Có lẽ bạn cần viết báo cáo sự kiện để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện bằng cách so sánh kết quả với mục tiêu của nó. Báo cáo này được yêu cầu bởi công ty hoặc cá nhân tổ chức sự kiện để xác định xem có cần thực hiện các thay đổi hay không. Có một số cách để đảm bảo một báo cáo sự kiện thành công được viết tốt. Bạn sẽ cần nó nếu bạn đang tổ chức một sự kiện khác!
Bươc chân
Phần 1/3: Biên soạn báo cáo sự kiện
Bước 1. Xác định phong cách và hình thức trình bày cho từng đối tượng
Báo cáo sự kiện có thể được ghim, dập ghim, ở dạng tệp PDF, bản trình bày PowerPoint, v.v.
- Đảm bảo rằng báo cáo sự kiện được sắp xếp thành các phần rõ ràng. Bạn phải xác định cách so sánh kết quả của sự kiện với mục tiêu của nó. Tóm tắt kết quả chính của các sự kiện đã thực hiện.
- Tùy chỉnh các báo cáo sự kiện theo nhu cầu và sở thích của từng nhà tài trợ và khán giả. Xem xét mục tiêu của các nhà tài trợ. Ở một mức độ nào đó, các nhà tài trợ là đối tượng chính cho các báo cáo sự kiện. Họ muốn đánh giá tính đủ điều kiện của sự kiện được tài trợ. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn biết những gì họ muốn và những gì họ quan tâm nhất.
- Tùy chỉnh báo cáo sự kiện để cũng đáp ứng các nhu cầu cụ thể liên quan đến các sự kiện và nhà tài trợ duy nhất. Đừng viết một báo cáo như thể nó nhắm đến một loại đối tượng. Các giám đốc điều hành cấp cao và giám đốc tài chính cũng là một đối tượng khác cho báo cáo sự kiện của bạn.
Bước 2. Tạo một quy trình để theo dõi thông tin cần thiết trong suốt sự kiện
Bạn không thể chỉ dựa vào trí nhớ.
- Theo dõi thông tin quan trọng trước, trong và sau sự kiện để tạo báo cáo cụ thể hơn và trên hết, hiệu quả hơn. Phương pháp này cũng cho phép bạn biên dịch các báo cáo theo một dòng thời gian.
- Cân nhắc tiến hành thu thập dữ liệu liên tục với sự giúp đỡ của nhiều người, nếu cần (bao gồm cả sinh viên thực tập). Về bản chất, báo cáo không nên đợi sự kiện hoàn thành.
Bước 3. Tóm tắt báo cáo vào những điểm chính
Một trong những vấn đề với các báo cáo sự kiện là chúng có xu hướng đề cập rất ít đến chương trình nghị sự hoặc tập trung vào những tuyên bố ngọt ngào. Đừng làm vậy. Bạn nên làm nổi bật những điểm cốt lõi một cách rõ ràng và mang tính phân tích.
- Chọn một số phần quan trọng của sự kiện sẽ được thảo luận chi tiết hơn. Tìm ba điều đã xảy ra thành công nhất và ba điểm gây ngạc nhiên nhất.
- Đừng điền vào báo cáo những chi tiết không quan trọng, chẳng hạn như thực đơn bữa trưa hoặc bản tóm tắt chi tiết của toàn bộ bài thuyết trình chính. Bạn cần bao gồm những điều quan trọng.
Phần 2/3: Đưa nội dung phù hợp vào báo cáo
Bước 1. Viết một bản tóm tắt điều hành
Báo cáo sự kiện phải bao gồm tổng quan, đây là phiên bản tóm tắt của báo cáo đầy đủ. Hãy coi bản tóm tắt điều hành như một phần giới thiệu cho báo cáo sự kiện.
- Bạn có thể tạo hai báo cáo, một bản tóm tắt điều hành được tạo cho những người quan tâm đến kết quả của sự kiện và một báo cáo chi tiết hơn cho những người liên quan đến việc chuẩn bị, thực hiện và tài trợ cho sự kiện.
- Trong phần tóm tắt điều hành, bạn nên thảo luận và tập trung vào các đối tượng và kết quả chính. Bản tóm tắt điều hành nên ngắn gọn, chỉ một hoặc hai trang. Báo cáo phải tóm tắt các yếu tố chính của sự kiện và bao gồm phần giải thích ngắn gọn về dữ liệu
Bước 2. Bao gồm các công cụ hỗ trợ trực quan sâu sắc trong báo cáo của bạn
Thông thường, các báo cáo sẽ hiệu quả hơn khi chúng bao gồm các biểu đồ minh họa xu hướng thống kê, thay vì chỉ báo cáo một loạt các con số cho người đọc.
