Hội nghị là nơi thích hợp để những người có cùng sở thích gặp gỡ nhau và trao đổi những ý tưởng mới nhất trong lĩnh vực tương ứng của họ. Các hội nghị thường được tổ chức thường xuyên bởi các tổ chức giáo dục, công ty, nhóm tiếp thị theo cấp bậc, cộng đồng tôn giáo và những người khác. Nếu bạn muốn tổ chức một hội nghị, hãy bắt đầu bằng việc chuẩn bị một kế hoạch làm việc kỹ lưỡng cùng với một loạt các hoạt động cần tiến hành, ví dụ như xác định địa điểm tổ chức hội nghị, lập danh sách thành viên tham dự, biên soạn tài liệu, chuẩn bị thiết bị cho buổi thuyết trình., cung cấp các bữa ăn, và nhiều nhu cầu khác phải được suy nghĩ và lập kế hoạch tốt nhất có thể. Nếu bạn gặp rắc rối trong khi thực hiện các kế hoạch của mình, hãy bình tĩnh và tự tin rằng bạn có đủ khả năng tham gia hội nghị. Một khía cạnh quan trọng quyết định sự thành công của việc tổ chức hội nghị là việc triển khai từng hoạt động một trong khi đưa ra danh sách những công việc đã hoàn thành và những công việc vẫn cần phải làm.
Bươc chân
Phần 1/4: Lập kế hoạch cho Hội nghị: Giai đoạn đầu
Bước 1. Chuẩn bị trước thời hạn
Việc lập kế hoạch cho hội nghị nên bắt đầu trước ít nhất tám tháng, thậm chí sớm hơn nếu hội nghị có quy mô lớn hoặc lớn.
- Hãy nhớ rằng nhiều phòng hội nghị và cơ sở phục vụ ăn uống phải được đặt trước vài tháng. Ngoài ra, các đại biểu sống ngoài thành phố cần sắp xếp lịch trình đi lại để có thể tham dự hội nghị.
- Ngoài ra, các nhà tài trợ và các tập đoàn lớn cũng có thể phải lập kế hoạch ngân sách hàng năm trước vài tháng. Vì vậy, hỗ trợ tài chính và phi tài chính từ họ cho sự kiện của bạn nên được thương lượng trước.
Bước 2. Thành lập một ủy ban
Nhiều vấn đề quan trọng phải được quyết định khi chuẩn bị cho một hội nghị. Bằng cách thành lập một ủy ban, bạn sẽ nhận được ý kiến đóng góp từ nhiều người trước khi đưa ra quyết định. Họ cũng sẽ giúp bạn suy nghĩ thấu đáo các chi tiết.
- Thuê điều phối viên, tức là nhân sự chủ chốt, những người sẽ đưa ra các quyết định quan trọng và dành nhiều thời gian cho việc điều phối. Nếu bạn có đủ tiền, hãy thuê một điều phối viên để họ có thể giúp bạn lập kế hoạch và chia sẻ các nhiệm vụ.
- Tìm hiểu xem đã có hội nghị về cùng chủ đề chưa. Nếu vậy, hãy mời điều phối viên đã tổ chức hội nghị tham gia vào ủy ban. Nếu anh ấy không thể tham gia, hãy hỏi xem bạn có thể yêu cầu tài liệu đã được đề cập để giúp việc chuẩn bị hội nghị dễ dàng hơn không.
Bước 3. Đặt mục tiêu và tạo chương trình làm việc
Viết ra những gì bạn đang tổ chức hội nghị để làm cơ sở cho mỗi quyết định. Biết bạn muốn tặng gì và cho ai trước khi chuẩn bị cho hội nghị sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện các kế hoạch của mình hơn.
Nếu bạn chưa bao giờ tổ chức một hội nghị, hãy bắt đầu bằng cách lên kế hoạch cho một hội nghị nhỏ và ngắn. Cân nhắc tổ chức hội nghị 1-2 ngày với sức chứa 250-300 người tham gia
Bước 4. Xác định địa điểm và ngày tổ chức hội nghị
Mặc dù ngày và địa điểm mới có thể được xác định sau khi bạn đã lên kế hoạch chi tiết, nhưng bạn sẽ cần ước tính lượng thời gian có sẵn để chuẩn bị.
