Trước khi đảm nhận một vị trí mới tại nơi làm việc, người quản lý hoặc người giám sát của bạn thường sẽ yêu cầu bạn đi cùng với nhân viên sẽ tiếp tục công việc của bạn. Việc bạn sẵn sàng giúp đỡ trong giai đoạn chuyển đổi bằng cách chủ động chuẩn bị và bàn giao chi tiết là cách đảm bảo các hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ và tạo dựng danh tiếng xuất sắc khi bạn thay đổi công việc hoặc đảm nhận một vị trí mới.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị cho Bàn giao Công việc
Bước 1. Mời sếp của bạn thảo luận về kế hoạch bàn giao
Gặp gỡ sếp của bạn để thảo luận chi tiết những gì bạn cần làm trong quá trình chuyển đổi. Tùy thuộc vào công việc của bạn và phong cách lãnh đạo của sếp, người đó có thể yêu cầu bạn đóng góp rất nhiều trong quá trình bàn giao, ví dụ, nếu bạn được yêu cầu dạy hoặc đào tạo một nhân viên thay thế trong một vài ngày hoặc một vài tuần.
- Thông thường, bạn phải chuẩn bị các tài liệu để làm bằng chứng cho việc bàn giao chính thức.
- Thảo luận kế hoạch này với sếp của bạn. Hỏi xem họ hy vọng sẽ đóng góp được bao nhiêu và bạn nên ưu tiên điều gì trong quá trình chuyển đổi.
Bước 2. Dự thảo văn bản bàn giao
Sau khi biết cụ thể những mong đợi của sếp, hãy chuẩn bị một bản thảo văn bản bàn giao. Ngoài việc giúp bạn sẵn sàng, tài liệu này còn chứa các nhiệm vụ và thông tin phải được cung cấp trong quá trình chuyển đổi. Những điều sau đây phải có trong tài liệu bàn giao:
- Thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày, công việc và ưu tiên công việc.
- Bản mô tả những việc quan trọng cần làm và những trách nhiệm phải hoàn thành ở vị trí hiện tại của bạn.
- Những gì được mong đợi ở người sẽ thay thế bạn.
- Danh sách chứa các tệp quan trọng phải được nộp, chẳng hạn như thỏa thuận hoặc chương trình làm việc.
Bước 3. Hoàn thành các công việc chưa hoàn thành
Nếu bạn phải thay đổi công việc ngay lập tức, hãy cố gắng hoàn thành mọi công việc đang thực hiện. Ngoài việc mang lại sự hài lòng từ thành tích này, bạn cũng đang giúp những người khác bắt đầu công việc của họ từ đầu. Bằng cách này, bạn sẽ có thể để lại ấn tượng tích cực và tạo dựng danh tiếng tốt.
- Tuy nhiên khó khăn là vậy, hãy làm việc chăm chỉ hơn nếu có nhiệm vụ sắp đến hạn chót.
- Việc hoàn thành một nhiệm vụ mới đang đến gần thời hạn có thể rất khó khăn đối với những người chưa hiểu rõ những nội dung phức tạp.
Bước 4. Nói chuyện với đồng nghiệp
Trước khi giai đoạn chuyển tiếp bắt đầu, hãy dành thời gian để thảo luận với đồng nghiệp về kế hoạch bàn giao và hỏi xem ưu tiên của bạn là gì. Nếu có một vấn đề mới mà bạn không biết, hãy tận dụng cơ hội này để tìm kiếm thông tin và xác định giải pháp.
- Các vấn đề mới thường không tạo ra nhiều ảnh hưởng trước khi di chuyển, nhưng chúng có thể được chuyển cho người sẽ thay thế bạn nếu bạn đã biết về nó.
- Nhân cơ hội này để chia sẻ kế hoạch và ngày chuyển nhà của bạn với đồng nghiệp. Đồng thời thông báo cho họ về giai đoạn chuyển tiếp để họ có sự chuẩn bị.
- Bạn cần nói với đồng nghiệp về kế hoạch di chuyển của mình vì năng suất làm việc có xu hướng giảm trong giai đoạn chuyển tiếp.
Bước 5. Lập biên bản bàn giao chính thức bằng văn bản
Bước cuối cùng để chuẩn bị cho giai đoạn chuyển tiếp là lập một văn bản bàn giao chính thức. Khi chuẩn bị một bản dự thảo, hãy liệt kê và giải thích tất cả các thông tin quan trọng và sau đó thảo luận với cấp trên và cấp quản lý, những người sẽ bị ảnh hưởng bởi kế hoạch này. Hoàn thành các thủ tục giấy tờ bàn giao và gửi cho người kế nhiệm của bạn một vài ngày trước khi anh ta bắt đầu công việc. Nội dung có thể thay đổi tùy theo công việc, nhưng tài liệu bàn giao ít nhất phải bao gồm những điều sau:
- Danh sách các nhiệm vụ và lịch trình làm việc.
- Thông tin về công việc đang tiến hành.
- Lịch chứa các hoạt động và thời hạn đã lên kế hoạch.
- Thông tin từ khóa và thủ tục đăng nhập.
- Danh sách liên hệ liên quan đến công việc.
- Hướng dẫn truy cập tệp và thư mục trên máy tính.
Phần 2/3: Trải qua quá trình chuyển đổi
Bước 1. Dành nhiều thời gian nhất có thể
Sau khi nhân viên thay thế bạn bắt đầu làm việc, bạn có thể đã không di chuyển và được yêu cầu đi cùng anh ta cho đến khi anh ta hiểu công việc của mình. Độ dài của giai đoạn chuyển tiếp là không chắc chắn, có thể là vài ngày hoặc vài tuần. Tuy nhiên, càng dành nhiều thời gian cho bản thân, bạn càng có thể truyền tải nhiều thông tin hơn.