- Nếu sự kiện bao gồm một sản phẩm mới, chúng tôi khuyên bạn nên gửi kèm ảnh của sản phẩm đó. Những bức ảnh thể hiện khoảnh khắc trong sự kiện có thể giúp người đọc báo cáo hình dung về sự kiện được tổ chức. Cố gắng chụp những bức ảnh thể hiện sự tham gia của nhà tài trợ tại sự kiện để được ghi lại trong báo cáo. Một lần nữa, nhiệm vụ này không thể đợi sự kiện hoàn thành.
- Bạn cũng có thể bao gồm các mẫu, bản sao và các ví dụ khác xảy ra trên trang web. Báo cáo số người đã nhận được phiếu thưởng được tài trợ, v.v. Ghi lại mức độ hiển thị tại chỗ và bên ngoài địa điểm do sự kiện tạo ra, trên các phương tiện truyền thông, cho khán giả, cho các nhà tài trợ.
Bước 3. Ghi lại tất cả quảng cáo và tiếp xúc với phương tiện truyền thông
Chúng tôi khuyên bạn nên đánh giá sự so sánh của các phương tiện truyền thông thu được với các mục tiêu đã nêu của sự kiện.
- Tập trung vào các quảng cáo và bài báo in bao gồm tên và quảng cáo của nhà tài trợ, bên cạnh số lượng phân phối báo hàng ngày và xếp hạng quảng cáo.
- Tài liệu quảng cáo truyền hình, thông báo công khai, thẻ xếp hạng và giá trị thẻ xếp hạng, và tin tức.
- Đừng quên tài liệu radio, quảng cáo thẻ xếp hạng, điểm cho quảng cáo và khuyến mại, báo cáo đã được kiểm toán, v.v.
Bước 4. Bao gồm một tuyên bố về mục đích của sự kiện
Bạn sẽ cần liên hệ các mục tiêu của sự kiện với kết quả, vì vậy hãy đảm bảo bạn đưa vào lời nhắc nhở về sứ mệnh và mục tiêu ban đầu của sự kiện.
- Bạn có thể bao gồm một danh sách các sự kiện của chương trình. Bạn cũng nên thảo luận xem ai sẽ là những người tham gia chính trong sự kiện. Tuy nhiên, hãy giữ nó ngắn gọn.
- Đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian để đăng ký và thảo luận về các kết quả chính cụ thể của sự kiện và khớp chúng với các kết quả đã được đăng ký. Hãy thực tế và đừng ngọt ngào hóa những điều không diễn ra theo cách họ nên làm.
Bước 5. Bao gồm thông tin tài chính từ báo cáo sự kiện
Bạn nên thảo luận chi tiết về ngân sách hoạt động của sự kiện và chi phí thực tế. Đảm bảo bạn bao gồm bản so sánh ngân sách của mình với chi phí thực tế, cũng như nêu bật một số điều đã diễn ra tốt đẹp và các lĩnh vực cần cải thiện
- Bạn cũng nên tối thiểu hóa bất kỳ chi phí nào, bao gồm chi phí cho các hoạt động tiếp thị và khuyến mại, chi phí cho nhân viên và chi phí tài trợ. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một ngân sách chi tiết. Các nhà quản lý tài chính và giám đốc điều hành cấp cao sẽ muốn xem bằng chứng để hỗ trợ kết luận chi tiêu của bạn.
- Bao gồm các tính toán thu nhập, ví dụ: từ vé, nhà tài trợ và triển lãm. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn so sánh doanh thu thực tế với dự đoán.
Bước 6. Bao gồm các số liệu thống kê có liên quan đến người đọc
Đừng để báo cáo của bạn chứa đầy thông tin ngọt ngào. Số lượng người đã tham dự sự kiện là một trong những dữ liệu bạn cần đưa vào. Chúng tôi khuyên bạn nên cung cấp dữ liệu có thể đo lường được trong các báo cáo.
- Số liệu thống kê và dữ liệu liên quan khác có thể được bao gồm như số lượng bán hàng và số lượng khách truy cập tại một gian hàng cụ thể. Báo cáo sự kiện sẽ đáng tin cậy hơn nếu dữ liệu được cung cấp đầy đủ. Bao gồm thông tin liên quan đến người tham gia / khách truy cập. Bao gồm nhân khẩu học, số lượng khách truy cập và kết quả nghiên cứu của khách truy cập (ví dụ: thói quen mua hàng).
