Mọi người có thể có những lý do khác nhau để tạo bản tin hoặc các loại tài liệu in khác. Tạo bản tin, tài liệu quảng cáo và sách mỏng là điều thường được thực hiện khi một người bắt đầu kinh doanh nhỏ. Bản tin rất hữu ích để hỗ trợ các chiến dịch trong trường học hoặc nơi thờ tự. Dù lý do là gì, bạn nên lập kế hoạch, thiết kế và tạo bản tin trước khi chia sẻ thông tin với độc giả tiềm năng.
Bươc chân
Phần 1/4: Nội dung bản tin lập kế hoạch
Bước 1. Hiểu chủ đề của bạn
Khi bạn tạo một bản tin, bạn phải hiểu chủ đề bạn sẽ viết. Khi thực hiện nghiên cứu về chủ đề của bạn, hãy xem xét những điểm quan trọng nhất mà người đọc phải hiểu để hiểu thông điệp của bạn. Tìm hiểu những thông tin có sẵn cho bạn. Ví dụ: nếu chủ đề của bạn là vui chơi trong hồ bơi, hãy phân bổ không gian trong bản tin của bạn để viết về an toàn khi bơi, các trò chơi để chơi trong hồ bơi và thông tin về các phương tiện trượt nước.
Lập kế hoạch cho bản tin bằng cách viết một bản nháp thô trên một tờ giấy gấp. Viết một bản nháp thô ra giấy như một thí nghiệm để kích thích khả năng sáng tạo của não bộ. Bản nháp sơ bộ có thể giúp bạn lập kế hoạch bố cục và tổ chức bản tin của mình
Bước 2. Chọn tiêu đề
Bản tin của bạn nên có tiêu đề. Tiêu đề phải ngắn gọn và đầy đủ thông tin, nhưng thu hút sự chú ý của người đọc và khiến họ muốn tiếp tục đọc. Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi nghĩ ra tiêu đề, hãy hoàn thành nội dung của bản tin trước khi tạo tiêu đề. Ví dụ: bản tin về hồ bơi có thể có tiêu đề “Vui chơi tại hồ bơi” hoặc “Đi chơi hồ bơi”.
Bước 3. Đưa ra một cái nhìn tổng quan
Phần tổng quan là phần giới thiệu ngắn gọn và rõ ràng về mục đích của bản tin. Giữ cho phần mở đầu của bạn ngắn gọn và sáng tạo. Nếu cần, hãy viết dưới dạng danh sách để tránh viết quá dài.
Bước 4. Viết dễ đọc
Khi tạo một bản tin, các câu của bạn sẽ được viết với kích thước nhỏ và gọn. Tránh các vấn đề bằng cách chọn văn bản ít nhất 12 điểm và kiểu chữ rõ ràng, chẳng hạn như Arial. Tránh những kiểu chữ kỳ lạ và không rõ ràng. Sử dụng các đoạn văn ngắn và đơn giản và để lại đủ không gian
- Tiêu đề và phụ đề phải nổi bật theo phong cách nhất quán. Ví dụ: nếu bạn chọn viết tiêu đề và phụ đề bằng chữ in đậm, hãy sử dụng chữ in đậm cho tất cả các tiêu đề và phụ đề trong bản tin. Bạn cũng có thể gạch dưới tiêu đề và phụ đề.
- Tránh sử dụng quá nhiều màu. Chọn màu tương phản so với màu giấy trắng, nhưng tránh sử dụng nhiều màu cùng một lúc. Sự thay đổi màu sắc quá mức sẽ làm cho màn hình hiển thị quá đông và khó đọc.
Bước 5. Tạo một bản tin đơn giản
Bản tin nên được tổ chức và đơn giản. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và tránh tiếng lóng hoặc những câu quá phức tạp. Để tạo ra những câu đơn giản, hãy cố gắng đọc to các câu đó. Nếu bạn cảm thấy khó đọc, rất có thể câu của bạn quá phức tạp hoặc khó hiểu. Tránh biệt ngữ và viết tắt.
Bước 6. Nhóm các thông tin liên quan lại với nhau
Khi tạo một bản tin, hãy làm cho các thông tin liên quan trôi chảy và hợp lý. Nếu có thể, hãy tránh lặp lại thông tin. Ví dụ: khi viết về việc dành cả ngày ở hồ bơi, hãy đưa thông tin về sự an toàn vào cùng một nhóm. Trong một phần khác, hãy nói về những trò chơi như Marco Polo. Khi viết về trò chơi, tránh lặp lại thông tin về tầm quan trọng của áo khoác an toàn và an ninh hồ bơi.
Bước 7. Kiểm tra và chỉnh sửa
Khi bạn đã nhập tất cả thông tin bạn muốn truyền đạt, hãy đọc lại nó và kiểm tra các lỗi cấu trúc câu, chính tả và định dạng. Quá trình này được thực hiện tốt nhất trong vài giờ sau khi bạn hoàn thành bản tin. Nếu bạn đọc nó quá sớm, bạn có thể không phát hiện ra lỗi một cách hiệu quả. Nếu bạn có nhiều thời gian hơn, hãy nhờ bạn bè hoặc người thân đọc và kiểm tra bản tin.
