Công việc và kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường văn phòng, đòi hỏi một mức độ hợp tác nhất định. Ví dụ, các quyết định quan trọng thường đòi hỏi nhiều hơn từ quan điểm của một cá nhân và nhìn chung, sự thành công của một công việc quan trọng đòi hỏi chuyên môn của một số người. Các cuộc họp là một cách để tạo ra sự hợp tác có tổ chức và có cấu trúc, nhưng nếu không có mục đích hoặc sự kiểm soát, các cuộc họp có thể dễ dàng trở nên quá dài và kém hiệu quả. Biết cách lập kế hoạch, chuẩn bị và dẫn dắt cuộc họp có thể tạo ra sự khác biệt giữa cuộc họp hiệu quả và cuộc họp lãng phí thời gian.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị cho Cuộc họp
Bước 1. Thảo luận về cuộc họp sắp tới với những người tham gia
Khi bạn biết rằng bạn sẽ chủ trì một cuộc họp sắp tới, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là dành một ít thời gian để nói chuyện với những người sẽ tham gia (đặc biệt là những người quan trọng và cấp cao). Hỏi xem họ có điều gì đặc biệt muốn thảo luận trong cuộc họp không. Ghi lại câu trả lời của họ và sử dụng chúng như một hướng dẫn khi bạn viết chương trình làm việc của mình.
Hỏi người tham gia những gì họ muốn thảo luận là một bước đi thông minh, không chỉ giúp bạn viết chương trình làm việc dễ dàng hơn mà còn để họ tham gia vào quá trình họp ngay cả trước khi cuộc họp bắt đầu. Mọi người có xu hướng tham dự và chú ý hơn trong các cuộc họp khi họ biết rằng những vấn đề quan trọng đối với họ sẽ được thảo luận
Bước 2. Viết và chia sẻ chương trình làm việc
Chương trình họp không chỉ hữu ích cho người chủ trì cuộc họp mà còn cho cả những vị khách có mặt. Chương trình bao gồm thông tin hữu ích về cuộc họp như khi nào, ở đâu và ai sẽ tham dự. Quan trọng nhất, chương trình nghị sự cũng vạch ra các chủ đề thảo luận sẽ được thảo luận, để mọi người có sự chuẩn bị. Gửi chương trình trước cuộc họp - cuộc họp càng quan trọng, bạn nên gửi chương trình làm việc sớm hơn.
Một điều nên được đưa vào chương trình nghị sự là giới hạn thời gian ước tính cho mỗi cuộc thảo luận. Có một lịch trình sơ bộ được vạch ra trước đó có thể giúp bạn sắp xếp cuộc họp dễ dàng hơn. Mặc dù một số sự kiện trong chương trình của bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn (và những sự kiện khác nhanh hơn), nhưng lịch trình sẽ giúp bạn tổ chức và điều chỉnh thời gian tổng thể dễ dàng hơn
Bước 3. Thực hiện một số nghiên cứu về chủ đề của các cuộc thảo luận và cuộc họp trước đó
Những người tham gia cuộc họp có thể không biết tất cả thông tin về chủ đề bạn định thảo luận - một số có thể đã không tham gia cuộc họp cuối cùng, trong khi những người khác có thể đã quên. Bạn là người chủ trì cuộc họp nên biết lịch sử của cuộc thảo luận cho đến nay. Hãy thử nói chuyện với những người đã tham dự các cuộc họp quan trọng trước đó để tìm ra bất kỳ vấn đề nào chưa được giải quyết để bạn có thể thảo luận trong cuộc họp. Bạn cũng sẽ cần nhận được biên bản của cuộc họp cuối cùng từ một quan chức giữ các ghi chú để giúp bạn sắp xếp các kế hoạch của mình.
