Lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái là một cách sắp xếp tài liệu quan trọng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Tính năng lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái cho phép bạn nhanh chóng tìm và khôi phục các tệp riêng lẻ. Điều này đảm bảo tất cả các tài liệu được bảo vệ và luôn trong tầm tay. Có nhiều quy tắc nộp đơn theo thứ tự bảng chữ cái trong tiếng Indonesia để duy trì một hệ thống nộp đơn hợp lý.
Bươc chân
Phần 1/2: Lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái
Bước 1. Quyết định hệ thống chữ cái nào sẽ sử dụng
Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng hệ thống nộp hồ sơ theo bảng chữ cái có một số tùy chọn để bạn lựa chọn. Bạn phải chọn một hệ thống và áp dụng nó một cách nhất quán.
- Việc khai báo từng chữ cái dựa trên từng chữ cái trong mỗi từ theo thứ tự xuất hiện và bỏ qua khoảng trắng giữa các từ.
- Lưu trữ từng từ được thực hiện bằng cách sắp xếp từng tệp dựa trên ký tự đầu tiên của mỗi từ trong một hàng.
- Việc nộp đơn theo từng đơn vị sẽ tính đến từng từ, chữ viết tắt và chữ cái đầu và sắp xếp chúng. Đây là hệ thống thường được khuyến khích thực hiện.
Bước 2. Nhóm các tệp
Khi bạn có tất cả các tệp cần lưu trữ, hãy quyết định cách nhóm tất cả chúng lại với nhau. Bạn có thể sử dụng định dạng từ điển, nơi mọi thứ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, bất kể loại tệp hoặc các tệp trong đó. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng bách khoa toàn thư, nơi bạn nhóm các tệp theo loại hoặc chủ đề, rồi sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái.
Nếu bạn có nhiều loại tệp khác nhau cần lưu trữ (biên lai, phiếu thuế, thư từ, v.v.), chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng định dạng bách khoa toàn thư. Nhóm các tệp theo loại trước, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái. Sử dụng đường viền hoặc mã màu để tách các tài liệu
Bước 3. Lập chỉ mục các tệp đã lưu trữ
Lập chỉ mục là nhóm từng phần của tiêu đề tệp thành các đơn vị thích hợp. Để lập chỉ mục các tệp trước khi chúng được lưu trữ, bạn cần tách các phần tử của từng tên tệp và tạo một tên mới được điều chỉnh theo thứ tự bảng chữ cái và khác với tên mặc định. Như một ví dụ:
- Giả sử bạn cần lập chỉ mục và lưu trữ các tệp sau: một bài báo về Anoa có tựa đề “Hành vi ăn của Anoa”, tiểu sử của chuyên gia hàng đầu về Anoa, Jasmin A. Dahlia, và một tập tài liệu quảng cáo cho một cuộc triển lãm về Anoa tại Sở thú Jakarta.
- Tiểu sử của Jasmin A. Dahlia được đánh chỉ mục là “Dahlia, Jasmin A.”, bởi vì khi nộp đơn, họ phải đứng trước. Do đó, các tệp được lưu trữ trong nhóm chữ cái “D”.
- Nếu bạn chọn một phương pháp phân loại như từ điển, bài viết “Hành vi ăn uống của Anoa” sẽ được lập chỉ mục cho phù hợp. Theo đó, lưu trữ nó trong nhóm chữ cái “P” (cho “Hành vi”).
- Nếu không, bạn có thể lập chỉ mục “Hành vi ăn của Anoa” là “Anoa, Hành vi ăn uống” nếu bạn sử dụng phân nhóm có định dạng bách khoa toàn thư, thay vì chỉ lưu trữ các tệp liên quan đến Anoa. Tập tin này sau đó được lưu trữ trong nhóm chữ cái “A”.
- Tập tài liệu quảng cáo có thể được lập chỉ mục là “Anoa, triển lãm (Sở thú Jakarta)" nếu bạn dự đoán rằng sẽ có nhiều tài liệu tại triển lãm anoa. Ví dụ: bạn có thể lập chỉ mục một tệp khác là “Anoa, triển lãm (Sở thú Bandung).
