Nhiều công ty sử dụng Microsoft Excel để theo dõi chi phí của bộ phận hoặc toàn công ty. Hiện nay Excel đã trở thành chương trình mặc định trong máy tính cài hệ điều hành Windows. Vì vậy, bạn có thể sử dụng chương trình này để theo dõi các hóa đơn của mình. Có một số mẫu (bản in) từ Microsoft và các trang web khác mà bạn có thể sử dụng để theo dõi chi phí. Ngay cả trong các phiên bản Excel mới nhất, các mẫu này đã có sẵn trong chương trình. Bạn cũng có thể tạo trang tính của riêng mình để theo dõi hóa đơn trong Excel. Bài viết này sẽ thảo luận về cả hai cách.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Sử dụng Mẫu Excel
Bước 1. Chọn mẫu Excel mặc định
Phiên bản Excel mới nhất có các mẫu để theo dõi chi phí cá nhân và các mẫu cho hoạt động kinh doanh chung. Bạn có thể truy cập và sử dụng mẫu này để theo dõi chi phí trong Excel.
- Trong Excel 2003, chọn "Mới" từ menu "Tệp". Chọn "Trên máy tính của tôi" từ ngăn tác vụ "Sổ làm việc Mới" để hiển thị hộp thoại "Mẫu".
- Trong Excel 2007, chọn "Mới" từ trình đơn "Tệp" để hiển thị hộp thoại "Sổ làm việc Mới". Chọn tùy chọn "Mẫu đã cài đặt" từ menu "Mẫu" trong ngăn bên trái. Chọn "Ngân sách Hàng tháng Cá nhân" từ "Mẫu đã Cài đặt" trong ngăn giữa và nhấp vào "Tạo".
- Trong Excel 2010, nhấp vào nhãn "Tệp", sau đó chọn "Mới" từ menu "Tệp". Chọn "Mẫu mẫu" từ đầu bảng "Mẫu có sẵn", sau đó chọn "Ngân sách cá nhân hàng tháng" từ chế độ xem mẫu mẫu và nhấp vào "Tạo".
Bước 2. Chọn một mẫu trực tuyến
Nếu mẫu ngân sách cá nhân tích hợp trong Microsoft Excel không thể theo dõi chi phí của bạn, hãy thử sử dụng các mẫu có sẵn trên internet. Bạn có thể tải xuống các mẫu từ các trang web của bên thứ ba hoặc sử dụng Excel để kết nối với Microsoft Office Online.
- Trong Excel 2003, bạn có thể chọn mẫu thích hợp từ thư viện Microsoft Office Online tại https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Tại đây, bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu cho các phiên bản Excel trước.)
- Trong Excel 2007, chọn "Ngân sách" từ phần Microsoft Office Online của hộp thoại "Sổ làm việc Mới". Bạn phải có kết nối internet để kết nối với thư viện mẫu Office trực tuyến.
- Trong Excel 2010, chọn "Ngân sách" từ phần Office.com của ngăn Mẫu sẵn có. Bạn phải có kết nối internet để kết nối với thư viện mẫu Office trực tuyến.
Bước 3. Nhập thông tin vào các ô thích hợp
Thông tin được nhập phụ thuộc vào mẫu trang tính được sử dụng.
Bước 4. Lưu trang tính của bạn
Bạn có thể sử dụng tên của trang tính được cung cấp bởi mẫu hoặc nhập tên như mong muốn. Hoặc, bạn có thể chỉ cần ghi tên và năm sản xuất của giấy làm việc.
Phương pháp 2/2: Tạo Bảng tính của riêng bạn để theo dõi chi tiêu
Bước 1. Mở Excel
Bước 2. Nhập tên cho trang tính vào ô A1
Sử dụng một tên rõ ràng, chẳng hạn như “Ngân sách Cá nhân”, “Giám sát Chi tiêu Cá nhân” hoặc tên tương tự. (Không sử dụng dấu ngoặc kép khi viết tên. Ở đây, dấu ngoặc kép được dùng để chỉ các ví dụ).
Bước 3. Nhập tiêu đề cột hàng 2
Dưới đây là một số tên và trình tự bạn có thể sử dụng, “Ngày”, “Đã trả tiền”, “Bản ghi nhớ”, “Chi phí”, “Thu nhập” (hoặc “Thu nhập”, hoặc “Tiền gửi”) và “Số dư”. Nhập các tiêu đề này vào các ô từ A2 đến G2 và điều chỉnh độ rộng cột để hiển thị tất cả văn bản.
Sau khi đặt tiêu đề cột và tiêu đề, hãy sử dụng tính năng "Cố định ngăn" để tiêu đề cột ở trên cùng khi bạn cuộn xuống trang. Tùy chọn Freeze Panes nằm trên menu "View" cho Excel 2003 trở lên và trong nhóm "Window" trên ribbon menu "View" cho Excel 2007 và 2010
Bước 4. Nhập chi phí đầu tiên vào hàng ô 3
Bước 5. Nhập công thức số dư vào ô G3
Số dư sẽ được xác định bằng chênh lệch giữa thu nhập và chi phí vì đây là lần nhập số dư đầu tiên. Cách nó được thiết lập tùy thuộc vào mong muốn của bạn để xem ngân sách từ phía chi phí hoặc tiền mặt bạn có.
