Bởi vì nó thường được sử dụng cho các mục đích cá nhân và không chính thức, nên việc viết một email chính thức có thể gây khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn phải viết một email chính thức cho giáo viên, sếp, đối tác kinh doanh, cơ quan chính phủ hoặc người khác cần sự trang trọng, chỉ cần làm theo các hướng dẫn đơn giản sau. Hãy trình bày ngắn gọn và rõ ràng quan điểm của bạn, đồng thời tuân theo các quy tắc viết, văn phong và định dạng thư chính thức. Cuối cùng, hãy kiểm tra và sửa lại email của bạn trước khi gửi đi.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Định dạng Email
Bước 1. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Lý tưởng nhất, địa chỉ email là một biến thể của tên thật của bạn, không phải là tên người dùng hoặc biệt hiệu. Sử dụng dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc dấu gạch dưới, không có số hoặc các chữ cái khác, nếu có thể.
Ví dụ: [email protected] sẽ có vẻ không chuyên nghiệp. Trong khi đó, [email protected] sẽ thích hợp hơn để sử dụng
Bước 2. Sử dụng một phông chữ chuyên nghiệp
Hầu hết các dịch vụ email ngày nay đều cho phép bạn viết bằng nhiều phông chữ và văn bản khác nhau. Tuy nhiên, đối với các email chính thức, tốt nhất bạn nên sử dụng các phông chữ chính thức như Times New Roman và Arial. Tránh các phông chữ trang trí như Comic Sans hoặc Old English. Ngoài:
- Viết email của bạn bằng phông chữ dễ đọc, chẳng hạn như cỡ 12.
- Tránh viết đặc biệt như phông chữ nghiêng, đậm hoặc nhiều màu trừ khi nó phù hợp với nội dung và mục đích của email.
- Đừng viết email hoàn toàn bằng chữ in hoa. Viết như thế này sẽ khiến bạn giống như đang hét vào mặt người nhận.
Bước 3. Đặt cho email một tiêu đề (chủ đề) ngắn gọn và chính xác
Sử dụng một vài từ khóa có liên quan đến nội dung của email trong tiêu đề. Điều này sẽ giúp ngăn người nhận bỏ qua email của bạn. Những email được gửi không có tiêu đề hoặc sử dụng tiêu đề khó hiểu sẽ có vẻ không quan trọng đối với người nhận.
- Các tiêu đề email như "Câu hỏi nhanh", "Liên hệ với bạn" hoặc "Các vấn đề quan trọng" sẽ xuất hiện khó hiểu đối với người nhận.
- Trong khi đó, tiêu đề email "Lịch trình, Danh sách khách mời, Lời mời ăn trưa và Tóm tắt cuộc họp cho ngày 12 tháng 3" sẽ có vẻ quá dài và chứa nhiều chủ đề cùng một lúc.
- Mặt khác, tiêu đề của email "Cuộc họp về hư hỏng thang cuốn vào ngày 12 tháng 3" khá ngắn gọn và rõ ràng. Tiêu đề này có thể cung cấp cho người nhận một cái nhìn tổng quan về chủ đề chính, cũng như ngày tháng rõ ràng.
Phương pháp 2/3: Viết nội dung
Bước 1. Sử dụng một lời chào thích hợp
Luôn bắt đầu một email trang trọng bằng một lời chào. Bạn có thể viết trực tiếp tên của người nhận (nếu bạn biết). Điền tên người nhận với chức danh hoặc chức danh của anh ta (Ông, Bà, Tiến sĩ, v.v.). Bạn cũng có thể viết "Kính gửi" trước tên và chức danh của người nhận nếu muốn.
- Nếu bạn không biết tên của người nhận email, chỉ cần viết "Dear Sir / Madam" hoặc "Gửi tới các bên quan tâm".
- Không sử dụng "Xin chào" hoặc "Xin chào" hoặc những lời chào thân mật khác.
Bước 2. Giới thiệu bản thân trong đoạn văn đầu tiên (nếu cần)
Nếu bạn đang viết thư cho ai đó mà bạn chưa từng liên hệ trước đây, chẳng hạn như khách hàng mới, người quản lý nhân sự hoặc quan chức chính phủ, hãy giới thiệu bản thân và giải thích lý do bạn gửi email. Viết điều này ra trong câu đầu tiên hoặc câu thứ hai trong email của bạn.
Ví dụ: khi gửi đơn xin việc qua email, bạn có thể viết, "Tên tôi là Maria Isabella. Tôi đã liên hệ với bạn để xin việc làm trợ lý hành chính được quảng cáo trên trang web JobXYZ.com."
