Đào tạo công việc cho nhân viên mới là rất quan trọng trong mọi công ty. Việc đào tạo không đầy đủ sẽ có tác động tiêu cực đến sự hài lòng trong công việc, năng suất và sự thay đổi của nhân viên. Chương trình đào tạo thường bắt đầu bằng việc truyền đạt thông tin quan trọng về công ty, đưa nhân viên đi khắp văn phòng, sau đó là giải thích các quy định của công ty. Việc đào tạo nhân viên cần được thực hiện với sự nhạy cảm và chú ý đến từng chi tiết. Để khóa đào tạo diễn ra tốt đẹp, hãy đảm bảo bạn cung cấp thông tin có hệ thống, sắp xếp lịch trình theo khả năng của người tham gia và kiên nhẫn trong khi nhân viên thích nghi.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Chào đón nhân viên mới
Bước 1. Thông báo địa điểm đậu xe
Những thứ cơ bản cần thiết của nhân viên mới thường bị bỏ quên, ví dụ như vì họ chưa nhận được thông tin về nơi để xe của họ. Trước ngày làm việc đầu tiên, hãy chắc chắn rằng anh ta biết đường đến bãi đậu xe và những khu vực được phép sử dụng hoặc liệu có vị trí đặc biệt để đậu xe hay không.
Bước 2. Chuẩn bị bàn làm việc
Trước khi nhân viên đi làm cần chuẩn bị bàn làm việc, kết nối điện thoại, máy tính xách tay, danh thiếp và các thiết bị làm việc cần thiết. Nếu anh ấy không cần bàn, hãy cho khu vực làm việc biết khi nào anh ấy đang làm các công việc hàng ngày.
Nhìn chung, nhân viên mới cố gắng hết sức để đến đúng giờ và tạo ấn tượng tốt ban đầu. Tất nhiên, anh ấy sẽ rất thất vọng nếu hóa ra nhà tuyển dụng chưa chuẩn bị gì khi đến vào ngày đầu tiên
Bước 3. Đưa anh ấy đi tham quan nơi làm việc
Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ ra vị trí của phòng vệ sinh, tủ làm việc, máy in, phòng photocopy và căng tin. Đừng quên trưng bày phòng nghỉ, máy pha cà phê và lò vi sóng. Đồng thời cung cấp bộ sơ cứu, bình chữa cháy và các thiết bị an toàn khác.
Hãy hỏi từng bộ phận về những vị trí quan trọng cần được thể hiện khi bạn cho nhân viên mới xem xung quanh
Bước 4. Đảm bảo rằng anh ấy không ở một mình vào bữa trưa
Giờ nghỉ trưa là một việc nhỏ thường bị lãng quên. Đối với những nhân viên mới, ngày đầu tiên đi làm thường cảm thấy rất nặng nề, nhất là khi bữa trưa không có ai đi cùng. Hỏi đồng nghiệp xem họ có sẵn sàng đi cùng nhân viên mới đi ăn trưa để họ làm quen không.
Bước 5. Chọn một huấn luyện viên có năng lực cao
Nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới thường được thực hiện bởi nhân viên có kinh nghiệm hoặc nhân viên có bàn làm việc gần nhất. Tuy nhiên, việc chỉ đạo và giám sát vẫn thuộc trách nhiệm của người quản lý đào tạo. Để việc đào tạo diễn ra tốt đẹp, cần lựa chọn những nhân viên có khả năng làm việc tốt, có kỹ năng giao tiếp và tác phong gương mẫu.
Khi cung cấp đào tạo, nhân viên cung cấp đào tạo và nhân viên mới phải thực hiện các nhiệm vụ giống nhau. Người đó cũng có thể giải thích những điều hỗ trợ công việc diễn ra suôn sẻ, ví dụ như đưa ra các mẹo giao tiếp với một người quản lý cụ thể hoặc người có khả năng tổ chức bữa tiệc thịnh soạn nhất vào ngày lễ
Phương pháp 2/4: Chuẩn bị tài liệu đào tạo
Bước 1. Cung cấp sổ tay có chứa các tài liệu đào tạo được sắp xếp một cách có hệ thống
Sổ tay hướng dẫn tốt thường cung cấp một khuôn khổ cung cấp một cái nhìn tổng thể toàn diện về tài liệu đào tạo. Hơn nữa, mỗi chủ đề được chia thành nhiều thông tin dễ hiểu theo thứ tự rõ ràng và có hệ thống. Một đề cương tài liệu tốt bắt đầu với một phác thảo các khái niệm cơ bản, cung cấp thông tin chi tiết, từng bước, sau đó cung cấp bản tóm tắt các ý chính.
