Thư giới thiệu được sử dụng phổ biến nhất trong giao tiếp kinh doanh, để thiết lập liên hệ, yêu cầu thông tin hoặc tạo tổng quan về sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Nói chung, bạn đang viết một lá thư giới thiệu cho một người mà bạn không biết cá nhân, điều này gây ra một chút khó khăn về cảm nhận hoặc phong cách. Tuy nhiên, bạn có thể tìm hiểu một số mẹo nhanh để giúp làm cho bức thư ngắn gọn, dễ đọc và hiệu quả như phần giới thiệu mong muốn của bạn.
Bươc chân
Phần 1/3: Viết Lời mở đầu
Bước 1. Gửi thư của bạn cho một người cụ thể, bất cứ khi nào có thể
Một lá thư giới thiệu nên được gửi đến người đọc nó tốt nhất có thể. Nếu bạn đang gửi đến một tài khoản chung hoặc công ty tuyển dụng và không chắc chắn, thì bạn có thể gửi thư tới "Tất cả những người có liên quan" hoặc người quản lý tuyển dụng hoặc người có chức danh cụ thể.
Bắt đầu lá thư của bạn bằng cách nêu rõ chức vụ, chức danh hoặc vai trò của bạn và lý do viết thư. Thông thường, bạn không cần phải ghi tên mình vào thư vì tên của bạn sẽ có trên chữ ký
Bước 2. Nêu rõ mục tiêu của bạn
Bạn cần truyền đạt lý do viết thư càng sớm càng tốt. Bạn muốn gì? Tại sao bạn lại viết lá thư? Nếu những câu hỏi kiểu này xuất hiện trong đầu sếp hoặc công ty, rất có thể lá thư của bạn đã bị bỏ vào thùng rác thay vì nhận được cuộc gọi phỏng vấn.
Dừng cuộc săn lùng: “Tôi viết thư để hỏi về vị trí tuyển dụng giám sát tài chính mới” hoặc “Tôi viết thư để mô tả một tính năng sản phẩm mới mà công ty tôi đã phát hành gần đây” là những câu mục đích thực sự hiệu quả là một trong những câu đầu tiên trong câu thư
Bước 3. Tạo cảm giác hoặc phong cách thích hợp cho bức thư
Khi viết một lá thư giới thiệu, tốt nhất là bạn nên có một văn phong nhất quán và có thẩm quyền, nghe có vẻ kỳ quặc hoặc quá cứng nhắc hoặc kỹ thuật. Đối với một lá thư giới thiệu, lá thư của bạn phải chuyên nghiệp, nhưng không lạnh lùng hoặc cứng nhắc. Nó là cần thiết để bao gồm một yếu tố ấm áp của con người trong bức thư trong khi vẫn giữ cho nội dung tổng thể chuyên nghiệp.
- Một sai lầm phổ biến mà những người viết thiếu kinh nghiệm mắc phải là cố gắng hết sức tránh những chữ viết tắt dẫn đến ấn tượng rằng bức thư là một bản dịch, không phải là một bức thư viết. Sử dụng các từ viết tắt / co từ, để nó nghe trôi chảy như cuộc trò chuyện, nhưng vẫn chuyên nghiệp. Hãy để bức thư đại diện cho bạn.
- Đừng cố tỏ ra thông minh bằng cách thay thế những từ thường được sử dụng bằng những từ trong từ điển / từ điển. Đây không phải là một luận văn thạc sĩ, mà là một thư giới thiệu. Sử dụng từ chính xác và ngắn gọn.
Bước 4. Tạo kết nối cá nhân
Giải thích cách bạn tìm hiểu về công việc, vị trí tuyển dụng hoặc công ty bạn đang tìm kiếm và tạo kết nối. Khi đọc thư giới thiệu, nhà tuyển dụng hoặc điều phối viên tuyển dụng nên hình dung rõ ràng về bạn là ai, tại sao bạn muốn công việc và liệu bạn có phù hợp với công việc đó hay không. Nếu mối liên hệ này đủ mạnh, bạn sẽ được gọi phỏng vấn và điều đó mang lại cho bạn cơ hội tìm được việc làm.
