Thị trường việc làm đang trở nên cạnh tranh hơn từng ngày. Để có thể cạnh tranh được công việc mới, việc có những lời giới thiệu tích cực và đáng khen ngợi từ những nhà tuyển dụng / nhà tuyển dụng trước đây sẽ là sự hỗ trợ quý giá nhất. Nếu bạn muốn cung cấp thông tin tham khảo tích cực cho một nhân viên, bạn nên suy nghĩ kỹ về cách bạn sẽ đại diện cho người đó. Bằng cách cân nhắc những gì bạn sẽ nói hoặc viết cho người đó và thể hiện điều đó theo cách tích cực và chuyên nghiệp nhất, bạn có thể giúp nhân viên hoặc người khác có được công việc mơ ước của họ.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Viết
Bước 1. Cung cấp một thư giới thiệu tích cực
Nếu một nhân viên đến gặp bạn và yêu cầu một lá thư giới thiệu, điều đầu tiên bạn nên làm là xem xét yêu cầu đó. Nếu bạn đã có trải nghiệm tốt với nhân viên và có thể hỗ trợ tích cực để tăng cơ hội nhận được việc làm của họ, hãy cung cấp một lá thư giới thiệu tích cực.
- Đừng đề nghị cung cấp thư giới thiệu nếu bạn không thể viết điều gì đó tích cực. Đừng để nó giết chết cơ hội kiếm việc làm của bạn.
- Chỉ chấp nhận yêu cầu viết tài liệu tham khảo nếu bạn đã làm việc với nhân viên đó lâu hơn. Bạn sẽ rất khó để đánh giá khả năng và công việc của một người chỉ trong vài tháng.
- Đảm bảo rằng bạn là người phù hợp để cung cấp thông tin tham khảo. Bạn có thể phải kiểm tra lại chính sách của công ty về giới thiệu.
Bước 2. Thu thập thông tin mà bạn có thể viết ra cho một lá thư tham khảo
Yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin về công việc mà anh ta đang ứng tuyển và bất kỳ dữ liệu liên quan nào khác mà bạn nên biết bao gồm cả sơ yếu lý lịch của anh ta. Bạn cũng nên thu thập thông tin liên quan đến công việc của nhân viên, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất.
- Nếu bạn quyết định viết thư giới thiệu cho ai đó, hãy hỏi thông tin về công việc anh ta đang ứng tuyển, sơ yếu lý lịch gần đây nhất của anh ta và những thông tin khác về những gì anh ta nghĩ rằng anh ta đã đóng góp cho một công ty hoặc dự án cụ thể và cách anh ta sẽ có lợi cho công việc mới của anh ta.
- Xem xét việc đọc thư từ giữa bạn và nhân viên để có thể đánh giá tính chuyên nghiệp và cách thức hoạt động. Bạn cũng có thể sử dụng đánh giá hiệu suất cho mục đích này.
Bước 3. Soạn thảo bức thư đầu tiên
Trước khi bạn đưa ra một đề cập tích cực đến một nhân viên hoặc đồng nghiệp cũ, hãy sử dụng thông tin bạn thu thập được để soạn thảo bức thư đầu tiên. Bước này giúp đảm bảo rằng thư giới thiệu bạn viết là tích cực và toàn diện.
- Thư giới thiệu phải dài một hoặc hai trang. Nếu bạn viết dài hơn, nhà tuyển dụng tiềm năng có thể không đọc toàn bộ nội dung và có thể bỏ sót thông tin quan trọng về ứng viên.
- Phần giới thiệu phải ngắn gọn và bao gồm tên của nhân viên, công việc anh ta đang ứng tuyển và liệu bạn có muốn giới thiệu anh ta cho công việc hay không. Ví dụ: bạn có thể viết “Tôi rất vui được giới thiệu Amir Priambodo cho vị trí giám đốc thương hiệu. Amir Priambodo đã đóng góp rất nhiều cho công ty của chúng tôi, và tôi tin rằng anh ấy sẽ là tài sản quý giá cho đội của bạn”.
