Các khoản chi do một công ty thực hiện (nhưng chưa được thanh toán) thường được gọi là chi phí phải trả. Chi phí phải trả được phân loại là nghĩa vụ nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán. Học cách ghi nhận và ghi nhận chi phí nợ đòi hỏi bạn phải hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản của kế toán, nhưng quá trình và thực hành thực sự khá dễ dàng.
Bươc chân
Phần 1/2: Biết khoản chi nào là chi phí phải trả
Bước 1. Hiểu chi phí tồn đọng là gì
Các chi phí phải trả xảy ra trong kỳ khóa sổ và có các khoản giải ngân tiền mặt chưa được ghi nhận và các nghĩa vụ nợ chưa thanh toán. Ví dụ, tiền lương của nhân viên đã được trả nhưng chưa được giải ngân có thể được coi là chi phí nợ. Công ty xử lý các khoản chi phí phải trả bằng cách điều chỉnh sổ sách trên sổ nhật ký chung.
Bước 2. Hiểu tại sao việc ghi nhận các chi phí theo phương pháp dồn tích là cần thiết
Cơ sở dồn tích của kế toán tài chính (theo thời gian hoặc sự kiện) cho biết rằng thu nhập và chi phí phải được ghi nhận khi các giao dịch xảy ra chứ không phải khi nhận hoặc thanh toán tiền mặt cho các giao dịch đó. Nguyên tắc liên quan đến chi tiêu được gọi là nguyên tắc phù hợp.
- Nguyên tắc khớp lệnh quy định rằng kế toán phải ghi nhận các khoản chi phí khi chúng xảy ra và các khoản chi phí đó khớp hoặc cân đối với thu nhập nhận vào.
- Hàm ý của nguyên tắc này là không cần đợi đến khi tiền mặt được thanh toán để ghi nhận chi phí. Ví dụ, một công ty có một khoản chi phí dưới dạng tiền lương được trả hai tuần một lần với số tiền Rp.100.000.000.00, nhưng kỳ thanh toán được chia đều thành 2 phần giữa 2 kỳ kế toán. Tức là một phần tiền lương đã được trả vào cuối kỳ kế toán hiện tại. Việc ghi sổ kế toán cho các chi phí, tức là một nửa tổng số tiền lương phải trả (50.000.000 đô la Mỹ), phải được ghi nhận trong kỳ kế toán hiện tại, mặc dù tiền lương của nhân viên không được ghi nhận cho đến kỳ kế toán tiếp theo.
Bước 3. Xác định các khoản chi phí cần được ghi nhận trên cơ sở dồn tích
Theo nguyên tắc này, các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán cần được ghi nhận theo phương pháp dồn tích trên bảng cân đối kế toán. Sau đây là các khoản chi phí phải trả thường thấy trên sổ sách:
- Lương phải trả
- Nợ lãi
- Thuế phải nộp
Phần 2 của 2: Ghi chép các khoản phải trả
Bước 1. Tính các khoản dồn tích đã được ghi nhận đã được phân phối
Khi chi phí phải trả đã được xác định, tổng số tiền phải được tính bằng cách phân bổ các phần của tổng chi phí cần được ghi nhận trong kỳ kế toán hiện tại. Sau khi tính toán và tổng hợp được tất cả các khoản tiền đã được xác định, đã đến lúc ghi báo cáo vào sổ cái.
Theo ví dụ trên, 50% tổng số tiền lương được ghi nhận vì việc thanh toán một nửa số tiền lương rơi vào kỳ kế toán
Bước 2. Ghi chú điều chỉnh thích hợp
Kế toán dồn tích được thực hiện bằng cách điều chỉnh các báo cáo tài chính trên sổ cái. Các điều chỉnh đối với báo cáo tài chính xảy ra trong kỳ kết thúc và ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán (về các khoản nợ phải trả) và báo cáo thu nhập (về chi phí).
- Việc điều chỉnh báo cáo tài chính nên được thực hiện theo cách sau: tính toán khoản chi phù hợp như một khoản ghi nợ, sau đó tính toán nghĩa vụ phải trả như một khoản ghi có. Hãy nhớ rằng ghi nợ có nghĩa là tăng số lượng chi phí và tín dụng có nghĩa là tăng số nợ phải trả.
