Lưu đồ là một tiện ích lý tưởng để chia các quy trình khó hiểu thành một tập hợp các khái niệm dễ dàng. Việc tạo lưu đồ phù hợp sẽ cân bằng giữa thông tin cần thiết để truyền đạt và mức độ dễ dàng mà nó có thể được truyền đạt. Làm theo hướng dẫn này để tạo biểu đồ luồng trong Excel và Word.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Thiết kế một khái niệm
Bước 1. Viết ra khái niệm cốt lõi
Chìa khóa cho một lưu đồ thành công là nó phải dễ đọc. Đảm bảo rằng các khái niệm cốt lõi được viết ra và sự phát triển giữa các khái niệm được giải thích theo các bước đơn giản.
Đảm bảo rằng bạn có một điểm cuối đặc biệt trên sơ đồ biểu đồ. Điều này sẽ giúp biểu đồ dễ đọc hơn
Bước 2. Quyết định xem bạn chọn định dạng tiêu chuẩn hay ống bơi
Lưu đồ tiêu chuẩn chia nhỏ các quy trình theo các khái niệm chính và các hành động bắt buộc. Nếu bạn có nhiều nhóm tham gia vào quy trình trên một sơ đồ, thì định dạng biểu đồ bơi có thể giúp chỉ ra ai nên làm điều đó. Mỗi bước của sơ đồ được đặt trong một “Làn đường” (hay còn gọi là lộ trình) mà nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ (Tiếp thị, Bán hàng, Nhân sự, v.v.).
- Swimlane thường có định dạng nằm ngang hoặc dọc. Điểm bắt đầu là góc trên cùng bên trái của biểu đồ.
- Swimlane có thể khó thiết kế nếu có một số khái niệm phải di chuyển qua lại giữa các phòng ban. Điều này sẽ làm lộn xộn biểu đồ.
Bước 3. Tạo lưu đồ
Trước khi bạn bắt đầu thiết kế một lưu đồ bằng phần mềm, hãy vẽ nó trên một tờ giấy. Đặt bản nháp bắt đầu từ trên cùng và mở rộng biểu đồ bên dưới nó.
- Hầu hết các lưu đồ hoạt động dựa trên các nguyên tắc nhị phân cơ bản. Tại thời điểm khi quá trình thay đổi xảy ra, người đọc được đưa ra câu hỏi Có hoặc Không (còn gọi là có hoặc không). Câu trả lời sẽ hướng người đọc đến khái niệm phù hợp.
- Sử dụng các hình dạng khác nhau để thể hiện các loại khái niệm hoặc quyết định khác nhau. Thêm các dấu hiệu trực quan sẽ giúp đọc và hiểu.
Bước 4. Cô lập các quy trình phức tạp
Nếu các khu vực của lưu đồ trở nên quá dày đặc, hãy chia các quy trình con thành một lưu đồ mới. Thêm hộp làm tham chiếu quy trình con trong sơ đồ ban đầu và cho phép người đọc quay lại khi họ xem qua phần mở rộng.
Phương pháp 2/3: Tạo Lưu đồ trong Excel
Bước 1. Tạo lưới
Trang tính Excel được định dạng theo mặc định để có các ô rộng hơn ô cao. Để làm cho nó đồng nhất, hãy đặt kích thước ô thành hình vuông. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Chọn tất cả các ô nằm ở góc trên bên trái của trang tính.
- Bấm chuột phải vào từng tiêu đề cột và chọn Chiều rộng Cột từ menu. Nhập 2.14 vào trường và nhấn Enter. Điều này sẽ biến tất cả các ô thành một hình vuông hoàn hảo.
- Kích hoạt Snap to Grid từ menu Align trên tab Layout hoặc Page Layout. Điều này sẽ làm cho đối tượng được tạo thay đổi kích thước để nó phù hợp với lưới và tạo ra một hình dạng thống nhất.
Bước 2. Điều chỉnh lề
Nếu bạn đang xuất trang tính sang Word hoặc chương trình khác, hãy đảm bảo rằng các dòng lề được căn chỉnh. Sử dụng menu Lề trên tab Bố cục Trang hoặc Bố cục để điều chỉnh lề cho phù hợp với phần mềm xuất biểu đồ.
Bạn có thể điều chỉnh hướng của tài liệu (dọc hoặc ngang) bằng cách sử dụng menu Định hướng trên tab Bố cục. Lưu đồ đi từ trái sang phải ở định dạng ngang
Bước 3. Tạo hình
Nhấp vào tab Chèn và chọn menu Hình dạng. Chọn hình dạng bạn muốn tạo và sau đó vẽ kích thước của hộp bằng cách sử dụng chuột. Sau khi tạo một hình dạng, bạn có thể thay đổi màu sắc và kiểu đường của nó bằng cách sử dụng các công cụ trong tab Định dạng mở ra.
