Quy trình kinh doanh là một hệ thống mà một công ty sử dụng để đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình này cũng có thể được hiểu là các bước thực hiện để tạo ra giá trị cho khách hàng. Các nhà quản lý phân tích các quy trình kinh doanh để đánh giá xem chúng đang hoạt động tốt như thế nào. Đầu tiên người quản lý phân tích các quy trình hiện đang chạy. Sau đó, ban quản lý có thể xác định các thay đổi để cải thiện các quy trình hiện có. Cải tiến quy trình có thể giúp các công ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hoặc tạo ra sản phẩm phù hợp hơn với khách hàng.
Bươc chân
Phần 1/2: Xác định cách tạo ra quy trình kinh doanh
Bước 1. Xác định quy trình kinh doanh
Quy trình kinh doanh đề cập đến các hoạt động mà nhân viên thực hiện hàng ngày để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quá trình này phản ánh các hành động của công ty để đạt được các mục tiêu nhất định. Quy trình kinh doanh phải bao gồm tất cả các biến thể hoặc ngoại lệ đối với quy trình. Để hiểu cách phân tích quy trình kinh doanh, bạn phải xem xét quy trình kinh doanh được tạo ra như thế nào.
- Xem xét phạm vi của nhiệm vụ. Ví dụ: bạn cập nhật quy trình được sử dụng để gửi hóa đơn cho khách hàng. Phạm vi của nhiệm vụ đề cập đến phạm vi của nhiệm vụ sẽ rộng như thế nào. Trong trường hợp này, giả sử phạm vi là tất cả các hóa đơn được gửi cho khách hàng. Bạn xác định rằng trong một tháng, trung bình có 200 hóa đơn được gửi cho khách hàng..
- Chỉ định kết quả mong muốn. Hãy suy nghĩ về những gì mà quá trình này đang cố gắng hoàn thành. Trong trường hợp này, bạn muốn hóa đơn được gửi chính xác đến từng khách hàng ngay sau khi sản phẩm được vận chuyển. Bạn sẽ gửi một bản sao thực của hóa đơn khi gửi đơn đặt hàng. Bạn cũng sẽ gửi hóa đơn điện tử qua email cho mỗi khách hàng.
- Liệt kê các quy trình con đang trong quá trình này. Quy trình càng cụ thể thì càng dễ phân tích và cải tiến.
- Lập hồ sơ các quy trình nghiệp vụ. Bạn có thể ghi lại quy trình dưới dạng danh sách các bước và xem xét mô tả chúng trong một sơ đồ. Các quy trình thường xuyên qua nhiều phòng ban trong các tổ chức lớn. Ví dụ, quá trình tạo hóa đơn sẽ liên quan đến các bộ phận lập hóa đơn và kế toán.
- Xác định các phòng ban hoặc chức năng thực thể khác nhau trong quy trình cùng với tất cả các đầu vào và đầu ra. Ví dụ, việc lập phiếu lương yêu cầu đầu vào từ bộ phận sản xuất để tìm ra số lượng và giờ làm việc của công nhân, bộ phận nhân sự để tìm ra tỷ lệ và mức giảm lương, v.v.
- Liệt kê tất cả các ngoại lệ cho quy trình. Hầu hết tất cả các thủ tục kinh doanh sẽ có ngoại lệ và các biến thể. Ví dụ, bạn có thể có một số khách hàng nhận được chiết khấu lớn. Khách hàng này đặt mua sản phẩm với số lượng lớn. Đưa ra mức chiết khấu lớn khiến nhân viên xuất hóa đơn phải trừ số tiền chiết khấu đã tính trong phần mềm xuất hóa đơn. Các khoản chiết khấu lớn phải được nhập thủ công để tạo hóa đơn chính xác.
Bước 2. Ghi lại quy trình kinh doanh và suy nghĩ về loại quy trình kinh doanh cần tạo
Việc tách một số quy trình kinh doanh theo loại hình sẽ giúp phân tích quy trình kinh doanh và cải tiến quy trình. Nếu hai quy trình cùng loại, các nâng cấp quy trình có thể tương tự nhau. Một quy trình cụ thể có thể là một quy trình vận hành, hỗ trợ hoặc quản lý.
- Quy trình hoạt động đề cập đến các công việc hàng ngày là cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Quy trình tạo hóa đơn cho khách hàng có thể được đưa vào quy trình hoạt động. Điều rất quan trọng là phải gửi hóa đơn chính xác cho khách hàng để có thể thu thập các khoản thanh toán nhanh nhất có thể.
- Các quy trình hỗ trợ đề cập đến các hoạt động hỗ trợ hoạt động của công ty bạn. Phòng Nhân sự là một ví dụ về khu vực hỗ trợ công ty. Bộ phận này hỗ trợ các quản lý bộ phận trong việc phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới. Mặc dù Bộ phận Nhân sự không trực tiếp tham gia với khách hàng, nhưng họ có hỗ trợ bộ phận vận hành.
- Mọi tổ chức đều cần quản lý để điều hành phương hướng kinh doanh chung của công ty. Quá trình lập kế hoạch và thực hiện ngân sách là một quá trình quản lý. Tất cả các công ty nên có một quy trình lập ngân sách chính thức. Quá trình này cần bao gồm việc ban giám đốc thảo luận về ngân sách của công ty với người quản lý tài chính.
