Tất cả chúng ta đều biết có tổ chức tại nơi làm việc là quan trọng, nhưng hầu hết mọi người đều gặp khó khăn khi làm điều đó. Tin hay không tùy bạn, sắp xếp tổ chức không khó như bạn tưởng. Một vài bản sửa lỗi và giải pháp sẽ giúp bạn trở thành một người có tổ chức dễ dàng hơn bạn tưởng.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Đặt địa điểm và thời gian
Bước 1. Giám sát các hoạt động của bạn
Dành vài ngày để viết nhật ký hoặc theo dõi các hoạt động hàng ngày của bạn. Bằng cách ghi nhật ký, bạn có thể thấy những điều bạn đã làm mà trước đây bạn không nhận ra. Ngoài ra, viết nhật ký cũng có thể cho bạn một chút ý tưởng về những thiếu sót của bạn trong việc sắp xếp công việc và làm việc hiệu quả. Bài tập này nên được thực hiện với một mục tiêu lớn trong tâm trí. Thông qua nhật ký hoạt động, bạn có thể thấy hoạt động nào là lãng phí thời gian và hoạt động nào có thể hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu của mình.
Bước 2. Xác định thời gian làm việc hiệu quả của bạn
Một số người trong chúng ta là những người dậy sớm, và một số thì không. Bạn có thể đã biết thời gian làm việc hiệu quả của mình là khi nào. Cho dù bạn thích buổi tối, buổi sáng, giờ ăn trưa, thậm chí trước hoặc sau giờ cao điểm của ngày làm việc, hãy tận dụng những khoảng thời gian này để tối đa hóa năng suất của bạn.
Bước 3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của bạn
Tất cả chúng ta đều biết rằng một số nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ khác, nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng ưu tiên chúng đúng. Vì vậy, hãy phát triển một hệ thống xếp hạng bằng cách đánh dấu các nhiệm vụ là quan trọng, trung thực và linh hoạt. Sử dụng lời nhắc, sử dụng lịch kỹ thuật số hoặc ghi chú dán trên máy tính hoặc trên bàn làm việc của bạn. Dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho những thứ được ưu tiên hàng đầu trong danh sách của bạn. Ví dụ là các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian, chẳng hạn như các nhiệm vụ phải hoàn thành hôm nay hoặc ngày mai. Bạn cũng nên ưu tiên trả lời khách hàng, sếp hoặc bất kỳ ai khác trả lương cho bạn. Nếu bạn không chắc chắn về mức độ nhạy cảm và tầm quan trọng của một nhiệm vụ, tốt hơn là bạn nên hỏi ai đó.
Bước 4. Hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ ngay lập tức
Không phải tất cả các nhiệm vụ đều phải được ưu tiên và lên lịch để hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Một số nhiệm vụ không yêu cầu lập kế hoạch hoặc lập lịch trình vì chúng có thể được hoàn thành ngay lập tức. Chỉ cần như vậy, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ ngay. Vì vậy, làm điều đó ngay bây giờ! Bằng cách thực hiện ngay những công việc nhẹ nhàng, bạn sẽ không phải trì hoãn.
Bước 5. Tổ chức công cụ và dụng cụ làm việc
Bàn làm việc của chúng ta có thể dễ dàng đi từ lộn xộn đến những chiếc thuyền bị hỏng và điều này có thể khiến bạn không phải là một người có tổ chức. Một số người thậm chí còn có chính sách "sạch bàn". Ngay cả khi nó không thực sự cần thiết, tốt hơn là bạn nên dọn dẹp khu vực làm việc của mình.
- Thu dọn bàn ăn. Hãy đổ hết rác và sắp xếp những thứ bạn cần một cách có hệ thống. Dọn dẹp bàn làm việc bất cứ khi nào có thể: khi không có việc gì phải làm tại văn phòng, trong giờ giải lao hoặc giữa các nhiệm vụ.
