Đánh giá hiệu suất của nhân viên đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển hoặc cải thiện thành công trong kinh doanh vì điều này có tác động rất lớn đến tính liên tục của hoạt động của công ty. Có nhiều phương pháp khác nhau để đánh giá hiệu suất của nhân viên, ví dụ như cá nhân hoặc theo nhóm dựa trên các khía cạnh bên trong và bên ngoài. Nếu bạn đang tìm kiếm cách tốt nhất để đánh giá hiệu suất của nhân viên, bài viết này mô tả một số phương pháp mà nhiều công ty đã sử dụng.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Đánh giá Phương pháp "360 độ"
Bước 1. Hỏi ý kiến phản hồi từ cấp dưới
Đảm bảo rằng nhân viên không ghi tên của họ vào bảng phản hồi để họ có thể cung cấp thông tin như ban đầu mà không cần lo lắng. Phương pháp này hữu ích trong việc đánh giá kết quả hoạt động của cấp trên với tư cách là nhân viên và lãnh đạo. Để nhận được phản hồi trung thực về hiệu suất của sếp, hãy hỏi cấp dưới của họ những câu hỏi sau:
- "Sếp của bạn có khả năng lãnh đạo nhóm tốt không?"
- "Cung cấp thông tin cho thấy rằng sếp của bạn đã cải thiện thành công phong cách lãnh đạo của mình."
- "Cung cấp dữ liệu chứng minh rằng sếp của bạn có hiệu suất công việc tốt".
Bước 2. Yêu cầu nhân viên tự đánh giá
Một cách hiệu quả để đo lường hiệu suất của nhân viên là yêu cầu họ tự đánh giá. Nhân viên được đề cập biết rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình hơn bất kỳ ai khác. Việc nhân viên đánh giá quá cao về bản thân là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, phương pháp này phải được hỗ trợ bởi một hệ thống đánh giá hiệu suất với một cách tiếp cận khác. Những câu hỏi sau đây giúp nhân viên đánh giá hiệu quả công việc của họ.
- "Mô tả hiệu suất công việc tốt nhất mà bạn từng có."
- "Mô tả các bước bạn đã thực hiện để hỗ trợ hiệu quả thời gian làm việc".
- "Đồng nghiệp của bạn (bao gồm cả cấp trên và cấp dưới) nghĩ gì về hiệu quả công việc của bạn?"
Bước 3. Thu thập phản hồi từ đồng nghiệp của nhân viên mà bạn muốn đánh giá
Phản hồi từ đồng nghiệp của nhân viên có thể được sử dụng để cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty và những nhân viên có liên quan vì họ hiểu được trách nhiệm và năng lực cần thiết để đảm nhiệm một số vị trí nhất định. Phản hồi từ đồng nghiệp rất hữu ích cho những nhân viên muốn biết điểm mạnh và điểm yếu của họ.
- "Khi so sánh với những nhân viên khác có cùng vị trí, hãy xác định giá trị đối với đồng nghiệp của bạn theo hiệu quả công việc của họ".
- "Hãy đưa ra lời khuyên để anh ấy có thể cải thiện hiệu suất công việc".
- "Cung cấp thông tin về thành tích công việc tốt nhất mà anh ấy từng thể hiện".
Bước 4. Yêu cầu người giám sát đánh giá
Người giữ chức vụ cấp trên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, chất lượng công việc của người lao động là cấp dưới để làm cơ sở đánh giá năng suất của công việc có liên quan. Ông cũng là người có thẩm quyền cao nhất trong việc quyết định thăng chức hay cách chức cấp dưới dựa trên chất lượng và kết quả công việc của họ. Đặt những câu hỏi sau để nhận được kết quả đánh giá nhân viên từ người giám sát:
- "Theo bạn, nhân viên làm việc có đạt yêu cầu không?"
- "Đề xuất của bạn để cải thiện hiệu suất công việc của anh ấy là gì?"
- "Tại sao anh ta đủ điều kiện / không đủ điều kiện để thăng chức?"
Bước 5. Biết những hạn chế của phương pháp "360 Độ"
Nếu sử dụng phương pháp này, phản hồi thu được rất chủ quan và có xu hướng bị ảnh hưởng bởi mối quan hệ giữa người đánh giá và người được đánh giá. Do đó, đừng chỉ dựa vào phương pháp này khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Phương pháp 2/4: Thực hiện Đánh giá Định lượng
Bước 1. Sử dụng phương pháp định lượng
Đánh giá hiệu suất của nhân viên theo cách mô tả ở trên có xu hướng chủ quan. Để đánh giá khách quan hơn, hãy sử dụng các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như tỷ lệ năng suất, tỷ lệ doanh thu, ngân sách chi phí và tỷ lệ lỗi. Mỗi bộ phận phải có các tiêu chí có thể đo lường được để kết quả đạt được có thể được so sánh với các tiêu chuẩn áp dụng, chỉ tiêu của bộ phận / bộ phận, xu hướng kinh doanh và chỉ tiêu công việc của từng nhân viên. Thu thập dữ liệu một cách có hệ thống và sau đó xác định xem liệu các chiến lược và mục tiêu của công ty có phải là tiêu chuẩn cho sự thành công của doanh nghiệp hay không.
