Nói chung, Excel có thể phát hiện văn bản được phân tách bằng tab và tự động dán nó vào một cột khác. Tuy nhiên, nếu tính năng tự động phát hiện này không hoạt động và tất cả văn bản bạn đã sao chép được dán vào một cột, bạn có thể cần phải kiểm tra cài đặt Excel của mình hoặc văn bản bạn đã dán. Excel có thể được đặt để chấp nhận một ký tự phân tách khác hoặc văn bản bạn dán có thể được phân tách bằng dấu cách thay vì tab. Hàm Text to Columns trong Excel có thể chọn ký tự phân cách phù hợp và tách dữ liệu thành các cột khác nhau một cách hợp lý.
Bươc chân
Bước 1. Sao chép toàn bộ văn bản được phân tách bằng tab
Văn bản được phân cách bằng tab là một định dạng để lưu trữ các bảng dưới dạng tệp văn bản. Mỗi ô được phân tách bằng các tab và mỗi mục nhập nằm trong hàng riêng của nó. Chọn văn bản bạn muốn sao chép vào Excel, sau đó sao chép văn bản.
Bước 2. Trong Excel, chọn ô đích
Dữ liệu bạn sao chép sẽ được dán vào ô bạn đã chọn và các ô bên dưới và bên phải của nó.
Bước 3. Dán dữ liệu bạn vừa sao chép
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel mới và nếu dữ liệu của bạn đã được phân tách bằng tab, dữ liệu sẽ được dán vào các ô thích hợp. Tab trên dữ liệu sẽ là điểm đánh dấu ô mới. Nếu tất cả dữ liệu của bạn xuất hiện trong một cột, hãy kiểm tra cài đặt Excel của bạn để đảm bảo bạn chấp nhận loại ký tự phân tách, chẳng hạn như dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi ký tự phân tách được chấp nhận thông qua chức năng Văn bản thành Cột.
Bước 4. Chọn cột chứa dữ liệu
Nếu dữ liệu của bạn không được dán chính xác, bạn có thể sử dụng hàm Văn bản thành Cột tích hợp sẵn của Excel để định dạng dữ liệu đó.
- Nhấp vào ký tự cột ở đầu cửa sổ để nhanh chóng chọn toàn bộ cột.
- Hàm Text to Columns chỉ có thể xử lý dữ liệu trong một cột tại một thời điểm.
Bước 5. Nhấp vào tab Dữ liệu, sau đó chọn Văn bản thành Cột
Tùy chọn này nằm trong phần Công cụ dữ liệu.
Nếu bạn đang sử dụng Office 2003, hãy bấm vào menu Dữ liệu> Văn bản thành Cột
Bước 6. Chọn Delimited, sau đó nhấp vào Tiếp theo
Excel sẽ tìm kiếm một ký tự cụ thể làm dấu phân tách dữ liệu.
Bước 7. Chọn ký tự phân tách dữ liệu
Nếu dữ liệu của bạn được phân tách bằng tab, hãy chọn tùy chọn Tab và bỏ chọn các tùy chọn khác. Kiểm tra dữ liệu bạn đã dán để tìm ký tự phân tách. Nếu dữ liệu của bạn được phân tách bằng nhiều dấu cách thay vì tab, hãy chọn tùy chọn Dấu cách, sau đó chọn Coi các dấu phân cách liên tiếp là một. Tuy nhiên, nếu dữ liệu của bạn có nhiều dấu cách được phân tách bằng dấu cách và thực sự nằm trong cùng một cột, thì quá trình chuyển đổi có thể gặp vấn đề.
Bước 8. Chọn định dạng cột đầu tiên
Sau khi chọn ký tự phân tách, bạn có thể đặt định dạng dữ liệu trong mỗi cột. Bạn có thể chọn giữa Chung, Văn bản hoặc Ngày.
- Chọn tùy chọn Chung nếu dữ liệu bạn dán là số và chữ cái.
- Chọn tùy chọn Văn bản nếu dữ liệu bạn đang dán chỉ là văn bản, chẳng hạn như tên.
- Chọn tùy chọn Ngày nếu dữ liệu bạn đang dán là định dạng ngày chuẩn.
Bước 9. Lặp lại quá trình chuyển đổi cho các cột khác bằng cách chọn cột mong muốn và chọn định dạng
Bạn cũng có thể bỏ qua một số cột nhất định khi chuyển đổi dữ liệu.
Bước 10. Hoàn tất quy trình
Sau khi bạn đã định dạng từng cột, hãy nhấp vào Hoàn tất để áp dụng các thay đổi. Dữ liệu của bạn sẽ được phân tách theo cài đặt bạn đã chọn trong cửa sổ Văn bản thành Cột.
