiên, họ và tên đệm trong một cột, nhưng bảng tính thứ hai chỉ chứa tên trong các cột riêng biệt, Access sẽ không hiển thị kết quả khớp. Tiêu đề cột / trường phải khớp chính xác.
Bước 3. Chia thông tin trong các cột trong Excel
Để khắc phục sự cố này, thông tin cần được chia thành các cột trong Excel để không dẫn đến "không khớp" trong Access.
- Ví dụ: bạn có thể chia họ, tên đệm và họ để chúng có cột riêng. Nếu trang tính thứ hai được cấu trúc theo cùng một cách, khi bạn liên kết, chẳng hạn như họ với họ trong Access, kết quả đối sánh sẽ xuất hiện cho các tên giống nhau.
- Để tách một cột trong Excel, hãy đánh dấu cột có thông tin bạn muốn tách. Bấm vào dữ liệu "dữ liệu" trên thanh công cụ trong chương trình Excel. Nhấp vào "văn bản thành cột". Thông thường, bạn sẽ chọn tùy chọn "phân định". Bấm tiếp theo (next).
Bước 4. Tiếp tục sử dụng trình hướng dẫn để tách các cột hội tụ
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thực hiện quá trình chia thông tin được nối trong một cột thành nhiều cột.
- Chọn cách "phân tách" dữ liệu trong cột. Có nghĩa là, mỗi phần thông tin trong một cột được ngăn cách bởi một cái gì đó. Thông thường, dấu phân tách này là dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Thường thì thông tin này chỉ được phân tách bằng dấu cách. Ví dụ trong ví dụ sau, giả sử tên "Budi A. Dodo" xuất hiện trong một cột. Tên (Budi) và tên viết tắt A. được phân tách bằng dấu cách. Họ và tên viết tắt A. của Dodo cũng được phân tách bằng dấu cách. Vì vậy, hãy chọn một khoảng trống trong trình hướng dẫn được phân tách.
- Bấm tiếp theo, sau đó kết thúc (xong). Chương trình sẽ tách Budi, A. và Dodo thành ba cột. Sau đó, bạn có thể đặt tiêu đề mới cho các cột mới này để chỉ ra loại thông tin mà chúng chứa (Họ, Tên, v.v.) Trước tiên, tốt nhất là tạo một vài cột trống ở bên phải dữ liệu tách để dữ liệu được đẩy lên vào một cột trống mới (thay vì-thay vì ghi đè các cột đã chứa thông tin).
Phần 2/3: Nhập Excel vào Access
Bước 1. Mở chương trình Access trên máy tính của bạn
Chuyển đến menu chương trình máy tính. đi tới menu Bắt đầu, chọn Microsoft Office và nhấp vào Microsoft Access. Bạn cần mở một cơ sở dữ liệu Access trống mới để có thể nhập Excel.
- Chọn "cơ sở dữ liệu trống trên màn hình" để tạo cơ sở dữ liệu mới trong chương trình Access.
- Đặt cho nó một cái tên mới nếu bạn muốn. Bấm vào "create" (tạo).
Bước 2. Nhập bảng tính Excel vào Access
Bước tiếp theo là kéo bảng tính Excel (một hoặc nhiều) vào cơ sở dữ liệu Access.
- Nhấp vào "Dữ liệu Bên ngoài" trên thanh công cụ một lần trong trình quản lý cơ sở dữ liệu Access. Chọn "Excel". Trong một số phiên bản của Access, bạn có thể tìm thấy chức năng này bằng cách nhấp vào "tệp" trên thanh công cụ và "Lấy Dữ liệu Bên ngoài".
- Khi "tên tệp" xuất hiện, hãy nhấp vào "duyệt" để tìm trang tính Excel trên máy tính của bạn.
- Bỏ chọn hộp có nội dung "nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại". Cài đặt này được đặt trước theo mặc định.
- Khi bạn tìm thấy bảng tính mà bạn muốn nhập vào máy tính của mình, hãy nhấp vào bảng tính đó. Nhấp vào "OK". Bước này sẽ đưa bạn đến trình hướng dẫn nhập Excel vào Access.
Phần 3/3: Sử dụng Trình hướng dẫn để hoàn tất Quy trình nhập
Bước 1. Thực hiện các bước trong trình hướng dẫn xuất hiện trong Access
Để hoàn tất quá trình nhập bảng tính, hãy hoàn tất các bước trong trình hướng dẫn.
- Chọn trang tính trong bảng tính Excel mà bạn muốn nhập. Tuy nhiên, đôi khi mọi người tạo nhiều trang trong một bảng tính Excel, có thể xem các trang này bằng cách nhấp vào các nhãn ở cuối bảng tính. Nếu vậy, bạn cần thông báo cho trình hướng dẫn Access trang tính đã chọn. Bấm tiếp.
- Trang tiếp theo có một hộp hỏi liệu hàng đầu tiên của trang tính Excel có tiêu đề cột hay không. Điều này có nghĩa là các hàng trong bảng tính đại diện cho dữ liệu trong mỗi cột (ví dụ: họ, địa chỉ, tiền lương, v.v.) nên được làm sạch trước để đảm bảo hàng đầu tiên là tiêu đề cột. Sau đó, kiểm tra “có rằng hàng đầu tiên chứa tiêu đề cột” (vâng, hàng đầu tiên có chứa tiêu đề cột). Đây là cách đơn giản nhất. Bấm tiếp.
- Nếu hàng đầu tiên của bạn không chứa tiêu đề cột, trang tiếp theo sẽ hỏi bạn có muốn đặt tên cho những gì được gọi là "trường" trong Access (đây là những tiêu đề cột). Nếu bạn không điền tên rõ ràng và dễ nhớ vào mỗi trường trước khi nhập (được khuyến nghị), bạn làm như vậy tại đây.
Bước 2. Hoàn tất quá trình nhập
Còn một vài bước trong quá trình nhập. Trang tiếp theo của trình hướng dẫn sẽ hỏi bạn có muốn xác định khóa chính hay không.
- Bước này không bắt buộc, nhưng có thể thực hiện được. Khóa chính có nghĩa là chương trình máy tính sẽ gán một số duy nhất cho mỗi dòng thông tin. Bước này có thể hữu ích sau này khi sắp xếp dữ liệu. Bấm tiếp.
- Màn hình kết thúc trong trình hướng dẫn có một khoảng trống chứa tên ban đầu. Bạn có thể đổi tên trang tính Excel đã nhập (tệp sẽ trở thành “bảng” trong Access ở phía bên trái của trang khi nhập xong).
- Nhấp vào "nhập", sau đó nhấp vào "đóng". Bạn sẽ thấy một bảng ở bên trái màn hình. Trang tính hiện đã được nhập vào Access.
- Nếu bạn muốn liên kết nhiều tập dữ liệu, hãy lặp lại quá trình này với một hoặc nhiều bảng tính khác. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng đối sánh dữ liệu trên trang tính trong Access.
Cảnh báo
- Nếu tệp Excel là từ phiên bản Office khác với Access, quá trình nhập có thể hơi khó khăn.
- Một lần nữa, chúng tôi nhấn mạnh rằng bạn cần phải dọn dẹp bảng tính trước khi nhập nó. Một trong những lý do là để phân tích sự tồn tại của các vấn đề trong dữ liệu.
- Luôn giữ một bản sao của bảng tính gốc để quá trình này không phải lặp lại nếu bạn mắc lỗi.
- Bạn không thể nhập nhiều hơn 255 ô / hộp vào Access.
