Thoạt đầu, viết một bản báo cáo công việc có vẻ khó khăn nhưng thực tế nó dễ dàng hơn bạn nghĩ. Báo cáo công việc thường được sử dụng để giải thích tiến độ của một dự án cụ thể hoặc đưa ra kết luận và khuyến nghị về các vấn đề nhất định tại nơi làm việc. Để dễ dàng viết một báo cáo công việc hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách xem xét mục đích, đối tượng, nghiên cứu và thông điệp của bạn. Soạn thảo một báo cáo bằng cách sử dụng định dạng báo cáo kinh doanh. Thực hiện các sửa đổi để báo cáo trở nên hiệu quả.
Bươc chân
Phần 1/3: Lập kế hoạch Báo cáo Công việc
Bước 1. Xác định mục đích và chủ đề của báo cáo
Đôi khi, bạn có thể được yêu cầu báo cáo. Mục đích hoặc chủ đề của báo cáo rất có thể sẽ được nêu trong yêu cầu. Nếu bạn không chắc chắn về mục tiêu hoặc chủ đề, hãy xem xét thông điệp bạn muốn truyền tải đến người đọc. Bạn cũng có thể làm rõ với người giám sát hoặc cấp trên của mình.
Ví dụ: mục tiêu của bạn có thể là phân tích một vấn đề kinh doanh, giải thích kết quả của một dự án bạn đang thực hiện hoặc cung cấp cho người giám sát bản phác thảo về tiến độ công việc của bạn
Bước 2. Chọn giọng điệu và ngôn ngữ phù hợp với người đọc
Xem xét kiến thức của người đọc và các biệt ngữ mà họ biết. Khi bạn viết báo cáo, bạn có thể sử dụng biệt ngữ và ngôn ngữ chuyên nghiệp hơn là khi bạn viết cho công chúng.
- Ai sẽ đọc báo cáo? Xem xét bất kỳ độc giả nào có khả năng sử dụng báo cáo của bạn.
- Nếu lượng độc giả của bạn không đồng nhất, hãy viết ra toàn bộ thông tin cho người đọc có ít kiến thức nhất về những gì bạn đang viết. Tuy nhiên, hãy sử dụng các tiêu đề cho mỗi phần để những người đọc hiểu biết hơn có thể bỏ qua thông tin mà họ không nghĩ là cần thiết. Bạn cũng có thể viết các phần cụ thể để giải quyết các nhóm độc giả cụ thể.
Bước 3. Thu thập dữ liệu và các tài liệu hỗ trợ nếu có
Bao gồm tài liệu bạn đã sử dụng làm cơ sở cho các kết luận hoặc khuyến nghị của bạn. Bạn sẽ tham khảo các tài liệu này khi chuẩn bị báo cáo. Bạn cũng có thể cần đưa các tài liệu này vào phụ lục của báo cáo. Dưới đây là các loại tài liệu bạn có thể bao gồm khi chuẩn bị báo cáo:
- Thông tin tài chính
- Biểu đồ
- Đồ thị
- Thông tin thống kê
- Sự khảo sát
- Bảng câu hỏi
- Kết quả phỏng vấn các chuyên gia, đồng nghiệp, khách hàng, v.v.
Bước 4. Xem lại tiến trình của bạn nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ
Thay vào đó, hãy đưa ra một bản phác thảo về công việc bạn đã làm, công việc bạn sẽ làm và liệu công việc đó có phù hợp với mục tiêu ban đầu hay không. Hãy coi báo cáo như một câu trả lời cho những câu hỏi mà mọi người có thể có về dự án của bạn. Dưới đây là những câu hỏi bạn nên trả lời trong báo cáo:
- Phạm vi công việc có thay đổi không?
- Bạn đã hoàn thành công việc gì kể từ lần báo cáo trước?
- Bạn sẽ làm công việc gì?
- Dự án của bạn có được hoàn thành đúng thời hạn không? Nếu không, tại sao?
- Bạn đã phải đối mặt với vấn đề gì và bạn đã giải quyết nó như thế nào?
- Bạn đã học được những bài học gì trong tháng này?
Bước 5. Phác thảo thông tin bạn nên đưa vào báo cáo
Viết phác thảo ý tưởng của bạn như một hướng dẫn. Khi lập dàn ý, hãy phát triển các tiêu đề báo cáo để giúp tổ chức những gì bạn sẽ nói. Đề cương này không cần phải gọn gàng hoặc viết tốt vì chỉ có bạn mới sử dụng nó.
- Nói chung, báo cáo bắt đầu bằng phần giải thích kết quả, kết luận hoặc khuyến nghị. Sau đó, hãy giải thích cách bạn đi đến kết luận đó và cách suy nghĩ của bạn nếu có thể.
