Bạn vừa được bầu hoặc bổ nhiệm làm thư ký của ủy ban mà bạn là thành viên. An toàn! Bạn có biết cách lập, chuẩn bị và trình bày biên bản không? Cho dù tuân theo "Quy tắc trật tự của Robert" của cơ quan lập pháp hay mất vài phút trong một môi trường ít trang trọng hơn, đây là những phương pháp quan trọng cần tuân theo.
Bươc chân
Phần 1/4: Chuẩn bị ban đầu
Bước 1. Hiểu các chính sách họp của tổ chức bạn
Nếu thư ký dự kiến sẽ có biên bản chính thức, hãy hỏi xem nhóm có tuân theo Quy tắc mệnh lệnh của Robert hoặc các hướng dẫn khác hay không. Trong bối cảnh thân mật hơn, hãy hỏi những gì cần được đưa vào biên bản hoặc cách chúng sẽ được sử dụng.
- Là một người ghi chú, bạn không cần phải quen thuộc với toàn bộ trang Quy tắc đặt hàng. Tuy nhiên, lấy một bản sao của cuốn sách (hoặc mượn từ chủ tọa) có thể hữu ích để trả lời các câu hỏi cụ thể.
- Hiểu rõ vai trò của bạn. Một số thư ký lập biên bản không tham gia cuộc họp, trong khi những người khác lập biên bản và cũng đóng góp ý kiến thảo luận. Trong cả hai trường hợp, thư ký không nên là người có vai trò chính khác, chẳng hạn như người lãnh đạo cuộc họp hoặc người điều hành cuộc họp.
Bước 2. Chuẩn bị trước mẫu
Mỗi biên bản cuộc họp sẽ chứa nhiều thông tin giống nhau. Các mẫu tạo ra một định dạng nhất quán để dễ dàng tham khảo. Bao gồm các khoảng trống cho thông tin sau.
- Tên tổ chức.
- Loại cuộc họp. Đây là cuộc họp hàng tuần hay hàng năm, cuộc họp của ủy ban nhỏ hơn hay cuộc họp được tổ chức cho một mục đích đặc biệt?
- Ngày, giờ và địa điểm. Dành chỗ cho bắt đầu và kết thúc cuộc họp (khai mạc và giải tán).
- Tên của người chủ trì hoặc người chủ trì cuộc họp và tên của thư ký (hoặc người kế nhiệm của họ).
- Danh sách "người tham gia" và "lời xin lỗi vì vắng mặt". Đây là một thuật ngữ ưa thích cho danh sách tham dự. Lưu ý xem có đạt đủ số đại biểu hay không (đủ số người cho lá phiếu).
- Dành chỗ cho chữ ký của bạn. Là một người ghi chú, bạn nên luôn luôn ký vào các ghi chú của mình. Các chữ ký bổ sung có thể được yêu cầu khi biên bản được phê duyệt, theo chính sách của tổ chức của bạn.
- Một cuốn sách chương trình nghị sự, nếu có. Nếu người chủ trì hoặc người điều hành cuộc họp không yêu cầu bạn soạn thảo chương trình làm việc, thì chương trình đó sẽ được cung cấp theo yêu cầu. Có một chương trình để tham khảo sẽ giúp bạn tổ chức các biên bản cuộc họp.
Bước 3. Mang theo sổ tay hoặc máy tính xách tay của bạn
Đảm bảo rằng bất cứ thứ gì bạn mang theo đều cảm thấy thoải mái cho bạn. Nếu bạn định ghi chú thường xuyên, hãy giữ một cuốn sổ cho mục đích này hoặc tạo một thư mục trên máy tính của bạn.
- Nếu bạn dành vài phút cho một cuộc họp trước đó mà chưa được chấp thuận, hãy mang chúng theo bạn.
- Mặc dù máy ghi âm có thể giúp bạn ghi lại những phút sau đó, nhưng chúng không thể thay thế cho phút. Nếu bạn đang ghi lại một cuộc họp, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người có mặt đều đồng ý và không nhượng bộ trước sự cám dỗ của việc viết bản ghi từng chữ.
- Học tốc ký sẽ tăng tốc độ ghi chép, nhưng bạn không nhất thiết phải viết ra từng từ để ghi chú. Trong thực tế, bạn nên tránh nó.
- Nếu bạn được yêu cầu ghi biên bản công khai tại một cuộc họp, hãy sử dụng OHP hoặc bảng trình bày. Đảm bảo rằng bạn có thể ghi chú sau đó ở nhà mà không làm phai mực để bạn có thể sử dụng cách gõ tốc ký để nhập ghi chú của mình.
