Có những lúc bạn phải thực hiện một cuộc điện thoại quan trọng, có thể là để nhờ ai đó gặp mặt hoặc tiếp thị điều gì đó. Nếu bạn không quen nói chuyện điện thoại, bạn có thể khó bắt đầu một cuộc trò chuyện. Chìa khóa để có một cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công là đảm bảo cả hai bên đều cảm thấy thoải mái để dễ dàng thảo luận.
Bươc chân
Phần 1/3: Lập kế hoạch
Bước 1. Xác định mục tiêu của bạn là gì
Trước khi nhấc đầu thu, bạn cần biết nó dùng để làm gì. Ví dụ, nếu bạn gọi điện cho ai đó mà bạn thích, mục tiêu có thể là yêu cầu họ gặp bạn. Trong điện thoại kinh doanh, mục tiêu là bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nghĩ về những gì bạn mong đợi từ cuộc trò chuyện.
- Cố gắng giữ mục tiêu của bạn cụ thể. Điều đó sẽ khiến bạn chuẩn bị kỹ càng hơn.
- Trong một số trường hợp, mục đích của một cuộc nói chuyện qua điện thoại có thể chung chung hơn. Ví dụ: gọi điện cho một công ty để hỏi về dịch vụ của họ mà không biết bạn thực sự quan tâm đến điều gì. Thông tin bạn nhận được sau đó giúp xác định những gì bạn cần hoặc muốn.
Bước 2. Biết bạn sẽ nói chuyện với ai
Khi gọi cho một người cụ thể mà bạn không biết, hãy cố gắng tìm hiểu lý lịch của họ trước. Bằng cách đó, bạn biết đại khái những gì mong đợi từ cuộc trò chuyện. Ví dụ, nếu bạn muốn nói chuyện với Giám đốc điều hành của một công ty, anh ta có thể rất bận và không có nhiều thời gian. Nếu bạn đang gọi cho một người nhút nhát, bạn có thể phải nói nhiều hơn.
- Đối với điện thoại công việc, hãy truy cập trang web của công ty nơi người bạn muốn gọi làm việc. Bạn sẽ tìm thấy tiêu đề và có thể là một tiểu sử sẽ cung cấp cho bạn một chút ý tưởng.
- Đối với các cuộc gọi riêng tư, hãy hỏi thông tin của người đó từ một người bạn cũng biết họ.
Bước 3. Viết ra một số điểm hội thoại
Một khi bạn biết mình muốn gì và sẽ gọi cho ai, bạn nên ghi lại một số thông tin. Bạn có thể viết các gạch đầu dòng để đảm bảo rằng câu hỏi của bạn sẽ được hỏi. Với một danh sách, bạn không bao giờ quên điều gì đó quan trọng.
- Bạn cũng có thể cần lập dàn ý cho cuộc trò chuyện. Đề cương có thể cần được điều chỉnh cho phù hợp với phản ứng của người khác, nhưng về cơ bản nó là một hướng dẫn nếu bạn lo lắng.
- Nghĩ xem bạn sẽ nói trong bao lâu. Tốt nhất bạn nên cho rằng thời gian không dài. Vì vậy, hãy tập trung vào chủ đề quan trọng mà bạn muốn nói.
Phần 2/3: Bắt đầu cuộc trò chuyện
Bước 1. Chào và giới thiệu bản thân
Đầu tiên, bạn phải nói một lời chào, chẳng hạn như "xin chào" hoặc "chào". Ngày nay, nhiều người sử dụng máy thu tự động, nhưng bạn vẫn nên giới thiệu bản thân trừ khi người khác ở đầu dây bên kia chào bạn bằng tên. Nếu bạn đang gọi cho ai đó mà bạn biết rõ, chỉ cần nhắc đến tên là đủ. Trong các tình huống khác, hãy cung cấp thêm thông tin để người kia có thể nhận dạng bạn.
- Đối với lời chào, bạn cũng có thể sử dụng "Chào buổi sáng", "Chào buổi chiều" hoặc "Chào buổi tối".
- Trên điện thoại doanh nghiệp, hãy nêu tên công ty của bạn. Ví dụ: “Chào buổi sáng, tôi là Anisa Dewi từ Mahkota Advertising.”
