Bạn đang bối rối trong việc kinh doanh gắn kết vì thời hạn đã gần kề mà nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành. Sau một vài phút đọc sách giáo khoa hoặc chuẩn bị ngân sách tài chính, ghi lại những thông tin quan trọng và lập các mẩu tin hoặc báo cáo kế toán, bạn sẽ cần sử dụng một chiếc bấm kim và kéo, nhưng chúng còn thiếu ở đâu đó! Đằng sau màn hình máy tính xách tay, không có gì! Trên bàn bếp, không có gì! Sau khi đi đi lại lại trong 5 phút, bạn bắt đầu thấy bực bội. Nhiều người đã trải qua điều này. Khi bạn đang rất bận rộn vì một đống nhiệm vụ, một không gian làm việc lộn xộn có thể là một cơn ác mộng. Bài viết này cung cấp các mẹo hay để sắp xếp bàn làm việc, sắp xếp không gian làm việc và bố trí nơi cất giữ đồ đạc giúp bạn luôn tập trung và làm việc hiệu quả.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Thiết lập Bàn làm việc
Bước 1. Chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho công việc
Đặt máy tính, bàn phím, chuột và hộp đựng trên bàn. Nếu bạn không có đèn bàn, hãy đảm bảo có đèn đủ sáng trong phòng. Đồng thời chuẩn bị các thiết bị làm việc khác khi cần thiết. Nếu bạn bị dị ứng, hãy để sẵn 1 gói khăn giấy trên bàn. Nếu bạn thường xuyên bỏ bê lịch ăn uống của mình, hãy cố gắng trang bị một chiếc đồng hồ treo tường hoặc đồng hồ để bàn trong phòng. Hãy chắc chắn rằng thiết bị bạn sử dụng hàng ngày ở trên bàn.
- Nếu bạn muốn học, hãy đặt một xấp thẻ ghi chú trống và một chiếc máy tính trên bàn.
- Trước khi làm việc hoặc học tập, hãy chuẩn bị một loại nước thơm phòng có mùi dễ chịu vì nước hoa có thể kích thích não bộ. Trong khi học, hãy liên hệ mùi trong phòng với tài liệu đang nghiên cứu để dễ nhớ hơn. Trong khi làm việc, mùi hương yêu thích của bạn khiến bạn cảm thấy dễ chịu và dễ tập trung hơn.
- Bạn có thể đặt một chiếc kệ trên bàn để đặt giấy HVS mà bạn sử dụng hàng ngày. Nếu không, hãy lưu giấy ở nơi khác.
- Nếu bạn muốn đặt thiết bị khác, chẳng hạn như thiết bị phân phối băng keo, hãy xem xét diện tích của bàn và tần suất sử dụng thiết bị đó. Bạn được tự do lựa chọn thiết bị làm việc mà mình muốn đặt trên bàn vì không có điều khoản nào quy định điều này.
Bước 2. Di chuyển hoặc vứt bỏ các vật dụng không còn được sử dụng
Bàn làm việc ngăn nắp giúp bạn dễ dàng tập trung hơn. Vì vậy, hãy thu gom những thứ và giấy tờ không cần thiết, sau đó vứt vào thùng rác. Nếu có ví, chìa khóa xe hơi hoặc phụ kiện trên bàn, hãy chuyển chúng đi nơi khác. Thông thường, bạn cần 5-10 văn phòng phẩm trong khi làm việc. Vì vậy, di chuyển văn phòng phẩm không sử dụng.
Bàn là một chút lộn xộn không có vấn đề lớn. Nhiều người cảm thấy khó chịu nếu bàn trống. Đảm bảo rằng thiết lập bảng cho phép bạn làm việc tốt. Cố gắng làm cho bầu không khí của căn phòng phù hợp với công việc, thay vì giống như một nơi để thư giãn hoặc một nhà kho
Bước 3. Đặt đèn bàn, văn phòng phẩm và các thiết bị khác ở một vị trí nhất định trên bàn
Tập hợp các văn phòng phẩm bạn cần, sau đó cho vào hộp đựng để sẵn sàng sử dụng khi cần thiết. Nếu có thể, hãy đặt đèn bàn, văn phòng phẩm, kim bấm và hộp băng dính cạnh nhau ở một góc của bàn để giữ cho bàn ngăn nắp và vẫn có chỗ cho các thiết bị khác.