- Phần nội dung của bức thư có thể dài từ 1-3 đoạn và nên mô tả bạn đã biết nhân viên đó bao lâu, bạn đã làm việc với năng lực nào, mô tả và làm nổi bật các kỹ năng của họ, đồng thời giải thích cách họ sẽ đóng góp cho một nhà tuyển dụng tiềm năng. Bạn phải cung cấp bằng chứng có thể hành động và lý do tại sao nhân viên là ứng cử viên tốt nhất cho công việc.
- Bạn cũng có thể mô tả tính cách của nhân viên trong phần nội dung của bức thư, nhưng bạn phải cẩn thận để không đưa thông tin cá nhân vào, điều này không chỉ gây nghi ngờ cho các nhà tuyển dụng tiềm năng mà còn là bất hợp pháp.
- Bạn nên kết thúc bức thư bằng một đoạn ngắn, súc tích mà bạn thực sự giới thiệu người đó và đề nghị trợ giúp nếu nhà tuyển dụng tiềm năng có bất kỳ câu hỏi nào. Ví dụ: “Dựa trên kinh nghiệm làm việc với Amir Priambodo, tôi muốn giới thiệu anh ấy cho vị trí giám đốc thương hiệu tại Brand Management, Inc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc điện thoại.”
Bước 4. Sử dụng những từ tích cực, có thể hành động
Khi soạn thảo và sau đó sửa đổi, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng ngôn ngữ tích cực, có thể hành động được khi mô tả ứng viên. Hành động này có thể giúp nhà tuyển dụng tiềm năng biết được ứng viên và cũng có thể thể hiện hình ảnh bản thân tích cực hơn.
- Sử dụng các từ như cộng tác, hợp tác và khuyến khích.
- Sử dụng các danh từ như cầu thủ của đội, tài sản và trách nhiệm.
- Sử dụng các tính từ như đáng tin cậy, thông minh, thân thiện và kiên quyết.
- Bạn có thể xâu chuỗi những từ này lại với nhau thành những câu như “Amir và tôi đang hợp tác trong một dự án tiếp thị và anh ấy là tài sản quan trọng trong việc kiếm được một số khách hàng mới. Anh ấy là một cầu thủ rất có trách nhiệm, thân thiện trong đội và sẽ tạo ra tác động tích cực đến công ty của bạn”.
Bước 5. Hãy trung thực và đừng phóng đại
Bạn muốn thăng chức ứng viên tốt nhất có thể trong khi vẫn trung thực về trình độ của họ. Có một ranh giới nhỏ giữa trung thực và phóng đại và bạn nên tránh điều đó để các nhà tuyển dụng tiềm năng không nghi ngờ rằng bức thư của bạn được viết không trung thực.
Bạn không cần phải nói rằng người đó là tốt nhất hay vĩ đại nhất, trừ khi họ là như vậy. Thay vào đó, hãy cân nhắc viết những thứ như “Amir là một trong những đồng nghiệp thân thiện và có trách nhiệm nhất, và tôi rất thích làm việc với anh ấy”. Khi đánh giá kỹ năng và khả năng kỹ thuật của ai đó, bạn có thể viết đại loại như “Amir nằm trong số 5% giám đốc thương hiệu hàng đầu mà tôi đã làm việc cùng”
Bước 6. Chỉnh sửa và chỉnh sửa thư giới thiệu
Sau khi hoàn thành bản thảo ban đầu của bức thư, hãy sửa đổi văn bản để củng cố văn bản và kiểm tra các lĩnh vực cần phát triển thêm. Bước này cho phép bạn chỉnh sửa bức thư để tìm lỗi chính tả, dấu câu hoặc ngữ pháp.
- Đảm bảo rằng bản thảo đã sửa đổi có thành phần giới thiệu phù hợp, phần nội dung và phần kết thúc trung thực, chứa từ vựng tích cực và mang lại hình ảnh tốt nhất về ứng viên.
- Cân nhắc đọc to bức thư để nghe bất kỳ lỗi nào và giúp đảm bảo rằng nó có vẻ chuyên nghiệp.
- Đảm bảo rằng thông tin bạn cung cấp trong thư phù hợp với công việc mới.
Bước 7. Định dạng thư của bạn
Trước khi gửi thư giới thiệu, bạn phải sử dụng đúng định dạng. Bước này có thể giúp đảm bảo rằng các nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ xem xét thư giới thiệu của bạn một cách nghiêm túc.
