Nhiều công ty yêu cầu nhân viên của họ lập báo cáo thành tích công việc bằng cách tự đánh giá để họ có thể báo cáo những gì họ đã làm trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn làm việc với tư cách là người ghi chép cuộc họp, bạn cũng có thể được yêu cầu lập báo cáo. Bài viết này giải thích cách chuẩn bị một báo cáo kết quả hoạt động tốt vì nó đóng một vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công hay thất bại trong sự nghiệp của bạn.
Bươc chân
Phần 1/3: Hiểu Định dạng Báo cáo Thành tích Công việc
Bước 1. Bắt đầu chuẩn bị báo cáo bằng cách viết một bản tóm tắt ngắn gọn về thành tích của bạn
Ở đầu báo cáo, hãy trình bày tóm tắt thông tin bạn đã gửi để đưa ra bức tranh tổng thể về hiệu quả công việc của bạn.
- Ví dụ: Bạn làm việc cho một tổ chức phi lợi nhuận và sếp của bạn yêu cầu bạn làm báo cáo kết quả hoạt động. Báo cáo ngắn gọn trong một đoạn tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành, ví dụ: bạn đã tổ chức các hoạt động có lợi cho chủ sở hữu của tổ chức, thành công trong việc được công nhận trong ngành và xây dựng mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
- Đừng đưa những điều cụ thể vào phần tóm tắt vì bạn chỉ cần trình bày những thông tin quan trọng để có cái nhìn tổng quan về thành tích công việc nói chung. Theo hướng dẫn, các báo cáo nên được trình bày trong 2 trang, trừ khi nhà tuyển dụng quy định một định dạng khác. Trước tiên hãy chắc chắn rằng bạn có phải lập báo cáo theo một định dạng nhất định hay không.
Bước 2. Cung cấp thông tin hỗ trợ chi tiết
Để hỗ trợ từng thông tin trong phần tóm tắt được trình bày ở đầu báo cáo, hãy ghi chi tiết theo hướng dẫn sau:
- Sử dụng định dạng danh sách. Chuẩn bị các báo cáo cho từng hoạt động riêng biệt. Bao gồm hoạt động làm tiêu đề của báo cáo, sau đó là mô tả hoạt động dưới tiêu đề. Ví dụ: hoạt động bạn làm là “Chuẩn bị và Thực hiện Sự kiện”.
- Dưới tiêu đề, hãy lập một danh sách sử dụng số hoặc chữ cái để mô tả ngắn gọn và cụ thể sự kiện mà bạn đang tổ chức, bao gồm mục đích và lợi ích của nó trong việc hỗ trợ đạt được sứ mệnh của tổ chức.
Bước 3. Tạo một báo cáo ở định dạng tiêu chuẩn để làm cho nó trông chuyên nghiệp
Không trình bày báo cáo ngẫu nhiên. Thay vào đó, hãy chuẩn bị một báo cáo được đánh máy gọn gàng bằng phông chữ chuyên nghiệp bằng cách sử dụng giấy có kích thước tiêu chuẩn.
- Đặt tiêu đề của báo cáo ở giữa tờ giấy bằng chữ in đậm để thông tin được sắp xếp gọn gàng.
- Ở đầu báo cáo, ghi ngày hoàn thành báo cáo. Cũng bao gồm tên, chức danh và chức danh của người chuẩn bị báo cáo.
Bước 4. Ghi nhật ký trong kỳ báo cáo
Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc biên soạn báo cáo nếu bạn ghi chú ngay lập tức khi các hoạt động đang chạy.
- Chuẩn bị một cuốn sổ hoặc tập hồ sơ để ghi lại thành tích công việc trong một thời kỳ nhất định. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị báo cáo dễ dàng hơn nếu sếp yêu cầu bạn.
- Nếu điều này không được thực hiện, những thành tựu quan trọng vào đầu kỳ báo cáo có thể bị lãng quên.
Phần 2/3: Cung cấp nội dung chất lượng
Bước 1. Mô tả mục tiêu bạn muốn đạt được và kỳ vọng công việc bạn cần đáp ứng
Nhắc người đọc rằng vào đầu kỳ báo cáo, có một mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Đảm bảo rằng bạn biết các mục tiêu của tổ chức và sự đóng góp trong công việc mà bạn mong đợi. Nếu bạn chưa biết, hãy hỏi nhà tuyển dụng về những điều này.
- Sau đó, giải thích rằng bạn đã đạt được mục tiêu bằng cách cung cấp dữ liệu thực tế. Thực hiện một báo cáo trình bày so sánh dữ liệu giữa mục tiêu và việc thực hiện nó.
- Ví dụ: Bạn đã huy động được nhiều quỹ hơn mục tiêu và thành tích này là một điều tích cực cho các nhà đầu tư và nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, kết quả của công việc này không thể coi là thành công và rất khó xác định mức độ thành công của bạn nếu không có số liệu so sánh.