Cung cấp sổ tay hướng dẫn in để nhân viên mới có thể ghi chú trong quá trình đào tạo. Ngoài ra, hướng dẫn sử dụng email, quy định của công ty và các tài liệu khác để họ có thể đọc nếu bạn không có tài liệu in bên mình
Bước 2. Đưa vào mô tả công việc và mục tiêu công việc
Trong sổ tay đào tạo, hãy cung cấp một bản mô tả công việc đầy đủ bao gồm các nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết và mục tiêu thực hiện công việc. Ngoài ra, hãy thông báo những điều khác nhau về việc đánh giá thành tích hoạt động để anh ta hiểu rõ ràng những mong đợi của công ty phải được đáp ứng.
Bước 3. Mô tả cơ cấu tổ chức và cung cấp số điện thoại liên hệ để có thể liên hệ với bạn
Nhân viên mới có thể tìm hiểu cơ cấu tổ chức của bộ phận, tìm hiểu xem sếp là ai và nên báo cáo cho ai thông qua biểu đồ phân cấp công ty. Hoàn thành biểu đồ bằng cách cung cấp danh sách nhân sự trong từng bộ phận.
Cung cấp thông tin liên hệ cho mọi người trong và ngoài công ty có liên quan đến công việc của họ, chẳng hạn như số điện thoại di động của nhà cung cấp hoặc khách hàng
Bước 4. Cung cấp thông tin về các tiêu chuẩn an toàn lao động
Sổ tay hướng dẫn này thường bao gồm các quy trình và tiêu chuẩn an toàn trong tình huống khẩn cấp theo lĩnh vực công nghiệp. Nếu cần, hãy tham khảo ý kiến của cơ quan chính phủ có thẩm quyền quản lý vấn đề này, ví dụ như Bộ Nhân lực, để tìm hiểu những điều cần nói khi tiến hành đào tạo An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp (K3).
Bước 5. Mô tả văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty
Ngoài việc giải thích các công việc hàng ngày, hãy sử dụng sổ tay này để truyền đạt lịch sử, giá trị, tầm nhìn và mục tiêu của công ty. Hãy nhớ rằng nhân viên không thể làm việc một mình cả ngày. Bạn chắc chắn mong đợi những nhân sự chủ động và có khả năng đại diện cho văn hóa công ty.
Bước 6. Trình bày một số nguồn thông tin về công ty
Tùy thuộc vào chính sách của công ty, sổ tay hướng dẫn này có thể bao gồm các báo cáo hàng năm, hồ sơ tiếp thị và tài liệu thuyết trình đã được thảo luận trước đó tại các cuộc họp. Biên dịch nó trước và sau đó tải lên thông tin qua mạng nội bộ của công ty hoặc trang web có thể được truy cập bằng mật khẩu.
Để tránh cho nhân viên mới cảm thấy quá tải, hãy cho anh ta biết rằng anh ta sẽ có lợi khi đọc thông tin, nhưng đó không phải là điều bắt buộc
Phương pháp 3/4: Lập lịch đào tạo
Bước 1. Dành thời gian để tìm hiểu nhân viên mới
Mời anh ấy trò chuyện để đặt câu hỏi và chia sẻ những câu chuyện về cuộc sống hàng ngày, chẳng hạn như về gia đình, sở thích, thú vui.
Nhân viên mới sẽ cảm thấy thoải mái hơn và sẵn sàng làm việc theo nhóm nếu bạn dành thời gian để hiểu rõ hơn về họ
Bước 2. Không tập quá nặng nhưng cũng không quá nhẹ
Đưa ra một bức tranh lớn về công việc anh ta phải làm và sau đó giải thích nhiệm vụ đó chi tiết từng chút một. Một nhân viên mới sẽ không sẵn sàng làm việc nếu anh ta chỉ được yêu cầu đọc sách hướng dẫn và sau đó được giao nhiệm vụ. Tuy nhiên, đừng đào tạo quá lâu hoặc đọc toàn bộ tài liệu từng từ một.
