Giấy ủy quyền cho phép người khác đại diện cho bạn, đặc biệt là khi bạn không thể tự mình làm việc đó. Bạn có thể cần sự giúp đỡ của người khác, chẳng hạn như để hoàn thành các vấn đề tài chính, pháp lý hoặc y tế. Giấy ủy quyền được làm thủ công phù hợp cho phép người khác làm việc đó cho bạn.
Bươc chân
Phần 1/4: Chuẩn bị Viết Giấy ủy quyền
Bước 1. Tìm hiểu mục đích của việc lập giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền cho phép ai đó đại diện cho bạn trong một số vấn đề nhất định. Thư này thường được sử dụng khi người đưa ra giấy ủy quyền (người viết thư) không thể tự mình làm việc này. Một số ví dụ về các tình huống yêu cầu giấy ủy quyền bao gồm:
- Cha mẹ hoặc người giám hộ có thể cho phép dịch vụ xã hội thực hiện hành động y tế chống lại trẻ em dưới sự giám sát của họ.
- Khuyến khích cung cấp giấy ủy quyền cho trẻ vị thành niên không đi cùng cha mẹ hoặc người giám hộ của họ. Bằng cách đó, trẻ vị thành niên sẽ được bảo vệ khỏi nạn buôn người và các vấn đề về quyền nuôi con.
- Nếu bạn gửi tiền tại một ngân hàng địa phương mà bạn không thể dễ dàng tiếp cận, bạn có thể cần phải tạo một giấy ủy quyền để giải quyết các vấn đề liên quan đến khoản tiền gửi hoặc tổ chức tài chính.
- Giấy ủy quyền cho phép tiết lộ thông tin cá nhân như tiền sử bệnh.
- Bạn có thể phải cung cấp giấy ủy quyền cho bên thứ ba để thực hiện các giao dịch tài chính rất nhanh. Không phải mọi giao dịch kinh doanh đều phải đợi quyết định của bạn, nếu trong một thời gian bạn không thể trực tiếp đưa ra quyết định đó, bạn có thể giao giấy ủy quyền cho người mà bạn tin tưởng để họ đưa ra quyết định thay bạn.
Bước 2. Tìm hiểu các bên khác nhau liên quan đến giấy ủy quyền
Có ba bên tham gia vào giấy ủy quyền. Bên thứ nhất là người được ủy quyền, chẳng hạn như cha mẹ hoặc chủ tài khoản ngân hàng. Bên thứ hai là người hoặc nhóm thực hiện giao dịch hoặc thực hiện hành động, chẳng hạn như tổ chức tài chính hoặc bệnh viện. Bên thứ ba là người được ủy quyền thay thế bên thứ nhất. Giấy ủy quyền phải được gửi cho bên thứ hai.
- Giấy ủy quyền phải giải thích các quyền được cấp cho bên thứ ba để đại diện cho bạn.
- Nếu bên thứ hai không rõ (đặc biệt trong trường hợp giấy ủy quyền được cấp cho trường hợp khẩn cấp), bạn nên viết mục đích trong thư "Gửi tất cả các bên quan tâm."
Bước 3. Nhập giấy ủy quyền của bạn, thay vì viết bằng tay
Một bức thư viết tay có thể khó đọc và có thể không trang trọng như một bức thư đánh máy. Giấy ủy quyền là một tài liệu quan trọng để chuyển quyền lực pháp lý và tài chính của bạn cho người khác. Thư này phải được thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm tra. Nếu ai đó thân cận của bạn từ chối giấy ủy quyền được cấp cho người giữ thư, tài liệu này có thể được sử dụng làm bằng chứng trước tòa.
Phần 2/4: Làm tiêu đề thư
Bước 1. Viết tên và địa chỉ của bạn ở trên cùng bên trái của trang gửi thư
Tuân theo định dạng tiêu chuẩn để viết một bức thư trang trọng. Tên của bạn phải ở dòng đầu tiên, tên đường phố của bạn phải ở dòng thứ hai và thành phố, tiểu bang và mã bưu điện của bạn phải ở dòng thứ ba. Khoảng cách giữa các dòng của phần này (bao gồm bất kỳ dòng nào khác theo sau nó) phải nằm trong một khoảng trắng.
