Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần theo dõi mọi giao dịch của mình. Có rất nhiều hệ thống phần mềm tài chính đơn giản được rao bán, nhưng bạn vẫn cần phải hiểu rõ về cách thức hoạt động của các giao dịch kế toán. Bạn sẽ nhập tất cả các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như nhận thu nhập hoặc thanh toán hóa đơn, vào một nhật ký kế toán tương tự như sổ cái. Ở đây, bạn được yêu cầu thu thập các danh mục khác nhau được gọi là tài khoản và sẽ ghi nợ hoặc ghi có (theo tăng hoặc giảm). Ví dụ sẽ được đưa ra sau. Các nhà sản xuất phần mềm kế toán cũng tuân theo công thức này khi tạo các chương trình của họ, nhưng quy trình này đã được thực hiện dễ dàng hơn cho người dùng bình thường.
Bươc chân
Phần 1/3: Nhập giao dịch
Bước 1. Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến giao dịch kinh doanh
Những tài liệu này thường bao gồm biên lai của nhà cung cấp, hóa đơn tiện ích (chẳng hạn như điện nước), giấy báo có được cấp cho khách hàng, báo cáo thuế, séc đã phát hành và thông tin về bảng lương. Kiểm tra mọi hóa đơn và khoản thanh toán đã nhận có chính xác và được xác nhận hay không trước khi ghi sổ nhật ký kế toán. Đảm bảo mọi thứ đã được người giám sát hoặc chủ doanh nghiệp thừa nhận trước khi nhập các giao dịch vào hệ thống.
Bước 2. Thiết lập các tài khoản hoặc danh mục khác nhau cho từng loại giao dịch
Các tài khoản được ghi nhận, ví dụ: Tiền mặt, Hàng tồn kho, Chi phí, v.v. Hãy coi những tài khoản này như những trang riêng biệt trong sổ tay hoặc dòng mục được liệt kê trong ngân sách cá nhân. Thiết lập các loại tài khoản sau:
- Tài khoản bán hàng, hoặc doanh thu, ghi lại tất cả các lần bán hàng cho khách hàng.
- Tài khoản chi phí ghi lại tất cả số tiền mà một doanh nghiệp chi tiêu, chẳng hạn như để vận hành một cơ sở kinh doanh, sản xuất sản phẩm và bán sản phẩm.
- Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng được yêu cầu ghi nhận tài sản của mình, chẳng hạn như tiền mặt, các khoản phải thu (doanh số bán hàng chưa thanh toán), và tài sản, nhà máy và thiết bị như tòa nhà và thiết bị.
- Tài khoản nợ phải trả ghi lại tất cả các khoản tiền mà doanh nghiệp vay từ các bên bên ngoài, chẳng hạn như các khoản vay ngân hàng, các khoản phải trả thương mại (ví dụ: cho nhà cung cấp) và các khoản lương phải trả (các khoản lương đã đến hạn cho nhân viên nhưng chưa được thanh toán).
- Các danh mục lớn này thường được chia nhỏ thành các tài khoản cụ thể, nhỏ hơn.
Bước 3. Xác định xem tài khoản được ghi nợ hay ghi có
Điều quan trọng cần nhớ là mọi giao dịch liên quan đến tài khoản ghi nợ và tài khoản tín dụng và tổng số lần ghi nợ và tín dụng phải giống nhau. Ví dụ: khi bạn nhận được một khoản thanh toán từ khách hàng, bạn sẽ ghi nhận Tiền mặt là khoản ghi nợ và Khoản phải thu là khoản ghi có. Khi bạn thanh toán cho quảng cáo, bạn sẽ ghi lại Chi phí Quảng cáo khi ghi nợ và Tiền mặt khi ghi có.
- Ghi lại bất kỳ khoản tăng chi phí, tài sản nào (chẳng hạn như tiền mặt và thiết bị) và tài khoản cổ tức dưới dạng ghi nợ và ghi giảm dưới dạng tín dụng. Trong các tài khoản khác, chẳng hạn như nợ phải trả và doanh thu, các khoản tăng được ghi nhận là ghi có và giảm được ghi nhận là ghi nợ. Hệ thống kế toán này có logic riêng của nó và bắt đầu ghi nhớ trong khi sử dụng logic của bạn để xác định nguyên nhân "tăng" và "giảm" trong tài khoản.
