Viết một email thực ra khá đơn giản, nhưng có một định dạng chung mà bạn nên chú ý. Ngoài ra, hãy biết sự khác biệt giữa email chính thức và không chính thức. Đây là những điều bạn nên biết.
Bươc chân
Phương pháp 1/5: Các bước gửi email cơ bản
Bước 1. Tạo một địa chỉ email
Nếu bạn chưa có địa chỉ email, bạn sẽ cần đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ email trước khi tiếp tục. May mắn thay, nhiều dịch vụ email dựa trên web miễn phí cho phép bạn có được một địa chỉ email mà không tốn bất kỳ khoản tiền nào. Một số dịch vụ email web phổ biến nhất bao gồm:
- Gmail
- Hotmail
- Thư Yahoo
Bước 2. Nhấp vào "Soạn" hoặc "Mới
Trước khi soạn email, bạn cần mở một hộp thư trống mới để soạn. Cách mở hộp thư khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ bạn đang sử dụng, nhưng thường sẽ có một nút ở gần đầu trang với một nhãn như “Soạn thư”, “Mới” hoặc “Tin nhắn mới”.
Nếu bạn không biết cách tạo thư mới, hãy kiểm tra trang hỗ trợ của dịch vụ email của bạn để tìm hiểu cách thực hiện chi tiết
Bước 3. Ghi lại địa chỉ email của người nhận
Bạn không cần ghi địa chỉ email của mình nhưng nên ghi địa chỉ email của người sẽ nhận email của bạn.
- Thông thường, bạn có thể chỉ cần sử dụng một khoảng trắng để tách nhiều địa chỉ email, nhưng một số dịch vụ yêu cầu bạn tách nhiều địa chỉ email bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm câu khác. Nếu dịch vụ bạn đang sử dụng yêu cầu sử dụng các dấu câu này, nhà cung cấp dịch vụ phải cung cấp hướng dẫn.
- Nhập địa chỉ email của người nhận chính vào trường "Tới:". Người nhận chính thường là người có mục đích gửi thư hoặc được đề cập đến trong nội dung email.
- Nhập địa chỉ email khác vào trường "CC:". Cột này là cột "sao chép". Người nhận thường được nhập vào trường bản sao nếu email không được gửi cụ thể đến người nhận bản sao, nhưng có những điều họ nên biết.
- Sử dụng trường "BCC:" để ẩn địa chỉ email. Nếu bạn không muốn người nhận biết email được gửi đến ai, hãy nhập địa chỉ của người nhận vào trường "bản sao ẩn".
Bước 4. Viết một tiêu đề thông tin
Mỗi dịch vụ email cho phép bạn viết tiêu đề / chủ đề email của bạn trong hộp “Chủ đề”.
-
Tiêu đề email của bạn nên ngắn gọn, nhưng cung cấp cho người nhận một ý tưởng về nội dung của email.
- Ví dụ: một email thân mật cho một người bạn có thể có tiêu đề "Bạn khỏe không?", Nhưng nếu bạn gửi một bài tập qua email, thì email đó có thể có tiêu đề "Bài tập Toán".
- Các câu hỏi dành cho giảng viên hoặc cấp trên cũng có thể có tiêu đề "Câu hỏi về …", sau đó là một nhãn ngắn có chứa lời giải thích về chủ đề bạn đang hỏi.
- Hãy nhớ rằng các thư không có tiêu đề sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của người nhận có nhãn “(không có chủ đề).”
Bước 5. Viết nội dung email của bạn
Nội dung của email phải được viết trong hộp văn bản lớn bên dưới trường tiêu đề.
- Một email thường phải chứa một lời chào, tin nhắn và kết thúc.
- Vì email nhằm mục đích giao tiếp nhanh chóng, bạn nên đảm bảo rằng email của mình không quá dài.