Phần 2/4: Thiết kế bằng phần mềm xử lý văn bản
Bước 1. Tạo một tài liệu mới
Mở Microsoft Word trên máy tính của bạn. Nhấp vào “Tệp” sau đó nhấp vào “Tài liệu trống mới”. Đừng quên lưu ngay hồ sơ để tránh mất công nhé.
Mặc dù quy trình này hơi khác một chút, nhưng nó cũng có thể được sử dụng trong các chương trình xử lý dữ liệu khác, chẳng hạn như OpenOffice, LibreOffice, AbiWord hoặc Microsoft Wordpad
Bước 2. Điều chỉnh lề và hướng giấy
Để làm cho lề và hướng giấy chính xác, hãy chuyển đến menu "Tệp". Chọn “Thiết lập trang” rồi chọn “Lề”. Lề phải được đặt thành 0,5 inch hoặc 1,27 cm. Nếu bạn định tạo bản tin ở định dạng truyền thống, bạn cũng sẽ phải thay đổi hướng giấy bằng cách chọn "Định hướng" trong "Thiết lập trang" và nhấp vào "Ngang".
Bước 3. Nhập các trường
Bản tin nên có các cột trên mỗi trang. Để chèn một cột, hãy nhấp vào “Định dạng”. Chọn "Cột". Trong menu "Cài đặt sẵn", thay đổi số thành ba. Trong menu "Width and Spacing", bạn phải thay đổi khoảng cách giữa các cột bằng hai lần lề (1 inch hoặc 2,54 cm).
Khoảng trắng là khoảng cách giữa các cột. Nếu bạn muốn các cột của mình nhỏ hơn, hãy tăng chiều rộng khoảng cách
Bước 4. Tưởng tượng cột bạn sẽ tạo
Để xem đường phân cách giữa các cột, hãy nhấp vào “Dòng giữa” trong hộp “Cài đặt sẵn” trong menu “Cột”. Quá trình này sẽ tạo ra một đường mỏng phân chia cột. Những dòng này giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức các bản tin.
Nếu bạn muốn loại bỏ những dòng này sau khi hoàn thành việc tạo bản tin trước khi đi vào quá trình in, hãy bỏ chọn hộp “Dòng giữa”
Bước 5. Tải xuống mẫu mẫu
Nếu bạn không thích bản tin mà bạn đã tạo, bạn có thể tải xuống một mẫu mẫu từ Microsoft. Nhấp vào “Tệp”, sau đó nhấp vào “Mới”. Chọn “Brochures and Booklet”, sau đó chọn “Brochures”. Microsoft cung cấp một bộ sưu tập tài liệu quảng cáo bao gồm các loại tài liệu quảng cáo gấp ba lần.
Phần 3/4: Chèn hình nền
Bước 1. Định vị tệp hoặc “tệp” trên máy tính của bạn
Sau khi chọn một hình ảnh, bạn nên biết cách truy cập nó. Ví dụ: vị trí hình ảnh có thể nằm trong “Máy tính của tôi”, “Tài liệu của tôi”, “Tải xuống”, theo sau là tên tệp, chẳng hạn như “Hình ảnh cho newsletter.jpg”.
Bước 2. Tìm hình ảnh hoặc màu nền
Để tìm hình ảnh hoặc màu nền ưa thích của bạn, hãy chọn “Bố cục Trang”. Chuyển đến nhóm tùy chọn "Nền trang" sau đó chọn "Màu trang". Trong menu này, bạn sẽ thấy tùy chọn "Fill Effects".
Bước 3. Chèn hình ảnh
Khi bạn tìm thấy “Hiệu ứng tô màu”, hãy nhấp vào “Chọn hình ảnh”. Bây giờ xác định vị trí tệp hình ảnh của bạn. Sau khi bạn tìm thấy nó, hãy nhấp vào “Chèn” và “Được”. Quá trình này bao gồm hình ảnh bạn đã chọn làm hình nền cho bản tin của mình.
Phần 4/4: Thêm Hộp văn bản hoặc “Hộp văn bản”
Bước 1. Chọn một cột
Trước khi thêm Hộp văn bản, hãy bấm vào cột mà bạn muốn đặt hộp văn bản. Bạn phải chọn từng cột một, trước và sau, nơi bạn sẽ tạo hộp văn bản.
Bước 2. Nhấp vào "Chèn"
Để chèn hộp văn bản, hãy nhấp vào "Chèn", sau đó chọn Nhóm văn bản hoặc "Nhóm văn bản".
Bước 3. Nhập hộp văn bản
Sau khi bạn chọn “Nhóm văn bản”, hãy chọn hộp văn bản đơn giản “Hộp văn bản đơn giản”. Hộp văn bản bây giờ sẽ xuất hiện trong cột. Bạn có thể di chuyển và thay đổi hộp văn bản nếu cần. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của hộp.
Hộp văn bản này có thể được sử dụng trong phần đầu của trang và phần nội dung. Để giữ cho văn bản không bị thay đổi vị trí, hãy sử dụng các hộp văn bản khác nhau cho tiêu đề và nội dung trang
Lời khuyên
- Sử dụng danh sách hoặc các chữ cái in đậm để làm nổi bật thông tin quan trọng.
- Sử dụng màu sáng để thu hút sự chú ý của người đọc và cố gắng làm cho chúng nổi bật.