- Nếu không, tập tài liệu quảng cáo có thể được lập chỉ mục là “Sở thú Jakarta, (Triển lãm Anoa)" nếu bạn muốn nhận được một số tệp liên quan đến Vườn thú Jakarta hoặc nếu bạn muốn sử dụng định dạng bách khoa toàn thư nhóm trên các tệp theo vị trí địa lý.
Bước 4. Sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên chỉ mục của chúng
Quy tắc chung của việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái là sắp xếp các tệp từ A (đầu tiên) đến Z (cuối cùng). Sử dụng thông tin đặc biệt để xác định sự khác biệt và thứ tự để bạn có thể tách các tệp. Như một ví dụ:
- Thứ tự được lập chỉ mục ở bước trước có thể là như thế này (tùy thuộc vào hệ thống được sử dụng): “Dahlia, Jasmin A.”, “Sở thú Jakarta (Triển lãm Anoa)” và “Hành vi ăn uống của Anoa” HOẶC “Anoa, triển lãm (Jakarta Zoo))”,“Anoa, Hành vi ăn uống”, và“Dahlia, Jasmin A.”.
- Các tệp cho “Kangaroo” được sắp xếp sau các tệp cho “Voi”. Các tệp cho “Hươu cao cổ” sẽ ở giữa và các tệp cho “Anoa” được sắp xếp trước “Gấu” và “Cừu”. Do đó, thứ tự là: “Anoa”, “Bear”, “Sheep”, “Elephant”, “Giraffe”, “Kangaroo”.
- Nếu sau này bạn thêm các tệp “Armadillo”, chúng sẽ ở sau “Anoa”. Vì cả hai đều bắt đầu bằng chữ “A”, bạn sẽ phải nhìn vào chữ cái sau chữ A (“N” cho anoa và “R” cho “armadillo”) để xác định thứ tự. Như vậy, thứ tự mới là: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Bước 5. Gắn nhãn thư mục tệp của bạn
Để dễ tìm, hãy gắn nhãn cho mỗi thư mục lưu trữ bằng tên chỉ mục tương ứng với tệp trong đó. Phương pháp này cũng giúp dễ dàng lưu trữ các tệp mới theo thứ tự.
- Đặt kho lưu trữ vào thư mục của nó.
- Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tô màu mã hóa thư mục để tăng khả năng sử dụng của nó. Ví dụ: nếu bạn sử dụng phân nhóm theo định dạng bách khoa toàn thư, mỗi nhóm được gán màu riêng và mỗi tệp trong mỗi nhóm được dán nhãn theo màu của nó.
Bước 6. Lập hồ sơ hệ thống lập chỉ mục và lập hồ sơ
Hệ thống lập chỉ mục và lập chỉ mục của bạn phải được triển khai nhất quán. Đảm bảo rằng mọi người có quyền truy cập vào tệp đều biết hệ thống mà tệp đang chạy. Ví dụ: bạn có thể tạo hoặc chia sẻ một tài liệu có chứa thông tin chi tiết về các quy tắc hệ thống nộp đơn của bạn. Điều này sẽ giúp mọi người có thể sử dụng hệ thống lưu trữ một cách hiệu quả.
Bước 7. Lưu trữ tệp mới đúng cách
Đặt các tệp trong tủ theo tên chỉ mục và thứ tự bảng chữ cái, theo hệ thống của bạn. Nếu cần, hãy di chuyển tệp hiện tại để đưa tệp mới vào đúng vị trí của nó.
Phần 2/2: Xử lý các trường hợp đặc biệt
Bước 1. Lưu trữ tệp theo các điều khoản quan trọng
Đôi khi, việc lưu trữ tệp theo từ khóa dễ dàng hơn là tiêu đề hoặc tên được liệt kê ở đó. Điều này đảm bảo các tệp có thể được lập chỉ mục và tìm kiếm bằng các thuật ngữ hợp lý nhất. Như một ví dụ:
“Ngân hàng đầu tiên ở Jakarta” có thể được lập chỉ mục và lưu trữ là “Jakarta, Ngân hàng đầu tiên”. “Jakarta” là thuật ngữ chính trong mục nhập này, thay vì “First” hoặc “Bank”, đặc biệt nếu bạn có các tệp khác có tên tương tự, chẳng hạn như “First Bank in Bandung” hoặc “First Bank in Medan”
Bước 2. Sắp xếp tên theo họ
Kho lưu trữ tiêu chuẩn khuyến nghị rằng họ của mọi người nên được lập chỉ mục đầu tiên vì chúng được coi là các thuật ngữ quan trọng.
