Một lịch trình hàng ngày sẽ rất hữu ích nếu bạn phải sống cuộc sống hàng ngày với những hoạt động rất bận rộn. Thời gian là tài nguyên mà bạn không thể mua được, nhưng bạn có thể sử dụng nó một cách hiệu quả hoặc lãng phí nó. Một lịch trình được tổ chức tốt là một công cụ hữu ích để tổ chức các hoạt động hàng giờ và đạt được tất cả các mục tiêu mong muốn của bạn.
Bươc chân
Phần 1/3: Viết những công việc quan trọng nhất hàng ngày
Bước 1. Lập danh sách các công việc hàng ngày mà bạn phải làm
Danh sách này chỉ dành cho cảm hứng, không phải là danh sách việc cần làm để bạn không cần phải suy nghĩ về thứ tự. Dành ra khoảng 1 giờ để ghi lại tất cả các hoạt động hàng ngày của bạn, bao gồm cả những công việc đáng lẽ bạn phải làm nhưng lại không làm.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ hoạt động, hãy giữ một cuốn sổ nhỏ, dễ mang theo để giúp bạn ghi lại các công việc hàng ngày dễ dàng hơn
Bước 2. Viết ra các nhiệm vụ chính và hỗ trợ
Khi bạn bắt đầu tạo một lịch trình, hãy coi tất cả các hoạt động là nhiệm vụ. Bất cứ điều gì bạn phải làm đều có thể được ghi lại thành một nhiệm vụ. Để thực hiện lịch trình đầu tiên dễ dàng hơn, hãy ghi lại tất cả các công việc hàng ngày vì bạn có thể chỉnh sửa những ghi chú này nếu cần.
Nếu bạn phải nấu ăn mỗi ngày và đêm, chỉ cần ghi chép trước
Bước 3. Tự hỏi bản thân xem các hoạt động hàng ngày của bạn là gì
Bạn phải làm gì để ăn uống tốt? Bạn phải làm gì để đi làm? Bạn nên chuẩn bị những gì để đảm bảo con gái sẽ có mặt để đón bạn sau giờ học?
Có thể bạn vừa nhận ra rằng có bao nhiêu công việc hỗ trợ để hoàn thành trách nhiệm chính của bạn. Tin tốt là bạn có thể sử dụng lịch trình để làm nhẹ các công việc và đặt các ưu tiên
Bước 4. Thực hiện phân tích danh sách việc cần làm
Nếu bạn đang thiếu thời gian, hãy đánh giá xem liệu một nhiệm vụ cụ thể có thực sự nên được thực hiện hay không. Bằng cách này, bạn có thể xác định các nhiệm vụ cần được hoàn thành hiệu quả hơn hoặc được ủy quyền.
Nếu công việc nấu nướng tốn rất nhiều thời gian, hãy nghĩ xem liệu người khác có sẵn sàng giúp bạn nấu ăn không. Bạn có thể nấu ăn với bạn bè hoặc trả tiền cho người cung cấp dịch vụ ăn uống để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn
Phần 2/3: Lập lịch trình
Bước 1. Tạo lịch biểu bằng Microsoft Excel hoặc chương trình khác
Sử dụng cột ngoài cùng bên trái cho “thời gian” và hàng trên cùng cho “ngày trong tuần”.
Bước 2. Đối sánh nhiệm vụ với thời gian thực hiện
Bắt đầu bằng cách viết ra một hoạt động cần được thực hiện vào một thời điểm nhất định mỗi ngày. Dựa trên kết quả phân tích những công việc mà bạn đã làm, hãy ghi những công việc nhất định vào một thời điểm nhất định mà bạn cho là thích hợp nhất vào thời gian biểu. Đồng thời dành thời gian để nghỉ ngơi nhiều lần trong ngày.
Bước 3. Lên lịch cho các hoạt động cần nhiều thời gian hơn
Khoảng thời gian 1 giờ thường là đủ, nhưng có những hoạt động kéo dài hơn, vì vậy bạn có thể cần chặn 90 phút hoặc thậm chí 2 giờ. Đừng quên lên lịch cho những công việc có thể hoàn thành chỉ trong 30 phút. Đừng lập thời gian biểu quá chặt chẽ bằng cách rút ngắn thời gian của các hoạt động.
Hợp nhất 2 ô để chặn thời gian dài hơn
Bước 4. Tạo một lịch trình linh hoạt
Việc ước tính yêu cầu về thời gian không phải là điều dễ dàng, vì vậy hãy lập một lịch trình dễ dàng điều chỉnh nếu cần. Cũng cần tính đến thời gian bổ sung để dự đoán các sự kiện bất ngờ.