- Làm sạch ngay thùng rác của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ luôn nhớ dọn dẹp bàn làm việc của mình. Ngoài ra, bạn có thể tránh khó chịu vì rác đã tích tụ.
- Lưu trữ những thứ bạn cần ở một khu vực dễ tiếp cận. Tất nhiên không phải mọi thứ xung quanh bạn đều là rác rưởi. Giữ các công cụ bạn cần ở gần cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và không gian làm việc quý giá.
Bước 6. Lên lịch cho các hoạt động và cuộc họp
Một số người chỉ lên lịch cho các cuộc họp, nhưng không lên lịch với các hoạt động trong danh sách việc cần làm của họ. Lên lịch cho các nhiệm vụ và cuộc họp quan trọng có thể rất hữu ích. Ví dụ: bạn có thể nhóm các ngày của mình bằng cách chỉ tổ chức các cuộc họp vào Thứ Ba và Thứ Năm. Dành chỗ trong lịch trình của bạn cho "thời gian sáng tạo" hoặc cho những điều không thể đoán trước.
- Sử dụng lịch biểu và trình quản lý lịch. Bạn có thể tạo trình quản lý lịch biểu của riêng mình bằng cách sử dụng giấy và bút hoặc nó có thể là phần mềm và ứng dụng, chẳng hạn như iCalendar hoặc Google Hiện hành.
- Phân loại các hoạt động của bạn. Phân loại hoặc mã hóa màu sắc các hoạt động của bạn có thể là lời nhắc nhở trực quan của bạn về những gì quan trọng. Ví dụ: các danh mục bạn tạo có thể là: thư từ, dự án, sự kiện, cuộc họp, động não, giải lao và thời gian tập thể dục.
- Sử dụng công nghệ để quản lý lịch trình của bạn. Các nền tảng email và trình quản lý lịch biểu trực tuyến, chẳng hạn như Outlook, có thể kết hợp danh sách việc cần làm, lịch và danh sách địa chỉ. Trình quản lý lịch trình này không chỉ cải thiện hiệu quả của bạn mà còn có thể đơn giản hóa suy nghĩ của bạn.
- Nộp công việc bất cứ khi nào có thể. Vào một ngày làm việc bận rộn, bạn có xu hướng quên rằng bạn không cần phải làm mọi thứ một mình. Hãy giao công việc của bạn cho trợ lý hoặc nếu bạn thực sự bận rộn với công việc, hãy yêu cầu đồng nghiệp giúp bạn một công việc cụ thể. Bạn có thể đáp lại sự ưu ái giúp đỡ của đồng nghiệp khi công việc bắt đầu đi xuống.
Phương pháp 2/4: Tổ chức email một cách có hệ thống
Bước 1. Kiểm tra email của bạn vào thời gian đã lên lịch
Không phải lúc nào bạn cũng phải kiểm tra hộp thư đến của mình vì hầu hết các thư không quan trọng như bạn nghĩ. Nếu bạn đang thực hiện một công việc không cần theo dõi nhanh, hãy kiểm tra email của bạn đều đặn, khoảng 3 đến 4 lần một ngày.
Bước 2. Sắp xếp email
Tận dụng tính năng thư mục và cờ thay vì để thư của bạn chồng chất trong hộp thư đến. Ví dụ: các thư mục và thư mục con tính năng trong Outlook hoặc nhiều nhãn và tính năng hộp thư đến trong Gmail có thể mang lại lợi nhuận. Nếu bạn là một nhà báo, các tệp của bạn có thể được đặt tên là “Tin tức mới nhất”, “Tin tức tương lai”, “Tin tức cũ”, “Phỏng vấn & tài nguyên” và “Ý tưởng”.
