Về bản chất, email không trang trọng như một bức thư viết. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng giọng điệu trang trọng hơn khi viết email. Hãy xem xét người nhận là ai, sau đó chọn lời chào phù hợp. Sau đó, bạn có thể nghĩ ra định dạng lời chào và viết câu mở đầu.
Bươc chân
Phần 1/3: Xem xét người nhận
Bước 1. Quyết định xem bạn cần phải trang trọng như thế nào
Ngay cả khi bạn viết một email “trang trọng”, mức độ trang trọng phụ thuộc vào người nhận nó. Ví dụ, mức độ trang trọng của một email cho một giảng viên không giống như một email cho đơn xin việc.
Trong lần tiếp xúc đầu tiên, để an toàn, hãy sử dụng giọng điệu trang trọng hơn
Bước 2. Tìm tên người nhận
Thực hiện một số nghiên cứu để tìm những người nhận mà bạn không biết. Biết tên sẽ làm cho lời chào trở nên cá nhân hơn ngay cả khi bạn sử dụng một kỹ thuật trang trọng.
Bước 3. Làm theo ví dụ người nhận
Nếu người nhận gửi email cho bạn trước, bạn có thể sao chép lời chào mà họ sử dụng. Ví dụ: nếu anh ấy sử dụng "Xin chào" và tên của bạn, bạn có thể trả lời theo cùng một phong cách, sử dụng "Xin chào" và tên của anh ấy.
Phần 2/3: Chọn lời chào
Bước 1. Sử dụng “Dear”
Lời chào "Kính gửi." (theo sau là tên người nhận) được sử dụng rất phổ biến vì một số lý do. Lời chào này mang tính chất trang trọng mà không quá hống hách, và quen thuộc đến mức không gây được nhiều sự chú ý, và điều đó là tốt. Bạn không muốn một lời chào nổi bật vì nó lạc lõng.
Bước 2. Hãy thử “Trân trọng” nếu bạn không biết tên người nhận
Lời chào này được sử dụng tương đối trang trọng trong email công việc, đặc biệt nếu bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, bạn nên tra cứu tên trước nếu có thể.
Bạn cũng có thể sử dụng “To Whom It May Concern” nếu email rất trang trọng và bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, cách chào hỏi này đôi khi khiến mọi người phản cảm vì nó không mang tính cá nhân
Bước 3. Cân nhắc “Xin chào” hoặc “Xin chào” trong một email ít trang trọng hơn
Email có xu hướng ít trang trọng hơn so với thư nói chung. Vì vậy, bạn có thể sử dụng một lời chào như "Xin chào" trong một email khá trang trọng. Ví dụ: nếu bạn đang viết email cho một giảng viên, đặc biệt là một người bạn quen thuộc, bạn vẫn nên chào hỏi.
Bước 4. Không sử dụng “Hey”
Trong khi "Xin chào" được chấp nhận trong các email bán trang trọng, "Này" là một câu chuyện khác. Lời chào này rất bình thường, ngay cả trong lời nói trực tiếp. Vì vậy, bạn nên tránh nó. Ngay cả khi bạn biết rõ về sếp của mình, hãy tránh sử dụng "Hey" trong các email gửi cho ông ấy hoặc bà ấy.
Bước 5. Sử dụng tiêu đề thay vì tên nếu cần thiết
Đôi khi, khi bạn viết email cho ai đó, bạn chỉ biết vị trí của họ trong công ty hoặc tổ chức. Trong trường hợp này, chỉ cần sử dụng tiêu đề thay vì tên, chẳng hạn như “Kính gửi. Giám đốc nhân sự, “Kính gửi. Ủy ban Tuyển dụng”, hoặc“Kính gửi. Giáo sư.
Bước 6. Thêm một lời chào để làm cho email trang trọng hơn
Nếu có thể, hãy thêm “Sir”, “Father”, “Mother”, “Dr.” hoặc "Giáo sư" trước tên người nhận để có ấn tượng trang trọng hơn. Ngoài ra, hãy sử dụng họ hoặc tên đầy đủ của bạn, không chỉ tên của bạn.
Phần 3/3: Soạn và Bắt đầu Email
Bước 1. Đặt lời chào ở dòng đầu tiên
Hàng trên cùng là lời chào bạn đã chọn, tiếp theo là tên người nhận. Sử dụng chức danh hoặc chức danh nếu có thể, chẳng hạn như “Ông”, “Mẹ” hoặc “Tiến sĩ”, theo sau là họ và tên của bạn.
Bước 2. Sử dụng dấu phẩy
Nói chung, bạn nên sử dụng dấu phẩy sau lời chào. Trong một bức thư trang trọng, bạn có thể sử dụng dấu hai chấm, nhưng điều này thường quá trang trọng đối với một email. Dấu phẩy là đủ, nhưng bạn có thể sử dụng dấu hai chấm nếu bạn đang viết thư mở đầu trong email.
Bước 3. Tiếp tục sang dòng tiếp theo
Salam có vị trí riêng ở trên cùng. Sau đó, nhấn phím Enter để tiếp tục sang dòng tiếp theo. Nếu bạn đang sử dụng dấu cách cho các đoạn văn mới thay vì thụt lề câu, hãy đặt một dòng trống giữa lời chào và đoạn đầu tiên.
Bước 4. Giới thiệu bản thân trong câu mở đầu, nếu cần
Đối với email đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân ngay cả khi bạn biết người nhận trong đời thực. Bằng cách cung cấp thông tin cá nhân, người nhận sẽ được khuyến khích đọc email của bạn.
- Ví dụ: “Tên tôi là Jessica Hartono, và tôi là giám đốc tiếp thị của Công ty ABC.” Bạn cũng có thể giới thiệu bản thân với người nhận, chẳng hạn như "Tên tôi là Rama Susanto và tôi tham gia lớp học tiếp thị của bạn (Tiếp thị 101 vào mỗi chiều thứ Ba và thứ Năm)."
- Nếu bạn đã biết người nhận và đã gửi email cho họ, hãy sử dụng câu đầu tiên như một lời chào. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã trả lời nhanh như vậy” hoặc “Chúc bạn sức khỏe tốt”.
Bước 5. Viết phần nội dung của email
Hầu hết các email chính thức đều đi đúng vào trọng tâm của vấn đề. Điều này có nghĩa là câu đầu tiên và câu thứ hai phải giải quyết lý do tại sao bạn viết thư cho người nhận. Hãy nhớ, càng ngắn gọn càng tốt về mục tiêu của bạn.