Bước 3. Ưu tiên những thông tin quan trọng nhất
Sau khi giới thiệu bản thân và nêu rõ mục đích chính của bạn khi gửi email, bạn có thể tiếp tục với phần nội dung của email. Liệt kê những thông tin quan trọng nhất ở trên cùng. Bằng cách đó, bạn sẽ đánh giá cao thời gian của người nhận hơn và làm cho mục đích của email rõ ràng hơn.
Ví dụ: khi viết email cho một quan chức chính phủ, bạn có thể bắt đầu bằng: "Tên tôi là Maria Isabella. Tôi nhận được địa chỉ email của bạn từ trang web chính thức của Tòa án thành phố Salatiga. Tôi gửi thư này để bày tỏ sự phản đối của tôi đối với Tôi đã nhận được vé vào ngày 29 tháng 2 năm 2015."
Bước 4. Đi thẳng vào vấn đề của bức thư
Trong một lá thư chính thức, bạn có thể bày tỏ quan điểm của mình một cách trực tiếp. Nói nhỏ sẽ chỉ khiến người đọc bối rối và khó hiểu bạn cần gì hoặc cần gì ở họ.
- Ví dụ, khi viết thư cho một giáo sư trong khuôn viên trường, bạn không cần phải vòng vo và viết những câu như: "Tôi là Maria Isabella. Bạn có biết tôi không? Hóa học 221 là khóa học yêu thích nhất của tôi lúc này vì của bạn. tài liệu giảng dạy được tổ chức rất tốt. Vì vậy, tôi luôn có thể theo dõi và biết những gì sẽ được kiểm tra. Về kỳ thi, tôi được nhắc nhở về kỳ thi sắp tới."
- Mặt khác, viết một email như thế này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn, "Tôi là Maria Isabella. Tôi là sinh viên thi Hóa học 221 và tôi muốn nói với bạn về một cuộc đụng độ lịch thi có thể xảy ra."
Bước 5. Viết một email ngắn
Mặc dù không có giới hạn độ dài cụ thể, nhưng bạn nên tạo một email chỉ dài bằng một màn hình máy tính xách tay hoặc máy tính.
Nếu email của bạn đủ dài, hãy chia nó thành nhiều đoạn ngắn. Để lại một dòng trống giữa mỗi đoạn thay vì viết nó thụt vào
Bước 6. Sử dụng ngôn ngữ chính thức
Vì các email chính thức được thực hiện cho các mục đích chuyên nghiệp, bạn cần tạo ấn tượng tốt. Sử dụng các câu hoàn chỉnh và các cụm từ lịch sự. Tránh những điều sau:
- Tiếng lóng
- Viết tắt không cần thiết
- Sử dụng biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc
- Lời nói thiếu tôn trọng
- Câu nói đùa
Bước 7. Sử dụng một lời chào kết thúc thích hợp
Cũng giống như lời chào mở đầu, có một số tùy chọn cho lời chào kết thúc có thể được sử dụng trong các bức thư trang trọng. Đảm bảo ghi đầy đủ tên và chức danh của bạn, cũng như các chức danh khác (nếu có). Ví dụ về lời chào kết thúc có thể được sử dụng bao gồm:
- "Trân trọng,"
- "Trân trọng,"
- "Cảm ơn bạn,"
- "Lời chào hỏi,"
- "Sinh viên của bạn,"
Phương pháp 3/3: Chuẩn bị gửi thư
Bước 1. Bao gồm các tệp đính kèm được yêu cầu
Nếu bạn phải bao gồm tệp đính kèm, hãy đảm bảo đưa tệp đó vào nội dung email để mọi người đọc có thể nhìn thấy nó. Cố gắng giới hạn số lượng tệp đính kèm và kích thước tệp, đồng thời sử dụng các loại tệp phổ biến và được sử dụng rộng rãi.
Ví dụ: bao gồm một thông báo chẳng hạn như "Tôi đang đính kèm bản sao PDF của sơ yếu lý lịch và danh mục đầu tư của tôi."
Bước 2. Cải thiện nội dung, chính tả và ngữ pháp của email
Đừng chỉ dựa vào các dịch vụ email để phát hiện lỗi chính tả và ngữ pháp của bạn. Đọc to email của bạn hoặc nhờ ai đó kiểm tra và sửa nó. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng tìm ra các lỗi chính tả và câu không rõ ràng.
Bước 3. Đảm bảo rằng email của bạn không chứa bất kỳ thông tin nhạy cảm nào
Luôn nhớ rằng email không phải là một cách liên lạc an toàn. Hãy nhớ rằng máy chủ email có thể bị tấn công hoặc người nhận có thể cố ý hoặc vô ý chia sẻ thông tin mà bạn không muốn tiết lộ.