Bước 6. Nhấn nút "Gửi"
Sau khi bạn soạn xong email, hãy đọc lại email để đảm bảo rằng bạn không mắc bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc chính tả nào và thư đưa ra chủ đề bạn muốn đề cập. Khi email của bạn đã sẵn sàng được gửi, hãy nhấp vào "Gửi" trong hộp thư để gửi email đến người nhận.
Phương pháp 2/5: Viết email không chính thức
Bước 1. Biết khi nào nên gửi các email không chính thức
Các email không chính thức nên được gửi đến những người bạn quan tâm, bao gồm bạn bè, gia đình và đối tác. Nếu email của bạn không chính thức và bạn đang gửi nó cho người mà bạn biết rõ, bạn có thể gửi một email không chính thức.
Thời điểm tốt nhất để gửi một email chính thức cho bạn bè hoặc gia đình là khi bạn đang gửi một tin nhắn nhóm với giọng điệu trang trọng, chẳng hạn như yêu cầu đóng góp hoặc quảng cáo. Vì email cũng sẽ được gửi đến những người không thân thiết với bạn, bạn sẽ cần điều chỉnh giọng điệu để làm hài lòng những người đó
Bước 2. Viết tiêu đề thân mật
Bạn không nhất thiết phải viết tiêu đề, nhưng bạn nên đặt tiêu đề cho email của mình. Viết tiêu đề ngắn gọn, súc tích và thân thiện.
- Ví dụ: nếu bạn đang viết email cho một người bạn cũ, bạn có thể sử dụng tiêu đề khiến bạn cười hoặc tiêu đề đơn giản như "Đã lâu không gặp!".
- Nếu bạn đang viết email với một mục đích cụ thể, hãy viết ra mục đích của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang viết email về một buổi họp mặt, hãy đặt tiêu đề email của bạn bằng tiêu đề đề cập đến sự kiện.
Bước 3. Cân nhắc nhắc đến tên người nhận trong email
Đối với những email không chính thức, điều này không hoàn toàn cần thiết, nhưng nó vẫn có thể là một cách lịch sự để bắt đầu một tin nhắn.
-
Lời chào của bạn có thể đơn giản như tên của người nhận:
Bob,
-
Bạn cũng có thể kèm theo một lời chào thân thiện:
- "Chào Bob!"
- "Ông Bob,"
- "Chào buổi sáng, Bob!"
Bước 4. Viết email rõ ràng, nhưng sử dụng phong cách ngôn ngữ thân mật
Nội dung email của bạn phải dễ hiểu nhưng với giọng điệu trò chuyện thân mật.
- Đọc email và tự hỏi, liệu email này có giống với những gì tôi sẽ nói nếu tôi trực tiếp nói chuyện không? Nếu câu trả lời là có, bạn đã tìm thấy giọng điệu phù hợp cho những email không chính thức.
- Sử dụng các từ viết tắt. Viết tắt không phải là một phần của văn bản chính thức. nhưng được sử dụng phổ biến trong hội thoại hàng ngày. Do đó, chữ viết tắt phù hợp với các email không chính thức.
- Sử dụng tiếng lóng nếu muốn. Bạn có thể sử dụng tiếng lóng trên Internet, chẳng hạn như: "thx" cho "cảm ơn". "Titi DJ" cho "hãy cẩn thận trên đường", "s7" cho "đồng ý", v.v.
- Đồng thời sử dụng biểu tượng cảm xúc nếu cần:).
Bước 5. Cân nhắc viết tên của bạn ở cuối email
Giống như một lời chào, phần kết thúc hoặc chữ ký không thực sự cần thiết đối với các email không chính thức, chúng có thể là một cách tốt để đóng thư.
-
Đóng email của bạn có thể chỉ là một cái tên:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Bạn cũng có thể sáng tạo một chút với cách đóng email:
- "Chuyện đó lâu rồi! Jen."
- "Email này sẽ tự động bị xóa. 3… 2… 1…"
Phương pháp 3/5: Viết email chính thức
Bước 1. Biết khi nào cần gửi email chính thức
Bạn nên sử dụng email trang trọng khi viết thư cho những người mà bạn không biết rõ, chẳng hạn như sếp, đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng, người hướng dẫn và các nhà lãnh đạo cộng đồng / chính trị.
