Bạn đã bao giờ bị mắc kẹt trong một cuộc trò chuyện điện thoại tưởng chừng như vô tận? Vì vậy, nên làm gì để kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch sự? Nếu bạn đang nghĩ đến câu hỏi đó, hãy thử đọc bài viết này để kết thúc một cuộc trò chuyện qua điện thoại một cách lịch sự nhằm duy trì mối quan hệ tích cực với những người thân thiết nhất!
Bươc chân
Phần 1/3: Giảm cường độ hội thoại
Bước 1. Tập trung vào cuộc trò chuyện trong tầm tay
Về cuối cuộc trò chuyện, hãy đảm bảo rằng bạn không "mời" người kia nói với bạn điều gì khác. Ví dụ, ngay cả khi bạn thực sự quan tâm đến chủ đề mà anh ấy đang đưa ra, đừng hỏi những câu hỏi sẽ mời anh ấy tiếp tục.
- Ví dụ, nếu mẹ bạn đang kể một câu chuyện phiếm thực sự hấp dẫn, đừng hỏi những câu hỏi mở như "Con nghe thấy câu đó từ đâu?" Thay vào đó, hãy phản hồi câu chuyện bằng một câu nói như “Bạn không thể dễ dàng tin lời người khác đâu, ah”. Tuyên bố hữu ích để kết thúc cuộc trò chuyện và giúp bạn chuyển sang các chủ đề khác quan trọng hơn để nói.
- Nếu người đó là đối tác kinh doanh của bạn và tình huống đòi hỏi bạn phải đưa cuộc trò chuyện trở lại đúng hướng, hãy thử đáp lại lời nói của họ bằng những câu nói thể hiện rằng những điều họ vừa nói cũng rất quan trọng đối với bạn. Sau đó, ngay lập tức nêu ra một chủ đề mới. Ví dụ, bạn có thể nói, “Cảm ơn vì đã đề cập đến vấn đề tiền lương, được không? Sau đây tôi sẽ trực tiếp truyền đạt cho người quản lý của công ty. Ồ đúng rồi, tôi muốn thảo luận về tiến độ báo cáo hàng quý của bạn."
Bước 2. Chờ khoảng tạm dừng trong cuộc trò chuyện xuất hiện
Trên thực tế, toàn bộ cuộc trò chuyện nhất định phải tạm dừng. Khi người kia ngừng nói, hãy sử dụng cách tạm dừng để truyền đạt rằng bạn cần kết thúc cuộc trò chuyện ngay lập tức.
Đảm bảo rằng bạn không phải là người cung cấp thời gian nghỉ. Nếu tình hình đảo ngược, e rằng người đó sẽ bắt đầu kể cho bạn một câu chuyện mới. Tuy nhiên, nếu đúng như vậy, bạn chỉ cần cho họ biết rằng bạn rất vui khi trò chuyện với họ và bạn sẽ liên lạc lại với họ nhưng cần phải kết thúc cuộc trò chuyện ngay bây giờ. Đừng kéo dài lời tạm biệt của bạn
Bước 3. Ngắt lời
Mặc dù hành vi này thường bị coi là thiếu tôn trọng, nhưng thực tế là bạn cũng có thể cắt ngang lời nói của ai đó một cách lịch sự!
- Chỉ sử dụng phương pháp này nếu tình huống khẩn cấp và không còn cách nào khác để thử. Sau đó, đừng quên chia sẻ lời xin lỗi! Ví dụ, bạn có thể cắt ngang lời nói của anh ấy khi có một tình huống khẩn cấp cần phải giải quyết vào lúc đó. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này nếu đã truyền đạt trước một thời hạn cụ thể.
- Ví dụ, bạn có thể đang giao tiếp với một nhân viên kinh doanh thì bất ngờ ai đó bước vào phòng và nhắc bạn tham gia một cuộc họp. Trình bày tình hình với người kia và giải thích rằng bạn sẽ liên lạc lại với họ để giải quyết mọi cuộc thảo luận chưa hoàn thành.
- Nếu gặp phải tình huống khẩn cấp, bạn chỉ cần nói: "Xin lỗi vì đã làm gián đoạn bạn, nhưng con chó của tôi vừa mới nhảy lên và tôi cần đưa nó đi kiểm tra."
- Nếu bạn đã đề cập trước một giới hạn thời gian cụ thể, hãy nhắc người kia bằng cách nói: "Xin lỗi vì đã tham gia, nhưng giờ nghỉ của tôi đã kết thúc và tôi phải quay lại làm việc."
Bước 4. Xác định thời hạn mà bạn có
Nếu thời hạn đã được nêu ra ngay từ đầu, nỗ lực của bạn để kết thúc cuộc trò chuyện sẽ không làm cho tình huống trở nên khó xử hoặc khó chịu. Đầu tiên, hãy nói rằng bạn chỉ có 5 hoặc 10 phút để trò chuyện. Nếu anh ấy phải đặt một câu hỏi hoặc nói điều gì đó quan trọng, biết những ranh giới đó có thể giúp anh ấy tập trung vào những chủ đề thực sự quan trọng.