Hãy cho anh ấy nghỉ ngơi 5-10 phút trước khi thảo luận về một chủ đề mới để anh ấy có thể hiểu thông tin được truyền đạt mà không cảm thấy quá tải
Bước 3. Giao nhiệm vụ theo mô tả công việc và trả lời câu hỏi tốt nhất có thể
Trước khi bắt đầu đào tạo, hãy thông báo cho nhân viên mới rằng họ có thể hỏi bạn hoặc một đồng nghiệp khác nếu cần. Sau đó, yêu cầu anh ta làm những công việc thuộc trách nhiệm của anh ta theo tiến độ của khóa đào tạo. Nhắc anh ấy đừng ngần ngại đặt câu hỏi nếu anh ấy gặp vấn đề khi thực hiện nhiệm vụ.
Nhiều người cảm thấy dễ dàng hiểu những điều mới bằng cách làm hơn là nghe. Đừng giao những nhiệm vụ có ảnh hưởng chiến lược đến công ty, nhưng cũng đừng coi chúng như những công việc lặt vặt. Chứng tỏ rằng bạn tin rằng anh ấy có thể làm tốt công việc của mình
Bước 4. Điều chỉnh lịch đào tạo phù hợp với khả năng của nhân viên
Mỗi người đều có khả năng học tập khác nhau. Do đó, đừng dạy một chủ đề mới nếu anh ấy chưa sẵn sàng. Đưa ra thử thách bằng cách đặt mục tiêu thực tế nếu anh ta đã hiểu tài liệu được dạy.
- Thỉnh thoảng, hãy hỏi xem bạn đang dạy quá nhanh hay quá chậm. Có thể anh đang cố gắng che đậy dù có những điều anh không hiểu. Vì vậy, hãy học cách đọc ngôn ngữ cơ thể để đảm bảo anh ấy hiểu bạn đang nói gì.
- Một thời gian đào tạo dài thường đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn, nhưng những nhân viên được đào tạo bài bản sẽ hiểu công việc của mình một cách thấu đáo để có thể đạt được năng suất công việc cao trong thời gian ngắn.
Phương pháp 4/4: Tạo bầu không khí đào tạo tích cực
Bước 1. Hãy hào phóng dành lời khen cho người khác
Nếu bạn muốn hỗ trợ một nhân viên mới để họ cảm thấy tin tưởng, hãy khen ngợi đúng lúc. Đừng khen ngợi chỉ để làm hài lòng người khác, mà hãy khen ngợi nỗ lực của anh ấy và thành công của anh ấy.
Bạn có thể nói, "Bạn đã hoàn thành bài tập trước thời hạn. Thành thật mà nói, tôi đã tự hỏi liệu có điều gì sai khi hoàn thành nó nhanh chóng như vậy không, nhưng câu trả lời của bạn hóa ra đều ổn. Tuyệt vời!"
Bước 2. Đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng nếu cần
Đừng ngần ngại cho một nhân viên mới biết nếu một nhân viên mới mắc lỗi. Bạn cần phải làm điều này trong trường hợp xảy ra lỗi nghiêm trọng và để ngăn những sai lầm tương tự xảy ra lần nữa.
- Nếu cần, hãy làm dịu lời phê bình bằng cách nói, "Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn làm như thế này" hoặc "Không sao cả, đó chỉ là một lỗi nhỏ."
- Nhìn chung, nhân viên mới thích nhận được phản hồi hữu ích càng sớm càng tốt. Nếu để vài tháng, anh ấy sẽ thắc mắc tại sao bạn không sửa lỗi cho anh ấy ngay từ đầu.
Bước 3. Dành thời gian để nhân viên mới thực hiện tốt công việc
Trao trách nhiệm từng chút một. Đừng la mắng anh ấy quá nặng nếu anh ấy mắc lỗi. Tiếp tục cung cấp hướng dẫn ngay cả khi thời gian đào tạo kết thúc. Mỗi công việc và mỗi con người là duy nhất nên thời gian điều chỉnh cũng khác nhau.
Tùy thuộc vào khả năng của mỗi người và chính sách của công ty, một số có thể mất 1 năm để học cho đến khi họ sẵn sàng làm việc tốt
Bước 4. Yêu cầu phản hồi về việc thực hiện khóa đào tạo
Một chương trình đào tạo tốt cần được liên tục phát triển. Khi nhân viên mới đã hoàn thành khóa đào tạo, hãy yêu cầu họ đề xuất những điều cần cải thiện. Hỏi xem có tài liệu nào cần được hoàn thiện không, có lẽ việc giảng dạy quá nhanh hoặc quá chậm, hoặc bố cục của tài liệu đào tạo cần phải thay đổi.