Biên bản từ các cuộc họp trước có thể là một nguồn lực quan trọng đối với bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo. Biên bản tóm tắt các cuộc thảo luận và quyết định xảy ra trong cuộc họp vừa qua, vì vậy bạn có thể tìm thấy tất cả các thông tin quan trọng một cách tương đối nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể cần chia sẻ những biên bản cuộc họp quan trọng với những người tham gia cùng với một chương trình làm việc
Bước 4. Chuẩn bị trước địa điểm họp
Vào ngày họp, bạn cần đảm bảo rằng căn phòng hoặc địa điểm sẽ sử dụng sạch sẽ, gọn gàng và sẵn sàng chứa những người tham gia cuộc họp. Bạn phải đảm bảo rằng tất cả các thành phần công nghệ cuộc họp (chẳng hạn như bản trình bày, máy chiếu, thiết bị trực quan, v.v.) đang hoạt động bình thường và sẵn sàng sử dụng - sự lộn xộn về kỹ thuật có thể lãng phí thời gian quý báu và làm gián đoạn quá trình diễn ra suôn sẻ của cuộc họp.
Nếu bạn đang sử dụng bản trình bày điện tử (chẳng hạn như PowerPoint, v.v.), hãy dành thời gian để tự làm quen với điều khiển từ xa hoặc công cụ nhấp chuột sẽ được sử dụng trong bản trình bày. Bạn chắc chắn không muốn mất thời gian dò dẫm với những bộ điều khiển đó trong khi thảo luận các vấn đề quan trọng
Phần 2/3: Làm lãnh đạo trong các cuộc họp
Bước 1. Mở cuộc họp chính thức
Khi hết thời gian dự kiến và tất cả những người tham gia (hoặc ít nhất là tất cả những người tham gia quan trọng) đều có mặt, hãy kêu gọi mọi người trong phòng chú ý. Giới thiệu bản thân là trưởng nhóm và mục đích của cuộc họp là gì. Đặt khung thời gian bằng cách nêu rõ khi nào cuộc họp đã lên kế hoạch của bạn kết thúc - bạn có thể có một cuộc họp dài hoặc ngắn, nhưng nêu rõ giới hạn thời gian trước sẽ giúp cuộc họp diễn ra đúng giờ. Nếu một số người tham gia không biết nhau, hãy dành thời gian để đọc ngắn gọn tên của những người tham gia và giới thiệu những người tham gia quan trọng.
Cần lưu ý rằng một số doanh nghiệp và tổ chức có quy trình khai mạc và tiến hành cuộc họp thường xuyên và nghiêm ngặt. Ví dụ, có một số tổ chức mở các cuộc họp với tiếng gõ của một cái búa
Bước 2. Cung cấp các bản tóm tắt có liên quan của các cuộc họp trước đó
Khi bắt đầu cuộc họp là một phần của dự án dài đang diễn ra, bạn cần cung cấp thông tin ngắn gọn về dự án bằng cách cung cấp tóm tắt nhanh về các sự kiện hoặc quyết định của cuộc họp trước đó. Không phải tất cả những người tham gia đều biết nhiều về chủ đề thảo luận như bạn, vì vậy bước này có thể hữu ích trong việc làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả và hiệu quả.
- Thay vì tự mình tóm tắt kết quả của các cuộc họp trước, bạn có thể yêu cầu thư ký cuộc họp hoặc quan chức ghi chép để đọc biên bản của các cuộc họp trước đó để tạo cảm giác trang trọng cho bản tóm tắt.
- Bạn cũng nên xem xét việc đọc các thư từ hoặc liên lạc quan trọng xảy ra sau cuộc họp trước.
- Cần lưu ý rằng nếu bạn cung cấp cho người tham gia các bản sao của biên bản / thư từ, việc đọc chúng có thể không cần thiết.
Bước 3. Cho phép những người tham gia quan trọng báo cáo về tình hình chung
Tiếp theo, hãy mời những người có kiến thức liên quan thông báo cho bạn về những phát triển mới đã xảy ra kể từ cuộc họp trước. Điều này có thể là bất cứ điều gì - ví dụ, các vấn đề mới mà doanh nghiệp hoặc tổ chức phải đối mặt, thay đổi về nhân sự, phát triển dự án và thay đổi trong chiến lược, tất cả đều có thể được thảo luận ở đây. Những người tham gia cuộc họp cũng muốn nghe về kết quả của các hành động cụ thể được thực hiện do kết quả của các cuộc họp trước đó.