- Trước khi ấn định ngày, hãy tìm kiếm thông tin trước về tháng, ngày mà hội nghị thường được tổ chức để việc triển khai không bị cản trở. Ví dụ, ở châu Âu, các hội nghị thường được tổ chức từ tháng 3 đến tháng 6 hoặc tháng 9 và tháng 11 vào Thứ Hai-Thứ Ba hoặc Thứ Năm-Thứ Sáu vì những người tham gia ít quan tâm đến việc tham dự các hội nghị vào những thời điểm khác. Tìm hiểu lịch trình chính xác ở địa điểm của bạn trước khi quyết định ngày hội nghị.
- Thời gian của hội nghị phụ thuộc vào số lượng người tham gia ước tính và tất cả các nhu cầu cần thiết phải được cung cấp trong hội nghị. Đối với 250-300 người, hãy lên lịch hội nghị kéo dài 2 ngày.
- Xem xét khả năng tổ chức một hội nghị trong thành phố, nhưng đảm bảo rằng có lối đi đến sân bay gần nhất, chỗ ở và cơ sở vật chất đầy đủ. Chúng tôi khuyên bạn nên tổ chức hội nghị ở một thành phố lớn hoặc địa điểm du lịch để thu hút nhiều người muốn tham gia hội nghị.
Bước 5. Xác định tiêu đề hội nghị
Sau khi xác định được tiêu đề, bạn có thể xuất bản và lập kế hoạch vì đã có sự chắc chắn về tài liệu làm cơ sở cho việc phổ biến thông tin qua mạng xã hội.
Chọn một tiêu đề ngụ ý mục đích và / hoặc lý lịch của những người tham gia hội nghị. Tìm kiếm nguồn cảm hứng bằng cách sử dụng tiêu đề của các hội nghị đã được tổ chức, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn tự quyết định
Phần 2/4: Chuẩn bị cho Hội nghị
Bước 1. Lập ngân sách tài chính
Không có hoạt động nào có thể được thực hiện mà không tính toán chi tiết số tiền phải chi, ví dụ để thuê một tòa nhà, chuẩn bị vật liệu và trả phí diễn giả. Tất cả các chi phí phải tham khảo ngân sách tài chính. Nếu bạn đang giao phó trách nhiệm, hãy đảm bảo trợ lý của bạn tuân theo giới hạn ngân sách mà bạn đã đặt.
Số tiền của ngân sách bị ảnh hưởng bởi sự hiện diện hay vắng mặt của các nhà tài trợ. Bạn có thể yêu cầu nhà tài trợ cung cấp kinh phí để tài trợ cho hội nghị. Tuy nhiên, nhà tài trợ cũng có quyền xác định một số điều tại hội nghị. Ví dụ: xác định người sẽ thuyết trình hoặc đề xuất diễn giả là một trong những người tham gia hội thảo, ví dụ: một doanh nhân thành đạt trong một công ty tài trợ và giới thiệu thương hiệu bằng cách đặt logo trên tất cả các tài liệu của hội nghị. Thuận lợi, nhà tài trợ sẽ hỗ trợ kinh phí trước để bạn có thể sử dụng ngay để hiện thực hóa kế hoạch
Bước 2. Xác định giá và phương thức bán vé
Một số hội nghị là miễn phí, một số thì rất tốn kém. Trước khi xác định giá vé và cách bán vé, hãy xem xét các khía cạnh sau:
- Các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị cho hội nghị là gì? Nếu bạn muốn tổ chức một hội nghị quy mô nhỏ mà không tốn nhiều chi phí, chúng tôi khuyên bạn không nên thu phí người tham gia. Ngoài ra, những người tham gia phải trả tiền mua vé để trang trải chi phí chuẩn bị cho hội nghị.
- Xác định phí đăng ký nếu bạn muốn tổ chức hội nghị trong vài ngày hoặc cung cấp bữa ăn. Phí đăng ký tổ chức hội nghị tại các thành phố lớn ở Indonesia từ vài trăm nghìn đến hàng triệu rupiah.
- Nhiều hội nghị tính phí theo cấp bậc tùy theo vị trí hoặc địa vị của người tham gia. Ví dụ: các hội nghị học thuật thường tính phí sinh viên thấp hơn giáo viên. Nhân viên của các nhà tài trợ cũng được tính phí thấp hơn những người tham gia thông thường.
