Bạn có thường nhìn chằm chằm ra ngoài cửa sổ trong vài phút mặc dù bạn có việc phải làm? Bạn đang tìm kiếm thông tin vô bổ hoặc chơi game trên Internet mặc dù có nhiều công việc quan trọng hơn cần phải thực hiện ngay lập tức? Có vẻ như bạn phải thừa nhận rằng bạn có xu hướng trì hoãn. Chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả hơn là giảm thiểu sự phân tâm, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất bạn phải hoàn thành và tìm ra những cách đáng tin cậy hơn để tăng năng suất của bạn.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Tránh thói quen lãng phí thời gian
Bước 1. Tránh xa Internet
Ngày nay, việc truy cập Internet quá dễ dàng và do đó chúng ta thường bị cám dỗ để truy cập nó. Khi bạn nhận ra rằng bạn cần ngừng lãng phí thời gian và làm điều gì đó, việc tránh Internet sẽ trở thành một cách dễ dàng để phá vỡ thói quen trì hoãn.
Nếu quyết tâm của bạn không thể giúp bạn tránh xa Internet - hoặc tệ hơn, công việc bạn phải làm yêu cầu bạn sử dụng Internet - bạn có thể cài đặt các ứng dụng chặn trang web cho các trình duyệt khác nhau. Bạn chỉ cần bật ứng dụng này nếu bạn cần tập trung và để chương trình này giúp bạn
Bước 2. Đóng hộp thư điện tử của bạn
Một cuộc khảo sát với các nhân viên của Microsoft cho thấy họ đã dành khoảng mười phút để trả lời email và sau đó thêm mười lăm phút tập trung vào nhiệm vụ hiện tại. Nếu bạn thực sự phải tập trung vào một nhiệm vụ, bạn có thể đặt hộp thư thoại của mình để trả lời tự động và cố gắng kìm chế bản thân để kiểm tra nó cho đến khi bạn hoàn thành công việc của mình.
Bạn có thể làm tương tự với tin nhắn văn bản, tin nhắn tức thì, thông báo đẩy, cảnh báo di động, v.v. Những phiền nhiễu này có thể khiến chúng ta trì hoãn vì chúng thường cảm thấy hiệu quả hơn những việc lãng phí thời gian khác, nhưng chúng thường không hiệu quả. Tắt điện thoại di động của bạn càng nhiều càng tốt
Bước 3. Thực hiện toàn bộ công việc trên một thiết bị
Nếu bạn sử dụng máy tính xách tay để làm việc trên bảng tính, điện thoại di động để kiểm tra email và máy tính bảng để thuyết trình, bạn cũng sẽ gặp khó khăn. Mỗi khi bạn chuyển đổi thiết bị, chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt với một hoặc hai sự phân tâm và sau đó, bạn cần một thời gian để tập trung lại. Cố gắng tập hợp mọi thứ bạn cần trên một thiết bị trong khi chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc để bạn chỉ có thể sử dụng một thiết bị tại nơi làm việc.
Bước 4. Tạo lịch trình
Hầu hết mọi người không thích lập một lịch trình, nhưng bạn không cần phải lập một lịch trình hoàn chỉnh. Trước khi bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ, hãy dành năm phút để lập danh sách hoặc những thứ khác cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách tạo ra một khung thời gian tốt, bạn cũng có thể đảm bảo tiến độ trong công việc của mình.
- Sử dụng "lưới thời gian" hoặc phân đoạn thời gian xác định cho các nhiệm vụ cụ thể để bạn có thể chia nhiệm vụ này thành các phần khả thi dễ dàng hơn. Phương pháp này có thể được áp dụng cho tất cả mọi việc, từ bài tập về nhà, công việc văn phòng hay sửa sang nhà cửa.
- Nếu có thể, hãy cố gắng nhóm các nhiệm vụ và công việc của bạn. Ví dụ, nếu bạn phải đi siêu thị và đổ xăng cho ô tô của mình, hãy thử làm cả hai việc trong một chuyến đi. Bằng cách đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian thực hiện hai lần cho những việc có thể thực hiện cùng một lúc.
Bước 5. Làm chậm hơn
Điều này nghe có vẻ không hiệu quả, nhưng hãy cố gắng làm việc chậm hơn vì nếu bạn làm việc quá nhanh hoặc làm nhiều hơn một nhiệm vụ cùng một lúc, bạn có thể sẽ lãng phí thời gian. Các nghiên cứu chỉ ra rằng chỉ có 2% những người làm một việc tại một thời điểm có thể thực sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Làm việc chậm hơn cũng tạo cơ hội để đảm bảo bạn hoàn thành tốt và rõ ràng từng nhiệm vụ, do đó bạn ít có khả năng quay lại công việc để sửa chữa bất kỳ sai lầm nào, điều này thường mất nhiều thời gian hơn
Bước 6. Tiếp tục làm việc với nhiệm vụ hiện tại
Thông thường, chúng ta thường trì hoãn bởi vì chúng ta đang làm những nhiệm vụ quan trọng khác (nhưng không khẩn cấp) thay vì những nhiệm vụ quan trọng mà chúng ta cần hoàn thành ngay bây giờ. Dành thời gian cho những hoạt động ít quan trọng hơn là một bước lùi và lãng phí thời gian nếu bạn có những nhiệm vụ khác cấp bách hơn. Biết liệu nhiệm vụ bạn đang thực hiện có phải là ưu tiên hàng đầu trong danh sách việc cần làm của bạn hay không.
Cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn. Bắt đầu với một vài nhiệm vụ nhỏ để tạo động lực cho bản thân, sau đó tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hoặc khẩn cấp nhất đối với bạn ngay bây giờ
Bước 7. Cho bản thân thời gian để tạm dừng
Làm việc không ngừng nghỉ có thể khiến bạn mệt mỏi và chán nản. Bạn có thể cho mình thời gian nghỉ ngơi vào cuối ngày làm việc hoặc vào bữa tối để tránh làm việc quá sức ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Ngay cả khi bạn đang vật lộn với các bài tập phải nộp vào ngày mai, hãy cho bản thân thời gian tạm dừng trước khi làm lại chúng
Phương pháp 2/2: Sử dụng Kiểm tra lại
Bước 1. Tạo một bảng để quản lý thời gian của bạn trong suốt cả ngày
Bây giờ bạn đã bao gồm rất nhiều bước để giúp bản thân tập trung từ Phương pháp 1 và bài kiểm tra lặp đi lặp lại này là một cách tốt để kiểm tra mức độ hiệu quả bạn đang sử dụng nó. Bắt đầu bằng cách tạo bảng tính hoặc bạn có thể tạo bảng trên giấy hoặc bảng trắng. Tạo một cột cho đồng hồ và tạo một cột thậm chí còn rộng hơn ở bên phải của nó.
Bước 2. Ngừng làm việc vào đầu mỗi giờ
Bài kiểm tra này yêu cầu bạn nghỉ ngơi một hoặc hai phút vào đầu mỗi giờ để đánh giá cách bạn đã sử dụng một giờ trước đó. Bạn có thể đặt hẹn giờ để đảm bảo rằng bạn dừng đủ lâu để lấp đầy bảng này.
Bước 3. Suy nghĩ về cách bạn đã sử dụng một giờ trước đó
Trong thời gian đánh giá, hãy nghĩ về những gì bạn đã làm trong một giờ trước đó. Những việc bạn làm khác nhau, từ tập thể dục đến học bài kiểm tra hoặc dành một giờ trước tivi. Cố gắng trung thực với bản thân khi đánh giá về giờ này.
Bước 4. Tự hỏi bản thân xem bạn có muốn lặp lại giờ không
Do đó, bài kiểm tra này được gọi là bài kiểm tra lại. Khi bạn biết mình đã làm gì một giờ trước đó, hãy thử hỏi bản thân xem bạn có muốn làm lại hay không. Câu hỏi này giúp bạn tự hỏi mình xem bạn có tin rằng bạn đã dành một giờ trước đó một cách hiệu quả hay không. Nếu câu trả lời là không, bạn sẽ ít muốn lặp lại đồng hồ hơn.
Bước 5. Tóm tắt những gì bạn đã làm trong một giờ và viết đánh giá của bạn vào cột bên phải
Theo dõi một ngày của bạn diễn ra như thế nào và xem bạn muốn lặp lại bao nhiêu giờ và không muốn lặp lại bao nhiêu giờ cũng có thể là một công cụ tạo động lực hiệu quả. Viết một vài từ những gì bạn đã làm trong giờ trước vào cột bên phải và cũng đánh giá xem bạn có muốn lặp lại nó hay không.
Bước 6. Biết những phần trong ngày mà bạn có thể kiểm soát
Một trong những nhược điểm của việc kiểm tra lại này là bạn có thể nhanh chóng đánh giá từng giờ bằng tính hữu ích của nó. Các lớp học mà giáo viên không dạy tài liệu mới, các cuộc họp làm việc không hiệu quả và các phần khác trong ngày của bạn có thể cảm thấy như những thứ lãng phí thời gian khó chịu. Hãy nhớ rằng đôi khi bạn không có toàn quyền kiểm soát mọi giờ trong ngày và bạn phải tham gia vào những việc cảm thấy không hiệu quả như các cuộc họp công việc, điều này đối với bạn là một sự lãng phí thời gian.
Linh hoạt là điều quan trọng trong tất cả các khía cạnh của cuộc sống, bao gồm cả thời gian để vui chơi và thư giãn
Lời khuyên
- Đảm bảo bạn ngủ đủ giấc vào ban đêm để không cảm thấy uể oải và lười biếng suốt cả ngày.
- Cố gắng trung thực với bản thân khi cố gắng trở nên hiệu quả trong công việc. Đôi khi, điều tốt nhất bạn có thể làm là dừng lại đi dạo một quãng ngắn, ăn một món gì đó hoặc nói chuyện với một người bạn trong vài phút khi bạn cảm thấy cần phải tắm lại sau một ngày làm việc mệt mỏi.