- Nếu bạn muốn trang tính tùy chỉnh hiển thị chi phí, công thức số dư của bạn là = E3-F3, trong đó E3 là ô chứa số dư chi phí và F3 là ô cân bằng thu nhập. Bằng cách này, nếu chi phí của bạn lớn hơn thu nhập của bạn, tổng chi phí của bạn sẽ có một con số dương, giúp bạn dễ hiểu hơn.
- Nếu bạn muốn một trang tính tùy chỉnh hiển thị số tiền bạn có, công thức số dư là = F3-E3. Do đó, tài liệu sẽ hiển thị dòng tiền dương nếu tiền mặt tại quỹ nhiều hơn chi phí, và âm nếu chi phí lớn hơn thu nhập.
Bước 6. Nhập mục chi phí thứ hai vào ô 4
Bước 7. Nhập công thức số dư vào ô G4
Vì số dư của bút toán thứ hai và các bút toán tiếp theo sẽ ghi lại số dư hiện tại, bạn cần phải thêm chênh lệch thu được từ chi phí và thu nhập vào số dư trong lần nhập trước.
- Nếu bạn muốn trang tính hiển thị chi phí cụ thể, công thức số dư là = G3 + (E4-F4), tức là G3 là ô chứa số dư trước đó, E4 là ô chứa chi phí và F4 là ô chứa doanh thu.
- Nếu bạn muốn trang tính hiển thị số tiền mặt, công thức số dư là = G3 + (F4-E4).
- Các dấu ngoặc đơn trong công thức thể hiện sự khác biệt giữa chi phí và doanh thu không thực sự bắt buộc. Chúng tôi viết nó để khái niệm về công thức trở nên rõ ràng hơn.
- Nếu bạn có thể để trống ô giá trị số dư cho đến khi hoàn tất tất cả các mục nhập, vui lòng sử dụng từ IF vào công thức để khi bạn nhập ngày, ô số dư không hiển thị giá trị. Công thức cho phương pháp này cho mục nhập thứ hai là = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) nếu bạn muốn trang tính theo dõi tải và = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) nếu bạn muốn có một giấy làm việc để theo dõi dòng tiền trong tầm tay. (Các dấu ngoặc bao quanh chi phí và thu nhập có thể được bỏ qua, nhưng không được bỏ qua các dấu ngoặc bên ngoài.)
Bước 8. Sao chép công thức số dư sang một ô khác trong cột G (cột Số dư)
Nhấp chuột phải vào ô G3 và chọn "Sao chép" từ menu bật lên. Sau đó, cuộn xuống ô bên dưới ô đó. Nhấp chuột phải vào ô đã chọn và chọn "Dán" từ menu bật lên để dán công thức vào ô đã chọn. (Trong Excel 2010, hãy chọn tùy chọn "Dán" hoặc "Dán Công thức" trong menu bật lên.) Công thức sẽ tự động cập nhật các tham chiếu ô để cho biết chi phí, doanh thu và các tham chiếu ngày (nếu được sử dụng) của hàng hiện tại và số dư tham chiếu của hàng phía trên hàng hiện tại.
Bước 9. Lưu trang tính
Đặt tên rõ ràng cho bảng tính của bạn, ví dụ: “Cost Giám sát.xls” hoặc “Ngân sách cá nhân.xls”. Bạn có thể nhập tên và năm của tệp, giống như phương pháp tạo trang tính với. (Một lần nữa, bạn không cần sử dụng dấu ngoặc kép như chúng tôi đã viết chỉ để làm rõ các tên tệp mẫu. Bạn không cần phải nhập loại phần mở rộng tệp vì Excel sẽ tự động ghi nó xuống.)
Excel 2003 và các phiên bản trước đó lưu trang tính ở định dạng ".xls", trong khi Excel 2007 và 2010 lưu trang tính ở định dạng dựa trên XML gần đây hơn ".xlsx". Tuy nhiên, Excel mới nhất cũng có tùy chọn lưu tệp ở định dạng ".xls". Nếu bạn có nhiều máy tính và dự định lưu trang tính này trên tất cả chúng, hãy sử dụng định dạng cũ nếu máy tính của bạn có Excel 2003 trở xuống. Sử dụng định dạng mới nhất nếu tất cả các máy tính của bạn có ít nhất Excel 2007
Lời khuyên
- Sử dụng "Tự động hoàn thành" trong danh mục chi phí và thu nhập để chính tả đã nhập là chính xác.
- Bạn có thể sử dụng màu đậm, màu văn bản hoặc tô bóng ô để phân biệt giữa các chi phí chưa thanh toán, đã thanh toán và chi phí trong tương lai.
- Để ngăn các công thức hoặc tiêu đề cột vô tình thay đổi, bạn nên bảo vệ các ô khỏi thay đổi. Chọn các ô bạn muốn thay thế (ngày, danh mục người nhận thanh toán, chi phí, thu nhập và bản ghi nhớ) và mở khóa các ô đó, sau đó áp dụng bảo vệ cho toàn bộ trang tính.