- Do đó, “Jasmin A. Dahlia” được lập chỉ mục và lưu trữ là “Dahlia, Jasmin A.”.
- Bao gồm tiêu đề (Tiến sĩ, Ir, v.v.) ở cuối. Ví dụ, “Dr. Jasmin A. Dahlia”được lập chỉ mục và lưu trữ là“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Thông thường, tên được sắp xếp theo cách viết của chúng theo từng chữ cái. Ví dụ: "MacDonald" sẽ đứng trước "McDonald". Do đó, “D”, “L”, “Le”, “de”, v.v. được coi như một phần của tên và không phải là một đơn vị riêng biệt. Điều này thường được áp dụng cho các tên nước ngoài. Ví dụ: các tệp “Heinlein”, “Le Guin” “L'Engle” và “Wolfe”, đã được sắp xếp chính xác (KHÔNG PHẢI “L'Engle,“Le Guin”,“Heinlein”,“Wolfe”).
- Một ngoại lệ đối với quy tắc này thường áp dụng khi tên của một người tạo thành một phần của tên doanh nghiệp hoặc tổ chức. Trong trường hợp này, hãy coi tên của người đó như một đơn vị trong tên doanh nghiệp. Ví dụ: “Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” được đặt trong nhóm chữ cái “J”, và KHÔNG được lập chỉ mục là “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Bước 3. Bỏ qua mạo từ, liên từ và giới từ
Các mạo từ (ví dụ: “a”, “an” và “the” trong tiếng Anh), liên từ (ví dụ: “và”, “nhưng” và “hoặc”) và giới từ (ví dụ: “với”, “từ” và “to”) thường bị bỏ qua trong lập chỉ mục và lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái vì nó không được coi là một thuật ngữ quan trọng. Điều này đúng ngay cả khi mạo từ, liên từ hoặc giới từ tạo nên tên tệp. Như một ví dụ:
- Tệp có tên “Điều tra về Thực hành cho ăn của Emu” được lưu trữ trong nhóm chữ cái “E”, cho “Emu” (một từ quan trọng trong tiêu đề tệp), thay vì chữ cái “A” từ “an” vì đây là một Bài báo tiếng Anh.
- “Dahlia và Soetono, Dịch vụ Kiểm soát Dịch hại” được liệt kê sau “Dahlia, Jasmin A.” Cả hai tên chỉ mục đều bắt đầu bằng các chữ cái “Dahlia” để việc xác định thứ tự được chuyển sang thuật ngữ quan trọng tiếp theo (trong trường hợp này là “Soetono” và “Jasmin”) để xác định thứ tự nộp đơn. Bỏ qua từ "và" vì nó không đáng kể.
Bước 4. Xử lý các chữ viết tắt như thể chúng đã được phát âm
Khi nộp đơn, bạn có thể gặp các từ viết tắt như “Tbk”. (viết tắt của “Open”). Thông thường, bạn lập chỉ mục và lưu trữ các tệp như một từ, thay vì chỉ một chuỗi các chữ cái.
Ví dụ: “Jasmin A. Dahlia Mining Company” được lưu trữ sau “Jasmin A. Dahlia Tbk.”
Bước 5. Khai báo các số như bình thường
Khi bạn lưu trữ tệp theo thứ tự bảng chữ cái, bạn sẽ thấy các tệp có số. Thông thường, các tệp này được lưu trữ như bình thường, thay vì như thể chúng đã được viết ra. Các con số cũng được lưu trữ trước các chữ cái.
- Ví dụ: “3 ngày Mãi mãi” sẽ được lưu trữ trước “100 Mẹo kinh doanh” (vì “3” đứng trước “100”).
- “Mẹo giao dịch” và “Mẹo chơi chứng khoán” sẽ được lưu trữ sau “100 Mẹo kinh doanh” vì các số được sắp xếp trước các chữ cái.