- Hãy nhớ rằng các con số được ghi nhật ký trên các khoản ghi nợ và ghi có có thể không giống nhau, nhưng tổng số phải giống nhau. Ví dụ, nếu một khách hàng thanh toán cho một sản phẩm một phần bằng tiền mặt và một phần bằng tín dụng, hai tài khoản được ghi nợ vào tài khoản, đó là Tiền mặt và Tài khoản phải thu. Trong khi tài khoản được ghi nhật ký ghi có chỉ có một, đó là Bán hàng.
- Tất cả các hệ thống phần mềm máy tính sẽ giúp việc ghi sổ nhật ký kế toán dễ dàng bằng cách nhập tất cả các tài khoản vào đúng vị trí của chúng trong Nhật ký.
- Bạn có thể phải tạo một tên tài khoản mới trong nhật ký nếu bạn có một giao dịch bất thường như mua bán cổ phiếu hoặc mua đất.
Bước 4. Kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kế toán đã nhập vào sổ nhật ký ít nhất hai lần
Mỗi giao dịch sẽ xuất hiện trong danh mục riêng của nó: ví dụ: ghi nợ trên một mặt của nhật ký và số tiền phải bằng số tiền xuất hiện ở mặt có của nhật ký.
Ví dụ: bạn sẽ ghi lại một giao dịch thanh toán hóa đơn tiền điện bằng cách nhập Tài khoản Phải trả ở bên ghi nợ là 500.000 Rp và Tiền mặt là 500.000 Rp vào bên ghi có. đảm bảo bao gồm số biên nhận và mô tả ngắn gọn trong phần ghi chú
Bước 5. Định kỳ chuyển các tài khoản trên sổ nhật ký vào sổ cái
Sổ cái là tập hợp tất cả các tài khoản của bạn. Ví dụ: có các trang cho từng danh mục tiền mặt, phải thu, phải trả, chi phí, v.v. trong sổ cái chung của bạn. Sau đó, bạn sẽ có thể xem tổng số tiền cho mỗi tài khoản trong một khoảng thời gian.
- Sổ cái ghi thông tin theo tài khoản, ngược lại với sổ nhật ký ghi các giao dịch. Nói cách khác, một giao dịch được chuyển sang sổ cái sẽ ở ít nhất hai vị trí (tài khoản) trong sổ cái.
- Ví dụ, các khoản thu tiền mặt của khách hàng khi bán hàng sẽ được ghi vào sổ nhật ký như một giao dịch và được ghi nhận tiền mặt khi ghi nợ và thu nhập khi có. Khi chuyển sang sổ cái, các bút toán này được ghi theo các vị trí riêng biệt: tài khoản tiền mặt và tài khoản doanh thu. Bằng cách đó, bạn có thể thấy các giao dịch ảnh hưởng đến từng tài khoản cá nhân như thế nào.
- Các hồ sơ trong sổ cái phải được ghi ngày tháng để có thể xác định được nguồn gốc của giao dịch. Một số kế toán cũng bao gồm một số tham chiếu, ví dụ dưới dạng một số sê-ri, để các giao dịch có thể được theo dõi lại vào sổ nhật ký một cách dễ dàng.
Phần 2/3: Cân đối các giao dịch kế toán
Bước 1. Cân đối sổ cái trước khi khóa sổ mỗi khi bạn nhập một giao dịch kế toán
Chuẩn bị số dư thử nghiệm và các báo cáo khác để đảm bảo rằng các số và tài khoản được ghi lại cho mỗi giao dịch là chính xác. Bất kể có bao nhiêu giao dịch được ghi lại, tổng số tiền ghi nợ phải bằng tổng số tín dụng.
Nếu bạn ghi chú theo cách thủ công hoặc bằng chương trình máy tính, tất cả các số trong phần ghi nợ và phần ghi có sẽ được cộng lại, bất kể thể loại nào. Tổng số tiền ghi nợ và tín dụng phải giống nhau
Bước 2. Kiểm tra lỗi trong Số dư dùng thử
Nếu các khoản ghi nợ không bằng với các khoản tín dụng, bạn sẽ phải tìm lỗi trong các mục nhật ký của mình. Trên thực tế, sai sót vẫn có thể xảy ra ngay cả khi số tiền ghi nợ và ghi có giống nhau, ví dụ do ghi chép hai lần hoặc do các giao dịch nhập vào tài khoản sai.