Bước 3. Quyết định địa điểm tổ chức hội nghị
Khi chọn một địa điểm, hãy xem xét số lượng người tham gia, sự dễ dàng đi đến địa điểm, khả năng có chỗ đậu xe, khoảng cách đến và đi từ các phương tiện giao thông công cộng, sân bay và khách sạn. Ngoài việc tìm một địa điểm thích hợp cho hội nghị, hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có thể đến được nơi đó một cách dễ dàng.
Tìm kiếm thông tin về các tòa nhà hoặc khách sạn cung cấp phòng hội nghị trong thành phố. Đối với các hội nghị nhỏ, hãy thuê một phòng trong nhà thờ hoặc nhà họp khác
Bước 4. Tận dụng sự hỗ trợ của các nhân viên làm nhân viên quản lý nhà họp
Nếu các tài nguyên có sẵn trong tòa nhà bạn chọn cho hội nghị, hãy tận dụng tối đa chúng. Các nhân viên quen thuộc với nhiệm vụ hàng ngày của họ và sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giải quyết vấn đề hoặc cung cấp lời khuyên khi cần thiết.
Bạn có thể sử dụng dịch vụ của nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động trong hội trường, chẳng hạn để xử lý việc sắp xếp chi tiết hội nghị. Mặc dù phải trả phí nhưng bạn không cần phải tự mình thực hiện tất cả các hoạt động này vì nó sẽ mất rất nhiều thời gian trong vài tuần
Bước 5. Xác định thực đơn tiêu dùng
Hãy nhớ rằng những người tham gia phải tìm thức ăn trong suốt hội nghị và rất có thể nhiều người tham gia không biết thức ăn có sẵn xung quanh địa điểm hội nghị. Cân nhắc xem bạn có cần sử dụng dịch vụ ăn uống để cung cấp bữa sáng, bữa trưa và đồ ăn nhẹ hay không hoặc tìm hiểu xem người quản lý hội trường có thể chuẩn bị bữa ăn cho tất cả những người tham dự hay không.
Khi chọn thực đơn, hãy nhớ rằng nhiều người không nên ăn một số loại thực phẩm vì lý do dị ứng hoặc sở thích. Các nhà kinh doanh dịch vụ ăn uống có kinh nghiệm có thể cung cấp một số lựa chọn, ví dụ: thực đơn chay, không có hạt, không chứa gluten, thực phẩm halal hoặc các tùy chọn thực đơn khác
Bước 6. Dành thời gian để kiểm tra trang web
Sau khi đã lo mọi thứ cần chuẩn bị, hãy dành thời gian đến địa điểm tổ chức hội nghị trước một ngày. Đừng đợi cho đến khi ngày D mới của bạn đến với những người tham gia sẽ tham gia hội nghị.
Trước một ngày, đến địa điểm tổ chức hội nghị và tổ chức một cuộc họp với tất cả các nhân sự tham gia để đảm bảo rằng mọi thứ được chuẩn bị chu đáo đến từng chi tiết nhỏ nhất
Phần 3/4: Lập lịch trình hội nghị
Bước 1. Lên lịch cho hội nghị
Sau khi có một bức tranh toàn cảnh về các chủ đề sẽ thảo luận và xác định tiêu đề hội nghị, hãy chuẩn bị lịch trình bắt đầu từ khai mạc hội nghị đến bế mạc. Hội nghị có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau tùy theo lĩnh vực kinh doanh đang thảo luận. Để lập lịch trình dễ dàng hơn, các hội nghị thường được tổ chức theo thứ tự sau:
- Bắt đầu hội nghị bằng phần giới thiệu hoặc bài phát biểu khai mạc thường được trình bày bởi một người nổi tiếng trong một lĩnh vực kinh doanh cụ thể và đã trở thành một diễn giả nổi tiếng. Bạn có thể tổ chức sự kiện vào buổi tối và sau đó kết thúc bằng bữa tối hoặc như phiên đầu tiên vào buổi sáng để bắt đầu hội nghị.
