Phân tích chi phí là một trong bốn loại hình đánh giá kinh tế (ngoài phân tích lợi ích chi phí, phân tích hiệu quả chi phí và phân tích chi phí tiện ích). Như tên của nó, phân tích chi phí tập trung vào chi phí thực hiện một chương trình bất kể kết quả chính là gì. Phân tích chi phí là bước đầu tiên quan trọng trước khi thực hiện bất kỳ đánh giá kinh tế nào khác để xác định tính phù hợp hoặc độ tin cậy của một dự án.
Bươc chân
Phần 1/3: Xác định Mục tiêu và Phạm vi
Bước 1. Biết tại sao cần phân tích chi phí
Phạm vi phân tích chi phí sẽ phụ thuộc vào những lý do này nên trước khi xem xét phạm vi phân tích, bạn cần chắc chắn rằng kết quả phân tích chi phí sẽ trả lời câu hỏi chính của bạn.
- Nếu bạn đang thực hiện phân tích chi phí chỉ để chuẩn bị ngân sách hoặc kế hoạch cho tương lai, phạm vi thường chỉ ở cấp tổ chức.
- Mặt khác, đối với một mục đích hẹp và cụ thể hơn, chẳng hạn như xác định tính khả thi và chi phí của một dịch vụ cụ thể, nó có thể yêu cầu một phân tích chi phí hẹp hơn chỉ nhằm vào một số dịch vụ nhất định.
Bước 2. Xác định quan điểm phân tích chi phí của bạn
Ngoài lý do tại sao bạn cần phân tích chi phí, bạn cũng cần biết chi phí “của ai” cần được phân tích. Điều này xác định dữ liệu được thu thập và cách phân loại dữ liệu đó.
- Ví dụ: có thể bạn muốn tính toán chi phí cung cấp một dịch vụ cụ thể cho khách hàng. Nếu vậy, hãy xem xét chi phí theo quan điểm của anh ấy và xem xét số phí dịch vụ được tính (hoặc sẽ được lập hóa đơn), vận chuyển đến địa điểm và các chi phí khác.
- Nếu bạn chỉ muốn biết chi phí của một chương trình, bạn sẽ nhìn chung vào chi phí của công ty. Bạn cũng có thể đang xem xét chi phí cơ hội, chẳng hạn như việc cung cấp một chương trình có ngăn cản bạn cung cấp một chương trình khác hay không.
Bước 3. Đa dạng hóa các chương trình được cung cấp
Cách bạn mô tả chương trình sẽ xác định cách phân bổ chi phí sẽ được phân tích. Nếu tổ chức chạy các chương trình dễ dàng phân biệt, có thể thấy rõ sự phân chia. Đối với các chương trình chồng chéo hoặc các chương trình dùng chung tài nguyên, hãy xác định cách tách chúng.
- Các chương trình chồng chéo có thể được gộp lại với nhau ở một mức độ nào đó, thay vì được đánh giá riêng biệt. Chọn cách hợp lý nhất theo hoạt động của tổ chức và cố gắng làm việc hiệu quả nhất có thể.
- Để xác định xem các chương trình có cần được tách biệt hay không, hãy xem các dịch vụ mà mỗi chương trình cung cấp, các nguồn lực cần thiết để cung cấp dịch vụ và dịch vụ được cung cấp cho ai. Nếu 2 trong số 3 yếu tố này giống nhau trong hai chương trình liên quan, bạn có thể kết hợp chúng trong một phân tích chi phí.
Bước 4. Xác định khoảng thời gian bạn muốn đánh giá
Cách bạn phân loại và tính toán chi phí phụ thuộc vào khoảng thời gian mà chi phí được phân tích, chẳng hạn như dài hạn (vài tháng hoặc vài năm) hoặc ngắn hạn (vài tuần hoặc chỉ một lần).
- Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng xác định tính khả thi của một dịch vụ cụ thể, trước tiên hãy xác định chi phí sản xuất dịch vụ đó là bao nhiêu. Bạn sẽ thực hiện phân tích chi phí dài hạn để xác định xem tổ chức có đủ khả năng chi trả cho các chi phí của dịch vụ hay không.
- Thông thường, tốt hơn là chọn một khoảng thời gian cho phép bạn nhận được dữ liệu doanh thu chính xác, thay vì chỉ ước tính. Điều này rất hữu ích nếu bạn định sử dụng phân tích chi phí làm cơ sở để đánh giá kinh tế hơn nữa.
Phần 2/3: Phân loại chi phí
Bước 1. Xem lại các báo cáo phân tích chi phí trước đó, nếu có thể
Nếu tổ chức đã tiến hành phân tích chi phí, hãy áp dụng cách phân loại chi phí tương tự hoặc tương tự. Bằng cách này, hai báo cáo có thể được so sánh, làm cho chúng hữu ích hơn theo thời gian.
Bạn cũng có thể thử xem xét phân tích chi phí mà các tổ chức tương tự thực hiện hoặc cung cấp các dịch vụ tương tự
Bước 2. Liệt kê tất cả các chi phí trực tiếp của chương trình đang được đánh giá
Chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương và phúc lợi cho các thành viên trong nhóm, nguyên liệu và vật tư, và bất kỳ đồ đạc hoặc thiết bị cần thiết nào. Tùy thuộc vào loại chương trình hoặc dịch vụ được cung cấp, bạn cũng có thể phải trả phí hợp đồng, giấy phép hoặc bảo hiểm.
- Chi phí trực tiếp là chi phí phát sinh cụ thể cho các chương trình hoặc dịch vụ được đánh giá trong phân tích chi phí. Phí này không được chia sẻ với các chương trình khác.