- Số chính tả được coi là từ thay vì số. Ví dụ: các tệp “100 nhà lãnh đạo vĩ đại trong thế giới kinh doanh”, “Hai trăm mẹo mạnh mẽ để kinh doanh” và “Mẹo để kinh doanh” theo thứ tự.
- Tuy nhiên, nếu điều đó làm cho việc nộp đơn của bạn dễ dàng hơn, hãy tạo một ngoại lệ và luôn sắp xếp các con số như thể chúng được viết đúng chính tả.
Bước 6. Xử lý các ký tự đặc biệt
Tất cả các ký tự không phải bảng chữ cái hoặc không phải số gặp phải trong quá trình lập chỉ mục cần được tính đến. Tuy nhiên, việc xử lý các ký tự liên quan phụ thuộc vào loại:
- Các dấu câu (chẳng hạn như dấu nháy đơn, dấu chấm và dấu phẩy) thường bị bỏ qua. Ví dụ: các tệp “Cà phê ngon nhất của Washington” và “Hội chợ của Tiểu bang Washington” được lưu trữ theo thứ tự.
- Thông thường, các dấu phụ được bỏ qua và được coi là các chữ cái có liên quan. Ví dụ: “clair” được lưu trữ dưới dạng “Eclair” và “ber” là “Uber”. Tuy nhiên, phương pháp này không áp dụng nếu bạn lưu trữ tệp theo thứ tự bảng chữ cái trong một ngôn ngữ sử dụng dấu phụ để thứ tự bảng chữ cái thông thường của ngôn ngữ đó phải được tuân theo.
Bước 7. Sử dụng quy tắc "không có gì trước một cái gì đó" nếu cần
Thông thường, dấu cách (bao gồm dấu chấm câu và các phần tử khác bị bỏ qua) bị bỏ qua khi lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, nếu bạn gặp các tệp bắt đầu theo cách tương tự, hãy sử dụng khoảng trắng hoặc quy tắc "không có gì trước một cái gì đó" để chỉ định thứ tự trong kho lưu trữ.
- Ví dụ: các tệp “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” và “Bank Medan” được lưu trữ theo thứ tự này.
- Do đó, tập tin "Dahlia, Jasmin A." là trước "Dahlia, Jasmin A., Dr."
Bước 8. Phân biệt tệp với thông tin chi tiết hơn, nếu cần
Trong một số trường hợp hiếm hoi, thông tin về bảng chữ cái không đủ để xác định thứ tự của tệp. Nếu vậy. Sử dụng thêm thông tin để lập chỉ mục và lưu trữ tệp. Đánh dấu thông tin bổ sung trên mỗi tệp để chúng có thể được phân biệt. Như một ví dụ:
- Nếu bạn có tệp của hai người tên là Jasmin A. Dahlia, hãy sắp xếp chúng theo ngày sinh. Tập tin “Dahlia, Jasmin A. (sinh năm 1853)” có trước “Dahlia, Jasmin A. (sinh năm 1967).
- Bạn cũng có thể sắp xếp các tệp theo vị trí địa lý. Nếu bạn có tệp từ ba ngân hàng khác nhau từ ba địa điểm khác nhau và mỗi ngân hàng có tên “Bank Mandiri”, hãy sắp xếp nó như ví dụ sau: “Bank Mandiri (Bandung)”, “Bank Mandiri (Jakarta)” và “Bank Mandiri (Medan)”.
- Do đó, nếu bạn có hai tệp về gấu hoặc các loại gấu, hãy phân biệt chúng thêm theo loài, vị trí địa lý, v.v. Ví dụ: các tệp cho “Bear, Chocolate” và “Bear, Polar” (theo thứ tự) hoặc các tệp cho “Bear (Châu Âu)” và “Bear (Bắc Mỹ)” (theo thứ tự).
Bước 9. Thông báo cho tất cả các trường hợp ngoại lệ và các quy tắc đặc biệt
Đảm bảo rằng tất cả những người sử dụng tệp của bạn đều biết về bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào đối với các nguyên tắc của hệ thống nộp hồ sơ tiêu chuẩn. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều sử dụng hệ thống lưu trữ một cách chính xác và hiệu quả.