Để đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin đầy đủ và không có gì bị bỏ sót, hãy cho người thay thế của bạn tham gia nhiều hoạt động hàng ngày
Bước 2. Nộp trực tiếp các tài liệu quan trọng
Trong giai đoạn chuyển tiếp, bạn sẽ phải giao nộp các dữ liệu và tài liệu quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng những việc quan trọng được thực hiện đúng và các ưu tiên được xác định rõ ràng. Ngoài ra, hai bạn vẫn còn thời gian để trao đổi về những thông tin cần trao đổi thêm trước khi chuyển nhà.
- Hãy tận dụng cơ hội này để giải thích những thông tin quan trọng cho anh ấy và anh ấy có thể hỏi những điều rất hữu ích để thực hiện tốt việc bàn giao.
- Khi thảo luận, hãy dành thời gian để cung cấp một cái nhìn tổng thể về tình hình công việc và giải thích bối cảnh của cuộc trò chuyện để không bỏ sót thông tin nào.
Bước 3. Nỗ lực cung cấp hỗ trợ
Nếu cả hai vẫn làm việc trong cùng một văn phòng, hãy ủng hộ và chủ động. Nếu có vấn đề, hãy hỗ trợ bằng cách xác định nguyên nhân và cùng nhau tìm ra giải pháp. Nhân viên mới thường cảm thấy khó chịu hoặc không thoải mái trong vài ngày đầu tiên và sẽ không làm phiền bạn bằng cách đặt câu hỏi.
- Hãy nói rõ rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ nếu cần.
- Bằng cách này, cả hai bạn có thể hỗ trợ nhau hoàn thành trách nhiệm trong quá trình chuyển đổi.
Bước 4. Tổ chức cuộc họp cuối cùng để thảo luận về việc bàn giao
Trước khi tiếp tục và hoàn thành việc bàn giao, hãy họp với người sẽ thay thế bạn. Yêu cầu anh ấy chuẩn bị các câu hỏi và ghi chú lại những việc anh ấy đã và đang giải quyết. Cuộc gặp gỡ này là cơ hội tốt để đảm bảo rằng anh ấy hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
- Tất cả các vấn đề cần làm rõ hơn có thể được thảo luận trong cuộc họp.
- Tùy thuộc vào nơi bạn làm việc, hãy cân nhắc xem có nên mời sếp đi họp hay không.
- Bạn phải nói cho sếp biết cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và ở đâu. Hỏi anh ấy nếu anh ấy có bất kỳ đề xuất hoặc thông tin mà anh ấy muốn chia sẻ.
Phần 3/3: Chuẩn bị Kế hoạch Phát triển Dài hạn
Bước 1. Mô tả các hỗ trợ và đào tạo do công ty cung cấp
Khi nhận bàn giao, hãy thể hiện thiện chí đóng góp bằng cách mở ra cơ hội thành công tốt nhất cho người khác. Thay vì chỉ từ bỏ nhiệm vụ và công việc, hãy đưa ra lời khuyên thay thế của bạn để anh ấy có thể phát triển bản thân về mặt chuyên môn và hỗ trợ sếp cũ để anh ấy luôn khỏe mạnh và thành công trong công việc.
- Cung cấp thông tin chương trình đào tạo phù hợp với công việc.
- Khi bắt đầu đi làm, bạn có thể đã tham gia khóa đào tạo để điều chỉnh và nâng cao kiến thức.
- Đừng quên chuyển thông tin này cho người tiếp tục công việc của bạn và khuyến khích họ tận dụng tối đa cơ hội.
Bước 2. Đừng bỏ qua văn hóa làm việc
Nếu trong một thời gian nào đó, bạn vẫn có thời gian làm việc với người sẽ thay thế vị trí của mình, đừng chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật của công việc. Mỗi văn phòng đều có một môi trường làm việc và văn hóa riêng có thể gây choáng ngợp hoặc khó hiểu cho những người mới đến. Dành thời gian để giải thích mọi thứ và tình huống thực tế tại văn phòng.
- Đưa anh ta đi quanh văn phòng và giới thiệu anh ta với tất cả các nhân viên.
- Giải thích vai trò và trách nhiệm của nhân viên mới và nhân viên hiện tại.
- Nếu là một nhân viên mới, anh ta nhận các nhiệm vụ khác nhau hoặc trách nhiệm và ưu tiên công việc của anh ta tập trung vào những việc khác nhau, hãy đảm bảo rằng nhân viên cũ hiểu điều này.
Bước 3. Cung cấp thông tin liên hệ chi tiết
Nếu bạn muốn giúp đỡ một nhân viên mới, hãy cho anh ấy biết cách liên hệ với bạn và cho anh ấy biết rằng anh ấy có thể liên hệ với bạn nếu anh ấy có vấn đề nghiêm trọng hoặc cần thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng sẵn lòng giúp đỡ sau khi họ thay đổi công việc hoặc chiếm một vị trí mới. Điều này thường bị ảnh hưởng bởi các mối quan hệ với cấp trên cũ.
- Thông thường, các vấn đề có thể được giải quyết đơn giản bằng cách liên lạc qua email.
- Ngay cả khi bạn đã chuyển đi, việc sẵn lòng giúp đỡ sẽ tạo ấn tượng tốt và nâng cao danh tiếng của bạn.
