Mặc dù chủ yếu không phải là một chương trình lịch, nhưng bạn có thể sử dụng Excel để tạo và quản lý lịch. Có nhiều mẫu lịch có sẵn có thể được tùy chỉnh theo ý thích của bạn, thường nhanh hơn so với việc tự định dạng lịch. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách lịch từ bảng tính Excel và nhập nó vào lịch Outlook của mình.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Sử dụng Mẫu Excel
Bước 1. Mở một tài liệu Excel mới
Khi bạn nhấp vào nhãn "Tệp" hoặc nút Office và chọn "Mới", một loạt các mẫu mà bạn có thể chọn sẽ được hiển thị.
- Đối với một số phiên bản Excel nhất định, chẳng hạn như Excel 2011 dành cho Mac, bạn sẽ cần chọn "Mới từ Mẫu" từ menu Tệp thay vì "Mới".
- Tạo lịch từ mẫu cho phép bạn tạo một lịch trống có thể được lấp đầy bằng các ngày quan trọng. Bước này sẽ không chuyển đổi dữ liệu của bạn sang định dạng lịch. Nếu bạn muốn chuyển đổi danh sách dữ liệu Excel thành lịch Outlook, hãy xem phần tiếp theo.
Bước 2. Tìm kiếm mẫu lịch
Tùy thuộc vào phiên bản Office bạn đang sử dụng, có thể có phần "Lịch" hoặc bạn có thể chỉ cần nhập "lịch" vào hộp tìm kiếm. Một số phiên bản của Excel đánh dấu một số mẫu lịch trên trang chính. Bạn có thể sử dụng nó nếu nó phù hợp với nhu cầu của bạn, hoặc bạn cũng có thể tìm kiếm nhiều mẫu lịch khác có sẵn trên internet.
Tìm kiếm có thể được thiết lập để cụ thể hơn theo nhu cầu của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo lịch học tập, hãy sử dụng từ khóa “lịch học tập” trong công cụ tìm kiếm
Bước 3. Đặt mẫu cho đúng ngày
Sau khi tải xong mẫu, bạn sẽ thấy một lịch trống mới. Ngày có thể không chính xác, nhưng bạn thường có thể thay đổi nó bằng cách sử dụng menu xuất hiện khi chọn ngày.
- Quá trình này sẽ thay đổi một chút tùy thuộc vào mẫu được sử dụng. Thông thường, bạn có thể chọn năm hoặc tháng được hiển thị, sau đó nhấp vào nút xuất hiện bên cạnh. Điều này sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn để chọn và lịch sẽ tự động điều chỉnh.
- Thông thường, bạn cũng có thể đặt ngày bắt đầu tuần bằng cách chọn một ngày mới và chọn nó.
Bước 4. Kiểm tra các mẹo
Nhiều mẫu có các hộp văn bản với các cạnh cho bạn biết cách thay đổi ngày hoặc các cài đặt khác trong mẫu lịch. Bạn sẽ cần xóa hộp văn bản này nếu bạn không muốn nó xuất hiện trong bản in.
Bước 5. Điều chỉnh hình thức trực quan mà bạn muốn thay đổi
Bạn có thể tùy chỉnh các phần tử khác nhau bằng cách chọn một phần tử và thay đổi nó trong nhãn Trang chủ. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu sắc, kích thước, v.v. cho bất kỳ đối tượng nào trong Excel.
Bước 6. Nhập các ngày quan trọng
Sau khi lịch được định cấu hình đúng, bạn có thể bắt đầu nhập ngày và thông tin quan trọng. Chọn các ô bạn muốn điền vào các ngày quan trọng và bắt đầu nhập. Nếu bạn muốn bao gồm nhiều sự kiện trong cùng một ngày, hãy điều chỉnh khoảng cách nếu cần.
Phương pháp 2/2: Nhập danh sách Excel vào lịch Outlook
Bước 1. Tạo một bảng tính trống mới trong Excel
Bạn có thể nhập dữ liệu từ Excel sang lịch Outlook. Điều này làm cho các tác vụ như nhập lịch làm việc dễ dàng hơn nhiều.
Bước 2. Thêm tiêu đề thích hợp trên bảng tính
Nhập danh sách vào Outlook sẽ dễ dàng hơn nếu bảng tính được định dạng với tiêu đề phù hợp. Chèn các tiêu đề sau vào dòng đầu tiên:
- Chủ thể
- Ngày bắt đầu
- Thời gian bắt đầu
- Ngày cuối
- Thời gian kết thúc
- Sự miêu tả
- Vị trí
Bước 3. Chèn mỗi mục lịch vào một dòng mới
Hộp "Chủ đề" là tên của sự kiện khi nó xuất hiện trên lịch. Bạn không cần nhập nội dung nào đó cho mỗi ô, nhưng bạn sẽ cần tối thiểu "Ngày bắt đầu" và "Chủ đề".
- Đảm bảo nhập ngày theo định dạng chuẩn N / Y / MM / MM / MM / Y / Y để Outlook có thể đọc chính xác.
- Bạn có thể tạo các sự kiện kéo dài nhiều ngày bằng các tính năng "Ngày bắt đầu" và "Ngày kết thúc".
Bước 4. Mở menu "Lưu dưới dạng"
Khi bạn đã hoàn tất việc thêm các sự kiện vào danh sách, bạn có thể lưu một bản sao ở định dạng mà Outlook có thể đọc.
Bước 5. Chọn "CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)" từ menu loại tệp
Đây là một định dạng phổ biến có thể được nhập vào các chương trình khác nhau, bao gồm cả Outlook.
Bước 6. Lưu tệp
Đặt tên cho danh sách và lưu nó ở định dạng CSV. Nhấp vào "Có" khi Excel hỏi bạn có muốn tiếp tục hay không.
Bước 7. Mở lịch Outlook
Chương trình Outlook được tích hợp sẵn trong Office và thường được cài đặt trên máy tính của bạn nếu bạn cũng đã cài đặt Excel. Khi Outlook mở ra, hãy nhấp vào nút "Lịch" ở góc dưới bên trái để hiển thị lịch.
Bước 8. Nhấp vào nhãn "Tệp" và chọn "Mở & Xuất"
Bạn sẽ thấy một số tùy chọn để xử lý dữ liệu Outlook.
Bước 9. Chọn "Import / Export" (nhập / xuất)
Tùy chọn này sẽ mở ra một cửa sổ mới để nhập và xuất dữ liệu vào và ra khỏi Outlook.
Bước 10. Chọn "Nhập từ chương trình hoặc tệp khác" và sau đó chọn "Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy
" Bạn sẽ được yêu cầu chọn tệp bạn muốn tải lên.
Bước 11. Nhấp vào "Duyệt qua" và tìm tệp CSV được tạo trong Excel
Bạn thường có thể tìm thấy nó trong thư mục Documents nếu bạn không thay đổi vị trí mặc định cho Excel.
Bước 12. Đảm bảo rằng "Lịch" được chọn làm thư mục đích
Thông thường thư mục này được chọn tự động vì bạn đang ở dạng xem Lịch trong Outlook.
Bước 13. Nhấp vào "Hoàn tất" để nhập tệp
Danh sách của bạn sẽ được xử lý và những ngày quan trọng sẽ được thêm vào lịch Outlook. Bạn có thể tìm thấy các ngày quan trọng trong các ô thích hợp của chúng, với thời gian được đặt theo danh sách. Nếu ngày này đi kèm với mô tả, bạn sẽ thấy nó sau khi chọn nó.