Phần 2/4: Lập Biên bản Cuộc họp
Bước 1. Chia sẻ danh sách tham dự
Ngay sau khi mọi người có mặt, hãy phát một tờ giấy (nhiều hơn cho các cuộc họp lớn hơn) với đủ không gian để mọi người viết ra tên và thông tin liên hệ của họ. Bạn có thể sử dụng giấy này sau cuộc họp để điền vào phần danh sách người tham dự trong mẫu của bạn hoặc dán danh sách này vào biên bản đã hoàn thành của bạn.
Nếu bạn không quen với số lượng lớn người có mặt, hãy phác thảo sơ đồ chỗ ngồi và điền vào khi bạn yêu cầu mọi người giới thiệu về mình. Chuẩn bị sẵn bảng biểu đồ này khi bạn viết biên bản để bạn có thể kể tên mọi người bất cứ khi nào có thể (như thảo luận bên dưới)
Bước 2. Điền nhiều nhất có thể vào các mẫu có sẵn
Trong khi chờ cuộc họp bắt đầu, hãy ghi lại tên của tổ chức, ngày và địa điểm cuộc họp, và loại cuộc họp (cuộc họp hội đồng quản trị hàng tuần, cuộc họp ủy ban đặc biệt, v.v.). Khi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi lại thời gian bắt đầu.
- Nếu bạn không có mẫu, hãy ghi lại thông tin này ở đầu ghi chú của bạn.
- Nếu cuộc họp đang được tổ chức cho một mục đích hoặc sự kiện đặc biệt, hãy lưu các thông báo đã gửi để cho các thành viên biết. Bạn sẽ cần dán nó vào ghi chú sau khi nó được sao chép.
Bước 3. Ghi lại kết quả của chuyển động đầu tiên
Hầu hết các cuộc họp chính thức sẽ bắt đầu bằng một đề nghị thông qua một chương trình nghị sự, vì vậy bước này sẽ được sử dụng làm ví dụ. Nếu cuộc họp bắt đầu theo một chuyển động khác, hãy nhớ ghi lại tất cả thông tin liên quan:
- Từ ngữ thích hợp để bắt đầu chuyển động là "Tôi đưa ra một đề xuất." Điều này thường dành cho những câu như "Tôi đề xuất thông qua chương trình nghị sự này."
- Tên của người đề xuất (người nộp đơn đề nghị).
- Kết quả bình chọn. Nếu cuộc bỏ phiếu thành công, hãy viết "đề nghị được chấp nhận." Nếu nó không thành công, hãy viết "chuyển động bị từ chối."
- Bạn có thể có một kiến nghị dài được gửi bằng văn bản nếu bạn không thể ghi lại chính xác. Nếu điều này lặp lại, hãy hỏi bên lề cuộc họp xem việc đệ trình các đề xuất trong bài báo này có thể trở thành chính sách chính thức cho các đề xuất với một số từ nhất định hay không.
- Nếu bạn soạn thảo chương trình nghị sự, bạn có thể là người đề xuất kiến nghị này cũng như là thư ký của biên bản. Nó có thể được thực hiện; Miễn là bạn luôn khách quan thì sẽ không có vấn đề gì khi ghi lại các pha nguy hiểm của chính bạn.
Bước 4. Ghi lại các chuyển động khác trong suốt cuộc họp
Chăm chú lắng nghe toàn bộ cuộc thảo luận, nhưng (trừ khi có hướng dẫn khác!) Không ghi lại. Khi một chuyển động mới được thực hiện, hãy ghi lại các thông tin liên quan.
- Hãy nhớ rằng mỗi đề nghị phải bao gồm từ ngữ chính xác của đề xuất, tên của người đề xuất và kết quả của cuộc bỏ phiếu.
- Một số chuyển động yêu cầu những người đưa ra đề xuất trước khi họ đi bỏ phiếu. Nếu ai đó nói "Tôi ủng hộ phong trào này" hoặc những từ tương tự, hãy ghi lại tên của người đó với tư cách là người ủng hộ.
- Nếu bạn không biết tên của người đề xuất hoặc cần lặp lại chuyển động, hãy lịch sự ngắt cuộc họp. Việc ghi lại thông tin một cách chính xác là rất quan trọng để biện minh cho những gián đoạn nhỏ.