- Báo cáo số người đã phản hồi các chiến dịch được tài trợ, cũng như các khoản đóng góp cho các tổ chức phi lợi nhuận. Ghi lại tác động kinh tế và sự tham gia của nhân viên.
Bước 7. Bao gồm các yếu tố định tính giúp bối cảnh hóa dữ liệu
Báo cáo của bạn nên bao gồm một số thống kê, nhưng bạn cũng sẽ cần mọi người trích dẫn để cung cấp phản hồi liên quan đến ngữ cảnh.
- Thu thập phản hồi và phản hồi từ những người tham dự và các thành viên trong nhóm sự kiện để việc đánh giá sự thành công của sự kiện không chỉ đến từ những người viết báo cáo sự kiện. Điều này làm cho báo cáo của bạn đáng tin cậy hơn.
- Cũng xem xét bao gồm nghiên cứu của bên thứ ba. Đưa giá trị lên phương tiện truyền thông là một ví dụ về những gì các bên thứ ba có thể nghiên cứu.
- Giá trị không gian và chuẩn bị sự kiện. Bạn nên dành thời gian để đánh giá hiệu quả của trang web và sự chuẩn bị từ quan điểm của người khác. Thảo luận về cách sử dụng không gian cho hội nghị, sự kiện, v.v.
Phần 3/3: Hoàn thành Báo cáo Sự kiện
Bước 1. Thực hiện báo cáo sự kiện đúng hạn
Cố gắng viết và xuất bản báo cáo càng sớm càng tốt sau sự kiện. Hãy chắc chắn rằng bạn sắp xếp việc này trên lịch của mình để đảm bảo nó đúng giờ. Một số người khuyên nên xuất bản báo cáo sau 30 ngày kể từ ngày diễn ra sự kiện, nhưng những người khác lại cho rằng nên xuất bản báo cáo chỉ vài ngày sau sự kiện.
- Bất cứ khi nào đến hạn chót, hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ nó. Có lẽ, bạn đang viết một báo cáo sự kiện cho một đại lý được yêu cầu bởi một khách hàng cụ thể. Chú ý đến tất cả các yêu cầu.
- Về bản chất, khán giả của bạn mong đợi một báo cáo kỹ lưỡng và kịp thời. Vì vậy, hãy tạo các báo cáo phù hợp với mong đợi và không đợi quá lâu để bị cũ.
Bước 2. Xem lại báo cáo sự kiện của bạn
Đảm bảo rằng báo cáo sự kiện sử dụng ngữ pháp tốt và không có lỗi chính tả, dấu chấm câu và các lỗi khác.
- Hãy chắc chắn rằng câu trả lời của bạn không nông cạn. Theo nguyên tắc chung, bạn nên sử dụng kỹ thuật viết “cho thấy, không nói”. Điều này có nghĩa là bạn nên cung cấp một số ví dụ cụ thể để hỗ trợ những điểm chung được đưa ra trong báo cáo.
- Đừng quên khán giả của bạn và đảm bảo rằng văn bản báo cáo trông trang trọng và chuyên nghiệp. Báo cáo sự kiện không phải là tài liệu không chính thức; tài liệu này rất quan trọng để xác định tính khả thi của việc mua sắm sự kiện vì vậy nó phải có thẩm quyền.
Lời khuyên
- Chụp nhiều ảnh hơn bạn cần. Càng nhiều sự lựa chọn, càng tốt.
- Khi bạn thu thập các trích dẫn từ các nhà lãnh đạo và nhà lập kế hoạch, đừng đi thẳng vào chúng. Họ là những người vẫn còn ở lại rất lâu sau khi sự kiện kết thúc. Tốt nhất là trước tiên hãy hỏi những người trong đám đông câu hỏi của bạn vì họ sẽ là người đầu tiên rời đi. Ngoài ra, đừng làm phiền người phát biểu hoặc trưởng sự kiện nếu họ đang bận. Họ sẽ có thể được thẩm vấn sau đó.
- Khi thu thập các câu trích dẫn, hãy giữ cuộc trò chuyện diễn ra bình thường và tiếp tục đặt câu hỏi một cách tự nhiên cho đến khi người kia sẵn sàng nói ra suy nghĩ của mình.
- Thu thập nhiều báo giá hơn bạn cần. Càng nhiều càng tốt.
- Một bức ảnh đẹp có thể cho biết sự kiện diễn ra như thế nào hoặc cách mọi người phản ứng với sự kiện.
- Hãy thử chụp những bức ảnh thể hiện bức tranh toàn cảnh của sự kiện, bao gồm cả ảnh của đám đông và diễn giả trong một ảnh để cho người đọc thấy được tầm quan trọng của sự kiện.