- Đối với các cuộc gọi riêng cho người bạn thích, bạn có thể cần phải đề cập đến nơi bạn đã gặp anh ấy hoặc cô ấy. Ví dụ: “Xin chào, đây là Mahesa. Chúng tôi đã gặp nhau ở phòng tập thể dục vào tuần trước."
- Nếu bạn đang gọi cho một người bạn của một người bạn, hãy nêu tên của người bạn đó. Ví dụ, “Xin chào, đây là Lisa. Tôi là bạn của Erik. Tôi nghĩ anh ấy đã nói tôi sẽ gọi."
- Nếu bạn gọi điện để hỏi về một cơ hội việc làm, hãy nêu rõ bạn lấy thông tin từ đâu. Ví dụ, “Xin chào, tên tôi là Nurani Rahman. Tôi muốn hỏi về công việc đã được quảng cáo trên tờ báo ngày hôm qua.”
- Nếu bạn chỉ muốn hỏi một doanh nghiệp để biết thông tin chung, thì không cần phải nêu tên. Bạn chỉ cần nói: "Xin chào, tôi quan tâm đến dịch vụ lưu trữ mà bạn cung cấp".
Bước 2. Hỏi xem bây giờ có phải là thời điểm thích hợp để nói chuyện không
Nếu bạn muốn cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công, hãy đảm bảo rằng người kia cũng tập trung như bạn. Đó là lý do tại sao bạn cần hỏi xem anh ấy có thời gian không trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Nếu câu trả lời là có, hãy bắt đầu nói chuyện. Nếu câu trả lời là bận hoặc sắp rời đi, hãy tìm thời gian khác.
- Nếu anh ấy chưa sẵn sàng nói chuyện khi được gọi, hãy hẹn thời gian khác trước khi cúp máy. Bạn có thể nói, “Tôi có thể gọi lại vào chiều nay được không? 3 giờ, có thể không?"
- Nếu anh ấy muốn gọi lại, hãy cung cấp ngày và giờ khi bạn có thể. Hãy nói, “Tôi có thể nói chuyện vào sáng mai. Có lẽ khoảng 10?”
Bước 3. Bắt đầu với những món đồ dễ chịu
Nếu bạn đang gọi để hỏi hoặc bán một thứ gì đó, đừng đi vào vấn đề ngay lập tức. Người kia có thể sớm mất hứng thú. Thay vào đó, hãy thử bắt đầu bằng phần giới thiệu chẳng hạn như nói chuyện nhỏ về thời tiết.
- Tuy nhiên, đừng gò bó từ quá lâu. Người kia có thể mất kiên nhẫn.
- Nếu bạn biết người đang nói chuyện, hãy nói điều gì đó cá nhân hơn về một chủ đề mà họ quan tâm. Ví dụ, nếu anh ấy là một người hâm mộ bóng đá, hãy nói, "Có một trận đấu với Persebaya đêm qua, phải không?"
- Nếu bạn không quen anh ấy một cách thân mật, hãy chọn những trò vui chung. Ví dụ, “Gần đây trời rất nóng. Có cảm giác như năm ngoái mùa khô không nắng nóng như thế này”.
Bước 4. Thảo luận về các điểm hội thoại
Một khi bạn và người ấy cảm thấy thoải mái và thư giãn hơn, hãy đi vào trọng tâm của cuộc trò chuyện. Hãy nói ngắn gọn và súc tích vì bạn sẽ nghe có vẻ không an toàn nếu bạn nói lan man.
- Trong khi tạo ấn tượng về sự tự tin, hãy đảm bảo rằng bạn lịch sự khi yêu cầu đối phương điều gì đó.
- Nếu bạn nói quá lâu mà không dừng lại, người kia có thể ngừng chú ý. Vì vậy, hãy nghỉ ngơi và yêu cầu phản hồi nếu có điều gì đó bạn cần nói.
- Không ăn hoặc nhai kẹo cao su trong khi nói chuyện. Âm thanh mà nó tạo ra sẽ tạo ấn tượng rằng bạn không nghiêm túc.