- Chi phí chung, chẳng hạn như tiện ích (bao gồm cả nước và điện), có thể là chi phí trực tiếp nếu chương trình hoặc dịch vụ có địa điểm riêng.
Bước 3. Chi phí gián tiếp
Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí hành chính chung hoặc lương quản lý và phụ cấp, cơ sở vật chất, thiết bị và bất cứ thứ gì khác mà một số chương trình hoặc dịch vụ khác đóng góp vào. Những gì được phân loại là chi phí gián tiếp sẽ phụ thuộc vào cách bạn phân tách các chương trình hoặc dịch vụ mà tổ chức cung cấp.
Đặc biệt, khi tính toán một chương trình hoặc dịch vụ riêng biệt, bạn cần phân bổ các chi phí gián tiếp này
Bước 4. Sắp xếp chi phí để phản ánh mục đích của phân tích
Báo cáo phân tích chi phí cuối cùng phải hữu ích cho tổ chức. Thay vì dựa vào các danh mục tài chính rộng rãi, hãy chọn các danh mục phản ánh chính xác các mục tiêu của phân tích chi phí.
Các danh mục tiêu chuẩn có thể là chi phí nhân sự, chi phí vận hành và chi phí khởi động. Trong mỗi loại, hãy xác định những chi phí nào được phân loại là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Phần 3/3: Tính toán chi phí
Bước 1. Thu thập các báo cáo và thông tin tài chính
Đối với mỗi loại chi phí dự kiến đưa vào phân tích, hãy lưu ý các nguồn dữ liệu cần thiết để có thể tính toán các chi phí liên quan. Nếu bạn muốn ước tính chi phí, hãy tạo một danh sách báo cáo chứa thông tin cần thiết để bạn có thể đưa ra các ước tính đáng tin cậy.
- Sử dụng thông tin chi phí thực tế càng nhiều càng tốt. Điều này sẽ làm tăng độ tin cậy và tính hữu ích của phân tích chi phí của bạn.
- Đối với các ước tính, hãy tìm các nguồn đáng tin cậy có thể được áp dụng trong phạm vi hẹp nhất có thể. Ví dụ: nếu bạn cần ước tính lương, hãy sử dụng tỷ lệ trung bình cho nhân viên trong một thành phố, thay vì một quốc gia.
Bước 2. Tổng chi phí trực tiếp của chương trình
Sử dụng thông tin đã thu thập được, cộng các chi phí tiền lương, thiết bị, nguyên vật liệu và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến chương trình đang xem xét. Kéo dài các chi phí này trong khoảng thời gian được phân tích.
- Nếu bạn đang thực hiện phân tích chi phí dài hạn, hãy tính toán chi phí trực tiếp trước tiên hàng tuần hoặc hàng tháng, sau đó mở rộng chúng.
- Khi bạn tính toán chi phí nhân sự, hãy đảm bảo bao gồm chi phí (hoặc giá trị) của các lợi ích được cung cấp cho nhân viên làm việc trong chương trình liên quan.
Bước 3. Phân bổ chi phí gián tiếp cho chương trình đã phân tích
Để phân bổ chi phí gián tiếp, hãy xác định cách phân chia từng chi phí cho một số chương trình. Sau đó, tính toán tỷ trọng chi phí trong các chương trình liên quan.
Ví dụ, giả sử bạn phân bổ tiền lương của giám đốc nhân sự. Vì vị giám đốc này chịu trách nhiệm về nhân sự chương trình, nên việc chia lương của anh ta theo số lượng nhân viên trên nhân viên là điều đương nhiên. Nếu bạn có tổng cộng 10 nhân viên và 2 người được ủy quyền cho chương trình hoặc dịch vụ đang được xem xét, bạn có thể phân bổ 20 phần trăm lương của giám đốc cho chương trình trong một phân tích chi phí
Bước 4. Tính khấu hao của tài sản
Nếu tài sản vốn của tổ chức, bao gồm cả đồ đạc hoặc thiết bị, được sử dụng để thực hiện chương trình hoặc cung cấp dịch vụ đang được đánh giá, thì phần khấu hao của tài sản đó phải được tính vào tổng chi phí cho chương trình hoặc dịch vụ.
Tính khấu hao có thể khó khăn. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc khấu hao tài sản, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ của kế toán viên
Bước 5. Xem xét chi phí ẩn
Tùy thuộc vào tổ chức và chương trình được đánh giá, có thể có các chi phí bổ sung không xuất hiện trên ngân sách hoặc lịch sử tài chính. Đưa các ước tính chi phí này vào phân tích để kết quả đáng tin cậy hơn.
- Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện phân tích chi phí chương trình cho một tổ chức, chi phí ẩn có thể bao gồm giá trị ước tính của số giờ tình nguyện làm việc, nguyên liệu thô được quyên góp hoặc không gian quyên góp.
- Chi phí ẩn cũng có thể bao gồm chi phí cơ hội. Ví dụ, việc tung ra một chương trình có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các chương trình khác của một tổ chức.
Bước 6. Rút ra kết luận dựa trên những phát hiện của bạn
Quay lại mục tiêu của bạn là tiến hành phân tích chi phí và xác định hành động cần phải thực hiện. Bạn cũng có thể bao gồm các dự đoán hoặc ước tính về chi phí tương lai liên quan đến chương trình hoặc dịch vụ.
- Ở mức tối thiểu, phân tích chi phí của bạn sẽ cung cấp một con số thực về chi phí chạy một chương trình hoặc dịch vụ cụ thể.
- Phân tích chi phí của bạn cũng có thể đưa ra các câu hỏi mới, cho thấy cần phải phân tích thêm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