Nếu bạn viết bằng tay phải, hãy đặt thiết bị ở bên trái của bàn hoặc ngược lại. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng bàn thoải mái mà không bị trượt ghế hoặc va đập với dụng cụ viết
Bước 4. Dọn dẹp ngăn bàn và thu dọn đồ đạc bằng cách thu dọn các vật dụng tương tự
Nếu bạn đang sử dụng bàn (hoặc kệ) có ngăn kéo, hãy loại bỏ nội dung bên trong. Lau sạch các ngăn kéo để tìm mảnh vụn giấy hoặc bụi, sau đó vứt bất cứ thứ gì bạn không cần đến. Di chuyển nội dung ngăn kéo không sử dụng đến phòng khác. Sau đó, thu thập các vật dụng tương tự theo mục đích sử dụng hoặc chức năng của chúng, rồi cất chúng vào ngăn kéo hoặc hộp đựng. Sử dụng ngăn ngăn kéo để các mục đã nhóm không bị lẫn lộn nữa!
- Ví dụ: đặt bút, bút chì và bút đánh dấu vào ngăn đầu tiên, ngăn thứ hai để lưu trữ giấy HVS và ngăn thứ ba để chứa các vật tư khác (chẳng hạn như máy tính, kim bấm và dụng cụ phân phối băng keo).
- Nếu bạn có nhiều đồ thủ công hoặc các hoạt động khác, hãy đặt một tấm ngăn trong ngăn kéo để các dụng cụ không bị lẫn lộn. Ngoài ra, bạn có thể cất cọ vẽ của mình trong ngăn thứ nhất, màu nước ở ngăn thứ hai và các dụng cụ khác (chẳng hạn như bút chì và bảng màu vẽ) ở ngăn thứ ba.
Bước 5. Bỏ những vật dụng cá nhân và không dùng đến để giữ cho bàn luôn rộng rãi
Những món quà lưu niệm và ảnh gia đình có thể tạo động lực, nhưng chúng cũng có thể cản trở sự tập trung, thậm chí làm giảm khả năng hiểu thông tin và tập trung vào những việc đang làm. Nếu bạn không phiền, hãy chuyển đồ lưu niệm, ảnh và đồ trang trí của bạn đi nơi khác để bạn có thể sử dụng bàn làm việc.
Nếu bạn muốn đặt một thứ gì đó không liên quan đến công việc / học tập, hãy chọn một bức ảnh hoặc đồ lưu niệm
Bước 6. Sử dụng tài liệu kỹ thuật số để thay thế lời nhắc viết trên giấy Post-It hoặc ghi chú
Hãy cân nhắc lựa chọn sử dụng tài liệu kỹ thuật số nếu bàn làm việc đầy giấy hoặc bảng cót đầy ghim và các cuộc họp đã được lên lịch. Di chuyển tất cả các ghi chú có chứa các công việc đã lên lịch và đến hạn vào máy tính của bạn bằng cách quét lịch, cài đặt ứng dụng việc cần làm hoặc sử dụng chương trình Word.
Nếu bạn thích sử dụng giấy tự dính, hãy chuyển ghi chú của bạn sang màn hình nền bằng cách kích hoạt / cài đặt một chương trình để ghi chú (dành cho người dùng Windows)
Bước 7. Ẩn các kết nối cáp và thu gọn các cáp lộn xộn
Đặt kết nối cáp phía sau hoặc dưới bàn để không nhìn thấy nó. Nếu dây cáp treo sau bàn làm việc, hãy buộc nó bằng dây buộc hoặc dây khóa dán. Nếu cáp rất dài, hãy thay thế nó bằng một sợi cáp ngắn hơn tương tự hoặc buộc cáp để trông gọn gàng.
- Mua một chiếc kẹp để kẹp phích cắm vào góc bàn khi không sử dụng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều bộ sạc và cổng USB mà bạn chỉ thỉnh thoảng sử dụng, nhưng không nên cắm lại.
