Nếu bạn đang viết một bức thư bằng tiếng Tây Ban Nha cho một người mà bạn không biết rõ lắm, tốt nhất bạn nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng. Bạn có thể chưa học viết bằng một ngôn ngữ chính thống, ngay cả khi bạn có thể nói, nghe và đọc bằng tiếng Tây Ban Nha. Trong khi hầu hết các quy tắc viết thư cơ bản đều giống nhau ở bất kỳ ngôn ngữ nào, bạn phải tuân theo các quy trình văn hóa nhất định khi viết thư bằng tiếng Tây Ban Nha. Các thủ tục này khác nhau tùy thuộc vào người gửi thư và lý do bạn viết thư.
Bươc chân
Phần 1/3: Mở đầu thư
Bước 1. Ghi lại địa chỉ
Nếu bạn đang viết một bức thư trang trọng, hãy đặt tên và địa chỉ của bạn ở góc trên bên phải của trang, tiếp theo là tên và địa chỉ của người bạn đang xưng hô ở bên trái.
- Hầu hết các phần mềm xử lý văn bản đều có mẫu thư thương mại tự động soạn thư của bạn ở dạng này.
- Nếu bạn muốn in một lá thư trên giấy tiêu đề, bạn không cần phải nhập tên và địa chỉ của chính mình.
- Khi viết email, chúng tôi thường không bao gồm địa chỉ ở đầu trang.
Bước 2. Viết ngày tháng
Nếu bạn đang viết một bức thư trang trọng, thường ngày được ghi ở đầu bức thư. Trong các bức thư tiếng Tây Ban Nha, ngày viết thư có thể được đặt trước thành phố nơi tác giả của bức thư đến từ.
- Ví dụ: bạn có thể viết "Acapulco, 23 de diciembre de 2016." Ngày trong tiếng Tây Ban Nha tuân theo quy ước viết ngày đầu tiên, sau đó là tháng và cuối cùng là năm. Nếu bạn chỉ viết ra các con số, ngày tương tự có thể được viết là "23-12-16".
- Đối với những bức thư in trên giấy tiêu đề, hoặc những bức thư thông thường cho bạn bè hoặc người quen, hãy đặt ngày ở góc trên bên phải nơi thường viết tên và địa chỉ.
- Thư chính thức thường bao gồm ngày tháng ở bên trái của tờ giấy dưới tên và địa chỉ.
Bước 3. Viết lời chào
Cách viết lời chào bằng tiếng Tây Ban Nha phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người đó và mức độ bạn hiểu họ. Những lời chào thân mật có thể được sử dụng cho bạn bè hoặc người quen có thể thô lỗ khi được sử dụng để chào một người lớn tuổi hơn hoặc một người mà bạn không quen biết.
- Bạn có thể bắt đầu lá thư của mình bằng Một thư từ quien: (hoặc "cho những người có liên quan") nếu bạn không biết tên của người bạn đang nói trong lá thư này. Lời chào này có thể được sử dụng trong thư thương mại nói chung, chẳng hạn khi bạn muốn tìm thông tin về một mặt hàng hoặc dịch vụ.
- Nếu người mà bạn đang nói chuyện lớn tuổi hơn hoặc nếu bạn đang viết thư lần đầu tiên, hãy sử dụng Estimada / o theo sau là họ của họ. Hãy chào họ bằng señor hoặc señora nếu cần. Ví dụ: bạn có thể viết "Estimado Señor Lopez." Lời chào này, nếu được dịch theo nghĩa đen là "Kính gửi ông Lopez", hoặc trong tiếng Indonesia, chúng ta thường viết dưới dạng "Kính gửi ông Sudaryanto", chẳng hạn.
- Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người đó, hãy sử dụng Querido / a theo sau là tên. Ví dụ: viết "Querida Benita", có nghĩa là "Benita thân mến" hoặc "Benita thân mến".
- Trong các chữ cái tiếng Tây Ban Nha, chúng ta phải sử dụng dấu hai chấm sau lời chào, không phải dấu phẩy như thường được sử dụng trong tiếng Indonesia.
Bước 4. Giới thiệu bản thân
Trong phần đầu của bức thư, chúng tôi giới thiệu bản thân với độc giả. Bắt đầu bức thư bằng cách nói Mi nombre es và viết ra tên đầy đủ của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng chức danh công việc hoặc mối quan hệ của bạn với người nhận địa chỉ là quan trọng đối với người đọc, hãy đưa điều đó vào thư của bạn.
- Ví dụ, bạn có thể viết "Mi nombre es Suryani Santoso." Sau đó, viết một câu mô tả bạn là ai, chẳng hạn bạn là sinh viên tại một trường đại học hoặc bạn có mối quan hệ với một trong những người bạn của họ.
- Nếu bạn đang viết thư thay mặt người khác, bạn có thể thêm escribo de parte de theo sau tên của người đó. Ví dụ: bạn có thể viết "Ecribo de parte de Margarita Flores."