Bước 2. Đưa thông tin trực quan vào báo cáo
Đính kèm một số bảng hoặc đồ thị giúp người đọc hình dung dữ liệu bạn đang trình bày dễ dàng hơn.
- Hãy nhớ rằng những độc giả bận rộn thường chỉ đọc lướt các báo cáo. Đôi khi, các phương tiện trực quan có thể truyền tải thông tin hiệu quả hơn.
- Tuy nhiên, đừng trình bày quá nhiều đồ họa. Chọn 1-2 biểu đồ có thể giải thích thông tin quan trọng.
Bước 3. Tập trung vào "CAR"
CAR là viết tắt của: Challenge (thử thách), Action (hành động), Results (kết quả). Bạn có thể lập một báo cáo thành tích công việc có hệ thống bằng cách thảo luận về ba điều này.
- Xác định những thách thức bạn phải đối mặt. Mô tả những hành động bạn đã thực hiện để vượt qua thử thách và kết quả đạt được. Ví dụ: với tư cách là quản lý nhà hàng, hãy viết trong một báo cáo: “Thách thức: hàng đợi ngày càng dài hơn trong giờ cao điểm vào bữa tối và khách hàng phàn nàn tăng 10%. Hành động: yêu cầu 1 người phục vụ bắt đầu công việc sớm hơn 1 tiếng để nâng cao chất lượng phục vụ trong giờ cao điểm. Kết quả: khách hàng phàn nàn giảm còn 2 người hoặc giảm 80%”.
- Lập báo cáo bằng cách cung cấp thông tin cụ thể. Những thành tích không thể đo lường được, ví dụ: “Tôi có thể làm việc tốt trong một nhóm” là vô ích vì mọi người đều có thể nói những điều giống nhau. Vì vậy, bạn phải có khả năng chỉ ra mối quan hệ giữa kết quả và vấn đề cần giải quyết và báo cáo hiệu suất bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin cụ thể.
Bước 4. Mô tả phương pháp luận bạn đã sử dụng
Nếu bạn cần thu thập dữ liệu làm cơ sở để viết báo cáo, hãy mô tả ngắn gọn phương pháp luận thu thập dữ liệu mà bạn đang áp dụng.
- Thông báo cho người đọc lý do chọn phương pháp khảo sát, lợi ích và kết quả của nó. Cũng giải thích lý do tại sao phương pháp được coi là đáng tin cậy. Tiếp tục tình huống nhà hàng trong ví dụ trên, giải thích lý do tại sao bạn sử dụng dữ liệu khiếu nại của khách hàng làm phương pháp khảo sát.
- Bao gồm ngày hoặc khoảng thời gian của cuộc khảo sát và những gì bạn muốn thu được từ cuộc khảo sát.
Bước 5. Tập trung vào việc báo cáo thành tích công việc
Để giữ cho thông tin trong báo cáo tập trung vào thành tích công việc, hãy nghĩ về điều bạn tự hào nhất trong kỳ báo cáo, ví dụ: bạn có thể xoa dịu một vị khách đang lo lắng hoặc cung cấp đào tạo cho cấp dưới. Đừng đưa thông tin quá chi tiết cho người đọc.
- Một cách khác là sử dụng phương pháp “STAR”, viết tắt của: Tình huống (vấn đề), Nhiệm vụ (task), Hành động (hành động), Kết quả (kết quả). Mô tả ngắn gọn tình huống bạn đang ở, nhiệm vụ bạn phải làm, những hành động bạn đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ và kết quả bạn đạt được. Cũng giống như phương pháp "CAR", mục tiêu là chỉ ra mối quan hệ giữa "vấn đề" và "kết quả" và giải thích cách đạt được nó.
- Tập trung vào việc tạo các báo cáo có thể cho thấy những điều sau: khó khăn, đặc quyền, mức độ ưu tiên, khả năng hiển thị cao, thời hạn, sự đổi mới, mô tả công việc và tác động của công việc của bạn đối với tổ chức.
- Ví dụ: nêu trong báo cáo rằng doanh thu hàng năm của nhân viên là 35% khi bạn được thăng chức lên giám đốc chi nhánh. Sau khi bạn thực hiện các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên, cố vấn nhân viên và tổ chức các cuộc họp hàng tuần với toàn bộ nhân viên, doanh thu của nhân viên giảm xuống còn 15%. Ví dụ này cho thấy báo cáo thành tích không cần sử dụng các câu dài miễn là người đọc có thể hiểu đúng mối quan hệ.
Bước 6. Giải thích giá trị của hành động của bạn
Đừng chỉ cung cấp kết quả. Bạn cũng cần giải thích lý do tại sao thành tích đạt được lại có lợi cho tổ chức.
- Ví dụ: Bạn có một cuộc họp với nhân viên. Giải thích tiếp theo là gì và lợi ích của nó đối với tổ chức? Hãy suy nghĩ cẩn thận về những gì bạn muốn báo cáo. Nếu nó không hữu ích, bạn nên báo cáo công việc khác.