Nếu bạn có mối quan hệ với bất kỳ ai làm việc cho công ty hoặc thậm chí bạn đã được giới thiệu để ứng tuyển, hoặc thậm chí nếu bạn biết ai đó đã được cơ quan của bạn hỗ trợ trong công việc của họ, bạn nên tự giới thiệu bản thân trong thư. Điều này có thể khuấy động trí nhớ của ai đó ("Ồ, đây là người mà Joko đã nói đến!"), Hoặc khiến họ nhớ lại ngay từ đầu
Phần 2/3: Viết nội dung của một bức thư
Bước 1. Kết nối trình độ của bạn với vị trí ứng tuyển
Nếu bạn đang cố gắng mô tả trình độ, năng lực hoặc khả năng xử lý công việc hoặc dự án của mình, bạn nên tạo một liên kết rõ ràng trong một vài câu và giải thích kinh nghiệm của bạn có liên quan như thế nào đến khả năng của bạn để làm điều này, cho dù đó là một điều mới vị trí, sự thuyên chuyển hoặc một công việc mới. hoàn toàn mới.
- Mô tả kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực hoặc ngành như được chỉ ra trong tài liệu tham khảo trong thư. Nếu bạn đã định hướng thư giới thiệu của mình như đã đề cập trước đó, nó sẽ tập trung vào một số loại lĩnh vực chuyên môn hoặc ngành. Bạn nên bao gồm các kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể để làm cho bức thư hiệu quả hơn.
- Muốn có một công việc không giống như có đủ điều kiện cho công việc. Nếu trong phần giới thiệu của bạn, bạn giải thích rằng bạn muốn nhận cuộc gọi phỏng vấn xin việc vì bạn cảm thấy mình thực sự phù hợp, bạn không cần phải lặp lại điều đó năm mươi lần. Viết rằng bạn "thực sự thực sự cần công việc này" không khiến bạn trở thành một ứng viên thu hút sự chú ý.
Bước 2. Càng cụ thể càng tốt
Đặt thời gian bạn có thể gặp trực tiếp hoặc bày tỏ điều bạn hy vọng sẽ thấy sau này trong thư trả lời thư của bạn. Nếu bạn muốn nói thêm về trình độ của mình trong một cuộc phỏng vấn, chỉ cần nói như vậy. Nếu bạn thực sự muốn công việc, chỉ cần nói như vậy. Tìm hiểu mọi thứ về quy trình tuyển dụng hoặc quy trình ứng tuyển bạn đã viết, sau đó hỏi về giai đoạn tiếp theo của quy trình.
Tập trung thư xin việc của bạn vào một cấp độ công việc cụ thể. Loại công việc hoặc vị trí không nhất thiết phải được nêu rõ ràng, nhưng hãy ghi nhớ loại kết quả bạn đang tìm kiếm để giữ cho bức thư phù hợp
Bước 3. Không bao gồm thông tin đã có trong sơ yếu lý lịch của bạn
Đó là một ý tưởng tồi nếu đặt các chức danh, danh hiệu và những cái tên nổi tiếng trong một bức thư. Việc lặp lại thông tin dễ nhìn thấy trên sơ yếu lý lịch đang làm lãng phí không gian trong bức thư. Đừng viết ra những thông tin có thể được thu thập một cách nhanh chóng và dễ dàng ở những nơi khác. Bạn viết để bán bản thân và tạo cơ hội.
Bước 4. Viết với mục đích nhận được cuộc gọi phỏng vấn
Có thể bạn sẽ không kiếm được việc làm hay bất cứ thứ gì chỉ từ sức mạnh của một lá thư. Viết một lá thư sẽ đưa bạn đến ngưỡng cửa của bạn, một cơ hội để chứng minh bản thân và khả năng của bạn để trở thành người hoặc nhân viên mà người đọc thư cần. Vì lý do này, bạn nên đi thẳng vào vấn đề, tập trung vào trình độ chuyên môn cũng như mối liên hệ của bạn với vị trí và làm việc theo cách của bạn cho đến giai đoạn tiếp theo trong quy trình, có thể là phỏng vấn hoặc giai đoạn tuyển dụng khác.
