WikiHow này hướng dẫn bạn cách tạo danh sách thả xuống trong bảng tính Microsoft Excel trên máy tính của bạn. Với tính năng này, bạn có thể tạo danh sách các mục nhập có thể chọn và thêm bộ chọn thả xuống vào ô trống trên trang tính. Tính năng này chỉ khả dụng trên phiên bản Excel dành cho máy tính để bàn.
Bươc chân
Phần 1/2: Lập danh sách
Bước 1. Mở tệp bảng tính Excel mà bạn muốn chỉnh sửa
Bạn có thể tìm và bấm đúp vào tệp được lưu trữ trên máy tính của mình hoặc mở Microsoft Excel và tạo một trang tính mới.
Bước 2. Nhập các mục danh sách thả xuống trong một cột
Đảm bảo rằng bạn nhập tuần tự từng mục nhập vào một hộp riêng biệt trong cùng một cột.
Ví dụ: nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống bao gồm "Jakarta", "Bandung" và "Ambon", hãy nhập "Jakarta" vào ô A1, "Bandung" vào ô A2 và "Ambon" trong ô A3
Bước 3. Nhấp vào hộp trống mà bạn muốn thêm trình đơn thả xuống
Bạn có thể thêm danh sách thả xuống vào bất kỳ ô nào trên trang tính.
Bước 4. Nhấp vào tab Dữ liệu trên ruy-băng của thanh công cụ
Bạn sẽ tìm thấy nút này phía trên thanh công cụ, ở đầu bảng tính. Các công cụ dữ liệu sẽ được mở sau đó.
Bước 5. Nhấp vào nút Xác thực Dữ liệu trên thanh công cụ "Dữ liệu"
Nút này trông giống như hai hộp riêng biệt với một dấu tích màu xanh lá cây và một dấu hiệu dừng màu đỏ. Một cửa sổ bật lên mới sẽ mở ra sau đó.
Bước 6. Nhấp vào trình đơn thả xuống Cho phép trong cửa sổ bật lên "Xác thực dữ liệu"
Bạn có thể tìm thấy menu này trong tab bật lên "Cài đặt".
Cửa sổ bật lên “Xác thực dữ liệu” sẽ tự động mở tab “Cài đặt”
Bước 7. Chọn Danh sách từ trình đơn thả xuống "Cho phép"
Với tùy chọn này, bạn có thể tạo danh sách trên ô trống đã chọn.
Bước 8. Đánh dấu các tùy chọn
Trình đơn thả xuống trong ô.
Sau khi được đánh dấu, bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong hộp đã chọn trên trang tính.
Bước 9. Đánh dấu các tùy chọn
Bỏ qua chỗ trống (tùy chọn).
Khi được gắn cờ, người dùng có thể xóa danh sách thả xuống mà không nhận được thông báo lỗi.
Nếu danh sách thả xuống bạn tạo là bắt buộc, hãy đảm bảo rằng bạn không chọn hộp này. Nếu nó không phải là một tùy chọn bắt buộc, bạn có thể đánh dấu nó
Bước 10. Nhấp vào cột bên dưới văn bản "Nguồn" trong cửa sổ bật lên
Bạn có thể chọn tập dữ liệu hoặc các mục nhập mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống.
Bước 11. Chọn danh sách thả xuống tập dữ liệu / mục nhập trên trang tính
Sử dụng con trỏ để chọn tập dữ liệu mà bạn muốn thêm vào danh sách thả xuống trên trang tính.
- Ví dụ: nếu bạn nhập các mục nhập "Jakarta", "Bandung" và "Ambon" vào các hộp A1, A2 và A3, hãy đảm bảo bạn chọn một dải ô từ A1 đến A3.
- Ngoài ra, bạn có thể nhập phạm vi dữ liệu của danh sách thả xuống theo cách thủ công trong trường "Nguồn". Đối với tùy chọn này, hãy đảm bảo bạn phân tách từng mục nhập bằng dấu phẩy.
