Phối thư là một chức năng phổ biến trong các chương trình Office để phù hợp với một tài liệu cho nhiều người nhận. Bạn có thể sắp xếp và kết hợp tất cả các loại tài liệu, bao gồm phong bì, nhãn, thư biểu mẫu, email, fax và phiếu đánh số. Đọc các bước bên dưới để tìm hiểu cách sử dụng kết hợp Thư trên máy tính.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Chuẩn bị
Bước 1. Xây dựng tệp dữ liệu
Dữ liệu có thể là tệp bảng tính (trang tính), tệp cơ sở dữ liệu hoặc thậm chí là tài liệu văn bản ở định dạng thích hợp. Các tệp trang tính được sử dụng thường xuyên nhất; Hướng dẫn này giả định rằng bạn đang sử dụng một trang tính.
-
Dữ liệu tệp phải bao gồm tất cả thông tin sẽ thay đổi trên mỗi bản sao. Ví dụ: nếu bạn đang viết một lá thư biểu mẫu, tệp sẽ bao gồm tên và có thể là địa chỉ của tất cả những người bạn muốn viết thư.
Nhập thông tin vào mỗi ô dọc theo dòng để mỗi loại thông tin (tên, họ, kính ngữ, v.v.) nằm trong cột riêng của nó
-
Tạo tên cột hợp lý. Phối thư đọc dữ liệu trong mỗi cột và giả định rằng mục nhập đầu tiên trong mỗi cột thông tin là tên chung cho loại thông tin đó, vì vậy hãy sử dụng tên có ý nghĩa.
Ví dụ: bắt đầu trường tên bằng cách nhập "tên", sau đó viết tất cả các tên bên dưới trường đó. Khi bạn được yêu cầu nhập một cột dữ liệu trong một chữ cái, bạn sẽ thấy "tên" là một tùy chọn và ngay lập tức ghi nhớ những gì trong cột đó
- Người dùng Microsoft Office sử dụng Outlook làm phương tiện gửi email có thể sử dụng sổ địa chỉ Outlook dưới dạng tệp dữ liệu, nếu họ muốn.
Bước 2. Lưu tệp dữ liệu
Lưu tệp để bạn có thể tìm thấy nó một cách dễ dàng. Đặt cho nó một cái tên mà bạn sẽ dễ nhớ.
Bước 3. Viết tài liệu chính của bạn
Tài liệu này sẽ bao gồm thông tin trong đó. Ví dụ, nếu bạn đang viết một lá thư biểu mẫu, tài liệu chính là lá thư. Mỗi mục được kết hợp thư nội dung (chẳng hạn như tên) hiện đang bị bỏ trống.
Phương pháp 2/3: Hợp nhất Thư trong MS Office
Bước 1. Mở ngăn tác vụ trộn Thư
Từ tài liệu chính, bấm vào ngăn để mở. Nếu bạn không thấy nó, hãy chuyển đến menu Công cụ và chọn Phối thư từ danh sách.
Bước 2. Trả lời các câu hỏi của MS Office
Tính năng trộn thư trong Office bao gồm một số bước được thiết kế để giúp bạn dễ dàng kết hợp các tệp một cách thông minh và chính xác hơn.
- Bắt đầu bằng cách chọn loại tài liệu bạn đang viết. Nhấp vào bất kỳ cái nào phù hợp nhất, sau đó nhấp vào Tiếp theo.
- Chọn tài liệu bắt đầu mà bạn muốn sử dụng. Nếu bạn làm theo các bước sau, bạn có thể chọn sử dụng tài liệu này. Bấm tiếp.
Bước 3. Chọn các tệp sẽ được hợp nhất
Đây là tệp dữ liệu mà bạn đã tạo trước đó. Chọn nút radio thích hợp, sau đó nhấp vào Tiếp theo để định vị tệp và liên kết tệp với tài liệu chính.
Nếu bạn muốn sử dụng sổ địa chỉ Outlook, hãy bấm vào tùy chọn đó
Bước 4. Chọn dữ liệu sẽ sử dụng
Office cho phép bạn chọn hoặc bỏ chọn các hàng thông tin bạn muốn. Bạn có thể chọn các mục thông tin trong tệp dữ liệu mà bạn muốn được hợp nhất vào tài liệu chính, vì vậy tệp dữ liệu sẽ hữu ích hơn sau này nếu bạn sử dụng nó cho những việc khác nhau. Sau khi hài lòng, hãy nhấp vào Tiếp theo.
Dữ liệu có thể được sắp xếp bằng cách nhấp vào tiêu đề cột trong mỗi cột. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn nhanh chóng tìm kiếm nhiều thông tin
Bước 5. Nhập các trường dữ liệu
Trên trang tiếp theo của ngăn tác vụ, bạn sẽ được nhắc viết tài liệu nếu bạn chưa làm như vậy và sẽ được trình bày với các tùy chọn khác nhau để chèn dữ liệu từ tệp vào tài liệu.
-
Nhập một cột dữ liệu bằng cách đặt con trỏ vào cột dữ liệu đó, rồi bấm vào nút thích hợp trên thanh tác vụ để chèn vào đó.