- Chia phần còn lại của lịch trình thành các phiên ngắn hơn. Nếu hội nghị được tổ chức theo yêu cầu của người tham gia theo đề xuất của họ thì điều chỉnh tài liệu phù hợp với nhu cầu của người tham gia. Tuy nhiên, bạn cũng có thể bao gồm lịch trình hội thảo, clip phim hoặc tài liệu khác trong lịch trình hội nghị. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia có mặt, xác định xem mỗi phiên có thể được tham gia bởi tất cả người tham gia (gọi là “toàn thể”) hay người tham gia cần được chia thành nhiều nhóm và mỗi nhóm sẽ tham gia các phiên khác nhau song song theo sự lựa chọn của họ (được gọi là “nhóm”).
- Kết thúc hội nghị bằng cách mời diễn giả trình bày tài liệu thúc đẩy hoặc thách thức những người tham gia.
Bước 2. Quyết định cách thức tiến hành phiên họp
Bạn có thể chọn cách tiến hành phiên họp theo nhu cầu của công ty, chẳng hạn như giảng dạy, thảo luận về các trường hợp, tổ chức hội thảo, trình bày chính sách hoặc kết quả nghiên cứu mới nhất, đặt câu hỏi hoặc trình bày bằng slide.
- Việc lựa chọn cách thức cung cấp tài liệu sẽ ảnh hưởng đến chiến lược xuất bản. Vì vậy, hãy chuẩn bị càng sớm càng tốt những tài liệu rất hữu ích cho những người tham gia.
- Thời lượng mỗi phiên có thể bắt đầu từ 45 phút đến 3 giờ tùy thuộc vào số lượng bài thuyết trình và nội dung được truyền tải.
Bước 3. Cân nhắc xem bạn có muốn bao gồm các hoạt động khác hay không
Hãy nghĩ đến các hoạt động hữu ích có thể được đưa vào lịch trình và đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sự thành công của hội nghị, ví dụ:
- Lên lịch các hoạt động vì lợi ích của tổ chức người tham gia hội nghị, chẳng hạn như một cuộc họp kinh doanh hoặc trao giải thưởng.
- Cung cấp thức ăn nếu người tham gia phải trả phí đăng ký. Nếu không phải trả phí, hãy yêu cầu người tham gia mang theo bữa trưa (là lựa chọn cuối cùng). Những người tham gia thường mong đợi được ăn ít nhất một bữa. Nếu địa điểm tổ chức hội nghị ở thành phố, hãy cung cấp thời gian nghỉ ngơi để những người tham gia có thể ăn trưa tại một nhà hàng gần đó.
- Hỏi xem người tham gia có muốn lên lịch cho một sự kiện giải trí không, ví dụ: tham quan thành phố, xem chương trình hài kịch vào ban đêm, xem phim hoặc xem một chương trình tại rạp hát. Sự kiện có thể thích hợp hơn cho một hội nghị được tổ chức ở một thành phố lớn hoặc cho một công ty, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
Phần 4/4: Xuất bản
Bước 1. Xác định thành phần sẽ tham dự
Các hội nghị rất đa dạng, ví dụ các hội nghị mang tính học thuật, tôn giáo và kinh doanh với những người tham gia khác nhau. Trước khi lập kế hoạch, hãy đảm bảo rằng có đủ người tham gia quan tâm đến việc tham dự hội nghị.
Bạn không cần phải quảng cáo nhiều nếu muốn tổ chức hội nghị cho các nhóm nhỏ, chẳng hạn như nhân viên công ty hoặc cộng đồng nhà thờ. Bạn có thể thông báo kế hoạch hội nghị bằng cách gửi email, thông báo trong bản tin của công ty và / hoặc thông báo tại một cuộc họp hành chính
Bước 2. Yêu cầu lãnh đạo công ty tham gia
Để thuyết phục mọi người trong công ty, bạn cần đưa ra một tiêu đề hấp dẫn hoặc mời một diễn giả xuất sắc.
Sau khi nhận được xác nhận từ các diễn giả nổi tiếng, hãy đưa thông tin vào tài liệu hội nghị và thông báo cho những người tham gia tiềm năng
Bước 3. Tạo một trang web
Ngày nay, phương tiện truyền thông kỹ thuật số là một công cụ rất quan trọng cho sự thành công của hội nghị. Tạo một tên trang web với các liên kết dễ tìm nếu bạn tìm kiếm từ khóa tiêu đề hội nghị hoặc các từ khác liên quan đến hội nghị. Viết thông tin chi tiết về hội nghị trên trang web và bao gồm một liên kết trên tất cả các tài liệu in ấn và quảng cáo liên quan đến hội nghị.
