Cảm thấy choáng ngợp khi phải hoàn thành vô số trách nhiệm trong một khoảng thời gian có hạn? Trách nhiệm cá nhân và công việc chồng chéo lên nhau dễ gây ra căng thẳng, đặc biệt nếu sự bận rộn quá mức thường khiến bạn quên mất điều gì đó quan trọng. Để ngăn điều đó xảy ra, tại sao bạn không thử lập một danh sách việc cần làm gọn gàng và được sắp xếp hợp lý? Thông qua danh sách này, bạn có thể dễ dàng thiết lập các ưu tiên, theo dõi các nhiệm vụ chưa hoàn thành và tăng năng suất hàng ngày.
Bươc chân
Phần 1/3: Tóm tắt chi tiết hoạt động
Bước 1. Xác định phương tiện thích hợp nhất
Nếu bạn truy cập điện thoại nhiều hơn chương trình làm việc, hãy thử ghi lại danh sách việc cần làm trong ứng dụng điện thoại của bạn. Mặt khác, nếu bạn không muốn nhìn chằm chằm vào điện thoại hoặc màn hình máy tính của mình cả ngày, hãy thử viết nó ra một tờ giấy hoặc một chương trình làm việc đặc biệt. Nếu nó không phù hợp với sở thích của bạn, có khả năng danh sách việc cần làm sẽ kém hiệu quả hơn.
Trên thực tế, có những ứng dụng như Any.do, Wunderlist và Pocket Lists mà bạn có thể tải xuống và sử dụng để quản lý các hoạt động hàng ngày của mình hiệu quả hơn
Bước 2. Liệt kê mọi thứ bạn cần hoàn thành
Việc sắp xếp có thể được lấp đầy từ những thứ ít quan trọng hơn như "Tắm" đến những thứ quan trọng như "Vật liệu hoàn thiện cho bài thuyết trình của tuần tới" hoặc "Tìm quà sinh nhật của Mẹ vào tháng tới". Như bạn có thể thấy, ba nhiệm vụ có bản chất, tầm quan trọng và thời hạn khác nhau. Ở giai đoạn này, đừng vội phân loại chúng; chỉ cần viết ra tất cả các nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc hoạt động mà bạn nghĩ đến.
- Hãy thoải mái viết ra tất cả những gì bạn nghĩ ra giấy. Làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn cũng như không quên bất kỳ trách nhiệm nào.
- Danh sách này là danh sách việc cần làm chính của bạn.
Bước 3. Nhờ người khác giúp đỡ, nếu cần
Sau khi soạn một danh sách các hoạt động cần phải hoàn thành, hãy quyết định xem có nên nhờ người khác giúp đỡ hay không. Trên thực tế, bạn không nên ngần ngại nhờ người khác giúp đỡ nếu cảm thấy thực sự quá tải hoặc quỹ thời gian rất hạn chế! Tránh sự thôi thúc để quản lý mọi thứ một mình! Nếu nhiệm vụ có thể được giao cho người khác, hãy thoải mái làm điều đó!
Phần 2/3: Quản lý hoạt động
Bước 1. Nhóm các nhiệm vụ được liệt kê trong danh sách chính thành các danh mục
Ví dụ: bạn có thể tạo các danh mục "trách nhiệm trong công việc" và "trách nhiệm ở nhà". Làm như vậy sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn sự chú ý và năng lượng của mình vào mỗi nhiệm vụ. Ví dụ: bạn có thể tiết kiệm thời gian hơn bằng cách không cần phải kiểm tra danh mục “trách nhiệm ở nhà” khi bạn đang làm việc.
Để tối đa hóa năng suất, hãy tưởng tượng rằng bạn đang đặt tất cả các nhiệm vụ của mình trên một lối đi trước mặt. Khi bạn đã hoàn thành việc đó, hãy cố gắng loại bỏ những tiếng ồn gây mất tập trung và cố gắng tập trung sự chú ý của bạn vào một nhóm nhiệm vụ cụ thể. Nói cách khác, hãy ngừng lo lắng về những nhiệm vụ hoặc trách nhiệm không cần thiết vào ngày hôm đó
Bước 2. Lập danh sách các hoạt động chỉ trong một ngày
Làm như vậy sẽ giúp bạn quản lý trách nhiệm của mình theo mức độ ưu tiên của chúng. Ngoài ra, bạn cũng sẽ không cảm thấy gánh nặng vì mình “không có” những trách nhiệm phải hoàn thành vào ngày mai, tuần sau, hoặc thậm chí là tháng sau! Tập trung vào những gì bạn có thể hoàn thành trong vòng 24 giờ. Tốt nhất, số hoạt động bạn nên hoàn thành trong một ngày không nên vượt quá mười hoặc thậm chí năm hoạt động.
- Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy thử tăng tốc độ đi ngủ của mình. Những công việc thực sự cần phải thực hiện vào giờ đó? Khi bạn tìm thấy nó, hãy thêm nó vào danh sách ưu tiên của bạn!
- Sử dụng danh sách việc cần làm chính làm tài liệu tham khảo cho các công việc hàng ngày của bạn. Sau khi lập danh sách việc cần làm hoặc công việc hàng ngày, hãy loại bỏ danh sách việc cần làm chính của bạn ngay lập tức!
Bước 3. Ước tính thời gian của từng nhiệm vụ hoặc trách nhiệm
Hãy suy nghĩ một cách thực tế! Nếu bạn không dành đủ thời gian hoặc quá ám ảnh với việc hoàn thành mỗi nhiệm vụ càng nhanh càng tốt, bạn có nhiều khả năng bị tấn công bởi nhiều căng thẳng hơn. Tin tôi đi, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả nếu bạn thường xuyên bối rối. Do đó, hãy đo lường thời lượng của từng nhiệm vụ một cách khách quan và thực tế và lên kế hoạch cho lịch trình hoạt động của bạn dựa trên ước tính đó.
Cho phép khoảng 10-15 phút giữa mỗi trách nhiệm. Trên thực tế, bạn thực sự không thể chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không có thời gian nghỉ ngơi, phải không?
Bước 4. Tạo danh sách việc cần làm để làm cho nó trông thú vị hơn
Mặc dù cảm thấy ít quan trọng hơn, nhưng những hành động này thực sự có thể thay đổi quan điểm của bạn về danh sách việc cần làm theo hướng tích cực hơn! Hãy thử viết hoặc nhập danh sách việc cần làm bằng màu sắc yêu thích của bạn, dán nó lên một số bìa cứng có màu thú vị hoặc thiết kế nó trên điện thoại của bạn. Hãy làm bất cứ điều gì cần thiết để tăng động lực hoàn thành các trách nhiệm khác nhau trong đó!
Phần 3/3: Giữ cam kết
Bước 1. Viết ra thời hạn cho từng nhiệm vụ được liệt kê trong danh sách nhiệm vụ chính
Tin tôi đi, làm như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng lập danh sách việc cần làm hàng ngày, đặc biệt là vì những trách nhiệm chồng chất rất dễ khiến bạn quên mất những nhiệm vụ được coi là ít quan trọng hoặc khẩn cấp. Lập danh sách hàng ngày bằng cách tham khảo thời hạn của từng nhiệm vụ được liệt kê trong danh sách tổng thể!
- Nếu một nhiệm vụ hoặc trách nhiệm không có thời hạn, hãy thử tự đặt ra.
- Nếu không có một kế hoạch rõ ràng và có cấu trúc, những trách nhiệm không đáng kể có thể dễ dàng bị lãng quên.
Bước 2. Đặt danh sách ở một nơi mà bạn có thể nhìn thấy nó thường xuyên
Sẽ chẳng ích gì khi bạn soạn một danh sách việc cần làm nếu sau đó bạn đặt tờ giấy vào ngăn kéo và quên nó đi. Do đó, hãy luôn đặt danh sách ở nơi bạn thường xuyên nhìn thấy nó! Có như vậy bạn mới không quên nó và có thêm động lực để nhanh chóng hoàn thành mọi trách nhiệm trong đó.
Mang theo danh sách với bạn mọi lúc mọi nơi. Nếu cần, hãy dán một bản sao lên gương phòng tắm hoặc nhét nó vào ví của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể nhìn thấy và truy cập chúng một cách dễ dàng
Bước 3. Cung cấp cho ai đó một bản sao danh sách việc cần làm của bạn
Ví dụ, bạn có thể tặng nó cho cha mẹ, bạn bè, vợ / chồng hoặc đồng nghiệp; quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng người đó có thể theo dõi sự tiến bộ của bạn. Nếu người khác biết danh sách việc cần làm, bạn sẽ càng cảm thấy ngại trì hoãn hơn, phải không?