- Ví dụ: theo dõi khoảng thời gian khách hàng xếp hàng chờ mua sản phẩm.
- Ghi lại số lượng sản phẩm được sản xuất hoặc báo cáo của nhân viên (được đánh giá) trong 1 giờ.
- Đảm bảo rằng bạn giải thích các tiêu chí đánh giá hiệu suất và mục tiêu công việc cho từng nhân viên trước khi giai đoạn đánh giá bắt đầu. Tiến hành đào tạo và xã hội hóa về hệ thống đánh giá hiệu suất cho tất cả nhân viên.
Bước 2. So sánh kết quả đạt được với kế hoạch làm việc và các chỉ tiêu định lượng
Trước khi giai đoạn đánh giá bắt đầu, trước tiên hãy xác định kế hoạch làm việc và các chỉ tiêu phải đạt được của mỗi nhân viên. Khi dữ liệu hiệu suất đã được thu thập, hãy so sánh nó với các mục tiêu định lượng để tìm ra thành tích. Nếu mục tiêu không đạt được, ban lãnh đạo cần thay đổi hoặc điều chỉnh chính sách làm cơ sở cho việc đặt ra các mục tiêu mới nhằm cải thiện tổ chức của công ty.
- Ví dụ, nếu khách hàng xếp hàng trung bình 3 phút để được phục vụ, hãy cố gắng giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
- Một trong những công việc thách thức nhất là xử lý các khiếu nại trong dịch vụ khách hàng. Sau khi ghi lại khoảng thời gian của các cuộc trò chuyện qua điện thoại trong một khoảng thời gian nhất định, ban giám đốc có thể tạo ra hiệu quả để phát triển các quy trình dịch vụ khách hàng bằng cách xác định các cuộc trò chuyện qua điện thoại có khoảng thời gian dài hơn.
- Tăng mục tiêu bằng cách sử dụng dữ liệu định lượng theo tỷ lệ phần trăm. Ví dụ, trong quý trước, tổng doanh thu thuần của công ty là 500.000 đô la. Trong quý tới, hãy đặt mục tiêu doanh thu thuần tăng 1%.
Bước 3. Sử dụng kết quả đánh giá để xây dựng kế hoạch làm việc
Tiến độ công việc phải được đo lường và theo dõi thường xuyên, đặc biệt là khi hiệu quả hoạt động của công ty không tốt. Cần đánh giá hiệu quả công việc định kỳ để đảm bảo tiến độ. Ngoài ra, kết quả đánh giá có thể được sử dụng để xác định hiệu quả của các kế hoạch đã được chuẩn bị.
- Tiến hành các chương trình đào tạo cho những nhân viên kém hiệu quả.
- Nếu kết quả đánh giá cho thấy nhân viên không tiến bộ, hãy thay đổi kế hoạch hoặc mục tiêu làm việc của anh ta.
Phương pháp 3 trên 4: Đảm bảo Đạt được Chất lượng Công việc
Bước 1. Tiến hành đánh giá để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên
Kết quả đánh giá hiệu quả công việc phản ánh hiệu quả công việc của mỗi nhân viên từ mọi khía cạnh bắt đầu từ đạo đức làm việc đến thành tích cá nhân. Phương pháp đánh giá này có thể được sử dụng để đánh giá kết quả công việc hàng năm của mỗi nhân viên nói chung. Sau khi trải qua quá trình đánh giá, nhân viên sẽ nhận được phản hồi để cải thiện chất lượng công việc và nhận được sự đánh giá cao về hiệu quả công việc.
- Có bao nhiêu đơn vị đã được sản xuất hoặc bán bởi nhân viên (theo đánh giá)?
- Chất lượng tác phẩm tốt như thế nào?
- Anh ta sử dụng bao nhiêu thời gian làm việc để sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các giao dịch mua bán?
Bước 2. Thực hiện đánh giá toàn diện
Đánh giá toàn diện rất hữu ích trong việc cung cấp các giải pháp thay thế, đặc biệt là đối với các công ty đang gặp sự cố. Tuy nhiên, các vấn đề thường xảy ra do quy trình làm việc không hiệu quả, đào tạo không đầy đủ hoặc quản lý kinh doanh kém. Do đó, ban lãnh đạo cần xem xét kỹ lưỡng các thủ tục bằng cách thu thập ý kiến đóng góp từ các bên khác nhau, đưa ra quyết định, hành động và đưa ra chính sách để giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc phức tạp.