-
Hãy nhớ rằng bạn có thể cảm thấy rằng một email chính thức là không cần thiết khi bạn viết email cho những người ở trên, khi bạn đã có mối quan hệ với người đó. Khi một email chính thức cảm thấy quá cứng nhắc, hãy viết một email "bán trang trọng".
- Trong các email bán trang trọng, văn phong của bạn có thể thoải mái hơn một chút, nhưng bạn vẫn không được phép sử dụng tiếng lóng trên internet.
- Bạn vẫn nên bao gồm chữ ký trên các email bán trang trọng, nhưng bạn không cần phải cung cấp tất cả thông tin liên hệ dưới tên của mình.
Bước 2. Viết một tiêu đề thông tin
Tiêu đề email của bạn phải ngắn gọn nhưng chính xác. Đi thẳng vào vấn đề bạn đang nêu ra.
-
Ví dụ:
- Khi bạn gửi email cho giáo sư của mình về một bài tập tiểu luận, hãy viết "Câu hỏi tiểu luận".
- Khi bạn nộp đơn xin việc mà bạn biết đến từ quảng cáo, hãy viết "Đơn xin việc vào vị trí quản lý (Từ quảng cáo)".
- Nếu bạn đang viết email yêu cầu dịch vụ khách hàng trợ giúp hoặc báo cáo sự cố kỹ thuật, hãy viết "Sự cố với Phần # 000000".
Bước 3. Viết lời chào trang trọng
Lời chào chính thức phải bao gồm "Dear / Dear", theo sau là tên của người nhận. Sử dụng họ của người nhận và tiêu đề thích hợp, sau đó kết thúc lời chào bằng dấu chấm.
-
Ví dụ:
- "Thưa ông Smith"
- "Thưa bà Jones"
- "Tiến sĩ Evans thân mến"
Bước 4. Đảm bảo rằng nội dung của email là đúng mục tiêu và chính xác
Đảm bảo rằng nó dài không quá vài đoạn và nội dung thực sự có ý nghĩa bao hàm chủ đề của email. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và đảm bảo chính tả và ngữ pháp của bạn đúng.
- Tránh sử dụng các từ viết tắt.
- Không sử dụng tiếng lóng trên internet hoặc biểu tượng cảm xúc.
Bước 5. Sử dụng một lời chào kết thúc thích hợp
Lời chào kết thúc phổ biến nhất là "Xin chào", nhưng cũng có một số lời chào kết thúc khác mà bạn có thể sử dụng. Sử dụng lời chào kết thúc lịch sự và kết thúc bằng dấu phẩy.
-
Những lời chào kết thúc khác mà bạn có thể sử dụng bao gồm:
- Trân trọng,
- Cảm ơn bạn,
- Lời chúc tốt nhất,
Bước 6. Cung cấp thông tin liên hệ trong chữ ký của bạn nếu được yêu cầu
Bao gồm tên đầy đủ của bạn dưới lời chào kết thúc email. Dưới tên của bạn, bạn có thể muốn bao gồm chức danh và thông tin liên hệ có thể được yêu cầu.
- Chức vụ của bạn, nếu có, phải bao gồm chức vụ và tên của công ty / tổ chức nơi bạn làm việc.
- Bao gồm ít nhất một số điện thoại, số fax và địa chỉ email. Bạn cũng có thể muốn bao gồm một địa chỉ gửi thư và trang web.
Phương pháp 4/5: Các loại email không chính thức
Bước 1. Viết email cho một người bạn đã chuyển nhà
Nếu bạn bè, gia đình hoặc đối tác của bạn gần đây đã chuyển nhà, hãy viết một email để hỏi về tình trạng của họ. Hỏi xem quá trình di chuyển của họ diễn ra như thế nào, môi trường mới của họ như thế nào, v.v.