- Ngoài ra, giới hạn thời gian cũng có thể đưa bạn đến chủ đề hoặc câu hỏi cuối cùng. Sau khi người đó phản hồi, hãy nói lời cảm ơn và kết thúc cuộc trò chuyện ngay lập tức.
- Nếu người đó là đối tác kinh doanh của bạn, việc đặt ra giới hạn thời gian có thể giúp cả hai bên ưu tiên những chủ đề quan trọng nhất. Ví dụ, bạn có thể nói, “Tôi chỉ có 5 phút trước cuộc họp tiếp theo, nhưng tôi cần hỏi bạn tiến độ báo cáo hàng quý của bạn như thế nào.” Sau khi nghe câu trả lời của anh ấy, hãy cảm ơn anh ấy và cho anh ấy biết rằng anh ấy cần phải gửi báo cáo trong thời gian sắp tới.
Phần 2/3: Kết thúc cuộc trò chuyện
Bước 1. Bày tỏ lời xin lỗi của bạn
Nếu bạn phải kết thúc cuộc trò chuyện đột ngột, hãy chắc chắn rằng bạn nói lời xin lỗi. Giải thích rằng bạn cũng không muốn kết thúc cuộc trò chuyện, nhưng bạn phải làm vậy vì có một tình huống quan trọng cần được giải quyết.
Bước 2. Thể hiện rằng bạn rất thích cuộc trò chuyện
Hãy nói rõ rằng bạn đánh giá cao chiếc điện thoại của anh ấy và rất vui khi được trò chuyện với anh ấy. Bằng cách này, anh ấy sẽ nhận ra rằng sự tồn tại của anh ấy thực sự quan trọng đối với bạn.
Bước 3. Lên kế hoạch cho cuộc trò chuyện tiếp theo của bạn
Nếu người đó là bạn thân hoặc người thân, việc lên lịch cho cuộc trò chuyện tiếp theo có thể giúp bạn kết thúc cuộc trò chuyện nhanh chóng hơn. Tại sao vậy? Bằng cách đó, người đó biết rằng chủ đề anh ta muốn nói có thể được chia sẻ trong tương lai gần. Nói cách khác, anh ấy không cảm thấy cần phải truyền tải mọi thứ trong một lần.
- Đừng yêu cầu một thời gian thích hợp để gọi lại cho anh ấy để cuộc trò chuyện không kéo dài. Thay vào đó, hãy cho họ biết rằng bạn sẽ liên hệ với họ qua email hoặc tin nhắn văn bản để hỏi về thời gian rảnh của họ.
- Nếu bạn không tìm thấy thời gian cụ thể, hãy thử đề xuất một trạng từ thời gian không rõ ràng. Ví dụ, bạn có thể nói, "Tôi sẽ gọi lại cho bạn trong tuần này hoặc cuối tuần này, được chứ?"
- Nếu bạn nói chuyện với người đó đủ thường xuyên, hãy thử nói, "Chúng ta sẽ nói chuyện sau, được không?" Làm như vậy cho thấy rằng mối quan hệ giữa hai bạn sẽ không bị phá vỡ mà không cần phải giới hạn bản thân trong một khoảng thời gian cụ thể.
Bước 4. Đề xuất các cách khác để giao tiếp với anh ấy
Nếu bạn không thích trò chuyện qua điện thoại, hãy thử đề xuất một kênh liên lạc khác, chẳng hạn như Skype, tin nhắn văn bản hoặc email.
- Nếu người đó là đối tác kinh doanh, hãy cho họ biết rằng bạn có thể cung cấp phản hồi nhanh hơn qua email thay vì điện thoại. Hãy thử bắt đầu dòng liên lạc đó bằng cách là người đầu tiên gửi email. Trong email, hãy tiếp tục những gì bạn đang thảo luận trên điện thoại và khuyến khích anh ấy trả lời qua email.
- Đôi khi các cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể kéo dài hơn vì người kia cảm thấy cần phải chia sẻ tất cả thông tin mà bạn chưa biết kể từ cuộc trò chuyện cuối cùng của bạn. Do đó, hãy cố gắng duy trì giao tiếp thông qua mạng xã hội (chẳng hạn như Facebook), tin nhắn văn bản hoặc email để anh ấy không cảm thấy gánh nặng bởi toàn bộ câu chuyện qua điện thoại.
- Nói với người đó rằng bạn sẽ gửi những điều đã thảo luận trên điện thoại qua email hoặc tin nhắn văn bản. Mặc dù cuộc trò chuyện không kết thúc ngay lập tức, nhưng ít nhất bạn có thể điều khiển nó theo nhịp độ mong muốn. Rốt cuộc, gửi tin nhắn văn bản hoặc e-mail là một phương thức giao tiếp tiên tiến ngày càng trở nên phổ biến, bạn biết đấy!