Bước 4. Kết thúc mọi công việc còn dang dở
Nếu có những vấn đề chưa được giải quyết và các quyết định chưa được đưa ra từ cuộc họp trước, hãy cố gắng giải quyết chúng trước khi thảo luận về các vấn đề mới. Vấn đề trước đó được giữ lại càng lâu thì càng ít người tham gia muốn chịu trách nhiệm về nó, vì vậy hãy cố gắng xác định và giải quyết mọi công việc chưa hoàn thành trong cuộc họp. Thông thường, công việc kinh doanh chưa hoàn thành được đánh dấu cụ thể là “chưa quyết định” hoặc “được trình để thảo luận thêm” trong biên bản của cuộc họp trước.
- Tùy thuộc vào văn hóa và quy định mà bạn làm việc, doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn có thể có các thủ tục cụ thể để đưa ra quyết định - ví dụ: những người tham gia cuộc họp có thể chỉ cần đạt được sự đồng thuận của đa số hoặc có thể một nhóm người cấp cao nhất được giao nhiệm vụ đưa ra tất cả các quyết định.
- Hãy nhớ rằng một số việc quá lớn để hoàn thành trong cuộc họp. Bạn không phải nghĩ về tiến độ dài hạn của các dự án chưa hoàn thành. Tuy nhiên, bạn phải đưa ra quyết định hoặc dự án cần hành động vào lúc này.
Bước 5. Thảo luận về công việc kinh doanh mới
Tiếp theo, đưa ra bất kỳ vấn đề mới, mối quan tâm và vấn đề cần được thảo luận. Đây là những điều tự nhiên xuất phát từ những diễn biến diễn ra giữa các cuộc họp trước đây và hiện tại. Cố gắng nhận được những quyết định cụ thể, rõ ràng từ những người tham gia - bạn càng để lại nhiều điều chưa được giải đáp, bạn sẽ càng đưa ra nhiều vấn đề chưa được giải quyết cho cuộc họp tiếp theo của mình.
Bước 6. Đọc phần kết luận của cuộc họp
Sau khi bạn đã giải quyết tất cả các vấn đề cũ và hiện tại của mình, hãy dành thời gian để đọc kết luận cuộc họp cho mọi người có mặt. Liệt kê tất cả các quyết định đã được đưa ra riêng lẻ, và nếu cần, hãy mô tả các hành động cụ thể mà những người tham gia dự kiến sẽ thực hiện trước cuộc họp tiếp theo.
Bước này rất quan trọng - đó là cơ hội cuối cùng của bạn để đảm bảo rằng mọi người rời cuộc họp biết chính xác vị trí của dự án và những gì được mong đợi ở họ
Bước 7. Kết thúc bằng cách đưa ra những điều cơ bản cho cuộc họp tiếp theo
Cuối cùng, hãy nêu những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp tiếp theo và khi bạn đã bắt đầu lập kế hoạch, hãy nói khi nào và ở đâu cuộc họp sẽ được tổ chức. Điều này giúp người tham gia tạo ra cảm giác liên tục từ dự án hoặc quyết định quan trọng này sang dự án hoặc quyết định quan trọng khác và cung cấp cho họ khung thời gian để tiếp tục hoặc hoàn thành nhiệm vụ được giao cho họ.
Cần lưu ý rằng bạn không cần phải lên kế hoạch cho một cuộc họp khác nếu bạn đã đề cập đến tất cả các vấn đề cũ và mới trong cuộc họp hiện tại. Tuy nhiên, nếu có đủ vấn đề chưa được giải quyết cần thảo luận thêm hoặc nếu bạn muốn xem tiến độ của một dự án cụ thể, một cuộc họp khác có thể là một ý tưởng hay
Phần 3/3: Dẫn dắt các cuộc họp một cách hiệu quả
Bước 1. Hướng dẫn cuộc thảo luận, nhưng đừng chi phối nó
Một trong những vai trò của bạn với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp là giữ cho cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ. Vai trò của bạn không phải là đưa ra ý kiến về tất cả các vấn đề hoặc đảm bảo cuộc thảo luận diễn ra theo một lịch trình cố định. Bạn phải có sự linh hoạt. Cho phép những người tham gia khác tự do phát biểu và cho phép các chủ đề thảo luận mới xuất hiện ngay cả khi họ không có trong chương trình nghị sự. Bạn có thể cần kết thúc một chủ đề một cách tế nhị hoặc thay đổi một chủ đề thảo luận nào đó để giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng, nhưng bạn không nên cảm thấy mình phải kiểm soát tất cả các khía cạnh của cuộc họp. Rốt cuộc, các cuộc họp là một quá trình hợp tác.