- Nếu cuộc họp với nhân viên có thể tăng động lực làm việc để tình trạng vắng mặt của nhân viên được cải thiện và tiết kiệm tiền cho chủ công ty. Đây là kết quả của công việc được coi là hữu ích.
Bước 7. Kiểm tra báo cáo trước khi nộp
Mục tiêu viết báo cáo chưa đạt được nếu bạn gửi báo cáo có nhiều lỗi và cách viết không chuyên nghiệp.
- Kiểm tra ngữ pháp, dấu câu và chính tả của từ. Lưu báo cáo của bạn trong 1 đêm và sau đó đọc lại vào buổi sáng. Đừng báo cáo vào phút cuối.
- In báo cáo ra giấy và kiểm tra xem có điều gì khác cần chỉnh sửa không. Đôi khi, đôi mắt của chúng ta quá mệt mỏi vì nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính quá lâu nên những sai lầm vẫn được bỏ qua.
Phần 3/3: Sử dụng đúng từ
Bước 1. Nói những điều tiêu cực theo cách tích cực
Nếu có một mục tiêu nào đó không đạt được, tốt hơn là không nên báo cáo nó. Thay vì giữ cho người đọc tập trung vào điều này, hãy cố gắng thông báo nó theo một cách khác.
- Mô tả kết quả công việc không đạt yêu cầu bằng cách sử dụng những câu tích cực, chẳng hạn bằng cách tập trung giải thích vào các bước cụ thể mà bạn sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề, thay vì đổ lỗi cho người khác hoặc bao biện.
- Đừng đổ lỗi cho người khác. Tập trung giải thích những hành động bạn đã làm và thể hiện rằng bạn là một người tích cực. Chia sẻ những điều mà bạn hoặc nhóm của bạn đã làm tốt. Tập trung báo cáo về công việc đáng tự hào.
Bước 2. Trình bày các con số và sử dụng các số liệu trong báo cáo
Nếu bạn có thể trình bày những dữ liệu thật cụ thể, thành tích công việc của bạn sẽ đáng tin hơn. Hoàn thành thông tin bạn truyền đạt với một cái gì đó có thể đo lường được làm bằng chứng hỗ trợ.
- Những từ so sánh nhất được sử dụng nhiều, ví dụ: “tốt nhất” hoặc “đáng tin cậy” ít hữu ích hơn. Mọi người đều có thể nói “Hiệu suất công việc của tôi năm nay rất tốt”.
- Hãy nhớ câu này: "Hãy chứng minh điều đó, đừng chỉ nói!" Thay vì nói với người khác rằng năm nay bạn có thể làm tốt công việc, hãy thể hiện chi tiết những gì bạn đã làm tốt bằng dữ liệu và chỉ số. Đừng chỉ nói rằng bạn có thể xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Thay vào đó, hãy trích dẫn kết quả của một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, đính kèm một bức thư bạn nhận được từ khách hàng và cung cấp dữ liệu về việc giảm số lượng khách hàng phàn nàn.
- Trình bày các con số. Nói rằng bạn có khả năng lãnh đạo nhiều nhân viên là vô nghĩa nếu người đọc không biết bạn có bao nhiêu người trong đội ngũ nhân viên. Trình bày dữ liệu dưới dạng số để người đọc biết bạn gọi là “bao nhiêu người” và giải thích mô tả công việc bạn đã làm.
Bước 3. Nói sự thật trong mọi trường hợp
Đừng phóng đại hoặc nói dối. Bạn sẽ gặp rắc rối lớn nếu bị tóm.
- Ngay cả khi hoàn toàn không cố ý, bạn sẽ gặp rắc rối lớn nếu nói dối. Bạn sẽ cảm thấy bất an và con đường sự nghiệp của bạn sẽ bị chặn lại.
- Tự đánh giá trung thực để báo cáo điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Cố gắng khắc phục những thiếu sót một cách tích cực.
Bước 4. Thừa nhận công việc của người khác
Các khóa học viết báo cáo kinh doanh và kỹ thuật khuyên bạn không nên sử dụng từ "Tôi", nhưng nó có thể được sử dụng trong báo cáo hiệu suất trong một số trường hợp nhất định.
- Ví dụ: nếu bạn báo cáo: “Tôi đã thuê 100 nhân viên”, đừng quên giải thích rằng thành công của bạn được hỗ trợ bởi sự đóng góp của những người khác hoặc bởi nhóm.
- Bạn sẽ nhận được thêm giá trị nếu bạn không kiêu ngạo. Sắp xếp các câu khác nhau để chúng không phải lúc nào cũng bắt đầu bằng từ "Tôi".
Lời khuyên
- Không bao giờ sử dụng các từ thể hiện sự tức giận trong báo cáo hiệu suất. Bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu bạn luôn tích cực.
- Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp. Không sử dụng phong cách ngôn ngữ trang trọng.