Xóa và lưu trữ email của bạn. Lưu trữ các thư cũ và quan trọng, sau đó xóa phần còn lại. Giống như ví dụ trên, “Tin cũ” là kho lưu trữ của nhà báo. Khi bắt đầu xóa các email cũ, bạn sẽ thấy có bao nhiêu email đáng để vứt bỏ hơn là gửi đi. Một số người thậm chí quyết định có "hộp thư đến không", nghĩa là không có email chưa đọc hoặc không có email nào trong hộp thư đến của bạn. Ngoài việc sử dụng tệp và nhãn, bạn có thể làm trống hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng công cụ lưu trữ, xóa email cũ và sử dụng ứng dụng dọn dẹp email
Bước 3. Sử dụng các hình thức giao tiếp khác hiệu quả hơn
Đôi khi một cuộc điện thoại nhanh tương đương với 10 lần gửi và nhận email. Nếu vậy, hãy gọi! Nếu bạn biết rằng việc trao đổi e-mail có thể cản trở việc thảo luận và cần phải thực hiện qua lại, tốt nhất bạn nên liên lạc qua điện thoại. Bạn sẽ biết thêm thông tin chi tiết bằng cách gọi điện thay vì thảo luận qua e-mail dài dòng, tốn thời gian. Bạn có thể gửi email cho đồng nghiệp của mình và nói, “Tôi có rất nhiều câu hỏi về điều này. Có lẽ nó sẽ dễ dàng hơn để nói chuyện qua điện thoại? Tôi có thể gọi cho bạn lúc 5 giờ được không?”
Bước 4. Hạn chế gián đoạn
Nghỉ ngơi chiến lược thực sự có thể hữu ích, nhưng gián đoạn trong thời gian làm việc thì ngược lại. Sự gián đoạn có thể làm chậm công việc của bạn, phá vỡ nhịp điệu và khiến bạn mất tập trung. Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng thư thoại khi bạn bận. Những công cụ này không chỉ dành cho khi bạn không ở văn phòng; những công cụ này cũng có thể được sử dụng khi bạn rất bận rộn. Nhiều người có chính sách “mở cửa”, nhưng bạn không nhất thiết phải luôn mở cửa. Bạn có thể để lại tin nhắn trên cửa có nội dung “Đang gọi điện” hoặc “Phòng đang được sử dụng. Vui lòng quay lại lần nữa hoặc gửi email”.
Bước 5. Tận dụng lợi thế của đám mây
Điện toán đám mây đáng xem xét vì nó rẻ hơn, có thể mở rộng, hiệu quả hơn và dễ cập nhật hơn. Nội dung chứa trong đám mây rất hữu ích vì nó có thể được truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau: máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh và các thiết bị khác. Lưu trữ đám mây cũng hoạt động như một hình thức sao lưu kỹ thuật số chính và phụ. Thảo luận với người quản lý ICT hoặc với nhà cung cấp phần mềm vì bạn có thể đã có một số dung lượng lưu trữ miễn phí trên đám mây hoặc nó có sẵn với mức phí hàng năm thấp.
Bước 6. Sử dụng dấu trang trực tuyến
Hầu hết các trình duyệt đều có tính năng đánh dấu trang để lưu và sắp xếp các địa chỉ web yêu thích của bạn hoặc những địa chỉ bạn thường xuyên truy cập để có thể truy cập chúng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hãy tận dụng tính năng này để bạn không quên các trang web quan trọng để kiểm tra tin tức mới nhất.
Phương pháp 3/4: Tận dụng tối đa thời gian
Bước 1. Tránh làm nhiều việc cùng một lúc (đa nhiệm)
Tất cả các chuyên gia đều tin vào điều này. Mặc dù điều này trông có vẻ nhanh chóng và thú vị trên TV, nhưng làm nhiều việc cùng lúc không hiệu quả và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của những nỗ lực sắp xếp của bạn. Thay vào đó, tốt hơn hết bạn nên dành toàn bộ sự chú ý của mình cho một nhiệm vụ trước, giải quyết nó và chuyển sang những việc khác trong danh sách của bạn.
Bước 2. Lập thời gian biểu cho bản thân
May mắn thay, hầu hết các công việc không yêu cầu bạn tạo lịch trình hàng ngày dựa trên số phút. Tuy nhiên, đánh dấu lịch trình hàng ngày của bạn và các nhiệm vụ hoặc sự kiện quan trọng trong ngày có thể giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ của mình.