Bước 5. Nêu mục đích viết thư
Sau khi giới thiệu bản thân, ngay lập tức giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn viết lá thư này hoặc những gì bạn muốn từ họ. Bạn có thể giải thích thêm điều này trong phần nội dung của bức thư, nhưng tốt nhất bạn nên nêu rõ mục đích của việc viết bức thư lên phía trước.
- Hãy coi đây là một dạng tóm tắt nội dung của bức thư. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư xin việc hoặc thực tập, bạn có thể viết Quisiera postularme para el puesto, có nghĩa là "Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí này." Sau đó, bạn có thể mô tả nơi bạn đã xem quảng cáo việc làm hoặc cách bạn tìm hiểu về công việc.
- Phần này không được nhiều hơn một hoặc hai câu, và đóng đoạn mở đầu của bức thư của bạn.
Phần 2/3: Tạo phần thân của lá thư
Bước 1. Duy trì ngôn ngữ trang trọng
Viết thư bằng tiếng Tây Ban Nha sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự hơn so với viết thư bằng các ngôn ngữ khác nói chung, ngay cả khi bạn có mối quan hệ tốt với người mà bạn đang viết thư.
- Trong tiếng Tây Ban Nha, các thư chính thức có xu hướng sử dụng một ngôn ngữ thụ động hơn các ngôn ngữ khác. Sử dụng câu điều kiện (quería saber si ustedes estarían disponibles có nghĩa là "Tôi tự hỏi liệu bạn có sẵn lòng hay không") và sử dụng lời chào trang trọng "bạn" (usted hoặc ustedes) trừ khi bạn thân quen với người đó.
- Nếu bạn không chắc ngôn ngữ của mình phải trang trọng như thế nào, tốt nhất bạn nên chọn viết bằng ngôn ngữ trang trọng. Bạn ít có khả năng làm mất lòng ai đó bằng cách cư xử quá lịch sự hơn là quá bình thường hoặc quá quen thuộc.
- Nếu bạn đã gặp người này vài lần hoặc bạn đang trả lời thư của họ, hãy sử dụng lá thư trước đó làm tài liệu tham khảo. Đừng thân mật hơn người đã viết thư cho bạn.
- Ngay cả trong việc viết thư điện tử, việc sử dụng tiếng lóng và các từ viết tắt hoặc từ viết tắt thường được sử dụng trong các cuộc trò chuyện trên Internet là không thể chấp nhận được khi viết thư bằng tiếng Tây Ban Nha.
Bước 2. Bắt đầu với những điểm quan trọng nhất
Đối với phần nội dung thư, hãy nêu các mục tiêu của bạn từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Viết ngắn gọn và rõ ràng sao cho bức thư của bạn dài không quá một trang.
- Đối với một bức thư cá nhân, chẳng hạn như một bức thư cho một người bạn để chia sẻ kinh nghiệm đi nghỉ, hãy viết bao lâu tùy thích. Tuy nhiên, đối với thư thương mại hoặc thư trang trọng khác, hãy tôn trọng thời gian của độc giả. Tránh đi lạc vào những thứ khác không liên quan đến mục đích của bức thư. Bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt bằng cách viết một lá thư trang trọng một cách chính xác.
- Lập dàn ý ngắn trước khi bắt đầu viết để bạn biết chính xác mình muốn nói gì hoặc nói như thế nào. Nếu bạn đã có một dàn ý trước, bạn có thể viết dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn không viết bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình.
Bước 3. Chia nhỏ thông tin thành các đoạn văn
Thư của bạn nên có khoảng cách đơn và khoảng cách đôi để tách các đoạn văn. Một đoạn văn không quá hai hoặc ba câu.
- Đối với mỗi khác nhau, hãy viết nó thành một đoạn văn riêng biệt.
- Ví dụ: giả sử bạn muốn viết đơn xin thực tập bằng tiếng Tây Ban Nha. Có hai điều cần nói: kinh nghiệm của bạn và cách thuyết phục người đọc rằng bạn là ứng viên tốt nhất cho vị trí này. Bức thư bạn nên viết bao gồm một đoạn mở đầu, một đoạn về kinh nghiệm của bạn, một đoạn về lý do tại sao bạn là người nộp đơn tốt nhất và một đoạn kết thúc.
Phần 3/3: Đóng thư
Bước 1. Tóm tắt mục đích của bức thư của bạn
Bắt đầu đoạn văn kết thúc bằng một hoặc hai câu tóm tắt mục đích của bức thư của bạn. Bạn cũng nên bao gồm một câu kết thúc có liên quan đến ý định của bức thư của bạn.
- Ví dụ: nếu bạn đang viết thư để xin việc hoặc thực tập, hãy thêm một câu kết thúc rằng bạn có thư giới thiệu nếu được yêu cầu.
- Nếu lá thư của bạn chỉ dài hai đoạn thì có thể không cần thiết. Tuy nhiên, nó có thể hữu ích trong những bức thư dài hơn một vài trang để giúp nhắc nhở người đọc về ý định của bức thư.