Phần 2/2: Sửa đổi thuộc tính danh sách
Bước 1. Nhấp vào tab Thông báo đầu vào trên cửa sổ bật lên "Xác thực dữ liệu"
Đó là một tab ở đầu cửa sổ. Trên tab này, bạn có thể tạo một thông báo bật lên để hiển thị bên cạnh danh sách thả xuống.
Bước 2. Đánh dấu các tùy chọn
Hiển thị tin nhắn đầu vào….
Với tùy chọn này, bạn có thể hiển thị một thông báo bật lên nhỏ khi mục nhập danh sách được chọn.
Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo bật lên, chỉ cần bỏ chọn hộp
Bước 3. Nhập văn bản vào trường "Tiêu đề" và "Thông báo đầu vào"
Bạn có thể sử dụng các cột này để mô tả, mô tả hoặc cung cấp thêm thông tin về danh sách thả xuống.
Tiêu đề và thông điệp đầu vào bạn nhập sẽ xuất hiện trong một cửa sổ bật lên nhỏ màu vàng bên cạnh danh sách thả xuống khi hộp được chọn
Bước 4. Nhấp vào tab Cảnh báo lỗi ở đầu cửa sổ bật lên
Trên tab này, bạn có thể hiển thị thông báo lỗi bật lên bất cứ khi nào dữ liệu không hợp lệ được nhập vào hộp thả xuống.
Bước 5. Đánh dấu các tùy chọn
Hiển thị cảnh báo lỗi….
Khi được gắn cờ, thông báo lỗi sẽ được hiển thị khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào hộp thả xuống.
Nếu thông báo lỗi không cần hiển thị, chỉ cần xóa hộp
Bước 6. Chọn kiểu thông báo lỗi trong menu thả xuống Kiểu
Bạn có thể chọn các tùy chọn như “Dừng”, “Cảnh báo” và “Thông tin” từ menu này.
- Lựa chọn " Ngừng lại ”Sẽ hiển thị cửa sổ bật lên lỗi với thông báo mà bạn có thể sửa đổi, cũng như hạn chế người dùng nhập dữ liệu không có sẵn trong danh sách thả xuống.
-
Lựa chọn " Cảnh báo " và " Thông tin ”Sẽ không ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, nhưng có thể hiển thị thông báo lỗi với biểu tượng"!
"màu vàng hoặc" tôi" là màu xanh.
Bước 7. Nhập các mục "Tiêu đề" và "Thông báo lỗi" của riêng bạn (tùy chọn)
Bạn có thể nhập tiêu đề và thông báo lỗi của riêng mình để hiển thị khi nhập dữ liệu không hợp lệ vào hộp thả xuống.
- Bạn có thể để trống các cột này. Nếu để trống, tiêu đề và thông báo lỗi mặc định của mẫu lỗi chung Microsoft Excel sẽ được sử dụng.
- Mẫu lỗi mặc định của chương trình có tiêu đề "Microsoft Excel" và chứa thông báo "Giá trị bạn đã nhập không hợp lệ. Người dùng đã hạn chế các giá trị có thể được nhập vào ô này".
Bước 8. Nhấp vào nút OK trên cửa sổ "Data Validation"
Một danh sách thả xuống sẽ được tạo và thêm vào hộp đã chọn.
Lời khuyên
- Khi bạn đã hoàn tất việc tạo danh sách thả xuống, hãy mở danh sách để đảm bảo rằng tất cả các mục nhập hoặc dữ liệu được hiển thị chính xác. Đôi khi, bạn cần mở rộng hộp để tất cả các mục nhập hoặc dữ liệu được hiển thị đầy đủ.
- Khi nhập tập dữ liệu cho danh sách thả xuống, hãy nhập dữ liệu theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong trình đơn thả xuống. Ví dụ: bạn có thể nhập các mục theo thứ tự bảng chữ cái để người dùng có thể tìm thấy dữ liệu / giá trị nhất định dễ dàng hơn.