- Đặt giới hạn thời gian cho các hoạt động nhất định. Một số nhiệm vụ không yêu cầu đặt giới hạn thời gian, nhưng những tác vụ khác nên được tham số hóa để tăng năng suất của bạn. Hãy nghĩ đến một số công việc chiếm nhiều thời gian hơn mức cần thiết và đặt giới hạn thời gian cho chúng vào một ngày sau đó.
- Phân bổ thêm thời gian cho các hoạt động khác. Một số nhiệm vụ, khi bạn sẽ rút kinh nghiệm, thường mất nhiều thời gian hơn chúng phải làm, nhưng đó không phải là một điều xấu. Đối với loại hoạt động này, và đặc biệt là các sự kiện và cuộc họp quan trọng, hãy phân bổ thêm thời gian trước và sau.
Bước 3. Sử dụng ứng dụng hẹn giờ, đồng hồ bấm giờ hoặc đồng hồ báo thức
Những đối tượng này có thể phát huy hiệu quả khi được sử dụng đúng cách. Một số người chọn đặt báo thức 10, 15 hoặc 30 phút trước thời gian cần thiết để cảnh báo đầy đủ trước khi bắt đầu một hoạt động. Bạn cũng có thể đặt công cụ nhắc nhở (nhắc nhở).
Bước 4. Đừng trì hoãn
Tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự nên hoãn một hoạt động nào đó hay bạn chỉ muốn lười biếng. Nếu bạn cảm thấy muốn trì hoãn, đừng chần chừ - hãy làm điều đó! Tuy nhiên, nếu việc trì hoãn một hoạt động là không thể tránh khỏi, hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi chú và lên lịch lại hoạt động với một kế hoạch cụ thể. Hoặc, bạn có thể nghĩ ra một kế hoạch ngẫu hứng. Ví dụ: nếu bạn phải hủy cuộc họp trực tiếp, bạn có thể muốn thực hiện cuộc gọi hội nghị hoặc hội nghị trên web.
Phương pháp 4/4: Duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần
Bước 1. Hãy nghỉ ngơi
Nghỉ ngơi đầu óc là điều cần thiết để duy trì năng suất và sức khỏe tinh thần của bạn. Chúng ta thường quá bận rộn với công việc không có thời gian để nghỉ ngơi. Nghỉ ngơi giúp chúng ta có một khoảng thời gian nghỉ ngơi rất cần thiết để tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, thời gian nghỉ giải lao cũng tạo cơ hội để dừng lại và đặt câu hỏi liệu chúng ta có đang tận dụng tốt thời gian của mình hay không.
Bước 2. Ngủ ngon hơn
Nếu không có một giấc ngủ ngon, bạn sẽ cảm thấy chóng mặt, mệt mỏi hoặc hôn mê vào ngày hôm sau. Điều này có thể cản trở lịch trình và hiệu quả của bạn trong công việc. Hãy đặt mục tiêu ngủ từ 7 đến 8 giờ liên tục mỗi đêm.
Bước 3. Đừng so sánh bạn với đồng nghiệp của bạn
Hầu hết công việc của đồng nghiệp khác với công việc bạn phải làm, và mỗi người đều có phương pháp tổ chức công việc của riêng mình. Một phương pháp có ý nghĩa và hiệu quả đối với đồng nghiệp của bạn có thể không hiệu quả với bạn và ngược lại.
Bước 4. Chấp nhận rằng sắp xếp tổ chức là một quá trình liên tục
Đừng mong đợi là hoàn hảo. Đặt hàng là một quá trình lâu dài đòi hỏi sự chú ý liên tục. Bạn sẽ không được sắp xếp một cách tối ưu mỗi ngày, nhưng cố gắng trở thành một người thường xuyên có thể tăng hiệu quả của bạn.