Trong cuộc họp, hãy chú ý đến chương trình làm việc của bạn. Nếu một cuộc họp không nằm ngoài chương trình nghị sự, bạn có thể phải bỏ qua một số chủ đề thảo luận nhất định hoặc hoãn chúng lại sau. Đừng ngại làm điều này nếu chủ đề đang được thảo luận là rất quan trọng
Bước 2. Khuyến khích tất cả các thành viên tham gia
Là người lãnh đạo cuộc họp, công việc của bạn là đảm bảo một cuộc họp cởi mở và hiệu quả. Nếu bạn nhận thấy rằng một số người tham gia có kiến thức liên quan đến vấn đề đang được thảo luận không cởi mở với nhóm, hãy khuyến khích họ nói chuyện. Bạn không cần phải thách thức hoặc gọi điện trực tiếp cho họ - chỉ cần nói điều gì đó như, "Tôi nghĩ chuyên môn của cô Mitha sẽ được sử dụng ở đây" và đó là một cách tuyệt vời để thu hút các thành viên ít tích cực hơn tham gia vào cuộc họp.
Bước 3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu những gì đang được thảo luận
Rất khó để nhớ rằng tất cả mọi người tham dự một cuộc họp đều có kinh nghiệm hoặc kiến thức giống nhau về chủ đề thảo luận. Để đảm bảo những người tham gia dành thời gian của họ một cách khôn ngoan trong cuộc họp, bạn có thể muốn tận dụng cơ hội để đơn giản hóa ngắn gọn một vấn đề hoặc chủ đề phức tạp. Những người tham gia chưa biết thông tin này chắc chắn sẽ rất cảm kích.
Bước 4. Đừng bỏ qua những câu hỏi khó hoặc khó xử
Nếu những câu hỏi như vậy không được kiểm soát bởi một nhà lãnh đạo có thẩm quyền, cuộc họp sẽ không có kết quả. Cố gắng đảm bảo rằng tất cả các vấn đề quan trọng mà bạn muốn thảo luận đều được thảo luận trong cuộc họp. Không cho phép người tham gia đổ lỗi hoặc đưa ra lý do mơ hồ cho các vấn đề chưa được giải quyết. Cố gắng làm rõ và nhận được câu trả lời cho những vấn đề mà không ai muốn thảo luận. Mặc dù những người tham gia có thể không muốn nhưng đó là những câu hỏi phải được trả lời để cuộc họp có hiệu quả.
Đảm bảo rằng tất cả các quyết định quan trọng đều được ghi lại (nếu bạn có một nhân viên chính thức hoặc người ghi chú, hãy giao nhiệm vụ này cho họ). Nếu bạn phải trải qua khó khăn khi đặt một câu hỏi khó, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các câu trả lời của bạn được ghi chép đầy đủ
Bước 5. Xem thời gian của bạn
Có một lý do khiến các cuộc họp có tiếng xấu - đối với hầu hết mọi người, các cuộc họp là một hoạt động tốn nhiều thời gian. Để tránh cuộc họp diễn ra quá lâu, hãy sử dụng quyền lực của bạn với tư cách là người lãnh đạo để duy trì cuộc thảo luận. Đừng ngại bỏ qua một số vấn đề hoặc cuộc trò chuyện không quan trọng cho đến cuộc thảo luận tiếp theo nếu cuộc họp có vẻ kéo dài hơn bạn mong đợi. Bạn phải chuẩn bị và sẵn sàng điều chỉnh lịch trình để đảm bảo rằng không có người tham gia nào bị lãng phí thời gian.