Thuê các nhà tư vấn chuyên nghiệp với tư cách là một bên trung lập để đánh giá khách quan các hoạt động hàng ngày của công ty và hiệu suất của nhân viên
Bước 3. Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên để kiểm soát chất lượng công việc
Phương pháp này có tác động tích cực vì nhân viên nhận thức được việc kiểm tra, nhưng không biết lịch trình. Do đó, những nhân viên lười biếng hoặc hiệu quả công việc không tốt sẽ bị lộ diện. Thực hiện các bước sau để giữ cho nhân viên có động lực.
- Tiến hành kiểm tra đột xuất để kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Đánh giá các cuộc trò chuyện điện thoại ngẫu nhiên.
- Kiểm tra hồ sơ hoạt động của công ty theo thời gian.
Bước 4. Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng phải là sứ mệnh chính của công ty và có thể được sử dụng như một trong những tiêu chí khi đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Hỏi khách hàng xem họ có hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn hay không. Yêu cầu phản hồi về kết quả hoạt động của công ty từ các bên bên ngoài là một cách chắc chắn để thu thập các tài liệu đánh giá nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty một cách khách quan.
- Hãy cảnh giác với những phản hồi rất khó chịu từ khách hàng. Một số ngành công nghiệp và công ty, đặc biệt là kinh doanh xe có động cơ, thường nhận được những nhận xét rất tiêu cực từ khách hàng.
- Khi yêu cầu phản hồi, hãy chuẩn hóa bằng cách sử dụng một công cụ hoặc biểu mẫu có định dạng cụ thể để tất cả thông tin có thể được sử dụng tốt nhất có thể.
- Nhìn chung, phản hồi của khách hàng mang tính chủ quan và phần lớn tiết lộ trải nghiệm tồi tệ. Đánh giá hiệu suất dịch vụ khách hàng bằng cách sử dụng các tiêu chí đánh giá khách quan, chẳng hạn như thời gian giải quyết vấn đề, giải pháp được cung cấp và số lượng sản phẩm khách hàng trả lại.
Phương pháp 4/4: Cải thiện quản lý thời gian
Bước 1. Tính toán khoảng thời gian hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể
Một cách để đo lường hiệu quả của việc quản lý thời gian là tính toán khoảng thời gian hoàn thành nhiệm vụ của mỗi nhân viên. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng dữ liệu được truy cập thông qua hệ thống, chẳng hạn như thẻ chấm công hoặc chương trình máy tính. Để có được kết quả đánh giá chính xác, việc thu thập dữ liệu thủ công, ví dụ bằng cách nhập dữ liệu vào bảng, là không đáng tin cậy và không hiệu quả.
- Có một số phần mềm có chức năng giám sát hoạt động của người dùng máy tính. Bằng cách đó, bạn có thể đánh giá những nhân viên có hiệu suất công việc không đạt mục tiêu để tìm ra nguyên nhân.
- Đặc biệt quan tâm đến những nhân viên có kết quả công việc thấp hơn nhiều so với mức trung bình để họ có thể đạt được chỉ tiêu công việc đã xác định.
Bước 2. Đưa ra phản hồi, nhưng không quá thường xuyên
Phản hồi rất có lợi cho nhân viên, nhưng sự giám sát hàng ngày để nâng cao tinh thần là con dao hai lưỡi. Thay vì sử dụng phương pháp này như một phương tiện để quản lý giám sát hiệu suất và trách nhiệm của nhân viên, chúng tôi khuyên bạn nên tiến hành đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng. Ngoài ra, hãy tăng động lực cho nhân viên bằng cách cung cấp tiền thưởng và giữ bí mật các giá trị của mỗi nhân viên, thay vì sỉ nhục họ.
Bước 3. Đảm bảo rằng đạo đức làm việc được áp dụng đúng cách
Một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc là kiểm tra hồ sơ vi phạm các quy định của công ty. Đối với điều đó, hãy thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra dữ liệu để biết đến muộn để làm việc. Nhân viên thường xuyên đến văn phòng muộn làm giảm thời gian làm việc là trách nhiệm của họ. Điều này cũng gây ảnh hưởng không tốt đến đồng nghiệp vì khiến không khí làm việc trở nên khó chịu.
- Chú ý đến sự gọn gàng trong trang phục của nhân viên. Ăn mặc xuề xòa khi ở văn phòng có thể phản ánh tình trạng tương tự tại nơi làm việc.
- Giải thích các quy tắc sử dụng hàng tồn kho văn phòng. Đảm bảo rằng mỗi nhân viên hiểu các quy tắc sử dụng hàng tồn kho trong văn phòng, chẳng hạn như ô tô, điện thoại hoặc máy tính. Nhân viên lạm dụng hàng tồn kho tại văn phòng không sử dụng thời gian làm việc một cách khôn ngoan.