Bạn có thể xóa các trường dữ liệu bị thất lạc hoặc trùng lặp bằng cách nhấn phím Delete, giống như các chữ cái hoặc số thông thường
-
Các tùy chọn đặt trước sẽ thay đổi một chút tùy thuộc vào loại tài liệu bạn chọn. Office cố gắng hết sức để điền thông tin thích hợp từ dữ liệu bạn cung cấp. Ví dụ: nếu bạn đang viết một lá thư biểu mẫu doanh nghiệp, bạn có thể thấy tùy chọn để chèn một khối địa chỉ bao gồm họ và tên và địa chỉ đầy đủ của từng người nhận được sắp xếp gọn gàng trên nhiều dòng.
- Một số tùy chọn đặt trước sẽ mở thêm cửa sổ để bạn điền thông tin thích hợp. Tất cả đều ít nhiều đơn giản và dễ hiểu.
- Nếu bạn sử dụng các tùy chọn đặt trước và không thể tìm thấy thông tin thích hợp, hãy nhấp vào nút Trường Đối sánh để xác định tên cột dữ liệu của riêng bạn khớp với tên mặc định. Ví dụ: bạn có thể chỉ định danh mục "Họ" trong tệp dữ liệu để điền dữ liệu "Họ" vào khối địa chỉ.
- Để sử dụng cột của riêng bạn, hãy nhấp vào các tùy chọn khác. Bạn sẽ có thể thấy tên bạn đã đặt cho mỗi cột và sử dụng chúng thay thế.
Bước 6. Kiểm tra thư
Phối thư sẽ không hiển thị thông tin cụ thể trong các trường mà bạn áp dụng cho tài liệu chính cho đến khi bạn in nó, nhưng Office cung cấp chức năng xem trước cho phép bạn kiểm tra và đảm bảo rằng thông tin xuất hiện sẽ khớp với các cột bạn muốn tài liệu. Vui lòng sử dụng chúng cho đến khi bạn hài lòng với thứ tự được hiển thị.
Bước 7. Hoàn thành việc hợp nhất
Màn hình cuối cùng của ngăn tác vụ phối thư sẽ cho bạn biết rằng mọi thứ đều theo thứ tự và sẵn sàng để in tài liệu của bạn. Mỗi tập hợp thông tin sẽ xuất hiện trong mỗi tài liệu in và chương trình sẽ in bao nhiêu bản sao của tập thông tin đó.
Nếu bạn muốn tự mình chỉnh sửa các chữ cái cụ thể, bạn cũng có thể làm như vậy từ màn hình thanh tác vụ này bằng cách nhấp vào "chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ" trước tiên
Phương pháp 3/3: Hợp nhất Thư trên OpenOffice.org
Bước 1. Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 2. Nhập các trường dữ liệu
Giờ đây, bạn đã liên kết thông tin của mình với cơ sở dữ liệu mà OpenOffice.org có thể hiểu được và việc sử dụng cơ sở dữ liệu này để phối thư rất dễ dàng miễn là bạn biết tìm ở đâu.
- Từ menu Chèn, hãy chọn các trường, sau đó chọn các trường khác… từ menu con. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl + F2.
- Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào tab Cơ sở dữ liệu.
-
Nhấp vào nút Duyệt ở dưới cùng bên phải của cửa sổ và tìm tệp cơ sở dữ liệu bạn vừa tạo.
Sau khi được chọn, cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách có tiêu đề lựa chọn cơ sở dữ liệu ở phía bên phải của cửa sổ
- Từ danh sách các loại ở phía bên trái của cửa sổ, hãy chọn các trường phối thư.
- Nhấp vào "+" bên cạnh cơ sở dữ liệu của bạn và tệp trang tính sẽ xuất hiện bên dưới nó. Nhấp vào "+" bên cạnh cô ấyvà bạn sẽ thấy tên của cột dữ liệu bạn đã chọn khi tạo trang tính.
-
Chọn cột dữ liệu bạn muốn chèn, sau đó bấm Chèn để đặt cột dữ liệu vào tài liệu chính.
- Hãy nhớ đặt con trỏ ở nơi bạn muốn chèn cột dữ liệu trước khi nhấp vào Chèn, nếu không bạn sẽ phải di chuyển con trỏ đó đến đúng vị trí.
- Cũng giống như trong Office, các trường văn bản được coi như các ký tự chữ và số trong tài liệu chính. Bạn có thể di chuyển nó bằng cách sử dụng phím cách và xóa nó bằng phím Delete.
Bước 3. Hoàn thành việc hợp nhất
Kiểm tra từng vị trí cột dữ liệu. Sau khi hoàn tất, hãy in tài liệu chính của bạn. Phối thư sẽ in một bản sao cho mỗi nhóm mục nhập trong tệp được hợp nhất vào tài liệu.
Lời khuyên
- Các chương trình xử lý văn bản thường có các mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo tài liệu chính.
- Đảm bảo chia nhỏ các cột thành các từ khóa cụ thể nhất. Ví dụ, bạn có thể sử dụng biệt hiệu (Ông, Bà, Hoa hậu), tên và họ cho tên. Sử dụng ba cột riêng biệt cho tên với một loại cột dữ liệu trong mỗi cột.