Bước 4. Thêm văn bản
Để thêm văn bản vào một hình dạng, hãy nhấp vào tâm của hình dạng và bắt đầu nhập. Bạn có thể đặt phông chữ và kiểu từ tab Trang đầu. Đảm bảo văn bản ngắn gọn, súc tích và dễ đọc.
Bước 5. Kết nối tất cả các hình dạng
Mở menu Hình dạng từ tab Chèn. Chọn kiểu đường phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Di chuột qua hình dạng đầu tiên. Bạn sẽ thấy một hộp nhỏ màu đỏ xuất hiện ở cuối cho biết nơi các đường có thể được kết nối.
- Bắt đầu dòng trong hình vuông màu đỏ và kéo nó đến hình dạng thứ hai.
- Các hộp màu đỏ sẽ xuất hiện trên hình thứ hai. Đặt điểm cuối trên dòng của một trong các hộp.
- Tất cả các hình thức hiện đã được kết nối. Nếu bạn di chuyển hình dạng, các đường sẽ vẫn kết nối và điều chỉnh theo góc phù hợp.
- Thêm nhận xét trên đường kết nối bằng cách nhập hộp văn bản, có sẵn trên tab Chèn.
Bước 6. Tải xuống một mẫu
Thay vì tạo sơ đồ từ đầu, bạn có thể sử dụng nhiều mẫu và trình hướng dẫn Excel có sẵn miễn phí hoặc trả phí trên internet. Hầu hết các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian lập biểu đồ.
Phương pháp 3/3: Tạo Lưu đồ trong Word
Bước 1. Chèn canvas
Cách dễ nhất để tạo lưu đồ trong Word là tạo canvas trước. Với canvas, bạn có thể thoải mái hơn khi làm việc với các hình vẽ và cho phép một số tính năng thường không có sẵn, chẳng hạn như các đường kết nối.
Bấm vào tab Chèn. Chọn menu Hình dạng, sau đó bấm Canvas Vẽ mới ở cuối menu. Một dòng canvas có dấu chấm sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn. Bạn có thể điều chỉnh kích thước canvas bằng cách thay đổi góc của nó
Bước 2. Kích hoạt lưới
Với một lưới, bạn có thể tạo ra một hình dạng đồng nhất. Để kích hoạt nó, hãy nhấp vào canvas để kích hoạt nó. Trên tab Định dạng, bấm Căn chỉnh và sau đó chọn Cài đặt Lưới. Chọn các hộp để hiển thị đường lưới và căn chỉnh hình dạng.
Bước 3. Tạo hình
Trên canvas hiện hoạt, chọn tab Chèn và nhấp vào menu Hình dạng. Chọn hình dạng bạn muốn thêm. Sử dụng chuột để vẽ một hình dạng có kích thước mong muốn. Sau khi tạo một hình dạng, bạn có thể thay đổi màu sắc và kiểu đường của nó bằng cách sử dụng các công cụ trong tab Định dạng mở ra.
Bước 4. Thêm văn bản
Để thêm văn bản vào một hình dạng trong Word 2007, hãy nhấp chuột phải vào hình dạng đó và chọn Thêm Văn bản từ menu. Đối với Word 2010/2013, chỉ cần nhấp vào hình dạng và bắt đầu nhập vào đó. Bạn có thể đặt phông chữ và kiểu từ tab Trang đầu.
Bước 5. Kết nối các hình dạng
Mở menu Hình dạng từ tab Chèn. Chọn kiểu đường phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Di chuột qua hình dạng đầu tiên. Bạn sẽ thấy các hộp nhỏ xuất hiện ở hai đầu cho biết nơi các đường có thể được kết nối.
- Bắt đầu một đường bên trong hộp, sau đó kéo nó đến hình dạng thứ hai.
- Các hình vuông nhỏ sẽ xuất hiện ở các cạnh của hình thứ hai. Đặt điểm cuối trên dòng của một trong các hộp.
- Tất cả các hình thức hiện đã được kết nối. Nếu bạn di chuyển hình dạng, các đường sẽ vẫn được kết nối và điều chỉnh theo góc phù hợp.
- Thêm nhận xét trên đường kết nối bằng cách nhập hộp văn bản, có sẵn trên tab Chèn.