- Nếu bạn định đưa ra một kết luận hoặc khuyến nghị gây tranh cãi, hãy giải thích quy trình và lập luận của bạn để người đọc hiểu lý do đằng sau kết luận và khuyến nghị của bạn.
Phần 2/3: Soạn thảo báo cáo công việc
Bước 1. Sử dụng trang bìa hoặc trang tiêu đề
Trang tiêu đề phải chứa tên của báo cáo, sau đó là ngày gửi trên một dòng riêng. Trên dòng thứ ba, viết tên của tất cả các tác giả báo cáo. Sau đó, viết tên của tổ chức vào dòng thứ tư.
- Trong một số trường hợp, bạn có thể gửi kèm thư xin việc giải thích lý do tại sao bạn viết báo cáo, nội dung trong đó và việc cần làm tiếp theo. Loại thư này thường được sử dụng khi quá trình viết báo cáo mất nhiều thời gian hoặc tác giả cảm thấy người đọc cần giải thích thêm trước khi đi sâu vào báo cáo.
- Đối với báo cáo tiến độ, hãy viết tên của bạn, tên dự án, ngày tháng và kỳ báo cáo trên trang tiêu đề. Viết chúng trên các dòng khác nhau. Bạn có thể gắn nhãn mỗi dòng bằng các từ, chẳng hạn như 'tên', 'tên dự án', 'ngày tháng' và 'thời kỳ báo cáo'. Bạn cũng có thể viết thông tin về những thứ này mà không cần nhãn.
- Hãy hỏi sếp của bạn nếu có bất kỳ đề xuất cụ thể nào trong báo cáo công việc. Những khuyến nghị này là nguồn tài liệu tốt nhất để chuẩn bị báo cáo.
Bước 2. Tạo một bản tóm tắt điều hành có chứa thông tin chính
Bao gồm kết luận, lý do và khuyến nghị của bạn. Người đọc sẽ hiểu những điểm chính của báo cáo mà không cần phải đọc toàn bộ. Bạn không cần phải đi vào quá nhiều chi tiết, nhưng người đọc nên hiểu phần mô tả báo cáo của bạn. Bản tóm tắt điều hành nên dài từ nửa đến một trang.
- Bạn không cần phải tóm tắt toàn bộ báo cáo. Tập trung vào những ý tưởng quan trọng trong báo cáo, chẳng hạn như khuyến nghị hoặc kết luận chính của bạn.
- Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, hãy bỏ qua phần này.
Bước 3. Tạo mục lục
Liệt kê tất cả các tiêu đề phần của báo cáo và số trang của chúng. Danh sách này sẽ giúp người đọc sử dụng báo cáo của bạn dễ dàng hơn và tìm thấy thông tin họ cần.
- Sử dụng các đề mục và tiêu đề cho mỗi phần để báo cáo dễ đọc.
- Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn thường không cần tạo mục lục trừ khi sếp yêu cầu bạn. Tuy nhiên, hãy bao gồm tiêu đề và tiêu đề cho mỗi phần để làm cho báo cáo dễ đọc.
Bước 4. Viết phần giới thiệu để đưa ra ý tưởng về báo cáo của bạn
Cho người đọc biết lý do bạn viết báo cáo. Tóm tắt bối cảnh đằng sau báo cáo và giải thích mục đích của bạn. Nêu những câu hỏi bạn sẽ trả lời trong báo cáo hoặc những vấn đề bạn sẽ giải quyết. Mô tả phạm vi và tổ chức của báo cáo.
- Phần giới thiệu không cần dài. Viết rõ ràng và cụ thể để người đọc biết bối cảnh và mục đích mà không cần phải đọc giải thích quá dài.
- Viết 2-4 đoạn văn cho phần giới thiệu.
- Đối với một báo cáo tiến độ, một phần giới thiệu gồm 1-2 đoạn là đủ. Phần giới thiệu nên tóm tắt dự án và mục tiêu của bạn. Bạn cũng có thể đề cập đến công việc bạn đã hoàn thành và những kế hoạch tiếp theo của bạn.
Bước 5. Giải thích kết quả hoặc kết luận bạn đã đề cập
Phác thảo bất kỳ nghiên cứu hoặc đánh giá nào bạn đã hoàn thành liên quan đến dự án. Viết một cuộc thảo luận và giải thích các phát hiện và mối quan hệ của chúng với chủ đề của báo cáo.
- Nói chung, phần này bao gồm một đoạn giới thiệu và danh sách các kết luận của bạn.
- Kết luận có thể được viết như thế này, “1. Dân số đang già đi nên những rủi ro về sức khỏe của khách hàng của chúng tôi ngày càng gia tăng”.