Phần 3/3: Thực hiện Cài đặt
Bước 1. Tìm một nơi yên tĩnh
Tất nhiên bạn muốn cuộc điện thoại kết thúc tốt đẹp. Vì vậy, hãy tạo một môi trường có lợi cho việc nói chuyện, ở một nơi yên tĩnh. Giảm thiểu tiếng ồn xung quanh để bạn không phải yêu cầu đối phương lặp lại những gì họ đang nói hoặc hét lên để họ nghe thấy bạn.
- Nơi tốt nhất để gọi là một căn phòng trống có cửa đóng. Bạn được đảm bảo có thể nói chuyện một cách bình tĩnh.
- Nếu bạn phải gọi trong văn phòng ngoài trời và có thể nghe thấy giọng nói của đồng nghiệp, hãy thử gọi khi văn phòng yên tĩnh một chút. Ví dụ, trong giờ nghỉ trưa hoặc vào cuối ngày khi mọi người đã về nhà.
- Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh các cuộc điện thoại quan trọng ở những nơi công cộng, chẳng hạn như nhà hàng hoặc cửa hàng. Những nơi công cộng thường đầy rẫy những thứ gây xao nhãng và quá đông đúc. Nếu bạn phải gọi điện khi đang ở bên ngoài, hãy tìm một nơi yên tĩnh, chẳng hạn như một con hẻm bên ngoài phòng tắm nhà hàng hoặc hành lang trống tại một cửa hàng.
Bước 2. Kiểm tra tín hiệu
Ngày nay, nhiều người sử dụng điện thoại di động làm điện thoại chính của họ. Nếu đúng như vậy, hãy đảm bảo tín hiệu điện thoại di động của bạn mạnh để bạn có thể chắc chắn rằng chất lượng âm thanh sẽ tốt. Tìm kiếm một nơi cung cấp tín hiệu mạnh mẽ. Nếu không có tín hiệu, bạn có thể phải sử dụng điện thoại cố định.
- Chất lượng âm thanh của điện thoại cố định thường tốt hơn so với điện thoại di động. Vì vậy, nếu thực sự cần thiết, hãy sử dụng điện thoại cố định bất cứ khi nào có thể, đặc biệt nếu bạn sắp gọi cho cha mẹ khiếm thính.
- Nếu sử dụng điện thoại di động, hãy giữ nó để micrô tích hợp thu giọng nói của bạn mà không gặp khó khăn. Các cuộc gọi quan trọng không được sử dụng loa ngoài.
Bước 3. Đảm bảo rằng bạn cảm thấy thoải mái
Trước khi bắt đầu gọi điện, hãy đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện. Ví dụ, chuẩn bị tinh thần để bạn không phải đi vệ sinh và cung cấp đồ uống để bạn không phải đứng dậy nếu khát. Bạn nên chuẩn bị sẵn khăn giấy trong trường hợp bạn cần phải hắt hơi điện thoại.
Quyết định xem bạn thấy thoải mái hơn khi nói chuyện khi ngồi hay đứng. Nếu bạn đang lo lắng, có thể bạn có thể bình tĩnh lại bằng cách đi bộ một chút
Lời khuyên
- Nếu bạn lo lắng, có lẽ bạn cần luyện tập một chút. Nhờ một người bạn hoặc thành viên gia đình đóng vai trò là người bạn đang gọi.
- Nếu bạn đang gọi cho mọi người một cách riêng tư hoặc với tư cách xã hội, bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách gửi một tin nhắn có nội dung "Bạn có thể dành một phút để nói chuyện điện thoại không?" Anh ấy có thể dễ tiếp thu hơn nếu anh ấy biết bạn sẽ gọi.
- Cố gắng tạo ra một thái độ tích cực. Ngay cả khi người bạn đang nói chuyện không thể nhìn thấy, mỉm cười khi nói chuyện sẽ khiến giọng nói của bạn trở nên nhiệt tình và tích cực.
- Phát âm các từ một cách chính xác. Cố gắng làm cho đối phương hiểu những gì bạn đang nói mà không gặp khó khăn.
- Chú ý đến tốc độ nói của bạn. Những từ quá nhanh đôi khi rất khó nắm bắt.