- Sử dụng ví dụ trước, cách thực hiện như sau, tính toán chi phí dưới dạng tiền lương của nhân viên là 50.000.000,00 Rp dưới dạng ghi nợ, sau đó tính toán chi phí nợ phải trả là 50.000.000 Rp dưới dạng tín dụng. Cần hiểu rằng chi phí dưới dạng tiền lương chỉ là khoản chi phí, sau đó do chưa thanh toán được nên các khoản chi phí này trở thành gánh nặng nghĩa vụ nợ (lương phải trả). Do đó, những gì thực sự trở thành tín dụng chính là nghĩa vụ nợ.
- Cần phải điều chỉnh sổ sách kế toán, bởi vì nếu bỏ qua chúng, công ty sẽ đánh giá thấp ý nghĩa của trách nhiệm pháp lý và coi thu nhập là tất cả.
Bước 3. Lập bút toán hoàn nhập cho kỳ kế toán tiếp theo
Các khiếu nại liên quan đến ghi nhận dồn tích sẽ đến đúng hạn và được xử lý trong các hoạt động kinh doanh nói chung. Do đó, để tránh tính chi phí hai lần, các hồ sơ tài chính ban đầu cần được ghi vào Nhật ký hoàn nhập cho kỳ kế toán tiếp theo.
Hầu hết các chương trình máy tính dành cho kế toán đều giúp người dùng dễ dàng thiết lập ngày hoàn nhập cho các sổ đã điều chỉnh. Việc đảo ngược các bảng cân đối kế toán để điều chỉnh sổ kế toán cũng có thể được thực hiện thủ công với các nhật ký đảo ngược
Lời khuyên
- Các nguyên tắc kế toán theo nguyên tắc dồn tích có nguyên tắc hoạt động giống nhau ở các quốc gia khác nhau. Tuy nhiên, mỗi quốc gia có quy trình chi tiết riêng để ghi nhận khoản nợ chưa thanh toán và phụ thuộc vào các chuẩn mực kế toán của mỗi quốc gia. Hợp chủng quốc Hoa Kỳ có một chuẩn mực kế toán được gọi là Hoa Kỳ. GAAP (Các Chuẩn mực Kế toán Thường được Chấp nhận) trong khi IFRS (Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế) được sử dụng trên toàn cầu. Ở Indonesia, bản thân nó cũng có một chuẩn mực kế toán, cụ thể là INA GAAP hoặc PSAK (Bản tuyên bố về các chuẩn mực kế toán tài chính) được thực hiện bằng cách sử dụng Hoa Kỳ. GAAP và IFRS làm nguồn chính. Các ví dụ được liệt kê ở trên có thể được trình bày theo các chuẩn mực kế toán ở Indonesia.
- Đôi khi, chi phí phải trả là những khoản không tồn tại, chẳng hạn như hóa đơn điện nước, chi phí bảo hiểm hàng tháng hoặc phí thuê bao. Khi ghi nhận chi phí dồn tích, bạn nên xem xét giá trị của việc ghi dồn với thời gian và công sức cần thiết để tính toán và ghi lại nó. Có thể bỏ qua việc ghi nhận các khoản dồn tích nếu thời gian cần thiết để tính toán báo cáo quan trọng hơn giá trị của bản thân chi phí dồn tích.
- Để giúp quá trình ghi chép các khoản dồn tích chính xác hơn, bạn nên cung cấp các con số thích hợp trong phần nợ phải trả và phần chi phí. Ví dụ, một công ty chỉ định số "2" cho các khoản nợ phải trả và số "4" cho các khoản chi phí của mình. Sau đó, công ty ấn định số "40121" cho chi phí tiền lương của nhân viên và số "20121" cho chi phí tiền lương chưa thanh toán. Nói một cách dễ hiểu, số 4 liên quan đến chi phí, số "2" liên quan đến nghĩa vụ, và "0121" gắn với tiền lương. Điều này có thể giúp giảm các sai sót có thể mắc phải trong quá trình tính toán và trong nhật ký đảo ngược.