- Đảm bảo rằng lá thư được in trên giấy có tiêu đề thư của công ty.
- Trên dòng đầu tiên, ghi ngày tháng.
- Dưới ngày tháng, hãy ghi địa chỉ của nhà tuyển dụng tiềm năng. Gửi thư cho người giám sát hoặc bộ phận nhân sự của ứng viên.
- Bao gồm địa chỉ liên hệ của bạn bên dưới thông tin về nhà tuyển dụng tiềm năng.
- Sau lời chào, hãy chắc chắn rằng bạn ký vào bức thư bằng mực đen và in tên của bạn bên dưới. Bạn có thể bao gồm chức danh công việc, email và số điện thoại nếu bạn muốn.
Bước 8. Thực hiện kiểm tra lại ký tự
Trước khi gửi thư giới thiệu, hãy đọc văn bản lần cuối. Bước này đảm bảo rằng bạn không mắc lỗi hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.
Phương pháp 2/2: Cung cấp tài liệu tham khảo bằng lời nói
Bước 1. Kiểm tra chính sách của công ty về tài liệu tham khảo bằng lời nói
Một số công ty chỉ cho phép nhân viên cung cấp thông tin cơ bản như số năm làm việc. Một số có thể cho phép bạn cung cấp tài liệu tham khảo bằng văn bản. Đảm bảo bạn tuân theo chính sách của công ty về tài liệu tham khảo có thể giúp bạn cung cấp tài liệu tham khảo bằng lời nói tốt nhất.
Bước 2. Đồng ý với các yêu cầu tham khảo bằng lời nói
Nếu một nhân viên hoặc đồng nghiệp yêu cầu bạn cung cấp thông tin tham khảo, hãy đảm bảo rằng bạn tiếp nhận yêu cầu theo hướng tích cực. Nếu bạn có trải nghiệm tốt với nhân viên, hãy đồng ý với yêu cầu của họ để cung cấp thông tin tham khảo cho các nhà tuyển dụng tiềm năng.
- Đừng đề nghị cung cấp thông tin tham khảo nếu bạn không thể nói bất cứ điều gì tích cực về nhân viên. Đừng để nó làm hỏng cơ hội nhận được việc làm của bạn.
- Đồng ý nói chuyện với nhà tuyển dụng tiềm năng nếu bạn đã làm việc với người đó một thời gian. Bạn có thể gặp khó khăn khi trả lời các câu hỏi về nhân viên hoặc giải thích kỹ năng của anh ta nếu bạn mới chỉ biết anh ta trong vài tháng.
- Đảm bảo rằng bạn là người phù hợp để cung cấp thông tin tham khảo. Bạn có thể cần phải kiểm tra với sếp hoặc chính sách của công ty về việc giới thiệu.
Bước 3. Hỏi thông tin về nhân viên để làm tài liệu tham khảo
Bạn cũng có thể cần thông tin cơ bản từ nhân viên về công việc mà anh ta đang ứng tuyển và các dữ liệu liên quan khác mà bạn nên biết.
- Hỏi thông tin về công việc mà ứng viên đang ứng tuyển và một bản lý lịch cập nhật. Bạn có thể cần tìm hiểu xem anh ấy nghĩ gì về những đóng góp mà anh ấy đã đóng góp cho công ty và các dự án anh ấy đang thực hiện và cách anh ấy sẽ đóng góp cho nơi làm việc mới.
- Bạn phải thu thập bất kỳ thông tin nào liên quan đến công việc của nhân viên, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất.
- Cân nhắc đọc lại thư từ của bạn với nhân viên để đánh giá trình độ chuyên môn và công việc của anh ta. Bạn cũng có thể sử dụng đánh giá hiệu suất cho mục đích này.
Bước 4. Lên lịch trò chuyện qua điện thoại
Hầu hết các thông tin giới thiệu qua điện thoại đều được cung cấp qua điện thoại và bạn sẽ cần sắp xếp thời gian thích hợp để nói chuyện với nhà tuyển dụng tiềm năng của ứng viên. Dành một khoảng thời gian nhất định để nói về ứng viên có thể đảm bảo rằng bạn có thể cung cấp thông tin tham khảo toàn diện, chuyên nghiệp và tích cực.
- Yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin liên hệ của bạn cho nhà tuyển dụng tiềm năng hoặc yêu cầu dữ liệu liên quan về người cần liên hệ tại công ty mới.
- Đảm bảo rằng bạn lên lịch cho cuộc trò chuyện khi bạn cảm thấy thoải mái và không quá vội vàng tham gia một cuộc họp.
Bước 5. Ghi chú cho các tài liệu tham khảo trên điện thoại
Sau khi bạn đã xác định được lịch trình nói chuyện và thu thập các thông tin liên quan, hãy ghi chú nhỏ về ứng viên. Bước này có thể giúp đảm bảo bạn không quên thông tin quan trọng về các kỹ năng hoặc hành vi của ứng viên trong cuộc trò chuyện.
Vì bạn không biết những câu hỏi mà nhà tuyển dụng tiềm năng có thể hỏi, hãy đảm bảo bạn ghi chú về các khía cạnh khác nhau của ứng viên bao gồm cách bạn quen anh ta và trong bao lâu, bạn đã làm việc với năng lực nào và đánh giá kỹ năng của anh ta.
Bước 6. Trả lời tất cả các câu hỏi một cách đầy đủ và trung thực
Tham khảo bằng lời nói thường yêu cầu bạn trả lời các câu hỏi mà nhà tuyển dụng tiềm năng yêu cầu. Chuẩn bị các ghi chú và trả lời các câu hỏi chi tiết và trung thực có thể giúp ứng viên tìm được việc.
- Hãy chắc chắn rằng bạn không đánh giá quá cao trình độ của người đó. Bạn không cần phải nói Anh ấy là người vĩ đại nhất thế giới”, nhưng bạn có thể nói một cách khách quan“Anh ấy là một trong những đồng nghiệp / nhân viên tốt nhất mà chúng tôi từng có”.
- Hãy nhớ rằng bất kỳ nghi ngờ nào trong câu trả lời của bạn sẽ tạo cảm giác rằng bạn đang không trung thực.
Bước 7. Sử dụng các từ và câu mô tả, tích cực
Khi bạn trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng những từ khiến ứng viên trông hấp dẫn. Hành động này sẽ khiến ứng viên tỏ ra vượt trội so với các ứng viên khác.
- Bạn cũng có thể sử dụng nhiều loại động từ, danh từ và tính từ để mô tả ứng viên. Mô tả của bạn càng rõ ràng thì càng có nhiều khả năng giúp nhà tuyển dụng tiềm năng đưa ra quyết định sáng suốt.
- Ví dụ: bạn có thể nói những câu như “Amir Priambodo có khả năng giải quyết vấn đề theo cách rất sáng tạo” hoặc “Anh ấy có thể truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng”.
- Đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin về các kỹ năng mà ứng viên sẽ cần trong công việc mới của mình.
Bước 8. Tránh các chủ đề cá nhân
Chỉ nói về những thứ liên quan đến thành tích của ứng viên, chẳng hạn như kỹ năng lãnh đạo cấp trên hoặc khả năng giải quyết xung đột giữa các đồng nghiệp. Đừng nói về cuộc sống cá nhân của bạn vì điều đó sẽ làm cho nó và bạn, trông kém chuyên nghiệp hơn đối với các nhà tuyển dụng tiềm năng.
- Không thảo luận bất cứ điều gì cá nhân bao gồm tôn giáo, tình trạng hôn nhân, tuổi tác hoặc sức khỏe.
- Cung cấp thông tin cá nhân có thể gây nguy hiểm cho cơ hội nhận được việc làm của ứng viên. Điều này có thể là bất hợp pháp, tùy thuộc vào loại thông tin bạn tiết lộ.
Bước 9. Kết thúc tham chiếu bằng lời nói
Hoàn thành phần tham khảo bằng lời nói qua điện thoại khi bạn đã trả lời tất cả các câu hỏi của nhà tuyển dụng tiềm năng. Bạn có thể đặt câu hỏi nếu bạn cảm thấy cần thiết hoặc nếu bạn có thể giải thích thêm về ứng viên. Đảm bảo rằng bạn cảm ơn nhà tuyển dụng tiềm năng và đề nghị cung cấp thêm thông tin nếu cần.