- Nếu một chuyển động được sửa chữa, chỉ cần thay đổi từ ngữ của chuyển động đó trong ghi chú của bạn. Trừ khi sự thay đổi gây tranh cãi và gây ra một cuộc thảo luận kéo dài, không cần phải lưu ý rằng sự thay đổi đó đã xảy ra tại cuộc họp.
Bước 5. Nghe báo cáo và nhận một bản báo cáo
Bất cứ khi nào một báo cáo, bản tin hoặc mục tương tự được đọc to, hãy ghi lại tiêu đề của báo cáo và người đã đọc báo cáo đó (hoặc tên của tiểu ban soạn thảo báo cáo đó). Nếu một chuyển động được đính kèm, hãy ghi lại nó giống như bạn làm với bất kỳ chuyển động nào khác.
- Thực tế nhất là có được một bản sao của báo cáo vào cuối cuộc họp. Ghi chú để yêu cầu một bản sao từ người đọc hoặc người lãnh đạo cuộc họp (chủ tọa hoặc chủ tịch) sau cuộc họp. Bạn sẽ đính kèm một bản sao của mỗi báo cáo cho đến số phút đã sao chép trước đó.
- Nếu không có bản sao, hãy ghi lại nơi lưu trữ bản gốc. Bạn có thể cần yêu cầu thông tin này sau cuộc họp.
- Nếu các thành viên đang thực hiện một báo cáo miệng (và không đọc từ tài liệu), hãy viết một bản tóm tắt ngắn gọn và khách quan về báo cáo. Không bao gồm các chi tiết đặc biệt hoặc trích dẫn nguyên văn của diễn giả.
Bước 6. Ghi lại các hành động đã thực hiện hoặc đưa ra
Điều này bao gồm "kiểm tra" các nhiệm vụ trong các cuộc họp trước đây, cũng như các hành động mới. Ai đó đã được chỉ định để viết một bức thư? Viết ra tên và hướng dẫn của họ.
- Tùy thuộc vào mức độ trang trọng của cuộc họp của bạn, nhiều hành động trong số này thuộc loại "chuyển động". Đối với những cuộc họp ít trang trọng hơn, bạn có thể cần để mắt đến những quyết định không rõ ràng.
- Bao gồm một chuyển động ngắn gọn về các lý do đằng sau một quyết định nếu có.
Bước 7. Ghi lại tất cả các điểm chỉ dẫn và quyết định
Bất cứ khi nào một phản đối được đưa vào thủ tục, hãy ghi lại phản đối và cơ sở của nó, cũng như toàn bộ quyết định do Chủ tịch đưa ra.
Đảm bảo bao gồm các tham chiếu đến Quy tắc đặt hàng của Robert, quy tắc tổ chức nội bộ hoặc giao thức của công ty
Bước 8. Chỉ khi được nhắc, hãy ghi lại tóm tắt cuộc thảo luận
Về mặt chính thức, biên bản là bản ghi lại những gì “đã làm”, không phải những gì “đã nói.” Tuy nhiên, hãy thực hiện tất cả các yêu cầu cụ thể của tổ chức đưa ra cho bạn.
- Khi ghi lại các cuộc thảo luận, hãy khách quan nhất có thể. Đưa ra những luận điểm cụ thể, không phải ý kiến và hạn chế tối đa việc sử dụng tính từ và trạng từ. Mục tiêu của bạn là viết khô khan, thực tế và nhàm chán!
- Không đề cập đến tên mọi người trong phần tóm tắt cuộc thảo luận. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tranh luận nóng có thể gây ra vấn đề.
Bước 9. Đóng khi kết thúc cuộc họp
Ghi lại thời gian cuộc họp bị giải tán. Hãy nhớ yêu cầu một bản sao của báo cáo hoặc nhắc ai đó gửi nó cho bạn.
Quét ghi chú của bạn để xem bạn có bỏ sót điều gì không hoặc bạn có cần làm rõ hay không. Nếu bạn cần hỏi ai đó một câu hỏi, hãy làm điều đó ngay bây giờ trước khi họ rời đi
Phần 3/4: Sao chép Biên bản
Bước 1. Bắt đầu quá trình này càng sớm càng tốt
Tốt nhất bạn nên sao chép các biên bản chính thức ngay sau cuộc họp, trong khi các sự kiện vẫn còn mới trong bộ nhớ của bạn.
Bước 2. Sử dụng máy tính để nhập biên bản cuộc họp của bạn
Bạn có thể đã làm điều này nếu bạn sử dụng máy tính xách tay của mình trong một cuộc họp. Lưu ghi chú của bạn và tạo một tài liệu mới cho các phút để bạn có thể so sánh các ghi chú và ghi chú của mình cạnh nhau.