Bước 3. Phân tích các quy trình kinh doanh để tìm ra các triệu chứng của sự kém hiệu quả của quy trình
Quy trình kinh doanh bao gồm đầu vào (input) và đầu ra (output). Lao động, năng lượng, nguyên vật liệu và thiết bị vốn được coi là đầu vào. Đầu vào là các tài sản được sử dụng để tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Mặt khác, đầu ra là một sản phẩm hoặc dịch vụ vật chất. Đầu vào đi vào quy trình và tạo ra đầu ra. Bạn sẽ cần phải tiến hành phân tích để tìm kiếm những điểm không hiệu quả của quá trình này.
- Quy trình của bạn phải sử dụng đầu vào một cách hiệu quả để tạo ra đầu ra. Ví dụ, bạn quản lý một chi nhánh của một cửa hàng sửa chữa. Đầu vào của bạn là lao động, thiết bị và bộ phận. Đầu ra của bạn là dịch vụ sửa chữa xe của khách hàng.
- Thời gian sửa chữa lâu hoặc công việc tồn đọng là một dấu hiệu của sự kém hiệu quả của quy trình. Sự cố có thể do lịch sửa chữa của một số khách hàng quá sát.
- Dấu hiệu của sự kém hiệu quả của quy trình cũng có thể được nhìn thấy nếu chi phí thay thế các bộ phận vượt xa ngân sách. Trong trường hợp này, vấn đề có thể thuộc về bộ phận mua hàng hoặc các bộ phận từ nhà cung cấp.
- Xác định quy trình nào cần cải tiến dựa trên các vấn đề đã được xác định. Bạn phải ưu tiên một số quy trình kinh doanh. Chọn quy trình có tác động nhiều nhất đến doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn sửa thời gian chạy trước. Thời gian xử lý kéo dài sẽ dẫn đến việc công ty bị mất khách hàng. Ưu tiên cải tiến quy trình.
Phần 2 của 2: Phân tích quy trình kinh doanh
Bước 1. Nói chuyện với những người chủ chốt về các quy trình trong công ty
Khi bạn đã xác định quy trình cần cải tiến, hãy thảo luận quy trình với những người chịu trách nhiệm thực hiện quy trình. Hãy dành thời gian để phỏng vấn những người tham gia chính và yêu cầu những cải tiến có thể được thực hiện.
- Hỏi về các hành động của nhân viên và tại sao.
- Xác định đầu vào cần thiết để thực hiện từng tác vụ và nơi bạn nhận được từng đầu vào. Nếu công ty sản xuất quần jean denim, bạn cần biết nhà cung cấp denim là ai và tần suất gửi nguyên liệu thô đến công ty.
- Xác định kết quả đầu ra của từng nhiệm vụ và ai sẽ nhận chúng. Nếu bạn quản lý một phân xưởng, nhân viên phân xưởng nên ghi lại công việc của họ. Nhân viên sửa chữa phải chuyển thông tin cho bộ phận xuất hóa đơn, sau đó sẽ tạo hóa đơn cho khách hàng.
- Yêu cầu đề xuất về cách xử lý sự thiếu hiệu quả mà nhân viên của bạn nhận thấy.
Bước 2. Tạo sơ đồ kinh doanh cho từng quy trình
Sơ đồ quy trình có thể giúp bạn mô tả các quy trình kinh doanh. Bạn có thể sử dụng tài liệu từ cuộc thảo luận về quy trình của mình để tạo sơ đồ. Lưu đồ này phải có tất cả các bước cần thiết để hoàn thành một quy trình kinh doanh cụ thể.
- Điều quan trọng cần lưu ý là sơ đồ quy trình kinh doanh chỉ nên chứa các thủ tục xác định mà nhân viên phải tuân theo.
- Lưu đồ có thể được vẽ bằng tay hoặc bằng phần mềm. Các chương trình từ và bảng tính với các phương tiện ánh xạ có thể được sử dụng để tạo sơ đồ. Bạn cũng có thể tìm thấy phần mềm chuyên dụng để tạo lưu đồ.
- Lưu đồ là công cụ rất hữu ích để thấy rõ các quy trình kinh doanh trước mặt bạn. Công cụ này sẽ giúp việc xác định và khắc phục sự thiếu hiệu quả dễ dàng hơn nhiều.
- Sau khi thực hiện các thay đổi đối với quy trình, hãy xem xét lại kết quả và xem quy trình có được cải thiện theo mong đợi của bạn hay không. Nếu không, hãy lặp lại quá trình phân tích và cố gắng xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Phân tích quy trình kinh doanh là một hoạt động liên tục trong doanh nghiệp của bạn.
Bước 3. Tiến hành một phiên động não để tìm các cải tiến quy trình
Nhiều quy trình liên quan đến hơn một bộ phận trong doanh nghiệp của bạn. Các phiên họp nhóm sẽ xác định sự kém hiệu quả của quy trình ảnh hưởng đến nhiều bộ phận. Các phiên này cũng có thể xác nhận thông tin được cung cấp trong các cuộc phỏng vấn cá nhân với những người tham gia.
- Tóm tắt thông tin nhận được và chia sẻ nó với những người tham gia quá trình. Điều này sẽ bao gồm những người tham gia đã và chưa được phỏng vấn trước đây. Xin ý kiến phản hồi từ mọi người. Phản hồi này sẽ cung cấp hướng dẫn bổ sung cho phân tích của bạn.
- Thông tin nhận được từ những người tham gia trong quá trình sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng về cách thức hoạt động của quy trình và vấn đề là gì.
- Thảo luận giữa các cá nhân trở thành cơ sở để thực hiện các thay đổi đối với một quy trình. Các thay đổi có thể là giảm chi phí, giảm thời gian chu kỳ quy trình, đơn giản hóa quy trình hoặc cải tiến dịch vụ cho khách hàng.