- Nếu bạn viết một báo cáo tiến độ, bạn không có kết quả hoặc kết luận. Viết ra những thành tích hoặc công việc mà bạn đã hoàn thành sau phần giới thiệu. Bạn có thể viết 2-4 đoạn văn cho phần này. Tuy nhiên, thông thường một danh sách sẽ đủ. Viết, “Đã huy động 200.000.000 IDR để thuê lều lễ hội,” “Đã ký hợp đồng với Công ty Party Plan để lên kế hoạch cho lễ hội,” và “Thực hiện một cuộc khảo sát 1.500 cư dân để thu thập ý kiến của công chúng.”
Bước 6. Đưa ra các khuyến nghị cho các bước trong tương lai
Các khuyến nghị nên giải thích những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Mô tả vấn đề có thể được giải quyết bằng cách sử dụng giải pháp của bạn và nó liên quan như thế nào đến kết luận bạn đã rút ra. Sau khi viết lời giải thích, hãy liệt kê các khuyến nghị theo số lượng. Bắt đầu mỗi câu bằng một động từ. Lập danh sách các khuyến nghị và bắt đầu với điều quan trọng nhất.
- Ví dụ, bạn có thể viết, “1. Cung cấp khóa đào tạo về hồi sinh tim phổi cho nhân viên.”
- Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn nên lập danh sách các công việc hoặc mục tiêu mà bạn sẽ thực hiện / đạt được trong kỳ tiếp theo. Ví dụ: bạn có thể viết, “Tìm nhà cung cấp cho lễ hội”, “Xác định thiết kế của lễ hội” và “Đặt hàng một áp phích quảng cáo”.
Bước 7. Thảo luận về quy trình và khuôn khổ làm cơ sở cho kết luận
Mô tả cách tiếp cận bạn đã sử dụng để phân tích chủ đề, vấn đề hoặc vấn đề. Xem lại các phát hiện của bạn, sau đó giải thích cách chúng được sử dụng làm cơ sở cho các đề xuất. Chia cuộc thảo luận thành nhiều phần. Đặt tiêu đề cho các phần theo nội dung của chúng.
- Phần này cũng bao gồm một cuộc thảo luận dài hơn về nghiên cứu và đánh giá.
- Đây phải là phần dài nhất trong báo cáo của bạn.
- Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn có thể bỏ qua phần này. Bạn có thể thay thế nó bằng một phần về các nút thắt cổ chai khi làm dự án và cách khắc phục chúng. Bạn có thể viết, “Nhiều cư dân không trả lại bản khảo sát vì chúng không đi kèm với bưu phí trả trước. Sau đó, chúng tôi sẽ bao gồm bưu phí trả trước hoặc cung cấp tùy chọn khảo sát kỹ thuật số”.
Bước 8. Liệt kê các tài liệu tham khảo bạn đã sử dụng để chuẩn bị báo cáo
Tài liệu tham khảo có thể ở dạng bài báo, tin tức, phỏng vấn, khảo sát, bảng câu hỏi, kết quả thống kê và các thông tin liên quan khác. Trích dẫn các tài liệu tham khảo này ở cuối báo cáo. Đặt tiêu đề là "Thư mục".
- Trừ khi bạn được yêu cầu sử dụng một kiểu trích dẫn cụ thể, hãy sử dụng định dạng APA trong các báo cáo kinh doanh.
- Bỏ qua bước này nếu bạn đang chuẩn bị báo cáo tiến độ.
Bước 9. Đính kèm tệp đính kèm vào tài liệu như khảo sát, bảng câu hỏi hoặc email
Không phải mọi báo cáo đều yêu cầu tệp đính kèm. Tuy nhiên, bạn có thể bao gồm chúng nếu bạn muốn cung cấp tài liệu bạn đã trích dẫn hoặc thông tin bổ sung có thể giúp họ hiểu chủ đề hoặc phát hiện của bạn dễ dàng hơn. Gắn nhãn mỗi phần đính kèm bằng một chữ cái khác nhau.
- Ví dụ: bạn có thể có “Phụ lục A”, “Phụ lục B” và “Phụ lục C”.
- Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn không cần phải bao gồm phần này.
Bước 10. Viết một kết luận ngắn tóm tắt tất cả các phát hiện hoặc tiến trình của bạn
Bạn có thể không cần viết kết luận, nhưng một kết luận có thể nêu bật những nỗ lực mà bạn đã thực hiện. Đưa ra kết luận của 3-4 câu để tóm tắt tất cả các thông tin bạn đã trình bày trong báo cáo.