Bước 2. Gửi email cho một người bạn chưa bao giờ cho bạn địa chỉ email
Nếu bạn nhận được địa chỉ email của một người bạn từ người khác, điều rất quan trọng là phải viết email và đảm bảo rằng email của người bạn đó là chính xác. Đừng quên giải thích bạn là ai.
Bước 3. Học cách viết email cho nam giới
Nếu bạn là phụ nữ và đây là lần đầu tiên bạn viết email cho một chàng trai, bạn có thể cảm thấy lo lắng, đặc biệt nếu anh ấy là một chàng trai mà bạn có thể thích. Cố gắng viết một email trông thoải mái nhưng vẫn thông minh và bình tĩnh.
Ngay cả khi nó trông nguy hiểm, bạn có thể viết một email để bày tỏ tình yêu của mình
Bước 4. Học cách viết email cho phụ nữ
Nếu bạn là một chàng trai lần đầu tiên gửi email cho một phụ nữ, bạn có thể thấy quá trình này quá khó khăn. Hãy bình tĩnh và viết một tin nhắn trông bình thường nhưng gọn gàng.
Bước 5. Viết email mời chào
Nếu bạn muốn tỏ ra hài hước với người nhận email, hãy sử dụng ngôn ngữ giống như ngôn ngữ quyến rũ bạn sử dụng trước mặt người nhận. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc biểu thức như "ôm và hôn".
Bạn cũng có thể viết email quyến rũ cho những người bạn biết trên các trang web hẹn hò. Nếu bạn đang viết email này, bạn cần phải trông quyến rũ cũng như đầy đủ thông tin để anh ấy biết bạn là ai
Bước 6. Viết một email tình yêu
Trong thời đại kỹ thuật số này, những bức thư tình cũng quan trọng như những bức thư tình. Nếu đối tác của bạn đang ở ngoài đó và bạn muốn bày tỏ tình yêu của mình, cách nhanh nhất để làm điều này là gửi email.
Phương pháp 5/5: Các loại email chính thức
Bước 1. Gửi đơn xin việc của bạn qua email
Khi bạn gửi đơn xin việc và sơ yếu lý lịch qua email, bạn nên giải thích vị trí tuyển dụng mà bạn đang ứng tuyển, lý do bạn muốn công việc và những bằng cấp mà bạn có sẽ khiến bạn phù hợp với công việc. Bạn cũng nên đính kèm sơ yếu lý lịch của mình dưới dạng tệp đính kèm.
- Bạn cũng có thể viết email để xin thực tập. Giải thích loại hình thực tập bạn muốn và nó có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu nghề nghiệp như thế nào. Cũng bao gồm các lý do tại sao bạn nên được chọn để thực tập.
- Gửi email tiếp theo nếu bạn không nhận được phản hồi về vị trí bạn đang ứng tuyển.
Bước 2. Biết cách gửi email cho giảng viên
Gửi email cho các giáo sư có thể khó khăn, nhưng nó vẫn khó như gửi bất kỳ email chính thức nào khác. Giáo sư của bạn có thể là một người bận rộn, vì vậy hãy làm cho các câu hỏi rõ ràng nhất có thể.
Nếu bạn được giảng viên biết đến, bạn cũng có thể gửi email yêu cầu thư giới thiệu cho họ
Bước 3. Gửi email "truy vấn"
Email này là một email yêu cầu biên tập viên chấp nhận một tác phẩm để xuất bản. Bạn phải giải thích tác phẩm của mình để người biên tập hiểu tác phẩm.
Bước 4. Sử dụng email để liên hệ với nhân sự
Nếu bạn cảm thấy có vấn đề gì đó với bộ phận nhân sự của công ty, cách nhanh nhất để giải quyết là gửi email cho người thích hợp trong bộ phận nhân sự. Đảm bảo rằng email của bạn mô tả vấn đề tốt.
Cảnh báo
Không cung cấp mật khẩu, tên người dùng hoặc thông tin cá nhân như số thẻ tín dụng và TIN trong email.