Đừng bị mắc kẹt bởi quan điểm coi các hoạt động thư giãn là một 'vùng thoải mái'. Thư giãn không phải là điều xa xỉ vì hoạt động này cũng quan trọng như bất kỳ hoạt động nào khác
Bước 5. In lịch trình mà bạn đã chuẩn bị
In ra một vài tờ lịch trình và dán chúng lên cửa tủ lạnh, trong phòng ngủ và trong phòng tắm. Các hoạt động mà bạn cho là quan trọng nên được gạch chân hoặc tô màu để dễ nhìn hơn.
Bước 6. Sử dụng màu làm mã
Sử dụng các màu sắc khác nhau làm điểm đánh dấu để phân tách các hoạt động theo khía cạnh của cuộc sống. Bạn có thể chọn màu vàng cho các hoạt động công việc, màu đỏ cho hoạt động thể thao, màu xanh lam cho lịch học tập, v.v. Phương pháp này giúp bạn hiểu kế hoạch hoạt động hàng ngày của mình sẽ như thế nào chỉ bằng cách xem nhanh lịch trình. Nếu lịch trình ngày hôm nay có nhiều màu xanh hơn, điều này có nghĩa là các hoạt động của bạn sẽ mang tính học hỏi nhiều hơn.
Phần 3/3: Tối ưu hóa lịch biểu
Bước 1. Theo dõi mức năng lượng của bạn vào buổi sáng
Tư duy phản biện và khả năng sáng tạo thường mạnh nhất vào buổi sáng, nhưng có xu hướng giảm dần theo thời gian. Nếu bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng nhất vào buổi sáng, hãy lên lịch cho một hoạt động buổi sáng đòi hỏi nhiều suy nghĩ, chẳng hạn như viết một bài báo.
Bạn nên thực hiện các hoạt động sáng tạo vào ban đêm, nhưng bạn có thể tự do xác định thời gian. Cố gắng tạo một lịch trình hiệu quả theo các hoạt động và nhu cầu của bạn
Bước 2. Theo dõi mức năng lượng của bạn trong ngày
Nếu năng lượng của bạn cao nhất trong ngày, đây là thời điểm tốt để thực hiện các hoạt động nhàm chán thường ngày vì bạn không cần phải suy nghĩ nhiều. Điền vào lịch trình ban ngày của bạn bằng cách đặt lịch hẹn, đón con đi học về, trả lời email, v.v.
Bước 3. Theo dõi mức năng lượng của bạn vào ban đêm
Nhiều người thích lập kế hoạch và chuẩn bị cho ngày mai vào ban đêm. Các công việc bạn cần lên lịch, ví dụ: chuẩn bị bữa trưa, thu dọn quần áo, dọn dẹp nhà cửa.
Bước 4. Bắt đầu hình thành các thói quen có thể hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu
Dành ra 30 phút / ngày để viết tiểu thuyết, dọn dẹp nhà để xe hoặc học cách làm vườn. Làm những gì bạn muốn đạt được từng chút một sẽ hình thành những thói quen tốt có lợi vì điều này sẽ tự động phát huy tác dụng. Những gì bạn làm thường xuyên, dù tốt hơn hay xấu hơn, cuối cùng sẽ trở thành một thói quen.
Bước 5. Tận dụng lịch trình bằng cách thực hiện nó
Bạn nghĩ gì sau khi sử dụng lịch trình? Bạn đã lên lịch thời gian thích hợp nhất cho một hoạt động cụ thể chưa? Có cần điều chỉnh gì không? Thay đổi những thứ không hữu ích khi cần thiết. Đừng đợi đến cuối tuần hoặc cuối tháng. Thực hiện các điều chỉnh nhỏ mỗi ngày cho đến khi bạn đạt được lịch trình tốt nhất có thể. Thông thường, bạn cần thay đổi lịch trình của mình hàng tháng vì điều chắc chắn duy nhất trong cuộc sống là sự thay đổi.
Lời khuyên
- Các hoạt động không theo thông lệ không cần phải được ghi vào lịch trình, trừ khi bạn muốn thực hiện chúng thường xuyên vào những thời điểm nhất định mỗi ngày. Thay vào đó, hãy lên lịch cho những hoạt động này để có thời gian rảnh rỗi.
- Nếu bạn bỏ lỡ một hoạt động nào đó trong lịch trình của mình, chẳng hạn vì bạn ngủ quên, đừng ép bản thân thực hiện nó. Thực hiện hoạt động tiếp theo. Bạn sẽ có thể thực hiện tốt lịch trình trong thời gian ngắn.