- Bao gồm ngày, giờ và địa chỉ của địa điểm hội nghị trên trang web, bao gồm tên của các diễn giả nổi tiếng. Đồng thời thông báo phương tiện đi lại, chỗ ở, địa điểm thú vị và lịch trình hội nghị nếu có.
- Bao gồm một liên kết trang web nếu người tham gia có thể đăng ký.
Bước 4. Đặt quảng cáo
Bắt đầu quảng cáo trước (trước một năm) để các diễn giả có thể gửi các đề xuất chứa tài liệu sẽ được trình bày tại hội nghị. Chọn cách xuất bản phù hợp theo quy mô của hội nghị và lý lịch của những người tham gia. Xem xét nơi những người tham gia tiềm năng lấy thông tin của họ, có thể từ:
- Phương tiện truyền thông xã hội, ví dụ từ tài khoản Facebook và Twitter của tổ chức tài trợ
- Danh sách liên hệ trên Listserv và địa chỉ email
- Blog, tạp chí, báo hoặc tạp chí kinh doanh
- Áp phích, tờ rơi hoặc các thông báo khác được gửi đến các nhóm, tổ chức hoặc công ty có liên quan
Bước 5. Yêu cầu các đề xuất
Khi chuẩn bị một quảng cáo nháp, hãy cho biết rằng bạn sẵn sàng đăng ký hoặc đang chờ gửi các đề xuất cá nhân hoặc nhóm dưới dạng bài báo, đề xuất của hội đồng hoặc tài liệu hội thảo.
Bạn có thể xác định độ dài của đề xuất theo ngành nghề kinh doanh. Trong lĩnh vực giáo dục, các hội nghị quy mô nhỏ thường yêu cầu các bản tóm tắt vài trăm từ, trong khi các hội nghị quy mô lớn yêu cầu các bản thảo hoàn chỉnh
Bước 6. Bắt đầu chấp nhận đăng ký
Chuẩn bị cơ sở vật chất để các đại biểu có thể đăng ký trước khi hội nghị diễn ra, dù vẫn phải đặt trước vài tháng. Bằng cách này, bạn có thể ước tính số lượng người tham gia sẽ tham dự.
- Tạo một trang web liên kết đến trang web hội nghị để đăng ký. Nếu bạn không có kỹ năng kỹ thuật để tạo một trang web, hãy sử dụng một dịch vụ hiện có. Ví dụ: sử dụng các dịch vụ trả phí của RegOnline, một công ty đảm nhận việc đăng ký trực tuyến cho các sự kiện khác nhau, xử lý dữ liệu và gửi cho bạn bằng cách giúp người dùng dễ dàng truy cập.
- Người tham gia cũng có thể đăng ký qua điện thoại hoặc fax nếu bạn có cơ sở xử lý biên lai thanh toán bằng thẻ tín dụng.
- Nếu bạn không chấp nhận đăng ký internet hoặc điện thoại, vui lòng tạo mẫu đơn PDF và tải lên trang web. Thông báo cho những người tham gia rằng họ có thể in biểu mẫu, điền vào và gửi nó cùng với séc hoặc bằng chứng chuyển đến địa chỉ email công ty của bạn.
- Để người tham gia đăng ký sớm, chúng tôi sẽ giảm giá cho những người tham gia thanh toán trước ít nhất một tháng. Giá vé đắt hơn một chút nếu người tham gia thanh toán tại địa điểm tổ chức hội nghị.
Lời khuyên
- Hỏi người nói xem họ có cần thiết bị bổ sung cho bài thuyết trình không, chẳng hạn như sân khấu, tivi, màn hình lớn hoặc máy tính.
- Khi chọn thực đơn thực phẩm, hãy đảm bảo rằng có những người tham gia phải thực hiện chế độ ăn kiêng một số loại thực phẩm nhất định hay không.
- Khi so sánh chi phí thuê, hãy hỏi giá thức ăn, nước uống, nước ngọt, v.v. bởi vì nó có thể rất đắt.
- Khi chọn phòng, hãy xem xét mục đích của hội nghị và quyết định xem bạn muốn sử dụng khán phòng hay ghế và bàn để ghi chép.