Phần 3/3: Lập kế hoạch phù hợp
Bước 1. Gọi cho anh ấy khi đang hoạt động
Nếu bạn biết rằng người bạn đang nói chuyện rất hay trò chuyện, hãy thử gọi họ giữa các cuộc họp đã lên lịch, các hoạt động quan trọng hoặc các hoạt động khác. Sau đó nói rằng bạn chỉ có 10 phút để trò chuyện nhưng thực sự cần nói về điều gì đó. Giới thiệu giới hạn thời gian sớm trong cuộc trò chuyện có thể giúp anh ấy hiểu tình huống của bạn.
Thông thường, những người nói nhiều sẽ cố gắng nói với bạn “một điều khác” khi bạn cố gắng kết thúc cuộc trò chuyện. Nếu bạn đã nói rõ ngay từ đầu rằng bạn chỉ có 10 phút, điều đó sẽ giúp anh ấy ưu tiên những chủ đề quan trọng trước
Bước 2. Cân nhắc sự bận rộn
Cố gắng tìm kiếm thông tin về thói quen hàng ngày của người đó. Nếu bạn biết anh ấy đang ăn vào một giờ nhất định và có giới hạn thời gian trò chuyện, hãy thử gọi điện cho anh ấy vào thời điểm đó. Ví dụ, bạn có thể gọi cho anh ấy vào giờ ăn trưa hoặc ngay trước khi anh ấy ăn tối. Như vậy, gánh nặng của việc nhanh chóng kết thúc cuộc trò chuyện không còn đè lên vai bạn mà là trên vai anh ấy.
Cho thấy bạn quan tâm đến cuộc sống bận rộn của anh ấy. Khi bạn gọi cho cô ấy, hãy thử nói, "Tôi biết bạn đang ăn trưa, nhưng tôi cần nói về một vài điều khi bạn có thời gian."
Bước 3. Gọi lại cho anh ta
Nếu anh ấy gọi khi bạn không có thời gian trò chuyện hàng giờ, đừng bắt máy! Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ liên lạc lại với anh ấy ngay trong ngày để anh ấy không cảm thấy xa lánh hay xa lánh.
- Thành thật giải thích lý do tại sao bạn không thể nhấc máy. Ví dụ: bạn có thể đang thực hiện một dự án quan trọng, rèn luyện sức khỏe tại phòng tập thể dục hoặc hoàn thành một bài tập học tập. Cũng xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc gọi.
- Khi bạn có đủ thời gian rảnh để trò chuyện, hãy gọi lại để người ấy không hiểu lầm. Để thể hiện rằng bạn đánh giá cao và quan tâm đến những gì anh ấy đang cố gắng nói với anh ấy qua điện thoại, hãy gọi lại cho anh ấy và dành toàn bộ sự quan tâm cho anh ấy lần này.
- Nếu bạn nhận ra rằng bạn sẽ không có nhiều thời gian rảnh trong ngày, đừng bỏ qua điện thoại. Trước tiên, hãy hỏi anh ấy tại sao anh ấy lại gọi cho bạn. Rất có thể, anh ấy có thông tin rất quan trọng cần chuyển cho bạn. Sau đó, nếu anh ấy nói rằng anh ấy chỉ muốn trò chuyện, chỉ cần cho anh ấy biết rằng bạn đang bận việc gì đó và sẽ bận suốt cả ngày. Sau đó, hãy hỏi xem bạn có thể gọi lại cho anh ấy khi cơn sốt đã giảm bớt không.
Bước 4. Viết ra những điều bạn muốn đề cập
Nếu bạn phải gọi cho một người nói nhiều vì một lý do cụ thể, hãy thử viết ra những lý do đó trước để cuộc trò chuyện không đi chệch hướng.
Áp dụng phương pháp này sẽ nhắc nhở bạn về những chủ đề thực sự quan trọng bất cứ khi nào cuộc trò chuyện bắt đầu đi chệch hướng. Nếu có thể, hãy cố gắng liên hệ lời nói của người khác với chủ đề bạn đã viết để lấy lại dòng chảy: "Ồ, tôi nhớ đã nói với bạn những gì đã xảy ra ngày hôm qua!"
Lời khuyên
- Trung thực luôn là hành động tốt nhất. Nếu bạn cứ đưa ra những lời bào chữa giống nhau, người kia sẽ cảm thấy không được đánh giá cao hoặc thậm chí có lỗi vì nghĩ rằng họ đã làm điều gì đó xúc phạm bạn.
- Lịch sự và quyết đoán. Nếu anh ấy phớt lờ việc bạn từ chối tiếp tục nói chuyện, hãy thoải mái nhắc lại mong muốn kết thúc cuộc trò chuyện của bạn.
Cảnh báo
- Nhạy cảm hơn với nhu cầu của người khác. Rất có thể, việc dành thêm thời gian trên điện thoại để trò chuyện với một người đang cần người lắng nghe quan trọng hơn nhiều so với bất cứ điều gì bạn muốn làm vào thời điểm đó.
- Đừng viện những lý do vô nghĩa (chẳng hạn như "Ồ, tôi phải ăn cái bánh này bây giờ" hoặc "Tôi xin lỗi, tôi phải gội đầu."). Những lời bào chữa như vậy sẽ chỉ khiến đối phương cảm thấy khó chịu mà thôi!