Bước 2. Bao gồm ngày viết thư
Sau khi viết ra tên và địa chỉ của bạn, hãy để trống một dòng và ghi ngày tháng bức thư được viết trên dòng tiếp theo. Ghi đầy đủ ngày tháng (chẳng hạn như ngày 2 tháng 2 năm 2015). Đừng viết tắt ngày.
Bước 3. Viết tên và địa chỉ của người nhận vào phần tiếp theo
Để trống một dòng giữa ngày tháng với tên và địa chỉ của người nhận. Dữ liệu cá nhân của người nhận phải được viết ở định dạng giống như dữ liệu cá nhân của bạn.
- Lưu ý rằng người nhận thư không giống như người mà bạn ủy quyền. Bạn ủy quyền cho bên thứ ba (đại diện) hành động thay bạn, nhưng thư của bạn phải được gửi cho bên thứ hai (bên mà bạn giao dịch hoặc đại diện của bạn).
- Bạn có thể phải để trống phần này nếu bạn không biết mình sẽ giao dịch với ai. Ví dụ, nếu bạn ủy quyền cho các dịch vụ xã hội quyết định việc điều trị y tế khi bạn vắng mặt, bạn có thể không biết bệnh viện nào để giải quyết.
Phần 3/4: Viết nội dung của lá thư
Bước 1. Viết lời chào
Bao gồm tên đầy đủ của người nhận cùng với chức danh của anh ta, chẳng hạn như "Tiến sĩ" hoặc "Cha", "Mẹ", thay vì viết trực tiếp tên của mình. Lời chào mà bạn có thể sử dụng là "Trân trọng" hoặc bất kỳ lời chào trang trọng nào khác thay vì chỉ "Cho".
- Bao gồm tên đầy đủ và chức danh của người nhận.
- Nếu bạn không biết người đại diện của mình sẽ giao dịch trực tiếp với ai, chỉ cần viết "Gửi cho tất cả các bên quan tâm".
Bước 2. Viết giấy ủy quyền ngắn gọn và rõ ràng
Giấy ủy quyền dài và chứa nhiều thông tin có thể được hiểu theo cách khác nhau. Những lá thư ngắn gọn và thẳng thắn thường hiếm khi dẫn đến hiểu lầm.
Bước 3. Nêu rõ các quyền của bên mà bạn ủy quyền
Đảm bảo viết giấy ủy quyền ngắn gọn và rõ ràng. Bạn phải nêu rõ các quyền mà bạn được cấp. Ví dụ: đại diện của bạn có quyền cho phép điều trị y tế, ký các tài liệu pháp lý trong thời gian bạn vắng mặt hoặc rút tiền từ tài khoản của bạn. Ví dụ: bắt đầu giấy ủy quyền của bạn bằng:
- Tôi, (ghi rõ họ tên của bạn), theo đây cho phép (ghi lại tên người đại diện của bạn) để tiết lộ những dữ liệu sau: (ghi lại hồ sơ sức khỏe sẽ được mở tại đây) từ bệnh sử của tôi cho (ghi lại cơ sở sẽ nhận hồ sơ sức khỏe của bạn)).
- Cung cấp thông tin liên quan đến giấy ủy quyền của bạn. Nếu giấy ủy quyền của bạn liên quan đến việc tiết lộ dữ liệu sức khỏe của bạn, hãy bao gồm số hợp đồng và thông tin yêu cầu bảo hiểm của bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý, hãy bao gồm số hồ sơ của bạn. Đối với các vấn đề tài chính, hãy bao gồm thông tin tài khoản được sử dụng.