- Nếu cần, bàn phím và chuột không dây là một lựa chọn tuyệt vời để giữ cho bàn làm việc của bạn gọn gàng và giảm sự lộn xộn của dây cáp!
Bước 8. Dành ra 20 phút mỗi tuần để dọn dẹp bàn ăn
Đôi khi, những thứ trên bàn trở nên lộn xộn sau khi sử dụng vì bạn rất bận rộn. Do đó, hãy trả lại văn phòng phẩm và thiết bị làm việc về chỗ cũ bằng cách dành 20 phút mỗi tuần để dọn dẹp bàn làm việc. Mẹo này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc trực tuyến nhưng không có thời gian dọn dẹp bàn làm việc mỗi ngày.
Sử dụng lời nhắc trên điện thoại hoặc máy tính xách tay để bạn không quên dọn dẹp bàn làm việc của mình
Phương pháp 2/4: Tổ chức không gian làm việc
Bước 1. Đặt bàn cách cửa một khoảng để bạn không bị phân tâm
Bạn có thể bị phân tâm khi một thành viên trong gia đình hoặc bạn cùng phòng đang nói chuyện gần cửa nếu bàn ngay cạnh cửa. Kết quả là bạn tưởng chừng như không có không gian làm việc vì vị trí bàn làm việc xa góc phòng. Ngoài ra, bạn có thể mang theo các thiết bị cần thiết khi đến bàn để sẵn sàng làm việc hơn.
Nhiều người thích ngồi quay mặt ra cửa khi làm việc. Ngồi dựa vào tường có thể gây ra chứng sợ hãi vì sợ hãi. Căn phòng có cảm giác chật chội hơn rất nhiều nếu bạn dán mắt vào bức tường ngay phía sau màn hình máy tính hoặc cạnh bàn làm việc
Bước 2. Tận dụng ánh nắng mặt trời bằng cách điều chỉnh vị trí của bàn
Nếu bạn làm việc trong phòng có cửa sổ, hãy tìm nơi cửa sổ tiếp xúc với ánh nắng mặt trời. Đặt bàn gần cửa sổ sao cho bạn ngồi quay mặt ra cửa sổ hoặc ngang tầm với cửa sổ. Ánh sáng mặt trời lọt qua cửa sổ làm căn phòng sáng sủa hơn, giúp bạn tràn đầy năng lượng và hiệu quả hơn trong công việc.
Nếu không gian làm việc không có cửa sổ, hãy ngồi quay mặt về phía cửa mở. Như vậy, bạn có thể tận dụng được ánh sáng từ bên ngoài
Bước 3. Chuẩn bị một không gian làm việc thoải mái bằng cách lắp đặt thảm, đặt cây hoặc cung cấp giá sách nếu cần
Một số người thích chọn một căn phòng rất tối giản mà không có đồ đạc bổ sung. Bạn có thể cung cấp một giá sách trong phòng nếu bạn muốn đặt những cuốn sách bạn cần làm tài liệu tham khảo. Trải một tấm thảm có họa tiết thú vị và một số chậu cây nếu cần, nhưng đừng để căn phòng trông chật chội.
Bạn có thể treo một bức tranh hoặc ảnh trên tường. Bạn nên trang trí bức tường phía sau chỗ ngồi thay vì bức tường phía trước bàn làm việc để giúp bạn dễ dàng tập trung hơn
Bước 4. Đảm bảo việc sắp xếp căn phòng giúp bạn đạt được hiệu quả trong công việc
Trước khi đặt đồ nội thất, hãy tự hỏi bản thân: "Đồ nội thất này có thể cải thiện hiệu suất công việc không?" Nếu câu trả lời là "không", đừng mang nó vào. Bàn góc sang trọng, ghế phụ, giá để tạp chí và tủ trống tạo cảm giác đầy đủ cho căn phòng. Bạn không cần nó khi không sử dụng hoặc khiến căn phòng cảm thấy khó chịu.
