Để di chuyển danh sách hoặc bảng dữ liệu từ Word sang Excel, bạn không cần phải di chuyển các phần dữ liệu riêng lẻ vào các ô của bảng tính Excel (trang tính). Bạn chỉ cần định dạng đúng tài liệu của mình trong Word, sau đó toàn bộ tài liệu có thể được nhập vào Excel chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Chuyển đổi danh sách
Bước 1. Hiểu cách chuyển đổi tài liệu Word
Để nhập tài liệu vào Excel, một số ký tự nhất định được sử dụng để xác định dữ liệu nào sẽ nhập vào các ô trong trang tính Excel. Bằng cách thực hiện một vài bước định dạng trước khi nhập, bạn có thể kiểm soát sự xuất hiện của trang tính và giảm thiểu số lượng định dạng thủ công phải được thực hiện. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang nhập một danh sách dài từ tài liệu Word vào Excel.
Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi có một số mục nhập trong danh sách, mỗi mục có định dạng tương tự (danh sách địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, v.v.)
Bước 2. Đảm bảo không có lỗi định dạng nào trong tài liệu
Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, hãy đảm bảo rằng mỗi mục nhập được định dạng theo cùng một cách. Bạn phải sửa bất kỳ lỗi dấu câu nào hoặc sắp xếp lại bất kỳ mục nào không khớp. Điều này nhằm đảm bảo quá trình truyền dữ liệu diễn ra suôn sẻ.
Bước 3. Hiển thị các ký tự định dạng trong tài liệu Word
Bằng cách hiển thị các ký tự định dạng ẩn thông thường, bạn có thể xác định cách tốt nhất để tách từng mục nhập. Bạn có thể hiển thị các ký tự định dạng bằng cách nhấp vào nút Hiển thị / Ẩn Dấu đoạn trên tab Trang đầu hoặc bằng cách nhấn Ctrl + ⇧ Shift + *.
Hầu hết các danh sách có một dấu phân đoạn ở cuối mỗi dòng, hoặc ở cuối dòng, hoặc ở một dòng trống giữa các mục nhập. Bạn sẽ sử dụng dấu hiệu này để nhập ký tự phân biệt của các ô trong Excel
Bước 4. Thay thế các dấu phân đoạn giữa các mục nhập để loại bỏ các khoảng trắng thừa
Excel sẽ sử dụng khoảng trắng giữa các mục nhập để xác định các hàng, nhưng bạn nên xóa chúng tại thời điểm này để trợ giúp quá trình định dạng. Đừng lo lắng, bạn sẽ sớm thêm lại. Bước này hoạt động tốt nhất nếu bạn có một dấu đoạn ở cuối mục nhập và một dấu ở khoảng trống giữa các mục nhập (hai khoảng trắng liên tiếp).
- Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
- Gõ ^ p ^ p vào trường Tìm. Đây là mã cho hai dấu đoạn liên tiếp. Nếu mỗi mục nhập là một dòng duy nhất và không có dòng trống ở giữa, chỉ sử dụng một ^ p.
- Nhập ký tự dấu phân cách vào trường Thay thế. Đảm bảo rằng ký tự này không phải là ký tự trong tài liệu, chẳng hạn như ~.
- Nhấp vào Thay thế tất cả. Bạn sẽ nhận thấy rằng các mục nhập này tự kết hợp với nhau, nhưng hãy để nguyên miễn là ký tự dấu phân cách ở đúng vị trí (giữa mỗi mục nhập)
Bước 5. Tách từng mục nhập thành các cột riêng biệt
Bây giờ các mục xuất hiện trong các dòng riêng biệt. Bạn phải chỉ định dữ liệu sẽ xuất hiện trong mỗi cột. Ví dụ: nếu mỗi mục nhập ở dòng đầu tiên là tên, ở dòng thứ hai là địa chỉ đường phố và ở dòng thứ ba là quốc gia và mã bưu điện, hãy thực hiện như sau:
- Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
- Xóa một trong các dấu ^ p trong trường Tìm.
- Thay thế ký tự trong trường Replace bằng dấu phẩy,.
- Nhấp vào Thay thế tất cả. Thao tác này sẽ thay thế các ký hiệu đoạn văn còn lại bằng dấu phân cách bằng dấu phẩy, sẽ phân tách mỗi dòng thành một cột.
Bước 6. Thay đổi ký tự phân tách để hoàn tất quá trình định dạng
Sau khi thực hiện xong hai bước Tìm và Thay thế ở trên, danh sách sẽ không còn giống danh sách nữa. Tất cả chúng sẽ nằm trên cùng một dòng và có dấu phẩy giữa mỗi phần dữ liệu. Bước Tìm và Thay thế sẽ trả lại dữ liệu về dạng danh sách nhưng vẫn có dấu phẩy xác định các cột.
- Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
- Nhập ~ (hoặc bất kỳ ký tự nào bạn đã chọn lúc đầu) vào trường Tìm.
- Nhập ^ p vào trường Replace.
- Nhấp vào Thay thế tất cả. Điều này sẽ làm cho tất cả các mục nhập trở lại thành các nhóm riêng lẻ được phân tách bằng dấu phẩy.
Bước 7. Lưu tệp dưới dạng tệp văn bản thuần túy
Định dạng mục nhập đã hoàn tất và bạn có thể lưu tài liệu này dưới dạng tệp văn bản. Điều này được thực hiện để Excel có thể đọc và phân tích cú pháp dữ liệu của bạn để dữ liệu xuất hiện trong các cột chính xác.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn Lưu Dưới dạng.
- Nhấp vào menu thả xuống Lưu dưới dạng và chọn Văn bản thuần túy.
- Đặt tên cho tệp rồi bấm Lưu.
- Nếu cửa sổ Chuyển đổi Tệp xuất hiện, hãy nhấp vào & nbsp OK;.
Bước 8. Mở tệp trong Excel
Vì tệp được lưu dưới dạng văn bản thuần túy, bạn có thể mở tệp trong Excel.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn Mở.
- Bấm vào menu thả xuống Tất cả Tệp Excel và chọn Tệp Văn bản.
- Bấm Tiếp theo> trong cửa sổ Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.
- Chọn Dấu phẩy trong danh sách Dấu phân cách. Bạn có thể xem các mục sẽ được phân tách như thế nào trong phần xem trước ở phía dưới. Nhấp vào Tiếp theo>.
- Chọn định dạng dữ liệu cho mỗi cột, sau đó nhấp vào Kết thúc.
Phương pháp 2/2: Chuyển đổi bảng
Bước 1. Tạo một bảng trong Word và sau đó nhập dữ liệu vào đó
Đối với danh sách dữ liệu trong Word, bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng bảng và sau đó sao chép bảng sang Excel. Nếu dữ liệu của bạn đã ở định dạng bảng, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
- Chọn tất cả văn bản để chuyển đổi thành một bảng.
- Bấm vào tab Chèn và sau đó bấm vào nút Bảng.
- Chọn Chuyển đổi văn bản thành bảng.
- Nhập số hàng trên mỗi hàng dữ liệu trong cột Số cột. Nếu có hàng trống giữa mỗi hàng dữ liệu, hãy thêm một hàng vào tổng cột.
- Nhấp vào & nbsp OK;.
Bước 2. Kiểm tra định dạng bảng
Word sẽ tạo một bảng dựa trên cài đặt của bạn. Kiểm tra để đảm bảo bảng là chính xác.
Bước 3. Nhấp vào nút + nhỏ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của bảng
Nút này sẽ xuất hiện khi bạn di chuột qua bảng. Nhấp vào nút này sẽ chọn tất cả dữ liệu trong bảng.
Bước 4. Nhấn
Ctrl + C để sao chép dữ liệu. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Sao chép trên tab Trang chủ.
Bước 5. Mở Excel
Sau khi dữ liệu được sao chép, bạn có thể mở Excel. Nếu bạn muốn đặt dữ liệu trong một trang tính hiện có, hãy mở trang tính đó. Đặt con trỏ vào ô bạn muốn tạo ô trên cùng bên trái của bảng.
Bước 6. Nhấn
Ctrl + V để dán dữ liệu.
Mỗi ô trong bảng Word sẽ được đặt vào một ô riêng biệt trong trang tính Excel.
Bước 7. Tách các cột còn lại
Tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang nhập, có thể có một số định dạng bổ sung mà bạn cần thực hiện. Ví dụ: nếu bạn nhập địa chỉ thành phố, mã quốc gia và mã bưu điện trong một ô, bạn có thể tự động tách chúng trong Excel.
- Bấm vào tiêu đề cột mà bạn muốn tách. Bước này sẽ chọn toàn bộ cột.
- Chọn tab Dữ liệu và nhấp vào nút Văn bản thành Cột.
- Nhấp vào Tiếp theo> sau đó chọn Dấu phẩy trong cột Dấu phân cách. Nếu bạn sử dụng ví dụ trên, bước này sẽ tách thành phố khỏi mã quốc gia và mã bưu điện.
- Nhấp vào Hoàn tất để lưu thay đổi.
- Chọn các cột vẫn cần được chia, sau đó lặp lại quá trình này. Chọn Dấu cách chứ không phải Dấu phẩy làm dấu phân cách. Bước này sẽ tách mã quốc gia khỏi mã bưu điện.