Bước 4. Liệt kê khung thời gian cho việc ủy quyền
Ghi rõ ngày có hiệu lực của giấy ủy quyền của bạn. Bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc của giấy ủy quyền. Ví dụ, bạn có thể viết "Bên thứ ba có quyền đưa ra các quyết định về y tế cho con tôi trong thời gian cháu ở (điền địa chỉ) từ ngày 1 tháng 9 năm 2015 đến ngày 15 tháng 9 năm 2015".
Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể không xác định được ngày chính xác của giấy ủy quyền, chẳng hạn như trong trường hợp khẩn cấp. Đối với giấy ủy quyền như thế này, bạn có thể viết "Trong trường hợp khẩn cấp, bên thứ ba có thể thay mặt tôi đưa ra quyết định trong 30 ngày."
Bước 5. Giải thích lý do ủy quyền
Giải thích lý do tại sao hành động của bạn nên được thay thế bằng người khác. Mô tả này có thể bao gồm tình trạng sức khỏe của bạn, bạn đang ở ngoài thị trấn hoặc bạn không thể liên lạc được trong một khoảng thời gian nhất định.
Bước 6. Ghi giấy ủy quyền
Bạn cũng có thể cần giải thích những điều mà bên thứ ba không thể quyết định. Ví dụ: bạn có thể tuyên bố rằng các bên thứ ba không được sử dụng dữ liệu sức khỏe của bạn cho các mục đích khác với những mục đích đã nêu trong thư. Hoặc bạn có thể viết rằng một bên thứ ba không thể thay mặt bạn đưa ra các quyết định tài chính nhất định mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bạn.
Bước 7. Đóng thư
Kết thúc bức thư bằng một câu kết thúc như "Trân trọng." Để trống bốn dòng mà bạn sẽ dùng để ký, sau đó viết họ tên của bạn.
Phần 4/4: Hoàn thiện các bức thư
Bước 1. Định dạng chữ cái một cách chính xác
Giấy ủy quyền là một lá thư chính thức phải được viết và định dạng chính thức. Thư chính thức thường sử dụng định dạng thẳng. Phần nội dung của chữ phải được viết cách nhau một khoảng trắng và các đoạn văn không được thụt lề. Để phân tách giữa các phần hoặc giữa các đoạn của một bức thư, hãy để trống một dòng.
Bước 2. Tìm người làm nhân chứng hoặc nhờ công chứng viên giúp đỡ
Nhân chứng là người đã chứng kiến bạn ký giấy ủy quyền. Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng mình đã không ký tên vào nó khi bị ép buộc và đảm bảo rằng chính bạn là người đã ủy quyền. Trong một số trường hợp, giấy ủy quyền cần được cơ quan công chứng chứng nhận. Công chứng viên là người được chính phủ ủy quyền phê chuẩn các văn bản quy phạm pháp luật.
Tất cả những người có tên được liệt kê trong thư không được dùng làm nhân chứng
Bước 3. Ký tên vào thư
In bức thư và ký tên bằng mực xanh hoặc đen. Bạn cũng có thể bao gồm một dòng ngày bên cạnh chữ ký của bạn. Nếu vậy, hãy bao gồm ngày bạn ký vào tài liệu.
Yêu cầu nhân chứng của bạn ký tên và ghi ngày tháng vào lá thư, hoặc yêu cầu một công chứng viên chứng nhận nó
Bước 4. Cung cấp thư gốc cho bên thứ ba
Trong hầu hết các trường hợp, lá thư này sẽ được bên thứ ba lưu giữ để họ có hồ sơ về việc ủy quyền được cấp. Ví dụ, một bên thứ ba có thể đưa lá thư cho các quan chức nhập cư khi đi du lịch nước ngoài với con bạn.
Bước 5. Lưu bản sao giấy ủy quyền
Đảm bảo giữ một bản sao của giấy ủy quyền trong hồ sơ của bạn. Bạn có thể cần phải hiển thị lại nếu quyền lực bạn cung cấp cho bên thứ ba bị nghi ngờ.