Không đặt TV trong không gian làm việc của bạn trừ khi bạn là nhà môi giới chứng khoán hoặc nhà báo, những người cần theo dõi các tin tức mới nhất
Bước 5. Xác định nơi làm việc lý tưởng nếu không có phòng riêng cho mục đích này
Bạn vẫn có thể chuẩn bị một nơi để làm việc ngay cả khi bạn không sử dụng một phòng riêng biệt. Sử dụng một góc hoặc khu vực nào đó trong nhà (cũng có thể trong phòng ngủ). Đặt bàn làm việc dựa vào tường để bạn không bị phân tâm và có cảm giác như đang ở trong một căn phòng đặc biệt dành cho công việc.
- Nếu trong nhà có một căn buồng trống khá rộng rãi, hãy sử dụng nó làm không gian làm việc. Có thể đóng cửa nếu cần tiếp khách!
- Nếu cần, hãy treo rèm cửa hoặc đặt một vách ngăn làm vách ngăn phòng.
- Khi mua bàn, hãy chọn loại phù hợp với đồ đạc trong nhà để không quá nổi bật.
Phương pháp 3/4: Thiết lập một nơi để lưu trữ các mặt hàng
Bước 1. Đặt kệ treo phía trên bàn nếu không gian làm việc bị giới hạn bởi một bức tường
Nếu bạn đang thiếu không gian để đựng đồ, hãy chuẩn bị một chiếc kệ treo gần bàn để có thể dễ dàng lấy đồ cần dùng. Bước này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang sử dụng một chiếc bàn không có ngăn kéo và không có chỗ để đặt tủ, nhưng có không gian tường rộng rãi. Ngoài ra, bạn cũng tập trung hơn vào công việc vì các thiết bị được đặt trên kệ treo tường đóng vai trò như một lời nhắc nhở dễ dàng nhìn thấy.
- Một số kệ treo phía trên bàn làm việc rất hữu ích để lưu trữ rất nhiều sách tham khảo nếu bạn đang làm việc trực tuyến.
- Ngoài giá treo, hãy sử dụng pegboard (một hộp chứa được gắn với các chốt vào bảng đục lỗ) để lưu trữ văn phòng phẩm và các vật dụng khác.
Bước 2. Kê các giá dưới gầm bàn để đặt các loại giấy tờ, tài liệu của HVS để dễ lấy
Nếu bạn cần nhiều biểu mẫu, tài liệu hoặc giấy tờ HVS tại nơi làm việc, nhưng bạn có không gian lưu trữ hạn chế, hãy mua kệ tại một cửa hàng nội thất. Nạp giấy và tài liệu HVS vào giá, sau đó đẩy chúng xuống gầm bàn để tiết kiệm không gian. Bằng cách đó, giấy không chất đống trên bàn và bạn không cần phải rời khỏi chỗ ngồi của mình để lấy tài liệu từ tủ khi cần thiết.
Kệ bánh xe có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau. Vì vậy, hãy mua một chiếc kệ có thể chứa các thiết bị làm việc và phù hợp với trang trí trong phòng
Bước 3. Chuẩn bị tủ đựng hồ sơ trong trường hợp bạn cần lưu trữ giấy chồng lên nhau
Mặc dù nó có vẻ hơi lỗi thời nhưng tủ đựng hồ sơ có thể là giải pháp tốt nhất nếu bạn sử dụng nhiều giấy trong công việc. Mua các thư mục treo có nhiều màu sắc khác nhau để lưu trữ tất cả các tệp. Ví dụ: đặt các tài liệu thuế vào một thư mục màu vàng, giấy tờ vào một thư mục màu đỏ và thông tin khách hàng vào một thư mục màu xanh lam. Gắn nhãn cho từng thư mục để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.
- Ngoài việc sử dụng các thư mục có nhiều màu sắc khác nhau, một cách khác để gắn nhãn thư mục là bao gồm các từ khóa, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái.
- Nếu có thể, hãy sắm một chiếc tủ đựng hồ sơ có chiều cao bằng với mặt bàn để có thể làm phần mở rộng của bàn làm việc nếu tủ được đặt cạnh bàn làm việc.
- Mặt trên của tủ hồ sơ là nơi hoàn hảo cho một chiếc máy in. Chiều rộng của mặt trên của tủ hồ sơ thường bằng chiều dài của máy in.