- Đoạn kết luận này thường không quan trọng lắm nếu bạn đang viết cho một người bạn thân hoặc thành viên gia đình.
Bước 2. Viết câu kết
Cuối thư, hãy chuyển tải những mong đợi của bạn đến người đọc. Trong câu kết thúc, hãy nêu quyết định mà bạn mong đợi hoặc bạn muốn nhận được phản hồi nhanh như thế nào.
- Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn trả lời nhưng không vội vàng, hãy viết Espero su respuesta, có nghĩa là "Tôi mong nhận được câu trả lời của bạn."
- Nếu bạn cho rằng người đọc có thể muốn đặt câu hỏi hoặc nói thêm, hãy viết Cualquier cosa estoy a su disposición, có nghĩa là "Tôi sẵn sàng trả lời nếu bạn cần giải thích thêm."
Bước 3. Gửi lời chào kết thúc của bạn
Cũng giống như chúng ta kết thúc một bức thư bằng tiếng Indonesia bằng câu "Trân trọng", chúng ta phải sử dụng một câu như vậy bằng tiếng Tây Ban Nha.
- Mật ngữ bằng tiếng Tây Ban Nha có xu hướng trang trọng hơn các ngôn ngữ khác. Nói chung, chúng ta có thể sử dụng lời chào kết thúc như Saludos cordiales, có nghĩa đen là "Lời chào chân thành." Nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó trong thư của mình, hãy sử dụng Gracias y saludos, có nghĩa là "Trân trọng cảm ơn".
- Nếu bạn hoàn toàn không biết người đó, và họ lớn tuổi hơn bạn hoặc người đang giữ chức vụ, hãy sử dụng Le saludo atentamente. Cụm từ này là trang trọng nhất của lời chào kết thúc, có thể được dịch theo nghĩa đen là "Tôi xin chân thành gửi lời chào." Lời chào này trang trọng đến mức nó gần như ngụ ý rằng bạn thậm chí không xứng đáng để gửi lời chào đến người này.
- Khi viết thư cho một người bạn thân hoặc thành viên trong gia đình, hãy sử dụng lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Besos", có nghĩa là "Hôn". Lời chào này có vẻ thân mật hơn so với lời chào thông thường bằng tiếng Indonesia. Tuy nhiên, nó thường được sử dụng để kết thúc các chữ cái bằng tiếng Tây Ban Nha.
Bước 4. Đọc lại lá thư một cách cẩn thận
Bạn có thể gặp lỗi về dấu câu hoặc chính tả, đặc biệt nếu bạn đang viết thư bằng phần mềm xử lý văn bản với cài đặt mặc định bằng tiếng Anh. Một bức thư cẩu thả phản ánh không tốt về bạn và có thể ngụ ý rằng bạn không tôn trọng người mà bạn đang xưng hô.
- Nếu bạn bật tính năng Tự động sửa trên trình xử lý văn bản của mình, hãy kiểm tra các từ cẩn thận – đặc biệt nếu ngôn ngữ trong cài đặt mặc định của phần mềm là tiếng Anh. Phần mềm có thể chuyển đổi một số từ sang tiếng Anh tương tự mà bạn không biết.
- Đặc biệt chú ý đến dấu câu. Ví dụ, các câu nghi vấn trong tiếng Tây Ban Nha bắt đầu bằng "¿" và kết thúc bằng "?". Biểu mẫu này chỉ được tìm thấy bằng tiếng Tây Ban Nha và nếu bạn không viết bằng tiếng Tây Ban Nha, hãy bỏ qua dấu hỏi mở đầu.
Bước 5. Nhập thông tin về số liên lạc của bạn
Mọi người thường viết thông tin liên hệ ngay dưới tên, ngay cả khi bạn đã viết địa chỉ ở đầu bức thư. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang viết trong tư cách nhân viên.
- Ví dụ: nếu bạn viết thư sử dụng tiêu đề thư của công ty, tiêu đề thư thường chứa địa chỉ và số liên lạc của công ty - không phải là số liên lạc cá nhân.
- Nhập thông tin về cách bạn muốn được liên hệ. Nếu bạn muốn người bạn đang gọi gọi, hãy nhập số điện thoại dưới tên. Tuy nhiên, nếu bạn muốn trả lời qua email, vui lòng bao gồm địa chỉ email.
Bước 6. Ký tên vào thư
Khi bạn chắc chắn rằng không có lỗi trong bức thư, hãy in nó ra và ký tên như thể nó là một bức thư bằng ngôn ngữ của bạn. Thông thường chúng ta để trống một vài dòng dưới lời chào kết thúc và sau đó gõ tên.
- Ký vào lá thư phía trên tên của bạn.
- Nếu đây là một bức thư chính thức, bạn có thể cần phải tạo một bản sao của bức thư đã ký tên để giữ cho mình trước khi gửi đi.