Lặp lại thông tin quan trọng nhất trong phần kết thúc. Trước khi bạn kết thúc bức thư bằng một lời chào, bạn nên lặp lại ngắn gọn những gì bạn muốn một cách trực tiếp
Phần 3/3: Sửa đổi và tinh chỉnh các chữ cái
Bước 1. Chỉnh sửa và sửa lại bức thư của bạn
Sau khi viết thư nháp, cần phải xem lại thư của bạn và cải thiện nó từ cấu trúc câu, v.v. Tất cả các nhà văn giỏi đều biết rằng một tác phẩm không thể được gọi là hoàn thành cho đến khi nó đã được sửa đổi. Khi bạn đã viết xong bức thư, phần khó nhất đã qua, nhưng vẫn còn thời gian để trau chuốt và trau chuốt nó.
- Sửa đổi không chỉ là xóa lỗi chính tả hoặc sửa lỗi chính tả. Xem lại bức thư của bạn một lần nữa và đảm bảo rằng có sự phù hợp giữa chủ đề và động từ, ý nghĩa rõ ràng và bức thư của bạn đang đạt được mục đích đã định.
- Khi bạn nghĩ rằng bài viết của mình đã xong, bạn có thể bắt đầu kiểm tra và tìm kiếm "những điều quan trọng cuối cùng", những nội dung cuối cùng bao gồm sửa lỗi chính tả, lỗi chính tả và định dạng bức thư của bạn.
Bước 2. Viết một bức thư đơn giản và ngắn gọn
Nói chung, thư giới thiệu không được dài hơn đầu trang hoặc từ 300 đến 400 từ. Dù lý do là gì, rất có thể bạn đang viết thư cho một người phải xử lý nhiều giấy tờ trong một ngày nhất định và anh ta không muốn nhìn thấy một lá thư giới thiệu dài dòng, thừa thãi. Thật tiếc khi công việc khó khăn của bạn lại trở thành thùng rác, vì vậy hãy ghi lại ngắn gọn. Chỉ tập trung vào việc cố gắng truyền đạt thông tin quan trọng nhất trong bức thư của bạn.
Bước 3. Định dạng bức thư như nó phải như vậy
Các chữ cái phải được định hướng phù hợp trên trang, có phần giới thiệu cụ thể, đoạn nội dung và phần kết ngắn gọn. Nếu bạn viết một đoạn văn ngắn mà không có thông tin liên hệ hoặc lời chào, bạn sẽ không nhận được công việc hoặc bạn sẽ không đến được phần giới thiệu.
- Bao gồm một CV hoặc sơ yếu lý lịch phù hợp, làm phần đính kèm cho thư giới thiệu. Thư giới thiệu phải là thư đầu tiên trong bộ hồ sơ.
- Bao gồm thông tin liên hệ tốt. Thực hiện các chỉnh sửa cuối cùng của thư giới thiệu, đảm bảo rằng bạn đã bao gồm thông tin liên hệ quan trọng, thường được đặt ở góc trên bên phải của tiêu đề thư. Bao gồm địa chỉ email, số điện thoại và thông tin liên hệ cơ bản khác.
Bước 4. Xem xét bao gồm các ghi chú
Một số giáo viên viết thư thương mại và các chuyên gia truyền thông đề nghị thêm thông tin liên quan hoặc khẩn cấp nhất trong một ghi chú hoặc ghi chú trong thư. Lý do là điều này thường hoạt động tốt về cách mọi người xử lý giao tiếp dưới dạng một lá thư. Thay vì đặt thông tin quan trọng vào cuối, một ghi chú hoặc ghi chú quan trọng có thể hiệu quả hơn. Mặc dù điều này nghe có vẻ không chính thức đối với một số người, nhưng nó có thể là một cách hiệu quả để nhấn mạnh thông tin quan trọng và làm cho bức thư của bạn nổi bật.