Bước 3. Định dạng ghi chú của bạn thành các đoạn văn gọn gàng
Mỗi chuyển động, quyết định hoặc điểm hướng dẫn mới phải được bao gồm trong một đoạn văn riêng biệt. Khi bạn tạo định dạng, hãy kiểm tra xem bạn:
- Sử dụng đúng chính tả và ngữ pháp. Sử dụng trình kiểm tra chính tả nếu cần thiết.
- Sử dụng cùng một dạng ngôn ngữ trong toàn bộ báo cáo. Sử dụng thì quá khứ hoặc thì hiện tại, nhưng không bao giờ thay đổi chúng trong cùng một tài liệu.
- Viết càng khách quan càng tốt. Ý kiến của bạn không nên được suy ra từ biên bản. Bạn đang cố gắng tạo một bản ghi khách quan để mọi người sử dụng.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dứt khoát. Ngôn ngữ mơ hồ nên được thay thế bằng các từ xác định. Mô tả hoa nên được bỏ qua hoàn toàn.
- Chỉ liệt kê hành động được thực hiện, không phải thảo luận. Trừ khi bạn được yêu cầu ghi lại một cuộc thảo luận, bạn nên tập trung vào những gì xong, không gì nói.
- Cung cấp số trang để dễ dàng tham khảo.
Bước 4. Chia sẻ biên bản nháp của bạn với các thành viên
Gửi một bản sao cho từng thành viên bằng cách sử dụng thông tin liên hệ trong danh sách tham dự. Nếu bạn không có thông tin liên hệ của họ, người lãnh đạo cuộc họp có thể liên hệ với họ.
Bước 5. Mang theo biên bản của bạn để được phê duyệt
Bạn có thể được yêu cầu đọc to biên bản trong cuộc họp tiếp theo và đệ trình chúng để phê duyệt. Nếu chuyển động thành công, đánh dấu rằng biên bản được chấp nhận.
- Nếu biên bản được chứng minh trước khi được chấp nhận, thì ghi lại những thay đổi vào tài liệu và ghi rõ rằng biên bản đã được sửa chữa ở cuối. Không mô tả cụ thể việc sửa chữa.
- Nếu một kiến nghị được thực hiện để sửa lại biên bản sau khi chúng đã được nhận, hãy bao gồm từ ngữ chính xác của kiến nghị trong biên bản liên quan và liệu kiến nghị đó có được chấp thuận hay không.
Phần 4/4: Sử dụng Mẫu Biên bản Cuộc họp
Bước 1. Truy cập trang web tổng hợp mẫu cuộc họp
Mẫu làm sẵn này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản cuộc họp đồng thời ngăn ngừa lỗi ghi chú.
Bước 2. Dành một chút thời gian để khám phá các trang web này
Sử dụng tính năng tìm kiếm và khám phá các tùy chọn có sẵn để tìm cái tốt nhất cho bạn.
Nếu bạn cần một mẫu đặc biệt, ví dụ chung hoặc tiêu chuẩn, hãy duyệt qua trang web để tìm một mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn, sau đó tải xuống bằng cách nhấp vào nút “tải xuống” hoặc “sử dụng mẫu”. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ nó ở nơi dễ tìm để không bị mất
Bước 3. Mở tệp mẫu
Sau khi tải xuống, hãy mở tệp zip và sau đó mở tệp đó bằng Microsoft Word hoặc Excel. Để có được mẫu chất lượng cao nhất và sử dụng dễ dàng hơn, hãy sử dụng phiên bản Microsoft word mới nhất. Sử dụng phiên bản mới nhất sẽ giúp công việc của bạn đơn giản hơn đồng thời cho phép bạn sử dụng các tính năng mới.
Bước 4. Thêm logo công ty và nhãn hiệu bản quyền trên đầu mẫu
Xóa biểu trưng mẫu, nhưng hãy nhớ đọc các điều khoản sử dụng của trang web nguồn mẫu. Bạn không muốn đối mặt với những rắc rối pháp lý không cần thiết, phải không?
Bước 5. Thay đổi tiêu đề
Trong phần tiêu đề, đánh dấu từ “Cuộc họp / Nhóm”, sau đó nhập tiêu đề cho biên bản cuộc họp của bạn.