- Ví dụ, khi bạn nhận được một khoản thanh toán từ khách hàng, bạn có thể đã ghi nhận Tiền mặt nhưng lại quên ghi Khoản phải thu nên sổ nhật ký có vẻ như khoản phải thu vẫn chưa được thanh toán. Do đó, số tiền ghi nợ sẽ khác với số tiền ghi có.
- Trong một số trường hợp, bạn có thể được yêu cầu theo dõi hồ sơ đến mục nhập ban đầu trong nhật ký để tìm lỗi. Đây là lý do tại sao ngày giao dịch và / hoặc số tham chiếu cần được ghi vào nhật ký để việc truy tìm được dễ dàng.
Bước 3. Chạy các báo cáo báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo thay đổi vốn
Các báo cáo tài chính này có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng hệ thống phần mềm kế toán. Chính từ những báo cáo này, bạn sẽ có được bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp của mình.
- Ví dụ: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ trừ đi thu nhập kiếm được do các chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định, và từ báo cáo này bạn biết công ty đã lãi hoặc lỗ.
- Bảng cân đối kế toán hiển thị tất cả các tài sản và nợ phải trả của công ty. Tài sản của công ty bao gồm tiền mặt, thiết bị, đất đai và các khoản phải thu. Nợ phải trả bao gồm các khoản phải trả và các khoản phải trả.
- Nếu bạn đã trả cổ tức (phần thưởng) cho cổ đông trong các kỳ trước, bạn cũng sẽ cần một bản báo cáo về những thay đổi trong vốn chủ sở hữu. Báo cáo này cho biết số lợi nhuận được tạo ra (không phải thu nhập ròng) trừ đi cổ tức được trả. Thu nhập giữ lại thể hiện thu nhập được tái đầu tư vào công ty.
Phần 3/3: Lưu giữ hồ sơ chi tiết các giao dịch kế toán
Bước 1. Bao gồm một mô tả ngắn gọn về mỗi giao dịch được nhập vào nhật ký
Ví dụ: “thanh toán quảng cáo truyền hình bằng tiền mặt, tháng 2 năm 2016.” Như vậy, số tiền, nguyên nhân và quá trình ghi lại mỗi giao dịch sẽ rõ ràng hơn.
Bước 2. Giữ một bản sao lưu nhật ký giao dịch của bạn
Cần thực hiện sao lưu trong trường hợp có lỗi hoặc các câu hỏi trong tương lai. Tài liệu của tất cả các hồ sơ có thể được lưu trữ bằng cách nhập một số hồ sơ và ngày của một tạp chí vào một gói. Mọi người sẽ có thể tìm kiếm các mục nhật ký trong sổ cái chung và sau đó truy cập vào tài liệu sao lưu một cách dễ dàng
Bước 3. Giữ bản sao giấy của tất cả các tài liệu trong ít nhất một năm
Điều này bao gồm các bút toán và sổ cái, cùng với tất cả các hóa đơn và các tài liệu giao dịch khác. Tất cả các tài liệu này là bắt buộc vì lý do kiểm toán và thuế.
Bước 4. Lưu giữ tài liệu điện tử trong ít nhất bảy năm
Quét qua lại các tài liệu giấy của bạn và lưu trữ chúng trong hai hộp điện tử: một để lưu trữ tại văn phòng và một ở nơi khác để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Luôn có khả năng là thuế doanh nghiệp sẽ được kiểm toán trong vài năm qua nên các tài liệu này cần được lưu giữ.
Lời khuyên
- Cân bằng nhật ký của bạn mỗi ngày. Giám sát tất cả các lỗi và sửa chúng ngay lập tức. Điều này quan trọng đến mức nó trở thành một trong những bài học đầu tiên đối với sinh viên kế toán.
- Đào tạo chéo cho nhân viên để nhiều nhân viên có thể biết được sự hiểu biết về hệ thống kế toán và cách nhập các giao dịch.