Bạn có thể viết, “Dự án lập kế hoạch tổ chức lễ hội nghệ thuật đã được thực hiện theo đúng lịch trình. Chúng tôi đã hoàn thành 90% hoạt động lập kế hoạch và chuyển sang quá trình thu mua nguyên liệu. Hiện tại, dự án không gặp bất kỳ trở ngại nào, nhưng chúng tôi sẽ giải quyết mọi vấn đề có thể xảy ra trong tương lai”
Phần 3/3: Viết Báo cáo Hiệu quả
Bước 1. Sử dụng tiêu đề rõ ràng để làm cho báo cáo dễ sử dụng
Làm cho tiêu đề rõ ràng và không dài dòng. Bằng cách nhìn vào tiêu đề, người đọc sẽ hiểu ngay báo cáo của bạn nói về điều gì.
- Các tiêu đề bạn có thể cần bao gồm: Giới thiệu, Công việc đã hoàn thành, Mục tiêu kỳ tới, Các rào cản và giải pháp, và Kết luận.
- Tạo tiêu đề phù hợp với thông tin trong báo cáo.
- Đối với báo cáo tiến độ, độc giả của bạn có thể là người giám sát, nhóm hoặc khách hàng.
Bước 2. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để truyền đạt ý tưởng
Báo cáo công việc không yêu cầu những từ phức tạp và những câu hoa mỹ. Bạn chỉ cần truyền tải những điểm quan trọng đến người đọc. Truyền đạt ý tưởng bằng những từ đơn giản nhất có thể và đi sâu vào trọng tâm của ý tưởng.
Viết “Doanh thu tăng 50% trong quý 4” thay vì “Doanh thu tăng 50% và làm cho thu nhập quý 4 rực rỡ”
Bước 3. Sử dụng cách viết ngắn gọn để giữ cho báo cáo của bạn ngắn gọn
Viết quá dài chỉ gây lãng phí thời gian cho bạn và người đọc. Loại bỏ những từ không cần thiết và đi thẳng vào vấn đề trong câu nói của bạn.
- Một số báo cáo công việc thường dài vì chúng chứa nhiều thông tin. Tuy nhiên, cách bạn viết nó vẫn phải ngắn gọn.
- Tốt hơn nên viết, "Doanh số bán hàng tăng trong quý trước sau khi nhân viên tiếp thị qua điện thoại", thay vì "Doanh thu tăng mạnh trong quý trước khi lực lượng bán hàng tài năng và tận tâm của chúng tôi tiếp thị khách hàng tiềm năng qua điện thoại để họ mua hàng. Thêm Mỹ phẩm."
Bước 4. Trình bày ý kiến bằng ngôn ngữ khách quan và không suy diễn
Viết ra các dữ kiện và để người đọc tự xây dựng kết luận dựa trên quan điểm khách quan. Bạn có thể đưa ra các đề xuất về cách xử lý một vấn đề cụ thể, nhưng đừng cố kích động cảm xúc của người đọc để thuyết phục họ. Hãy để người đọc xây dựng ý tưởng và quyết định dựa trên quan điểm khách quan.
Thay vì viết, “Nhân viên không hài lòng thường thiếu tinh thần nên văn phòng giống như một cỗ máy vô hồn”, bạn có thể viết, “Nhân viên có năng suất tương đối thấp nói rằng họ cảm thấy không vui”
Bước 5. Không sử dụng ngôn ngữ thân mật và các từ “Tôi” hoặc “Tôi
”Bạn có thể sử dụng từ“Tôi”trong báo cáo tiến độ nếu bạn đang thực hiện dự án một mình. Nếu không, đừng sử dụng từ “Tôi” hoặc những từ rất thân mật trong báo cáo công việc. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng từ “bạn” khi hướng một số câu nhất định đến đối tượng mục tiêu của mình.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong các báo cáo
Bước 6. Đọc lại báo cáo để đảm bảo không có sai sót
Lỗi ngữ pháp và chính tả sẽ làm giảm uy tín về tính chuyên nghiệp của báo cáo. Đọc lại để đảm bảo không có lỗi chính tả, cụm từ không hợp lệ hoặc lựa chọn từ không chính xác. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể đọc lại báo cáo hai lần.
- Nếu có thể, hãy nhờ người khác đọc báo cáo vì đôi khi rất khó để nhận ra lỗi của bản thân.
- Nếu bạn có thời gian, hãy để báo cáo trong 24 giờ trước khi đọc lại.
Lời khuyên
- Sau khi viết báo cáo công việc đầu tiên, hãy sử dụng nó làm mẫu cho các báo cáo tiếp theo.
- Nơi làm việc của bạn có thể có một mẫu báo cáo công việc. Hỏi người giám sát của bạn xem bạn có thể sử dụng mẫu văn phòng hay không.
- Nếu bạn có thể làm điều này, hãy sử dụng định dạng báo cáo công việc hiện có của tổ chức bạn làm việc. Kiểm tra hồ sơ tại văn phòng hoặc yêu cầu người giám sát hoặc đồng nghiệp cung cấp bản sao báo cáo.