Bước 6. Thay đổi chủ đề (tùy chọn)
Để làm cho biên bản họp đẹp và chuyên nghiệp hơn, hãy cân nhắc thay đổi màu sắc hoặc chọn một chủ đề được tạo sẵn. Thủ thuật rất đơn giản, hãy tìm kiếm "Bố cục trang" sau đó mở phần "Màu sắc và chủ đề". Trong phần này, bạn có thể đặt giao diện của mẫu. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh màu sắc để phù hợp với màu của logo công ty.
Bước 7. Đặt tên cho các phần của mẫu
Nên có một số phần trong mẫu. Bạn có thể cần nhiều hơn hoặc ít hơn, hoặc bạn không thực sự thích cái tên đó. Bạn có thể thay đổi nó để phù hợp với nhu cầu cuộc họp cụ thể của bạn.
Bước 8. Lưu mẫu này vào máy tính xách tay của bạn để bạn có thể mang theo để lập biên bản cuộc họp
Nếu bạn vẫn đang sử dụng Microsoft Office, công việc này sẽ dễ dàng và nhanh chóng. Bạn cũng có thể tham dự các cuộc họp thường xuyên và chính xác hơn trước. Ngoài ra, bạn cũng có thể in ra một mẫu và viết biên bản bằng tay. Tuy nhiên, hãy đảm bảo tạo các phần đủ rộng để bạn có thể bao gồm nhiều thông tin nếu cần.
Bước 9. Kiểm tra mẫu của bạn
An toàn! Bạn đã hoàn thành việc tạo mẫu biên bản cuộc họp. Năng suất và độ chính xác của công việc trong các cuộc họp của bạn sẽ được cải thiện đáng kể vì bây giờ bạn có một mẫu hướng dẫn để tổ chức các ghi chú cuộc họp. Cũng giống như bất kỳ công việc nào khác, hãy đọc thông tin chi tiết trên mẫu để xem có điều gì bị thiếu hoặc chưa rõ ràng hay không. Khi bạn đã chắc chắn rằng mọi thứ đều chính xác, mẫu này có thể được sử dụng và bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp tiếp theo của mình.
Lời khuyên
- Nhập biên bản của bạn ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Tốt nhất là làm điều này trong khi các sự kiện vẫn còn mới trong trí nhớ của bạn. Điều quan trọng là những người tham gia nhận được bản sao của mục hành động càng sớm càng tốt sau cuộc họp.
- Ngồi càng gần người lãnh đạo cuộc họp càng tốt. Điều này sẽ cho phép bạn nghe mọi thứ và yêu cầu làm rõ mà không cần phải lớn giọng.
- Yêu cầu mọi người ghi lại chuyển động của họ để bạn không phải ghi ngay tại chỗ.
- Giữ biên bản trong một tệp an toàn.
Đừng ngại ngắt lời và yêu cầu làm rõ bất cứ lúc nào.
- Ghi chú là rất quan trọng. Những hồ sơ này được lưu giữ và có thể được sử dụng để tham khảo trong tương lai. Ví dụ, khi nói đến các vấn đề pháp lý, danh tiếng của ai đó có thể phụ thuộc vào số phút của bạn.
- Đọc các phần trong Quy tắc trật tự của Robert, đặc biệt là phần về nghề thư ký.
- Viết ra những điều quan trọng khi họ nói chuyện. Nếu cùng một chủ đề được đưa ra hai lần, đừng nhóm chúng lại với nhau.
Cảnh báo
- Đừng bao gồm quá nhiều chi tiết trong biên bản. Ngay cả khi bạn được yêu cầu ghi lại một cuộc thảo luận, hãy giữ nó ngắn gọn và trực tiếp nhất có thể. Hạn chế bản thân ghi lại những điểm quan trọng đã thực hiện hoặc bạn sẽ bị choáng ngợp khi điền vào biên bản với những chi tiết không cần thiết.
- Các diễn giải và cảm nhận cá nhân của người ghi chú không nên được đưa vào ghi chú.
- Nếu một phần của cuộc họp thuộc loại bảo mật luật sư-khách hàng, đừng ghi lại phần đó. Lưu ý rằng "Luật sư thông báo rằng cuộc thảo luận này bao gồm tính bảo mật của luật sư-thân chủ. Cuộc thảo luận này không được ghi lại."
- Nếu bạn được yêu cầu ghi lại các cuộc thảo luận bí mật như giữa luật sư và khách hàng, hãy lập các biên bản "khác" và giữ chúng tách biệt với các biên bản thông thường. Đánh dấu bí mật và làm rõ ai có quyền truy cập vào tài liệu.