Phương pháp 4/4: Tổ chức thiết bị làm việc
Bước 1. Chuẩn bị một chiếc bàn khá rộng rãi và có chỗ để đồ dùng làm việc
Bạn không cần nhiều ngăn kéo nếu hầu hết tài liệu của bạn được lưu trữ trên máy tính. Nếu bạn làm luật sư hoặc kế toán, bạn có thể cần chuẩn bị nhiều ngăn kéo để chứa hàng đống thư từ và các tài liệu khác. Đo diện tích của căn phòng bằng thước dây, sau đó xác định vị trí đặt bàn. Khi mua bàn làm việc, hãy chọn loại phù hợp với phong cách trang trí của không gian làm việc.
Hình dáng và kích thước của bàn làm việc rất đa dạng. Bàn giám đốc rất rộng và có nhiều ngăn kéo nên có thể là lựa chọn tốt nhất. Nếu bạn thích một chiếc bàn đơn giản, hãy mua một chiếc bàn tối giản không có ngăn kéo. Bàn viết rất phù hợp cho những bạn chỉ sử dụng laptop khi làm việc
Bước 2. Chuẩn bị một chiếc ghế văn phòng thoải mái, tiện dụng, có thể điều chỉnh độ cao
Tư thế xấu khi ngồi có thể ảnh hưởng đến sự thoải mái của bạn ngay cả khi bạn làm việc trong một căn phòng rất ngăn nắp. Chọn một chiếc ghế thoải mái và có hỗ trợ thắt lưng. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng một chiếc ghế làm việc và có thể điều chỉnh độ cao để bạn có thể ngồi bằng cả hai chân trên sàn. Một chiếc ghế thoải mái với tay vịn có thể ngăn ngừa đau lưng để bạn có thể làm việc hiệu quả cả ngày dài!
Không mua ghế văn phòng qua các trang web. Hãy dành thời gian chọn ghế văn phòng tại cửa hàng nội thất để có thể ngồi thử trước khi mua. Ghế văn phòng được sản xuất theo quy cách rất đa dạng và mọi người đều có những sở thích khác nhau. Đừng cho rằng bạn sẽ thích một chiếc ghế được mua qua trang web chỉ vì người mua đã đánh giá tuyệt vời
Bước 3. Chuẩn bị một chiếc đèn bàn có thể điều chỉnh và theo kích thước của bàn
Tìm đèn có cột có thể uốn cong để điều chỉnh vị trí của đèn hoặc đèn có thể bị mờ. Trước khi mua đèn, hãy xem xét cường độ ánh nắng mặt trời hoặc ánh sáng của đèn phòng hiện có. Đừng mua đèn bàn quá lớn hoặc quá sáng nếu bạn không cần.
- Bạn có thể tự do xác định xem có nên sử dụng đèn bàn hay không. Bạn không cần nó nếu mặt trời hoặc đèn phòng đủ sáng.
- Đặt 1-2 chiếc đèn ở góc phòng để không cần dùng đến đèn bàn.
Bước 4. Đặt màn hình máy tính sao cho ngang tầm mắt và đặt bàn phím nằm ngang trên bàn
Ngồi trên ghế nhìn thẳng về phía trước. Bây giờ, bạn sẽ nhìn vào phía trên cùng của màn hình máy tính. Nếu không, hãy điều chỉnh độ cao của màn hình máy tính hoặc đặt trên giá đỡ màn hình sao cho cao hơn để cổ không bị đau. Đảm bảo bàn phím nằm ngang trên bàn hoặc trượt nhẹ về phía trước. Cổ tay không thư giãn nếu bạn sử dụng bàn phím nghiêng lên.
- Cố gắng giữ khoảng cách giữa màn hình máy tính và mắt bạn khoảng 50 cm. Nếu quá xa, bạn sẽ cần phải di chuyển đầu về phía trước khi đọc văn bản trên màn hình máy tính. Mắt nhanh chóng bị mỏi nếu màn hình quá gần.
- Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay, hãy mua một giá đỡ máy tính xách tay để định vị màn hình. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng bàn phím và chuột thứ hai để giữ cho cổ tay của bạn được thư giãn.
- Mua kính chống ánh sáng xanh màn hình máy tính để mắt không bị mỏi nếu làm việc trên máy tính hơn 3 tiếng mỗi ngày.
